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Como usar mala direta para criar uma lista ordenada por categoria no Word

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Clique aqui para ver a versão em Inglês deste artigo: 294686
Para obter uma versão deste artigo do Microsoft Word 2000, consulte 211303.
Para obter uma versão deste artigo do Microsoft Word 98, consulte 181731.
Para obter uma versão deste artigo do Microsoft Word 97, consulte 181730.
Para obter uma versão deste artigo do Microsoft Word 95, consulte 181729.
Sumário
Este artigo descreve como usar o recurso de mala direta no Word para criar uma lista de dados classificados e separados por uma categoria. Este artigo contém instruções e um exemplo que você pode usar para criar uma lista.

Configurar o arquivo de dados

Classificar seu arquivo de dados, para que todos os registros com o mesmo valor para a chave de campo categoria (o campo no qual você basear a classificação) aparecem juntos, conforme mostrado no arquivo de dados de exemplo. A lista de exemplo a seguir é classificada pelo campo CITY (cidade é o campo de chave neste exemplo).
City Employee Sales
Atlanta Galos $3,000
Atlanta Delaney $50,000
Atlanta Henningsen $10,000
Houston Johnson $8,000
Houston Kelly $9,000
Houston Pak $0

Configurar o documento principal

Observação¶ designates As palavras "uma marca de parágrafo", parênteses designar uma marca de parágrafo no exemplo a seguir. Para digitar uma marca de parágrafo, pressione ENTER.

Para que este procedimento funcione, você deve selecionar o tipo de documento "Diretório" quando você configura o documento principal. Para configurar o documento principal como um diretório, execute as seguintes etapas:
  1. Em um novo documento em branco, inicie a mala direta. Para fazer isso, use um dos seguintes procedimentos, conforme apropriado para a versão do Word que você está executando:

    O Microsoft Word 2002

    No menu Ferramentas , clique em Cartas e correspondênciase, em seguida, clique em Assistente de mala direta.

    Microsoft Office Word 2003

    No menu Ferramentas , clique em Cartas e correspondênciase, em seguida, clique em mala direta.

    Microsoft Office Word 2007 e Microsoft Office Word 2010

    Na guia correspondências , clique em Iniciar Mala diretae, em seguida, clique em Assistente de mala direta passo a passo.
  2. No painel de tarefas mala direta , em Selecione o tipo de documento, clique em toselect Directory.
  3. Clique em Próxima: documento inicial.
  4. Em Selecionar documento inicial, clique em toselect usar o documento atual.
  5. Clique em Próxima: selecione os destinatários.
  6. Em usar uma lista existente, clique em Procurar.
  7. Na caixa de diálogo Selecionar fonte de dados , selecione o arquivo de exemplo criados noConfigurar o arquivo de dados seção.
  8. Se for exibida a caixa de diálogo Confirmar fonte de dados , selecione um tipo de dados apropriado para o tipo de arquivo que você criou o Arquivo do conjunto de dados upthe seção. Por exemplo, se você automaticamenteA do arquivo no Microsoft Excel, selecione Planilhas do MS Excel via DDE(*.xls) ou Arquivos do Excel via ODBC (*. xls).
  9. Na caixa de diálogo Destinatários da mala direta , clique em OK.
  10. Usando o exemplo a seguir como guia, inserir campos tocompare o campo de chave em cada linha com o campo de chave na linha anterior, andto inserir uma seqüência de texto se eles forem diferentes e outra seqüência de textif são os mesmos.
Exemplo

Este exemplo usa os dados de amostra do Configurar o arquivo de dados seção e ele usa { MERGEFIELD Cidade} como o campo de chave.

Observação: Para inserir as chaves de campo, pressione CTRL + F9.
{ IF { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
{ MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Os campos dispostos em produzir esse exemplo uma lista classificada da seguinte maneira:
Atlanta

Galos US $3.000
Sousa US $50.000
Henningsen US $10.000

Houston

US $8.000 Johnson
Kelly US $9.000
Pacote de r $0

Forçar cada nova categoria para uma nova página

Como no exemplo anterior, o campo de chave neste exemplo é { MERGEFIELD Cidade }. Quando altera o valor de cidade no arquivo de dados para uma cidade diferente, uma nova página é adicionada aos resultados mesclados e a mesclagem continua na parte superior da próxima página. Para inserir as chaves de campo, pressione CTRL + F9.
{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY }
" ""}{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
----------------------------Page Break--------------------------------
{ MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Observação: Para inserir uma quebra de página, pressione CTRL + ENTER, ou clique em quebra no menu Inserir , selecione Quebra de páginae, em seguida, clique em OK.

Os campos dispostos em produzir esse exemplo uma listagem em páginas separadas da seguinte maneira:
Atlanta

Galos US $3.000
Sousa US $50.000
Henningsen US $10.000

----------------------------Page Break-----------------------------
Houston

US $8.000 Johnson
Kelly US $9.000
Pacote de r $0

Formatar campo de chave

O campo de chave neste exemplo é {MERGEFIELD Cidade}. Para formatar os resultados do {MERGEFIELD Cidade} com todas as letras maiúsculas, você pode inserir a opção de formatação de \ * Superior. Para inserir as chaves de campo, pressione CTRL + F9.
{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY \* Upper }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ IF { Place2 } <> { Place1 }
{ MERGEFIELD CITY \* Upper }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE }{ MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE }{ MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Os campos dispostos em produzir esse exemplo uma listagem com a cidade que aparecem em letras maiúsculas, da seguinte maneira:
ATLANTA

Galos US $3.000
Sousa US $50.000
Henningsen US $10.000

HOUSTON

US $8.000 Johnson
Kelly US $9.000
Pacote de r $0
Observação: Você pode aplicar uma formatação diferente para o campo de chave MERGEFIELD Cidade }{ , selecionando o campo inteiro (incluindo as chaves de campo {}) e o campo para suas preferências de formatação. Para formatar o campo, clique em fonte no menu Formatar .

Incluir texto adicional

Se desejar que o texto apareça no documento de mala direta, você deve incluir esse texto em conjuntos de aspas nos campos IF. Dessa forma, o texto aparece somente se as informações na fonte de dados atende às condições que você define nos campos IF (por exemplo, quando o nome da cidade na linha atual da fonte de dados for diferente do nome da cidade da linha anterior).

Se você colocar o texto fora os campos IF no documento principal, esse texto aparece no documento de mala direta, uma vez para cada nova linha na fonte de dados, em vez de uma vez para cada novo campo de chave. No exemplo que você criou o Configurar o arquivo de dados seção, parece uma vez para cada funcionário, em vez de uma vez para cada cidade.

Este exemplo apresenta cada cidade na lista com uma frase curta de Introdução:
{ IF { MERGESEQ } = "1" "These are the sales totals for { MERGEFIELD CITY }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
These are the sales totals for { MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Os campos dispostos em produzir esse exemplo uma listagem com texto introdutório de cada cidade da seguinte maneira:
Estes são os totais de vendas para Atlanta:

Galos US $3.000
Sousa US $50.000
Henningsen US $10.000

Estes são os totais de vendas de Houston:

US $8.000 Johnson
Kelly US $9.000
Pacote de r $0

Como esse processo funciona

O primeiro campo se esses exemplos insere o nome da cidade e uma marca de parágrafo para apenas o primeiro registro na mala direta. Para todos os registros subseqüentes, este campo se insere nada (""). Ele reconhece o primeiro registro de mala direta, comparando o campo MERGESEQ (que retorna o número de seqüência para o registro atual) para o número "1".

O segundo se o campo insere um caractere de retorno (e uma quebra de página se estão forçando cada cidade para uma nova página), o nome da cidade, dois mais retornam caracteres, o nome do funcionário e o valor das vendas (em ordem), apenas se o campo IF determina que o registro atual inclui um nome de cidade diferente do registro anterior. Se o Word determinar que o registro atual inclui um nome de cidade é o mesmo que o registro anterior, o Word insere somente o próximo nome de funcionário e valor de venda.

Este campo se reconhece o nome da cidade de nova comparando o texto os indicadores especificados nos dois campos do conjunto. O texto do indicador "Place1" é sempre igual ao campo de cidade do registro atual e o texto do indicador "Place2" é igual ao campo de cidade do registro anterior.
Referências
Para obter mais informações sobre mala direta, clique nos números abaixo para ler os artigos na Base de dados de Conhecimento Microsoft:
294688 Como criar e configurar uma lista de endereço de mala direta no Word 2002 e em versões posteriores do Word
290408 Perguntas freqüentes sobre mala direta no Word 2002
294693 Como usar mala direta para criar um diretório no Word 2002 e em versões posteriores do Word
294683 Como usar mala direta para criar cartas de formulário no Word 2002 e em versões posteriores do Word
Relatório de grupo OfficeKBHowTo fatura catálogo telefônico diretório mailmerge condicional detalhe inf WD2003 WD2007 WD2010

Aviso: este artigo foi traduzido automaticamente

Propriedades

ID do Artigo: 294686 - Última Revisão: 03/14/2015 08:11:00 - Revisão: 4.0

Microsoft Word 2013, Microsoft Word 2010, Microsoft Office Word 2007, Microsoft Word 2002 Standard Edition

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