Por Jane Suchan, PMP
A mudança descontrolada é um dos maiores inimigos de um gerente de projeto. É por isso que um processo sólido de gerenciamento de mudanças pode ser o melhor amigo de um gerente de projeto. Colocar esse tipo de processo em prática permite que você entregue o que o cliente solicitou, na linha do tempo necessária e dentro do orçamento acordado. Sem controle de alterações, o escopo do projeto se torna um alvo móvel e você corre o risco de perder um ou mais dos fatores de sucesso do projeto. A capacidade de gerenciar e controlar mudanças, particularmente a do escopo do projeto, é a chave para atingir as metas e um indicador de desempenho típico para um gerente de projeto. A mudança do projeto é inevitável e você deve estar preparado para lidar com ela quando - não se - acontecer.
Equilibrando a gestão de mudanças e a burocracia
Um desafio para os gerentes de projeto é equilibrar a necessidade de controlar a mudança do projeto e, ao mesmo tempo, evitar burocracia indevida. A questão é: onde está o ponto de inflexão? Como cada projeto é único, o ponto em que o controle de mudanças para de agregar valor e se transforma em burocracia varia de projeto para projeto.
Algumas de suas partes interessadas, ou mesmo membros da equipe do projeto, podem sentir que colocar o controle de mudanças em prática é sua maneira de evitar o temido aumento do escopo e que você não está disposto a ser flexível e fazer o que é melhor para seu cliente e para a empresa. É importante dissipar essa percepção. Deixe-os saber que o que você está fazendo é exatamente o oposto: você está implementando um processo eficiente para avaliar consistentemente as mudanças solicitadas. Se fazer a alteração for considerado uma boa ideia, você terá processos em vigor para responder quando necessário.
O plano de gerenciamento de mudanças do projeto
Para ajudá-lo a responder rapidamente, um plano de gerenciamento de alterações do projeto descreve o que acontece quando ocorrem desvios. Não se destina a impedir mudanças; em vez disso, seu objetivo é delinear um processo que deixe claro como a mudança será comunicada, como as decisões serão tomadas e como o projeto se adaptará de acordo.
Implementando o controle de alterações
Você deve colocar seu processo de controle de mudanças em vigor assim que criar uma linha de base para as principais entregas, como requisitos de negócios e cronograma. A equipe do projeto e as partes interessadas - e qualquer outra pessoa afetada por mudanças no projeto - devem revisar e endossar o plano de gerenciamento de mudanças antes de colocá-lo em prática.
Pequenas mudanças que têm pouco impacto no sucesso geral do projeto não devem implicar os mesmos rigores que aquelas feitas aos requisitos ou marcos do cronograma do caminho crítico. O plano de gerenciamento de mudanças do projeto deve indicar quando uma solicitação formal de mudança de projeto (PCR) é necessária. Por exemplo:
- Quais são os limites para alterações de agenda e orçamento?
- Há alterações que sempre exigem uma solicitação de alteração?
- Que alterações o processo de gerenciamento de mudanças pode ignorar?
Um cuidado aqui: muitas vezes são muitas mudanças de pequeno escopo que causam o dano, em vez das grandes e óbvias. Considere isso ao definir seus critérios de PCR. Por exemplo, seu plano de gerenciamento de mudanças deve definir categorias de solicitação de alteração, como o que é maior ou menor:
Principais alterações Estes devem ser documentados como um PCR. Principais mudanças no projeto:
- Afetar requisitos ou itens de trabalho no caminho crítico, atrasando marcos significativos ou a data de término geral do projeto em uma determinada porcentagem de tempo ou duração. Os principais critérios de mudança devem ser definidos para cada projeto.
- Exigir financiamento adicional (em dólares ou porcentagem do orçamento). Novamente, o valor deve ser definido para cada projeto.
Pequenas alterações Essas mudanças de rotina não requerem um PCR. Pequenas alterações:
- Não afete significativamente o plano. Eles não estendem a data de conclusão de marcos ou tarefas com dependências de projeto.
- Não têm impacto financeiro negativo. Como resultado, nenhuma variação do orçamento do projeto ocorrerá.
Dicas para avaliar solicitações de mudança
O plano de gerenciamento de mudanças do projeto também deve incluir informações sobre como as solicitações de mudança são avaliadas. É vital que os critérios para essa avaliação sejam determinados antes de serem necessários, para que não se perca tempo chegando a um consenso. A definição desses parâmetros ajudará a equilibrar a mudança com as metas e benefícios gerais de negócios.
Aqui estão algumas perguntas típicas a serem consideradas ao avaliar uma solicitação de alteração:
- Essa alteração aumenta ou altera os requisitos comerciais?
- Existe uma solução alternativa ou essa mudança é necessária para o sucesso geral do projeto?
- Essa mudança requer um aumento no financiamento?
- Isso atrasará a data de término do projeto?
- Embora essa mudança possa ter um impacto negativo neste projeto, ela resulta em vantagens comerciais significativas que valem a pena?
- A promulgação dessa mudança agora faz mais sentido do que atrasá-la? O atraso acabará custando mais dinheiro à empresa no final?
- Todas as partes interessadas afetadas foram consideradas e endossam a mudança?
- Existem ramificações contratuais a serem consideradas? Por exemplo, os compromissos com fornecedores externos não serão cumpridos devido a essa mudança?
Aprovando solicitações de alteração de projeto
Também é importante definir quem pode aprovar ou não as alterações solicitadas. É comum definir vários níveis de autoridade para que as mudanças de rotina possam ser tratadas com eficiência, enquanto as mudanças significativas recebem o nível necessário de atenção gerencial.
Quando uma mudança proposta afeta o escopo do projeto, você deve considerá-la como uma decisão de negócios que requer aprovação do patrocinador do projeto. Quando o escopo não é afetado, a equipe do projeto e o patrocinador podem decidir que o gerente de projeto tem o poder de aprovar a alteração dentro de certos limites. Para alguns projetos, os conselhos de controle de mudanças são criados e convocados regularmente para considerar e aprovar solicitações de mudança. Pode haver diferentes conselhos de controle de mudanças na organização, que lidam com vários tipos de solicitações de mudança. Por exemplo, um conselho de controle de mudanças técnicas pode examinar questões de tecnologia.
Uma maneira fácil de resumir as diretrizes para aprovar solicitações de mudança é em uma tabela como a abaixo, que se baseia em um projeto de exemplo:
| Tipo de alteração | Descrição geral | Critérios | Aprovador | PCR necessário? |
|---|---|---|---|---|
| Principal | Representa uma alteração significativa no escopo, cronograma ou orçamento do projeto | Adição de um novo requisito ou expansão de um requisito de negócios existente Atraso do cronograma de mais de 14 dias ou atrasará a data de término do projeto Requer financiamento adicional de US$ 100.000 ou mais |
Painel de controle de alterações do projeto | Sim |
| Principal | Representa uma alteração no escopo, no cronograma ou no orçamento do projeto | Esclarecimento de requisitos comerciais Atraso no cronograma de menos de 14 dias que não afeta a data de término do projeto Requer financiamento adicional inferior a US$ 100.000 |
Gerente de projetos | Sim |
| Secundária | Mudança de rotina com pouco ou nenhum impacto no projeto | Não altera as datas de conclusão dos marcos O impacto no orçamento do projeto é inferior a $X ou X% |
Gerente de projetos | Não |
A grande recompensa
As equipes de projeto estão sempre ansiosas para chegar à execução do projeto, às vezes às custas de um planejamento eficaz. É tentador pegar atalhos e presumir que você descobrirá as coisas à medida que avança. Ter um processo de controle de mudanças bem desenvolvido, antes que as mudanças ocorram, trará grandes recompensas e melhores resultados gerais do projeto. Tirar a subjetividade do controle de mudanças permitirá que a equipe do projeto lide com as flutuações de forma eficiente e eficaz. Um plano de gerenciamento de mudanças bem pensado e detalhado que foi aceito pelos membros da equipe do projeto e pelas partes interessadas economizará tempo e dinheiro, algo que os gerentes de projeto nunca se cansam.
| Sobre o promotor Jane Suchan é gerente de programa com experiência em supervisionar iniciativas de negócios de nível empresarial e desenvolver metodologias de gerenciamento de projetos. Jane mora em Seattle, Washington. |
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