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Com uma linha de totais no Access, é possível ver rapidamente os totais de várias colunas em uma folha de dados. Por exemplo, em uma tabela com informações de compras, podemos mostrar a soma dos preços e das unidades compradas ou uma contagem total dos itens, colocando uma linha de totais na folha de dados:
Observação: Para mostrar o valor da Soma de uma coluna, o tipo de dados da coluna deve ser definido como Número, Decimal ou Moeda. Para colunas não numéricas, você só pode selecionar o tipo de total de Conta.
Adicionar uma linha de Totais
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Clique duas vezes na tabela, consulta ou formulário dividido no Painel de Navegação para abri-lo no Modo Folha de Dados.
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Na guia Página Inicial, vá para o grupo Registros e clique em Totais.
Uma linha de Total será exibida no final da folha de dados:
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Para cada célula na linha de Total onde você deseja que um total apareça, clique na célula e selecione o tipo de total desejado.
Como selecionar o tipo de total
Depois de adicionar a linha de Total, selecione o tipo de valor de totais que é mostrado para cada coluna. Por exemplo, podemos mostrar agregados como somas quando o tipo de dados está definido como Número, Decimal ou Moeda. Uma contagem de valores é possível quando o tipo de dados é um valor de texto.
Vamos ver na folha de dados do exemplo na imagem abaixo o valor total da soma das colunas Preço de Compra e Unidades Compradas e a contagem total da coluna Item:
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Em vez da palavra Totalna primeira coluna, podemos mostrar uma contagem de registro. Clique na linha de totais da coluna Item, clique na seta e selecione Contagem para ver o número total ou a contagem de itens.
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Depois, clique na seta na colunaPreço de Compra e selecione Soma para ver o preço de compra total de todos os itens.
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Repita a etapa anterior na coluna Unidades Compradas para ver o total de unidades compradas.
Observação: Apesar de não ser possível excluir ou recortar a linha de Totais, ela pode ser ocultada ao clicar em Totais na guia Início.
Entender a função Soma e outras funções de agregação
Funções de agregação executa cálculos em colunas de dados e retornam um único resultado. Você usa funções agregadas quando precisa calcular um único valor, como uma soma ou uma média. Conforme você continuar, lembre-se de usar funções agregadas com colunas de dados. Isso pode parecer uma declaração óbvia, mas quando você cria e usa um banco de dados, você tendem a se concentrar em linhas de dados e registros individuais — você tem certeza de que os usuários podem inserir dados em um campo, mover o cursor para a direita ou para a esquerda e preencher o próximo campo e assim por diante. Por outro lado, você usa funções de agregação para se concentrar em grupos de registros em colunas.
Por exemplo, digamos que você use o Access para armazenar e controlar dados de vendas. É possível usar funções de agregação para contar o número de produtos vendidos em uma coluna, calcular o valor total das vendas em uma segunda coluna e calcular o valor médio das vendas de cada produto em uma terceira coluna.
Esta tabela relaciona e descreve as funções de agregação que o Access fornece na linha de totais. Lembre-se de que o Access fornece funções de agregação adicionais, mas você deve usá-las em consultas.
Função | Descrição | Usar com os tipos de dados | Disponível na linha de totais? |
|---|---|---|---|
|
Média |
Calcula o valor médio de uma coluna. A coluna deve conter dados numéricos, de moeda ou de data e hora. A função ignora valores nulos. |
Número, decimal, moeda, data/hora |
Sim |
|
Contagem |
Calcula o número de itens em uma coluna. |
Todos os tipos de dados, exceto dados escalares recorrentes complexos, como uma coluna de listas de múltiplos valores. Para obter mais informações sobre listas com vários valores, consulte o guia artigos para campos de vários valores e criar ou excluir um campo de vários valores. |
Sim |
|
Máximo |
Retorna itens com o valor mais alto. No caso de dados de texto, o valor mais alto corresponde ao último valor alfabético; o Access ignora maiúsculas e minúsculas. A função ignora valores nulos. |
Número, decimal, moeda, data/hora |
Sim |
|
Mínimo |
Retorna itens com o valor mais baixo. No caso de dados de texto, o valor mais baixo corresponde ao primeiro valor alfabético; o Access ignora maiúsculas e minúsculas. A função ignora valores nulos. |
Número, decimal, moeda, data/hora |
Sim |
|
Desvio padrão |
Mede o grau de dispersão dos valores em um valor médio (uma média). Para saber mais, confira o tópico Mais informações sobre as funções "Desvio padrão" e "Variação", na seção a seguir. |
Número, decimal, moeda |
Sim |
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Soma |
Adiciona itens em uma coluna. Funciona apenas com dados numéricos e de moeda. |
Número, decimal, moeda |
Sim |
|
Variação |
Mede a variação estatística de todos os valores na coluna. É possível usar esta função apenas com dados numéricos e de moeda. Quando a tabela contém menos de duas linhas, o Access retorna um valor nulo. Para saber mais sobre funções de variação, confira o tópico Mais informações sobre as funções "Desvio padrão" e "Variação", na seção a seguir. |
Número, decimal, moeda |
Sim |
Mais informações sobre as funções "Desvio Padrão" e "Variação"
As funções Desvio Padrão e Variação calculam valores estatísticos. Especificamente, calculam onde os valores são clusterizados em relação à própria média, em uma distribuição padrão (Curva do Sino).
Por exemplo, digamos que você reúna dez ferramentas aleatoriamente, identificadas com a mesma máquina, e mede a resistência à ruptura: um processo que visa testar a máquina e as medidas de controle de qualidade. Quando calcula a média de resistência à ruptura, você pode observar que a maioria das ferramentas têm uma resistência próxima dessa média, ao passo que algumas apresentam menor resistência e outras uma resistência acentuada. No entanto, se calcular apenas a média da resistência à ruptura, esse valor não informará sobre o desempenho do processo do controle de qualidade, pois algumas ferramentas excepcionalmente fortes ou fracas podem causar um desvio na média para cima ou para baixo.
As funções Variação e Desvio Padrão contornam esse problema, informando a proximidade dos valores em relação à média. No caso da resistência à ruptura, os menores números retornados por qualquer uma das funções indicam que os processos de fabricação estão funcionando bem, porque algumas das ferramentas apresentam resistência à ruptura acima ou abaixo da média.
Este artigo não proporciona uma discussão completa sobre variação e desvio padrão. Para saber mais sobre esses temas, você pode acessar vários sites sobre estatísticas na Web. Quando usar as funções Variação e Desvio Padrão, lembre-se das seguintes regras:
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As funções ignoram valores nulos.
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A função Variação usa a seguinte fórmula:
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A função Desvio Padrão usa a seguinte fórmula:
