Além de criar suas próprias tarefas, você pode criar tarefas para atribuir a outras pessoas.

As tarefas ajudam a controlar o que você precisa fazer. Você também pode atribuir tarefas a outras pessoas.

  1. Na barra de navegação, clique em Tarefase clique em NovaTarefa ou abra uma tarefa existente.

    Atalho de teclado    Para criar uma tarefa, pressione Ctrl+Shift+K.

  2. Clique em Atribuir Tarefa.

    Comando Atribuir tarefa na faixa de opções

  3. Na caixa Para, insira um nome ou endereço de email.

  4. Insira Assunto,Data de inícioe Data de vencimento.

    Propriedades de Datas de Início e de Conclusão para uma tarefa atribuída

  5. Se quiser que a tarefa seja repetida, clique em Recorrência,selecione as opções que deseja e clique em OK.

  6. Clique em Enviar.

    Observação: Se você atribuir uma tarefa recorrente, uma cópia da tarefa permanecerá em sua lista de tarefas, mas ela nunca será atualizada. Se você verificar a caixa Enviar um relatório de status quando essa tarefa estiver concluída, você receberá relatórios de status para cada ocorrência concluída da tarefa.

Ao abrir uma tarefa atribuída, você pode revisar o andamento das tarefas atribuídas com a caixa % Concluída que você ou o destinatário podem atualizar ao enviar um relatório de status de tarefa atribuído.

Observação: As tarefas atribuídas Outlook para Windows devem ser aceitas ou recusadas usando o Outlook para Windows aplicativo. Essa experiência não é suportada Outlook na Web. 

O Outlook pode controlar o progresso de uma tarefa atribuída a uma pessoa. Se você quiser que várias pessoas trabalhem em uma tarefa, é uma boa ideia dividir a tarefa em partes menores ou atribuir cada tarefa individualmente. Por exemplo, para rastrear um relatório a ser escrito por três autores, crie três tarefas separadas denominadas Write Report: Anne, Write Report: Carlose Write Report: Michiyoe atribua cada tarefa individual ao escritor apropriado.

Controlar tarefas atribuídas a outra pessoa

  1. Na barra de navegação, clique em Tarefas.

  2. Clique em Exibir > Alterar Exibição > Atribuído.

Comando de visão de tarefas atribuída na faixa de opções

As tarefas atribuídas estão ausentes

Se você não estiver vendo tarefas atribuídas, Outlook pode não ser configurada para manter cópias das tarefas atribuídas.

  1. Clique em Opções > Arquivo >Tarefas.

  2. Em Opções de tarefa, marque a caixa Manter minha lista de tarefas atualizada com cópias de tarefas que atribuo a outras pessoas.

Caixa de seleção Manter minha lista de tarefas atualizada com cópias de tarefas atribuídas por mim a outras pessoas

A ação dessa opção não rastreia as tarefas que você já atribuiu, mas acompanhará as novas que você atribuir.

Depois de criar uma tarefa e atribuí-la a alguém, você pode ter algumas obrigações de gerenciamento a executar para mantê-la até que ela seja concluída. Por exemplo, você pode querer relatórios de status e atualizações sobre o andamento da tarefa. Além disso, se a pessoa a quem você atribui a tarefa a rejeitar, talvez você queira reatribuí-la a outra pessoa.

Para atribuir uma tarefa, primeiro crie a tarefa e, em seguida, envie-a como uma solicitação de tarefa para alguém. A pessoa que recebe a solicitação de tarefa se torna o proprietário temporário da tarefa. Essa pessoa pode recusar a tarefa, aceitar a tarefa ou atribuir a tarefa a outra pessoa. Se a tarefa for recusada, ela será retornada para você.

Observação: Mesmo que uma tarefa recusada seja retornada para você, a tarefa ainda é de propriedade do destinatário até que você recupere a propriedade retornando a tarefa para sua própria lista de tarefas.

Atribuir uma tarefa a alguém

  1. Siga um destes procedimentos:

    • Para atribuir uma nova tarefa     No menu Arquivo, aponte para Novoe clique em Solicitação de Tarefa.

      Enviar uma solicitação de tarefa a alguém

    • Para atribuir uma tarefa existente     Na lista de tarefas, abra a tarefa que você deseja atribuir. Na guia Tarefa, no grupo Gerenciar Tarefa, clique em Atribuir Tarefa.

  2. Na caixa Para, digite o nome ou o endereço de email da pessoa a quem você deseja atribuir a tarefa.

    Para selecionar o nome de uma lista, clique no botão Para.

  3. Na caixa Assunto, digite um nome para a tarefa.

    Observação: Para uma tarefa existente, a caixa Assunto já está preenchida.

  4. Selecione a data de vencimento e as opções Status que você deseja.

  5. Selecione ou des limpar a caixa de seleção Manter uma cópia atualizada dessa tarefa na minha lista de tarefas e a caixa de seleção Enviar um relatório de status quando essa tarefa estiver concluída.

  6. Se você quiser que a tarefa se repita, na guia Tarefa, no grupo Opções, clique em Recorrência,selecione as opções que deseja e clique em OK.

  7. No corpo da tarefa recorrente, digite todas as informações que você deseja incluir na tarefa.

  8. Clique em Enviar Imagem do botão.

    Observação: Se você atribuir uma tarefa recorrente, uma cópia da tarefa permanecerá na sua lista de tarefas, mas ela não será atualizada. Se você selecionar a caixa de seleção Enviar um relatório de status quando essa tarefa estiver concluída, receberá um relatório de status para cada ocorrência concluída da tarefa.

  1. Abra a tarefa que você deseja enviar.

  2. Na guia Tarefa, no grupo Gerenciar Tarefa, clique em Encaminhar.

    Atalho de teclado para encaminhar uma tarefa, pressione CTRL+F.

  3. Insira nomes de destinatários ou endereços de email nas caixas Para e Cc.

  4. No corpo da tarefa, digite qualquer mensagem que você deseja incluir. Para enviar mais de uma tarefa, arraste as tarefas adicionais da lista de tarefas para o corpo da tarefa que você está encaminhando.

  5. Clique em Enviar Imagem do botão.

  1. Abra a mensagem de email que contém a solicitação de tarefa. Esta mensagem geralmente está na pasta Itens Enviados.

  2. Na guia Tarefa, no grupo Gerenciar Tarefa, clique em Retornar à Lista de Tarefas.

Você também pode recuperar a tarefa da mensagem de tarefa recusada clicando em Retornar à Lista de Tarefas.

Há três maneiras de rastrear as tarefas atribuídas a outras pessoas:

  • Mantenha automaticamente cópias de tarefas que você atribui e receba relatórios de status automatizados    

    1. No menu Ferramentas, clique em Opções.

    2. Clique em Opções de Tarefa.

    3. Marque a caixa de seleção Manter cópias atualizadas de tarefas atribuídas na minha lista de tarefas.

    4. Marque a caixa de seleção Enviar relatórios de status quando as tarefas atribuídas são concluídas.

  • Exibir tarefas atribuídas a outras pessoas    

    1. Clique em Tarefas.

    2. No menu Exibir, aponte para Exibição Atuale clique em Atribuição.

  • Exibir a lista de pessoas que recebem cópias atualizadas de uma tarefa atribuída    

    1. Abra a tarefa atribuída para a qual você deseja exibir a lista.

    2. Na guia Detalhes, veja os nomes na caixa de listagem Atualizar.

  1. Abra a solicitação de tarefa ou tarefa.

  2. Na guia Tarefa, no grupo Gerenciar Tarefa, clique em Aceitar ou Recusar.

  3. Siga um destes procedimentos:

    • Clique em Editar a resposta antes de enviar, digite seu comentário na mensagem e clique em Enviar.

    • Clique em Enviar a resposta agora.

  1. Abra a tarefa para a qual você deseja enviar um relatório de status ou comentário.

  2. Na guia Tarefa, no grupo Gerenciar Tarefa, clique em Enviar Relatório de Status,Responder ouResponder a Todos.

  3. Insira nomes de destinatários ou endereços de email nas caixas Para e Cc.

    Se a tarefa for atribuída a você, os nomes das pessoas a serem atualizadas serão adicionados automaticamente.

  4. No corpo da mensagem, digite todas as informações que você deseja incluir no relatório de status.

  5. Clique em Enviar Imagem do botão.

Depois de criar uma tarefa e atribuí-la a alguém, você pode ter algumas obrigações de gerenciamento a executar para mantê-la até que ela seja concluída. Por exemplo, você pode querer relatórios de status e atualizações sobre o andamento da tarefa. Além disso, se a pessoa a quem você atribui a tarefa a rejeitar, talvez você queira reatribuí-la a outra pessoa.

Para atribuir uma tarefa, primeiro crie a tarefa e, em seguida, envie-a como uma solicitação de tarefa para alguém. A pessoa que recebe a solicitação de tarefa se torna o proprietário temporário da tarefa. Essa pessoa pode recusar a tarefa, aceitar a tarefa ou atribuir a tarefa a outra pessoa. Se a tarefa for recusada, ela será retornada para você.

Observação: Mesmo que uma tarefa recusada seja retornada para você, a tarefa ainda é de propriedade do destinatário até que você recupere a propriedade retornando a tarefa para sua própria lista de tarefas.

Atribuir uma tarefa a alguém

  1. Siga um destes procedimentos:

    • Para atribuir uma nova tarefa     No menu Arquivo, aponte para Novoe clique em Solicitação de Tarefa.

      Enviar uma solicitação de tarefa a alguém

    • Para atribuir uma tarefa existente     Na lista de tarefas, abra a tarefa que você deseja atribuir. Na guia Tarefa, no grupo Gerenciar Tarefa, clique em Atribuir Tarefa.

  2. Na caixa Para, digite o nome ou o endereço de email da pessoa a quem você deseja atribuir a tarefa.

    Para selecionar o nome de uma lista, clique no botão Para.

  3. Na caixa Assunto, digite um nome para a tarefa.

    Observação: Para uma tarefa existente, a caixa Assunto já está preenchida.

  4. Selecione a data de vencimento e as opções Status que você deseja.

  5. Selecione ou des limpar a caixa de seleção Manter uma cópia atualizada dessa tarefa na minha lista de tarefas e a caixa de seleção Enviar um relatório de status quando essa tarefa estiver concluída.

  6. Se você quiser que a tarefa se repita, na guia Tarefa, no grupo Opções, clique em Recorrência,selecione as opções que deseja e clique em OK.

  7. No corpo da tarefa recorrente, digite todas as informações que você deseja incluir na tarefa.

  8. Clique em Enviar Imagem do botão.

    Observação: Se você atribuir uma tarefa recorrente, uma cópia da tarefa permanecerá na sua lista de tarefas, mas ela não será atualizada. Se você selecionar a caixa de seleção Enviar um relatório de status quando essa tarefa estiver concluída, receberá um relatório de status para cada ocorrência concluída da tarefa.

  1. Abra a tarefa que você deseja enviar.

  2. Na guia Tarefa, no grupo Gerenciar Tarefa, clique em Encaminhar.

    Atalho de teclado para encaminhar uma tarefa, pressione CTRL+F.

  3. Insira nomes de destinatários ou endereços de email nas caixas Para e Cc.

  4. No corpo da tarefa, digite qualquer mensagem que você deseja incluir. Para enviar mais de uma tarefa, arraste as tarefas adicionais da lista de tarefas para o corpo da tarefa que você está encaminhando.

  5. Clique em Enviar Imagem do botão.

  1. Abra a mensagem de email que contém a solicitação de tarefa. Esta mensagem geralmente está na pasta Itens Enviados.

  2. Na guia Tarefa, no grupo Gerenciar Tarefa, clique em Retornar à Lista de Tarefas.

Você também pode recuperar a tarefa da mensagem de tarefa recusada clicando em Retornar à Lista de Tarefas.

Há três maneiras de rastrear as tarefas atribuídas a outras pessoas:

  • Mantenha automaticamente cópias de tarefas que você atribui e receba relatórios de status automatizados    

    1. No menu Ferramentas, clique em Opções.

    2. Clique em Opções de Tarefa.

    3. Marque a caixa de seleção Manter cópias atualizadas de tarefas atribuídas na minha lista de tarefas.

    4. Marque a caixa de seleção Enviar relatórios de status quando as tarefas atribuídas são concluídas.

  • Exibir tarefas atribuídas a outras pessoas    

    1. Clique em Tarefas.

    2. No menu Exibir, aponte para Exibição Atuale clique em Atribuição.

  • Exibir a lista de pessoas que recebem cópias atualizadas de uma tarefa atribuída    

    1. Abra a tarefa atribuída para a qual você deseja exibir a lista.

    2. Na guia Detalhes, veja os nomes na caixa de listagem Atualizar.

  1. Abra a solicitação de tarefa ou tarefa.

  2. Na guia Tarefa, no grupo Gerenciar Tarefa, clique em Aceitar ou Recusar.

  3. Siga um destes procedimentos:

    • Clique em Editar a resposta antes de enviar, digite seu comentário na mensagem e clique em Enviar.

    • Clique em Enviar a resposta agora.

  1. Abra a tarefa para a qual você deseja enviar um relatório de status ou comentário.

  2. Na guia Tarefa, no grupo Gerenciar Tarefa, clique em Enviar Relatório de Status,Responder ouResponder a Todos.

  3. Insira nomes de destinatários ou endereços de email nas caixas Para e Cc.

    Se a tarefa for atribuída a você, os nomes das pessoas a serem atualizadas serão adicionados automaticamente.

  4. No corpo da mensagem, digite todas as informações que você deseja incluir no relatório de status.

  5. Clique em Enviar Imagem do botão.

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