Gerenciar as informações que você compartilha em Meu Site e no perfil

Este artigo de ajuda descreve as maneiras de compartilhar informações por meio de seu Meu Site e perfil e fornece algumas etapas para ajudá-lo a gerenciar a quantidade de informações que você compartilha.

O que você deseja fazer?

• Visão geral
• Compartilhando e gerenciando o acesso ao conteúdo em seu Meu Site
• Entendendo como as pessoas adicionam colegas e seguem atividades
• Trabalhar com marcas, classificações, notas e mensagens de status
• Noções básicas sobre sugestões de colegas e de palavra-chave
• Gerenciamento do acesso a algumas informações no seu perfil

Visão Geral

Compartilhar informações sobre você pode ajudá-lo a se conectar com outras pessoas e construir sua rede profissional. É importante, no entanto, entender os tipos de informações que você está compartilhando e o quão amplamente você as está compartilhando. Por exemplo, talvez você queira compartilhar informações pessoais, como seu número de celular, apenas com seu grupo de trabalho ou gerente, em vez de todos na organização.

Além disso, você deve marcar se sua organização tem políticas sobre o compartilhamento de informações. Por exemplo, sua organização pode ter políticas sobre quais tipos de informações devem e não devem ser armazenadas online ou pode exigir um processo de aprovação para alguns tipos de conteúdo.

Aqui estão algumas das principais maneiras pelas quais as informações são compartilhadas por meio de seu Meu Site:

• Conteúdo em seu Meu Site, incluindo documentos, listas e blogs
• Marcas e notas que você aplica a páginas e documentos
• Sugestões de palavras-chave e colegas que você aprovou, que podem ser usados para atualizar rapidamente seu Meu Site para que você possa interagir com outras pessoas
• Informações pessoais, como informações de contato, interesses, responsabilidades, colegas e associações de listas de email no seu perfil e quaisquer atualizações feitas nos detalhes do seu perfil

Lembre-se de que sua organização pode personalizar seu Meu Site, por exemplo, controlando quais tipos de informações você pode adicionar ou personalizar. Sua organização também pode adicionar informações ao Meu Site a partir de outras fontes de dados, como um banco de dados de recursos humanos.

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Compartilhando e gerenciando o acesso ao conteúdo em seu Meu Site

Seu Meu Site já vem com três opções para o compartilhamento de documentos:

• Documentos Compartilhados Use essa biblioteca para armazenar documentos que você deseja compartilhar com várias pessoas. Dependendo de como seu Meu Site está configurado, você pode editar as permissões para a biblioteca, bem como pastas e itens específicos.
• Documentos Privados Use essa biblioteca para documentos que você não deseja compartilhar com outras pessoas. Armazenar documentos nessa biblioteca pode ser útil, por exemplo, se você costuma precisar acessar um documento de computadores diferentes, mas não pretende compartilhar o documento com seus colegas.

Dependendo de como seu Meu Site está configurado, você também pode adicionar outros conteúdos, como outras bibliotecas, listas e um site de blog para compartilhar suas ideias.

Você pode gerenciar as permissões para esses itens, da mesma forma que as pessoas gerenciam as permissões para conteúdo em outros sites. As permissões podem ser personalizadas no nível do site, bem como para listas, bibliotecas, pastas, documentos específicos e itens de lista.

Na guia Conteúdo do seu perfil, as pessoas também podem exibir documentos públicos criados por você em outros sites do SharePoint dos quais você é membro, se tiverem permissão para exibir esse conteúdo.

Sua organização pode ter políticas adicionais sobre quais tipos de documentos você pode armazenar em Meu Site.

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Entendendo como as pessoas adicionam colegas e seguem atividades

Você pode acompanhar as atividades dos colegas, para que possa ver quando eles marcam um artigo interessante, postam uma anotação no Quadro de Anotações de alguém ou alteram os cargos. Suas atividades aparecem em ordem cronológica inversa em seu News feed. Por outro lado, as pessoas em sua organização podem adicioná-lo como colega e seguir suas atividades em seus feeds de notícias.

People pode adicionar você como colegas e acompanhar suas atividades, independentemente de você adicioná-los ou não como colegas, e vice-versa. Se você estiver interessado nas atividades dessa pessoa, convém adicioná-la como um colega, para que você também possa acompanhar suas atividades. Algumas atividades, como aplicar uma palavra-chave que outra pessoa listou como interesse, podem aparecer no News feed de qualquer pessoa que tenha permissão para exibir seu Meu Site.

Dependendo de como o administrador configurou seu Meu Site, você pode alterar quais atividades vê no seu News feed editando a seção Preferências do seu perfil. Por exemplo, você pode escolher se deseja ou não receber uma notificação em seu News feed quando um colega mudar de equipe ou escrever uma nota na página de perfil de alguém. As configurações não alteram quais atividades suas pessoas podem ver em seus feeds de notícias.

Dependendo de como seus Meus Sites estão configurados, você pode receber uma notificação por email quando alguém o adicionar como colega. A mensagem informa que alguém adicionou você como colega e está acompanhando suas atividades, mas não oferece a opção de recusar se essa pessoa pode ou não adicionar você como colega.

Se você não quiser ser notificado quando alguém adicionar você como colega, use o seguinte procedimento:

1. Siga um destes procedimentos:

   • Se você já estiver exibindo o perfil ou uma página de alguém em Meu Site, clique em Meu Perfil.
   • Se você estiver exibindo um tipo diferente de página no site do SharePoint, clique em seu nome no canto superior direito Nome do e clique em Meu Perfil.

2. Clique em Editar Meu Perfil.

3. Na seção Preferências, ao lado de Email Notificações, desmarque a caixa marcar Notificar-me quando alguém me adicionar como colega.

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Trabalhar com marcas, classificações, notas e mensagens de status

Marcas, anotações e mensagens de status são maneiras de descobrir informações e se conectar com outras pessoas em sua organização.

Rótulos

Se a marcação social tiver sido habilitada pelo administrador, você poderá marcar o conteúdo, para que possa lembrar, classificar ou compartilhar facilmente com outras pessoas. Você pode marcar páginas e documentos em um site do SharePoint, bem como outras páginas da intranet e da Internet. Ao aplicar uma marca, você pode especificar se ela é pública ou privada.

Para ajudar as pessoas a descobrir conteúdo de interesse, há diferentes maneiras de ver quando alguém aplicou uma marca pública ao conteúdo, desde que as pessoas tenham permissão para visualizar o conteúdo:

• Você pode receber atualizações em seu News feed quando um de seus colegas aplica uma tag ao conteúdo que você tem permissão para exibir. Seus colegas também podem ver quando você aplica marcas ao conteúdo que eles têm permissão para exibir.
• Se você adicionou palavras-chave à seção Interesses do seu perfil, poderá ver quando as pessoas usam essa palavra-chave como uma marcação, desde que você tenha permissão para visualizar o conteúdo marcado. Por exemplo, se você estiver seguindo "fotografia" como um interesse e alguém usar o termo "fotografia" em uma tag pública, você receberá uma atualização em seu News feed.
• Por outro lado, outras pessoas podem ver quando você usa uma palavra-chave que elas adicionaram como interesse. Quando as pessoas seguem uma palavra-chave como um interesse, elas não precisam ser colegas para receber uma atualização quando alguém marca conteúdo com essa palavra-chave ou compartilha um interesse comum.
• A seção Atividades recentes em seu perfil mostra quando você marcou conteúdo recentemente, se o visualizador tiver permissão para visualizar o conteúdo. Se as pessoas tiverem permissão para exibir seu perfil, elas poderão ver sua seção Atividades Recentes , independentemente de estarem ou não seguindo você como colega.

Suas marcas também aparecem em uma coleção de marcas, às vezes conhecida como nuvem de marcas, que as pessoas podem exibir em seu perfil. People também pode exibir mais informações sobre uma marca, bem como atividades recentes relacionadas a uma marca, como quando alguém aplicou essa marca. As marcas que você aplica também podem interagir com palavras-chave corporativas gerenciadas centralmente pela sua organização. Para obter mais informações, consulte a pessoa que gerencia conjuntos de termos e palavras-chave corporativas para sua organização.

Você pode marcar uma marca como pública ou privada. Se você criar uma tag como uma tag pública, mas marcá-la como privada ou excluí-la mais tarde, isso não afetará a atualização que as pessoas recebem em seus News feeds quando a tag foi criada pela primeira vez. A atualização inicial sobre a tag permanecerá nos feeds de notícias das pessoas. Quando você marca uma marca como privada, a URL ou o documento para o qual a marca aponta não pode mais ser acessado pelos usuários. No entanto, os usuários ainda poderão ver o texto da marca marcada como privada.

Classificações

Se o recurso de classificações tiver sido habilitado em uma biblioteca, as pessoas com permissão para acessar o conteúdo poderão classificá-lo com um sistema de estrelas. Dependendo de como a biblioteca está configurada, o autor e as pessoas que têm permissão para exibir o conteúdo verão o número total de classificações do documento, mas não os detalhes sobre quem aplicou a classificação (por exemplo, os nomes de usuário não são exibidos ao lado das classificações). No entanto, o Microsoft Servidor do SharePoint armazena nomes de usuário, e os nomes de usuário podem ser acessados por programas e soluções compatíveis com o SharePoint.

Se as pessoas adicionarem você como colega, elas receberão uma atualização no feed de notícias quando você avaliar o conteúdo, desde que tenham permissão para visualizar o conteúdo. Eles podem ver um link para o conteúdo que você classificou e a classificação que você aplicou a ele. Uma atualização também aparece na seção Atividades Recentes do seu perfil, que pode ser exibida por qualquer pessoa que tenha permissão para exibir seu Meu Site e o conteúdo que você classificou.

Anotações

Você pode escrever anotações sobre documentos e páginas, que as pessoas podem exibir quando visitam os documentos e páginas onde as anotações foram aplicadas. Você também pode escrever notas sobre os perfis de outras pessoas, bem como o seu próprio perfil.

People que seguem suas atividades como colega receberão uma atualização em seu News feed sobre as notas que você escreve. A seção Atividades recentes em seu perfil mostra as anotações que você escreveu recentemente em diferentes partes do conteúdo, se o visualizador tiver acesso ao conteúdo.

As anotações que você postar ficarão visíveis para todos. Você pode editar ou excluir uma nota depois de criá-la, mas isso não afetará a atualização que as pessoas recebem em seus feeds de notícias ou que aparece em suas Atividades Recentes quando a nota é criada pela primeira vez.

Mensagens de status

Você pode compartilhar suas ideias por meio de uma breve mensagem de status, que aparece ao lado do seu nome e foto quando as pessoas acessarem seu perfil.

People que seguem suas atividades como colega receberão uma atualização em seu News feed quando você alterar sua mensagem de status. Atualizações em sua mensagem de status também aparecem na seção Atividades Recentes em seu perfil. Você pode editar ou excluir uma mensagem de status, mas isso não afetará a atualização original que as pessoas recebem em seus feeds de notícias ou que aparece em suas Atividades Recentes.

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Noções básicas sobre sugestões de colegas e de palavra-chave

Dependendo de como seu Meu Site está configurado e quais programas estão instalados, você pode receber sugestões de colegas e palavras-chave para ajudá-lo a se conectar mais rapidamente com pessoas e informações.

Essas sugestões podem ser baseadas em como você usa programas compatíveis com o SharePoint, como o Microsoft Outlook 2010.

O recurso Suplemento Colega do Servidor do SharePoint no Outlook 2010, por exemplo, verifica sua pasta de email enviado para procurar nomes e palavras-chave específicos e a frequência desses nomes e palavras-chave. A lista é atualizada periodicamente e armazenada no disco rígido do seu computador.

Você pode ver a lista de possíveis colegas na página Adicionar colegas do seu perfil, onde você pode aprovar ou rejeitar os colegas.

Você pode ver uma lista de palavras-chave sugeridas ao editar seu perfil e pode aprovar ou rejeitar as palavras-chave. As palavras-chave aprovadas são adicionadas às seções Pergunte-me ouInteresses do seu perfil.

Gerencie se seus emails enviados são ou não analisados para sugestões de colegas e de palavra-chave

Você pode recusar a análise de seu email gerenciando as configurações em alguns programas de email. Por exemplo, você pode usar o procedimento a seguir no Outlook 2010 para desativar a análise de email. Se você estiver usando outro programa que possa analisar emails enviados em busca de sugestões de colegas e de palavras-chave, consulte a Ajuda em seu programa.

1. No Outlook 2010, clique no menu Arquivo e em Opções.
2. Clique em Avançado e role até a seção Outros .
3. Desmarque a opção Permitir análise de emails enviados para identificar as pessoas que você costuma enviar emails e os assuntos que costuma discutir e carregue essas informações na caixa de marcar padrão do Servidor do SharePoint.
4. Clique em OK.

Gerenciar se o Servidor do SharePoint envia ou não sugestões para colegas e palavras-chave no email

Dependendo de como seu Meu Site está configurado, você pode receber sugestões por email para colegas e palavras-chave a serem adicionadas. Você pode recusar o recebimento desses emails usando o procedimento a seguir no Servidor do SharePoint.

1. Siga um destes procedimentos:

   • Se você já estiver exibindo o perfil ou uma página de alguém em Meu Site, clique em Meu Perfil.
   • Se você estiver exibindo um tipo diferente de página no site do SharePoint, clique em seu nome no canto superior direito Nome do e clique em Meu Perfil.

2. Clique em Editar Meu Perfil.

3. Role até a seção Preferências e, ao lado de Email Notificações, desmarque a caixa marcar Enviar-me sugestões para novos colegas e palavras-chave.

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Gerenciamento do acesso a algumas informações no seu perfil

Dependendo de como seu perfil está configurado, você pode usar categorias de privacidade para especificar que apenas algumas pessoas podem exibir alguns dos detalhes em seu perfil, suas associações a sites e listas de distribuição e sua lista de colegas. Por exemplo, talvez você queira que todos que possam exibir seu perfil vejam todos os sites dos quais você é membro.

Os detalhes no seu perfil podem conter algumas informações do seu administrador, mas você pode editar quem vê alguns dos detalhes pessoais, como seu número de telefone pessoal.

A página Associações no perfil contém uma lista de sites e listas de distribuição aos quais você pertence. Dependendo de como seu Meu Site está configurado, você pode aplicar a categoria de privacidade a cada associação.

Seus colegas normalmente incluem membros de sua equipe, bem como outras pessoas cujas atividades você deseja seguir. Você pode organizar seus colegas em grupos, mas só pode gerenciar quem vê seus colegas aplicando as seguintes categorias de privacidade:

• Todos
• Meus colegas
• Minha Equipe
• Meu Gerente
• Somente Eu

Aplique categorias de privacidade aos detalhes do seu perfil, associações e lista de colegas

Você pode alterar as categorias de privacidade dos detalhes do seu perfil, associações e lista de colegas em seu perfil.

1. Siga um destes procedimentos:

   • Se você já estiver exibindo o perfil ou uma página de alguém em Meu Site, clique em Meu Perfil.
   • Se você estiver exibindo um tipo diferente de página no site do SharePoint, clique em seu nome no canto superior direito Nome do e clique em Meu Perfil.

2. Para editar alguns detalhes do seu perfil, em nossa imagem, clique em Editar Meu Perfil.

3. Para editar as associações, clique em Associações. Marque a caixa de marcação ao lado das associações que deseja alterar e clique em Editar Associações.

4. Para editar sua lista de colegas, clique em Colegas, marque as caixas de marcar ao lado dos colegas cujas configurações você deseja alterar e clique em Editar Colegas.

5. Faça as alterações desejadas e clique em OK.

Adicionar um colega à sua equipe

Você pode aplicar a configuração de privacidade Minha Equipe a alguns detalhes em seu perfil, suas associações ou sua lista de colegas, se desejar gerenciar quem tem acesso para visualizá-los. Por exemplo, você pode compartilhar um item apenas com sua equipe, em vez de todos os seus colegas ou com todos que tenham acesso para exibir seu perfil.

Você pode adicionar alguém à sua equipe, desde que ele tenha permissões para exibir seu Meu Site, seja alguém diretamente em seu departamento ou alguém com quem você trabalha em estreita colaboração em outro departamento.

1. Siga um destes procedimentos:

   • Se você já estiver exibindo o perfil ou uma página de alguém em Meu Site, clique em Meu Perfil.
   • Se você estiver exibindo um tipo diferente de página no site do SharePoint, clique em seu nome no canto superior direito Nome do e clique em Meu Perfil.

2. Clique em Colegas, selecione o colega que deseja adicionar à sua equipe e clique em Editar Colegas. Você pode selecionar vários colegas, se quiser.

3. Na seção Adicionar ao Grupo , em Adicionar à Minha Equipe, clique em Sim.

4. Clique em OK.

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