Configurando um fluxo de trabalho automatizado entre o Microsoft Forms e o Excel por meio do Power Automate

Configurando um fluxo de trabalho automatizado entre o Microsoft Forms e o Excel por meio do Power Automate

Introdução

Este guia orientará você pelo processo de configuração de um fluxo de trabalho automatizado entre o Microsoft Forms e o Excel usando o Power Automate. O fluxo de trabalho pode adicionar automaticamente os dados de respostas de formulários ao arquivo predefinido do Excel.

Pré-requisitos

Antes de começar, verifique se você tem o seguinte:

• Uma conta do Microsoft 365 com acesso ao Microsoft Forms e Excel (Verifique a descrição do serviço do Microsoft 365)
• Acesso ao Power Automate (Verifique o licenciamento do Power Automate para licenças propagadas do Power Automate para a conta do Microsoft 365)

Guia passo a passo

1. Criar seu formulário da Microsoft

Para começar, você precisará de um Formulário da Microsoft que colete os dados que deseja automatizar. Siga as seguintes etapas:

• Entre na sua conta do Microsoft 365 e navegue até o Microsoft Forms.
• Crie um formulário e projete seu formulário adicionando perguntas e configurando conforme necessário.

2. Configure sua planilha do Excel

Em seguida, prepare uma planilha do Excel para armazenar os dados coletados do formulário:

• Abra o Excel e crie uma nova pasta de trabalho ou use uma pasta de trabalho existente.
• Rotule as colunas para corresponder aos campos no seu Microsoft Form. Por exemplo, se o formulário coletar nomes e endereços de email, as colunas poderão ser rotuladas como "Nome" e "Email".

• Salve a pasta de trabalho no OneDrive ou no SharePoint para que ela possa ser acessada pelo Power Automate.

Se você já tiver um arquivo do Excel vinculado ao formulário (via "Abrir resultado no Excel" na página de resultados do formulário), as colunas serão criadas automaticamente. Você pode ajustar as colunas conforme necessário.

3. Criar um novo fluxo no Power Automate

Agora, você criará um fluxo no Power Automate para vincular seu formulário à planilha do Excel:

• Abra e entre no Power Automate

• e clique em "Criar" no menu à esquerda.

• Selecione "Fluxo de nuvem automatizado" e dê um nome ao seu fluxo (por exemplo, "Automação de formulário para Excel").
• Em "Escolher o gatilho do fluxo", pesquise e selecione "Microsoft Forms".
• Selecione "Quando uma nova resposta for enviada" como o gatilho.

4. Configurar o gatilho

Em seguida, você configurará o gatilho para especificar quais respostas de formulário devem disparar o fluxo:

• Na lista suspensa, selecione o formulário cujos dados você deseja automatizar. Se o formulário não aparecer, cole a ID do formulário da URL do formulário para adicionar o formulário.

• Clique em "Nova etapa" para prosseguir.

5. Adicionar uma ação para obter respostas de formulário

Depois de configurar o gatilho, adicione uma ação para recuperar as respostas do formulário:

• Pesquise "Microsoft Forms" e selecione "Obter detalhes da resposta".

• Escolha seu formulário na lista suspensa.
• No campo "ID de resposta", selecione "ID de resposta" na caixa de conteúdo dinâmico.

6. Adicionar uma ação para preencher a planilha do Excel

Agora, você configurará uma ação para escrever as respostas do formulário em sua planilha do Excel:

• Clique em "Nova etapa" e pesquise por "Excel Online (Business)".
• Selecione "Adicionar uma linha em uma tabela".

• Escolha o local do seu arquivo Excel (OneDrive ou SharePoint), selecione a biblioteca de documentos e navegue até o arquivo que você criou anteriormente.
• Escolha a tabela na planilha em que deseja inserir os dados do formulário.

• Mapeie os campos do formulário para as colunas na tabela do Excel selecionando conteúdo dinâmico para cada coluna.
• Salve o fluxo.

7. Teste seu fluxo

Antes de finalizar, é crucial testar seu fluxo para garantir que ele funcione corretamente:

• Envie uma resposta de teste para o seu Formulário da Microsoft.
• Navegue até Power Automate e Marque o histórico de fluxo para ver se ele foi executado com êxito.

• Abra o arquivo do Excel para verificar se os dados foram gravados com precisão.

Dicas de solução de problemas

Se você encontrar problemas, considere estas etapas de solução de problemas:

• Verifique se todas as conexões (Microsoft Forms, Excel e Power Automate) estão autenticadas e têm as permissões necessárias.
• Marque novamente se sua tabela do Excel foi formatada como uma tabela (use "Formatar como Tabela" no Excel).
• Revise o mapeamento de conteúdo dinâmico para garantir que todos os campos estejam alinhados corretamente.
• Verifique se o arquivo do Excel não tem conexão adicional de sincronização de dados para evitar dados duplicados.