Atribuir e controlar tarefas

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Além de criar suas próprias tarefas, você pode criar tarefas para atribuir a outras pessoas.

As tarefas ajudam a controlar as ações que você precisa executar. Você também pode atribuir tarefas a outras pessoas.

  1. Na barra de navegação, clique em Tarefas e, em seguida, clique em Nova Tarefa ou abra uma tarefa existente.

    Atalho de teclado    Para criar uma tarefa, pressione Ctrl+Shift+K.

  2. Clique em Atribuir Tarefa.

    Comando Atribuir tarefa na faixa de opções

  3. Na caixa Para, insira um nome ou endereço de email.

  4. Insira o assunto, a data de início e a data de conclusão.

    Propriedades de Datas de Início e de Conclusão para uma tarefa atribuída

  5. Se quiser que a tarefa seja repetida, clique em Recorrência, selecione as opções desejadas e clique em OK.

  6. Clique em Enviar.

    Observação: Se você atribuir uma tarefa recorrente, uma cópia da tarefa permanecerá em sua lista de tarefas, mas ela nunca será atualizada. Se a caixa Enviar-me um relatório quando a tarefa estiver concluída for marcada, você receberá relatórios de progresso para cada ocorrência concluída da tarefa.

Ao abrir uma tarefa atribuída, você poderá examinar o progresso das tarefas atribuídas com a caixa % Concluída, a qual você ou o destinatário poderá atualizar quando enviar um relatório de progresso da tarefa atribuída.

Outlook pode acompanhar o progresso de uma tarefa atribuída a uma pessoa. Se você quiser várias pessoas para trabalhar em uma tarefa, é uma boa ideia dividi-la em partes menores ou atribuir cada tarefa individualmente. Por exemplo, para acompanhar um relatório a ser escrito por três gravadores, crie três tarefas separadas denominadas escrever relatório: Anne, gravar relatório: Carlose escrever relatório: Michiyoe atribuir cada tarefa individual ao gravador apropriado.

Controlar as tarefas que você atribuiu a outra pessoa

  1. Na barra de navegação, clique em Tarefas.

  2. Clique em Exibir > Alterar Modo de Exibição > Atribuído.

Comando de visão de tarefas atribuída na faixa de opções

Tarefas atribuídas ausentes

Se as tarefas que você atribuiu não estiverem visíveis, é possível que o Outlook não esteja configurado para manter cópias das tarefas atribuídas.

  1. Clique em Arquivo > Opções > Tarefas.

  2. Em Opções de tarefa, marque a caixa Manter minha lista de tarefas atualizada com cópias de tarefas atribuídas por mim a outras pessoas.

Caixa de seleção Manter minha lista de tarefas atualizada com cópias de tarefas atribuídas por mim a outras pessoas

Se você ativar essa opção, as tarefas já atribuídas não serão controladas, mas as novas tarefas atribuídas serão.

Depois de criar uma tarefa e atribuí-la a alguém, você pode ter algumas obrigações de gerenciamento para realizar a manutenção até que ela seja concluída. Por exemplo, talvez você queira relatórios de status e atualizações sobre o andamento da tarefa. Além disso, se a pessoa a quem você atribuiu a tarefa rejeitá-la, talvez você queira reatribuí-la a outra pessoa.

Para atribuir uma tarefa, primeiro crie a tarefa e, em seguida, envie-a como uma solicitação de tarefa a alguém. A pessoa que recebe a solicitação de tarefa se torna o proprietário temporário da tarefa. Essa pessoa pode recusar a tarefa, aceitar a tarefa ou atribuí-la a outra pessoa. Se a tarefa for recusada, ela será retornada para você.

Observação: Embora uma tarefa recusada seja retornada a você, a tarefa ainda pertence ao destinatário até você recuperar a propriedade, retornando a tarefa para sua própria lista de tarefas.

Atribuir uma tarefa a alguém

  1. Siga um destes procedimentos:

    • Para atribuir uma nova tarefa     No menu arquivo, aponte para novo e clique em solicitação de tarefa.

      Enviar uma solicitação de tarefa a alguém

    • Para atribuir uma tarefa existente     Na lista de tarefas, abra a tarefa que você deseja atribuir. Na guia tarefa, no grupo gerenciar tarefa, clique em atribuir tarefa.

  2. Na caixa para, insira o nome ou o endereço de email da pessoa a quem você deseja atribuir a tarefa.

    Para selecionar o nome de uma lista, clique no botão para.

  3. Na caixa Assunto, digite um nome para a tarefa.

    Observação: Para uma tarefa existente, a caixa assunto já está preenchida.

  4. Selecione a data de conclusão e as opções de status desejadas.

  5. Marque ou desmarque a caixa de seleção manter uma cópia atualizada desta tarefa na minha lista de tarefas e a caixa de seleção enviar-me um relatório de status quando esta tarefa estiver concluída.

  6. Se quiser que a tarefa seja repetida, na guia tarefa, no grupo Opções, clique em recorrência, selecione as opções desejadas e clique em OK.

  7. No corpo da tarefa recorrente, digite as informações que você deseja incluir na tarefa.

  8. Clique em Enviar Imagem do botão .

    Observação: Se você atribuir uma tarefa recorrente, uma cópia da tarefa permanecerá na sua lista de tarefas, mas não será atualizada. Se você marcar a caixa de seleção enviar-me um relatório de status quando esta tarefa estiver concluída, receberá um relatório de status para cada ocorrência concluída da tarefa.

  1. Abra a tarefa que você deseja enviar.

  2. Na guia tarefa, no grupo gerenciar tarefa, clique em encaminhar.

    Atalho de teclado para encaminhar uma tarefa, pressione CTRL + F.

  3. Insira nomes de destinatários ou endereços de email nas caixas para e CC.

  4. No corpo da tarefa, digite qualquer mensagem que você queira incluir. Para enviar mais de uma tarefa, arraste as tarefas adicionais da lista de tarefas para o corpo da tarefa que você está encaminhando.

  5. Clique em Enviar Imagem do botão .

  1. Abra a mensagem de email que contém a solicitação de tarefa. Esta mensagem normalmente está na pasta itens enviados.

  2. Na guia tarefa, no grupo gerenciar tarefa, clique em retornar à lista de tarefas.

Você também pode recuperar a tarefa da mensagem de tarefa recusada clicando em retornar à lista de tarefas.

Há três maneiras de controlar as tarefas atribuídas a outras pessoas:

  • Manter automaticamente cópias de tarefas atribuídas e receber relatórios de status automatizados   

    1. No menu Ferramentas, clique em Opções.

    2. Clique em Opções de tarefa.

    3. Marque a caixa de seleção manter cópias atualizadas das tarefas atribuídas na minha lista de tarefas.

    4. Marque a caixa de seleção enviar relatórios de status quando as tarefas atribuídas forem concluídas.

  • Exibir tarefas atribuídas a outras pessoas   

    1. Clique em tarefas.

    2. No menu Exibir, aponte para modo de exibição atual e clique em atribuição.

  • Exibir a lista de pessoas que recebem cópias atualizadas de uma tarefa atribuída   

    1. Abra a tarefa atribuída cuja lista você deseja exibir.

    2. Na guia detalhes, exiba os nomes na caixa de listagem atualizar.

  1. Abra a solicitação de tarefa ou tarefa.

  2. Na guia tarefa, no grupo gerenciar tarefa, clique em aceitar ou recusar.

  3. Siga um destes procedimentos:

    • Clique em Editar a resposta antes de enviar, digite seu comentário na mensagem e clique em Enviar.

    • Clique em Enviar resposta agora.

  1. Abra a tarefa para a qual você deseja enviar um relatório de status ou comentário.

  2. Na guia tarefa, no grupo gerenciar tarefa, clique em enviar o relatório de status, responder ou responder a todos.

  3. Insira nomes de destinatários ou endereços de email nas caixas para e CC.

    Se a tarefa for atribuída a você, os nomes das pessoas que serão atualizadas serão adicionados automaticamente.

  4. No corpo da mensagem, digite as informações que você deseja incluir no relatório de status.

  5. Clique em Enviar Imagem do botão .

Depois de criar uma tarefa e atribuí-la a alguém, você pode ter algumas obrigações de gerenciamento para realizar a manutenção até que ela seja concluída. Por exemplo, talvez você queira relatórios de status e atualizações sobre o andamento da tarefa. Além disso, se a pessoa a quem você atribuiu a tarefa rejeitá-la, talvez você queira reatribuí-la a outra pessoa.

Para atribuir uma tarefa, primeiro crie a tarefa e, em seguida, envie-a como uma solicitação de tarefa a alguém. A pessoa que recebe a solicitação de tarefa se torna o proprietário temporário da tarefa. Essa pessoa pode recusar a tarefa, aceitar a tarefa ou atribuí-la a outra pessoa. Se a tarefa for recusada, ela será retornada para você.

Observação: Embora uma tarefa recusada seja retornada a você, a tarefa ainda pertence ao destinatário até você recuperar a propriedade, retornando a tarefa para sua própria lista de tarefas.

Atribuir uma tarefa a alguém

  1. Siga um destes procedimentos:

    • Para atribuir uma nova tarefa     No menu arquivo, aponte para novo e clique em solicitação de tarefa.

      Enviar uma solicitação de tarefa a alguém

    • Para atribuir uma tarefa existente     Na lista de tarefas, abra a tarefa que você deseja atribuir. Na guia tarefa, no grupo gerenciar tarefa, clique em atribuir tarefa.

  2. Na caixa para, insira o nome ou o endereço de email da pessoa a quem você deseja atribuir a tarefa.

    Para selecionar o nome de uma lista, clique no botão para.

  3. Na caixa Assunto, digite um nome para a tarefa.

    Observação: Para uma tarefa existente, a caixa assunto já está preenchida.

  4. Selecione a data de conclusão e as opções de status desejadas.

  5. Marque ou desmarque a caixa de seleção manter uma cópia atualizada desta tarefa na minha lista de tarefas e a caixa de seleção enviar-me um relatório de status quando esta tarefa estiver concluída.

  6. Se quiser que a tarefa seja repetida, na guia tarefa, no grupo Opções, clique em recorrência, selecione as opções desejadas e clique em OK.

  7. No corpo da tarefa recorrente, digite as informações que você deseja incluir na tarefa.

  8. Clique em Enviar Imagem do botão .

    Observação: Se você atribuir uma tarefa recorrente, uma cópia da tarefa permanecerá na sua lista de tarefas, mas não será atualizada. Se você marcar a caixa de seleção enviar-me um relatório de status quando esta tarefa estiver concluída, receberá um relatório de status para cada ocorrência concluída da tarefa.

  1. Abra a tarefa que você deseja enviar.

  2. Na guia tarefa, no grupo gerenciar tarefa, clique em encaminhar.

    Atalho de teclado para encaminhar uma tarefa, pressione CTRL + F.

  3. Insira nomes de destinatários ou endereços de email nas caixas para e CC.

  4. No corpo da tarefa, digite qualquer mensagem que você queira incluir. Para enviar mais de uma tarefa, arraste as tarefas adicionais da lista de tarefas para o corpo da tarefa que você está encaminhando.

  5. Clique em Enviar Imagem do botão .

  1. Abra a mensagem de email que contém a solicitação de tarefa. Esta mensagem normalmente está na pasta itens enviados.

  2. Na guia tarefa, no grupo gerenciar tarefa, clique em retornar à lista de tarefas.

Você também pode recuperar a tarefa da mensagem de tarefa recusada clicando em retornar à lista de tarefas.

Há três maneiras de controlar as tarefas atribuídas a outras pessoas:

  • Manter automaticamente cópias de tarefas atribuídas e receber relatórios de status automatizados   

    1. No menu Ferramentas, clique em Opções.

    2. Clique em Opções de tarefa.

    3. Marque a caixa de seleção manter cópias atualizadas das tarefas atribuídas na minha lista de tarefas.

    4. Marque a caixa de seleção enviar relatórios de status quando as tarefas atribuídas forem concluídas.

  • Exibir tarefas atribuídas a outras pessoas   

    1. Clique em tarefas.

    2. No menu Exibir, aponte para modo de exibição atual e clique em atribuição.

  • Exibir a lista de pessoas que recebem cópias atualizadas de uma tarefa atribuída   

    1. Abra a tarefa atribuída cuja lista você deseja exibir.

    2. Na guia detalhes, exiba os nomes na caixa de listagem atualizar.

  1. Abra a solicitação de tarefa ou tarefa.

  2. Na guia tarefa, no grupo gerenciar tarefa, clique em aceitar ou recusar.

  3. Siga um destes procedimentos:

    • Clique em Editar a resposta antes de enviar, digite seu comentário na mensagem e clique em Enviar.

    • Clique em Enviar resposta agora.

  1. Abra a tarefa para a qual você deseja enviar um relatório de status ou comentário.

  2. Na guia tarefa, no grupo gerenciar tarefa, clique em enviar o relatório de status, responder ou responder a todos.

  3. Insira nomes de destinatários ou endereços de email nas caixas para e CC.

    Se a tarefa for atribuída a você, os nomes das pessoas que serão atualizadas serão adicionados automaticamente.

  4. No corpo da mensagem, digite as informações que você deseja incluir no relatório de status.

  5. Clique em Enviar Imagem do botão .

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