Depois de concluir um projeto, é provável que você não precise mais de acesso imediato a ele e talvez queira ocultá-lo de ser exibido na Central de Projetos e nos modos de exibição Minha Tarefa dos membros da equipe. Arquivar e ocultar projetos concluídos reduz a "confusão" nessas exibições e ajuda a impedir que os usuários façam alterações em projetos que não estão mais ativos.
Há um método "padrão" para arquivar projetos efetivamente usando Microsoft Project Server 2010. Se esse método não atender às suas necessidades, há alguns métodos alternativos que podem ser mais adequados para sua organização. Este artigo aborda esses métodos, bem como as práticas recomendadas para arquivamento de longo prazo.
Neste artigo
Arquivar um projeto usando o método padrão
O método padrão para arquivar um projeto é um processo de várias etapas:
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Etapa 1: Cancelar a publicação de todas as tarefas do projeto
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Etapa 2: Desativar atualizações na tarefa resumo do projeto
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Etapa 3: Configurar um grupo de segurança para usuários que não são administradores
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Etapa 4: Configurar uma categoria de segurança de Arquivo Morto
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Etapa 5: Arquivar o site de equipe do projeto
Essas etapas são executadas pelo gerente de projeto e pelo administrador, conforme mostrado em cada uma das seções a seguir.
Etapa 1: Cancelar a publicação de todas as tarefas do projeto
Se o projeto foi publicado anteriormente para os membros da equipe e agora você deseja remover o projeto e suas tarefas de seus modos de exibição, o gerente de projeto precisará cancelar a publicação de todas as tarefas no projeto que você está arquivando. O gerente de projeto pode iniciar esse processo Microsoft Project Web App, mas o processo real de não publicação é feito Microsoft Project Professional 2010.
Observação: A não publicação de uma tarefa não remove nenhum trabalho aceito e aplicado do projeto. No entanto, qualquer histórico de aprovação de atualização associado a uma tarefa é excluído.
Para cancelar a publicação de todas as tarefas do projeto:
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No Início Rápido, em Projetos, clique em Central de Projetos.
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Clique no nome do projeto que você está arquivando na coluna Nome do Projeto.
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Na guia Tarefa, no grupo Projeto, clique na seta no botão Editar e, em seguida, clique em Project Professional.
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No Project Professional 2010, role até a coluna mais à direita na parte da tabela do modo de exibição Gráfico de Gantt, clique no cabeçalho Adicionar Nova Coluna e clique em Publicar. Se o modo de exibição Gráfico de Gantt já tiver a coluna Publicar exibida, ignore esta etapa.
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Na coluna Publicar para cada tarefa do projeto, clique em Não.
Dica: Para acelerar esse processo para projetos maiores, defina a primeira tarefa como Não. Em seguida, clique na alça no canto inferior direito da célula e arraste-a para copiar o conteúdo da célula na coluna Publicar.
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Na guia Arquivo , clique em Publicar.
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Depois que o projeto for publicado, feche e faça check-in do projeto.
Etapa 2: Desativar atualizações na tarefa resumo do projeto
Em seguida, o gerente de projeto pode precisar desativar as atualizações na tarefa de resumo do projeto, para que nenhum relatório de quadro de horários seja possível.
Para desativar as atualizações na tarefa resumo do projeto:
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No Início Rápido, em Projetos, clique em Central de Projetos.
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Clique no nome do projeto que você está arquivando na coluna Nome do Projeto.
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Na guia Opções , no grupo Mostrar / Ocultar, marque a caixa de seleção Tarefa Resumo do Projeto.
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Na guia Opções, no grupo Tarefas, clique em Fechar para Atualizações.
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Na seção Selecionar Tarefas , marque a caixa de seleção da tarefa resumo do projeto (a ID é 0) e clique em Publicar.
Etapa 3: Configurar um grupo de segurança para usuários que não são administradores
Depois que o gerente de projeto tiver preparado o projeto para arquivamento, o administrador criará um grupo de segurança que contém todos os usuários, exceto os administradores.
Para criar um grupo de segurança para usuários que não são administradores:
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No Início Rápido, em Configurações, clique em Configurações do Servidor.
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Na página Configurações do Servidor, em Segurança, clique em Gerenciar Grupos.
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Clique em Novo Grupo.
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Na seção Informações do Grupo, digite Todos os Usuários Não Administração na caixa Nome do Grupo.
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Na seção Usuários, na caixa Usuários Disponíveis, selecione os nomes de todos os usuários que não são administradores e clique em Adicionar para movê-los para a caixa Usuários Selecionados.
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Clique em Salvar.
Etapa 4: Configurar uma categoria de segurança de Arquivo Morto
Depois que o administrador tiver criado o grupo Todos os Usuários Não Administração, a próxima etapa será criar uma categoria de segurança de Arquivo Morto. Durante esse processo, o administrador escolhe quais projetos arquivar incluindo-os nessa categoria.
Para criar uma categoria de segurança de Arquivo Morto:
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No Início Rápido, em Configurações, clique em Configurações do Servidor.
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Na página Configurações do Servidor, em Segurança, clique em Gerenciar Categorias.
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Na página Gerenciar Categorias , clique em Nova Categoria.
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Na seção Nome e Descrição , digite Arquivo Morto na caixa Nome da Categoria.
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Na seção Usuários e Grupos, em Usuários e Grupos Disponíveis, clique em Todos os Usuários Não Administração e, em seguida, clique em Adicionar para mover o grupo para a caixa Usuários e Grupos com Permissões.
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Em Permissões para Todos os Usuários Não Administração (Grupo), marque a caixa de seleção Negar para todas as permissões.
Dica: Marque a caixa de seleção Negar para cada nó de permissão de nível superior (Project e Resource) para negar todas as permissões recuadas abaixo de cada nó.
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Na seção Projetos , selecione Somente os projetos indicados e clique no nome do projeto que você está arquivando na caixa Projetos Disponíveis.
Observação: Não marque nenhuma das caixas de seleção listadas em Aplicar as permissões de segurança do Project acima a todos os projetos em que. Isso pode criar problemas de permissões em outros projetos e recursos.
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Clique em Adicionar para mover o projeto para a caixa Projetos Selecionados .
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Clique em Salvar.
Etapa 5: Arquivar o site de equipe do projeto
Muitos projetos usam o site de equipe do projeto associado para coletar informações que complementam o cronograma do projeto. Talvez você queira garantir que essas informações também são arquivadas. Microsoft SharePoint Server 2010 habilita o backup no nível do site. Para obter mais informações sobre como o administrador conclui esta etapa, consulte Exportar um site, lista ou biblioteca de documentos (SharePoint Server 2010).
Depois que o site for submetido a backup, o administrador poderá excluir o site.
Para excluir um site de equipe do projeto:
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No Início Rápido, em Configurações, clique em Configurações do Servidor.
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Na página Configurações do Servidor , em Políticas Operacionais, clique em Sites do Projeto.
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Clique na linha que contém o site de equipe do projeto em que você fez backup e clique em Excluir Site.
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Clique em OK para confirmar a exclusão.
Arquivar um projeto usando um método alternativo
O método padrão de arquivamento é completo e permite a recuperação, caso você precise dele. No entanto, o arquivamento extensivo nem sempre é o que uma organização precisa. Às vezes, apenas ocultar projetos concluídos da exibição ou salvar um projeto localmente é suficiente para atender aos seus requisitos de arquivamento.
Se o método padrão de arquivamento não parece atender às suas necessidades, aqui estão algumas alternativas:
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Ocultar o projeto na Central de Projetos Se você estiver apenas procurando ocultar projetos concluídos na Central de Projetos, poderá adicionar um sinalizador Arquivo Morto à página Detalhes do Projeto e filtrar um modo de exibição do Centro de Projetos para exibir somente os projetos em que o sinalizador Arquivo Morto está definido como Não.
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Remover o projeto do banco de dados rascunho Outra opção é garantir que o projeto seja submetido a backup no banco de dados Arquivo Morto e, em seguida, excluir o projeto dos bancos de dados Rascunho, Publicado e Relatório. Se você precisar de dados do projeto arquivado posteriormente, use a opção Restauração Administrativa na página Configurações do Servidor para trazê-los de volta para o banco de dados de Rascunho e, em seguida, republicar o projeto.
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Salve o projeto como um . Arquivo MPP Se você quiser remover o projeto completamente do Project Server, outra opção é abrir o projeto do Project Server usando o Project Professional 2010 e, em seguida, salvar o projeto como um arquivo MPP. Para obter mais informações, consulte a seção intitulitada "Salvar seu projeto localmente", em Salvar um projeto. Recomendamos que você salve o projeto com todos os dados de campo personalizados para que o arquivo MPP seja isolado de quaisquer alterações adicionais feitas em campos personalizados no Project Server. Depois de salvar e fazer backup do projeto como um arquivo MPP, ele poderá ser excluído do Project Server. Se você precisar recuperar o projeto em uma data posterior, poderá abrir o arquivo MPP no Project Professional 2010 enquanto estiver conectado ao Project Server e, em seguida, salvar o projeto no servidor.
Observação: O uso desse método interromperá qualquer entrega, problema e links de risco entre o projeto e seu site de equipe de projeto no Project Server.
Práticas recomendadas para arquivamento de longo prazo
De tempos em tempos, o formato de arquivo MPP do projeto, os esquemas de banco de dados de conteúdo do Project Server e os esquemas de site do SharePoint podem ser alterados para refletir novos recursos. Isso pode ter um impacto na compatibilidade com versões anteriores na medida em que um projeto salvo como um arquivo MPP, um backup antigo de um banco de dados de conteúdo do Project Server ou um backup de site de equipe do projeto pode não ser imediatamente utilizável.
Uma prática recomendada é sempre planejar a inclusão do conteúdo arquivado em seu planejamento de atualização. Isso reduz o tempo para recuperar um projeto antigo que pode exigir várias etapas de atualização caso contrário.
