Aplicar rótulos de retenção a arquivos no SharePoint ou no OneDrive

Você pode aplicar rótulos de retenção a arquivos SharePoint e OneDrive, individualmente ou coletivamente. 

Os rótulos que você vê foram personalizados pela sua organização. Se você tiver dúvidas sobre qual rótulo se aplicar, entre em contato com seu help desk ou departamento de TI.  

Aplicar um rótulo de retenção a um item

No OneDrive ou em uma biblioteca de SharePoint, você pode rotular Office maioria dos arquivos um documento Office criado em Word, PowerPoint, Excel e assim por diante, ou até mesmo um arquivoOneNote. você também pode rotular arquivos que não são do Office, como um PDF.)

Em uma biblioteca, você também pode rotular uma pasta. Quando você rotula a pasta, esse rótulo de retenção é aplicado a todos os arquivos nessa pasta.

Em uma SharePoint, você pode rotular alguns tipos de itens.

Aplicar um rótulo em OneDrive ou SharePoint

  1. Selecione o item. 

  2. No canto superior direito, selecione Abrir o painel de detalhes Informações ou Abrir o botão do painel de detalhes

    Abra o botão do painel de detalhes realçado

  3. Em Aplicar rótulo,selecione Escolher um rótulo para abrir a lista de opções.

    Na seção Propriedades, em Aplicar Rótulo, clique para abrir a lista de opções.

  4.  Selecione o rótulo de retenção apropriado para o documento. (Para saber mais sobre as diferenças entre os rótulos, você pode apontar para cada um deles para ver uma descrição dele e seu período de retenção.)

  5. Se uma opção Salvar for exibida, selecione-a.

Definir um rótulo de retenção padrão para uma biblioteca de documentos do SharePoint

  1. Abra a biblioteca de documentos.

  2. Próximo à parte superior direita da janela, selecione o ícone Configurações O ícone Configurações em uma biblioteca ou lista do SharePoint.  

  3. Selecione Configurações de biblioteca.

  4. Na página Configurações, em Permissões e Gerenciamento,selecione Aplicar rótulo a itens nesta lista ou biblioteca.

  5. Na página Aplicar Rótulo, selecione a caixa de seleção e selecione o rótulo que você deseja aplicar.

    O rótulo selecionado será aplicado a todos os novos arquivos adicionados à biblioteca de documentos a partir de agora.

  6. Opcional: Para também aplicar o rótulo a todos os arquivos atualmente na biblioteca de documentos, selecione Aplicar rótulo a itens existentes na biblioteca.

  7. Selecione Salvar.

Observação: Os rótulos de retenção podem ser substituídos no nível do arquivo. Em outras palavras, depois de definir um rótulo padrão para uma biblioteca, você ainda pode atribuir um rótulo alternativo a um item ou itens individuais na biblioteca, se necessário.

Criar um exibição que contenha rótulos de retenção

No SharePoint (e no Teams),mas não OneDrive ), você pode criar uma exibição da biblioteca que contém a coluna Rótulos ou Item é uma coluna Record. Essa exibição permite que você veja rapidamente os rótulos de retenção atribuídos a todos os itens e quais itens são registros. Observe, no entanto, que você não pode filtrar o exibição pela coluna Item é uma coluna Record. Veja como criar esse tipo de exibição.

Comece tornando a coluna Rótulo de Retenção visível: 

  1. Na parte superior de qualquer coluna, selecione a seta para baixo Ícone da Chevron para expandir detalhes. , em seguida, selecione Configurações de Coluna > Mostrar/ocultar colunas.

    As configurações de coluna > opção Mostrar/ocultar colunas quando um título de coluna é selecionado em uma lista ou biblioteca moderna do SharePoint
  2. No painel Editar colunas do modo de exibição, selecione a caixa para Rótulo de retenção.

    Selecione "Rótulo de retenção" para tornar essa coluna visível na biblioteca ou na lista.
  3. Quando terminar, selecione Aplicar.

Se quiser, você pode salvar o visualização para acesso rápido em um momento posterior:

  1. Na extremidade direita da barra de comandos, selecione Exibir opções > salvar como:

    Em "Opções de exibição de opção", selecione "Salvar exibição como".
  2. Atribua um nome ao exibição.

  3. Selecione se deseja que a exibição seja pública, para outras pessoas verem.

  4. Selecione Salvar.

Algumas ações não são permitidas para itens rotulados

Quando um item tem um rótulo de retenção, algumas ações não são permitidas, dependendo da configuração e do local do rótulo. Por exemplo, você não pode excluir um item rotulado no SharePoint, mas pode no OneDrive.

Se você vir uma mensagem no SharePoint de que não pode editar um item rotulado, é porque ele foi rotulado como um registro. Você poderá editar esse item se desbloqueá-lo pela primeira vez. Consulte a próxima seção para obter instruções.

Desbloquear um registro 

Alguns rótulos de retenção têm a capacidade de "bloquear" um item porque é um registro que deve ser preservado. Isso impede que o item seja excluído, por exemplo. Para coisas como contratos, essa é uma medida importante de manutenção de registros. No entanto, você pode ser capaz de desbloquear itens para que eles possam ser revisados ou atualizados com uma nova versão. 

Observação: Se você pode desbloquear um item é determinado pelas configurações sob o controle dos administradores, incluindo a configuração do rótulo, a configuração do site e se você tem permissões "Contribuir".

  1. Na biblioteca ou lista, selecione o item que você deseja desbloquear.

  2. Próximo à parte superior direita da janela, selecione Abrir o painel de detalhes Informações ou Abrir o botão do painel de detalhes

    Abra o botão do painel de detalhes realçado

  3. No painel Detalhes, em Status do registro,selecione Bloqueado.

  4. Um controle de alternância aparece ao lado do nome da configuração. Clique na alternância para alternar de Bloqueado para Desbloqueado.

    Selecione o controle de alternância para alternar de Bloqueado para Desbloqueado ou vice-versa.

Depois que o item for desbloqueado, você poderá editá-lo. Quando terminar a edição, você também poderá bloquear o item novamente seguindo as etapas acima e realinchando o status de Registro como Bloqueado.  

Confira Também

Para administradores: compare as restrições para quais ações são permitidas ou bloqueadas

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