O novo Outlook oferece uma nova e poderosa experiência de e-mail que pode ajudar os administradores executivos e delegados a tornarem-se mais produtivos no seu trabalho diário. Este artigo captura algumas novas sugestões do Outlook para o calendário e e-mail que são úteis para administradores executivos. Para começar, recomendamos que experimente o novo Outlook.
Queremos saber como podemos melhorar a experiência para administradores executivos e delegados! Pode submeter o seu feedback aqui.
Observação
O acesso delegado só está disponível se estiver a utilizar uma conta escolar ou profissional no Microsoft 365 ou com o Exchange Online.
Partilhar e aceder a um calendário com permissões de edição ou delegação
Partilhar a gestão de categorias com um delegado
Adicionar novos calendários partilhados ou delegados
Adicionar e ver caixas de correio e pastas partilhadas ou delegadas
Gerir e utilizar categorias de executivos como delegado
Sugestões para assistentes executivos no correio e calendário
Partilhar e aceder a um calendário com permissões de edição ou delegação
Para saber como partilhar e aceder a um calendário com permissões de edição ou delegação no Outlook, consulte Partilhar e aceder a um calendário com permissões de edição ou delegação no Outlook.
Partilhar o acesso à gestão de categorias com um delegado
No painel de navegação, selecione Calendar
.No separador Base, selecione Partilhar Calendar.
Na página Partilha e permissões , escreva o nome ou endereço de e-mail da pessoa com quem pretende partilhar o seu calendário e atribua acesso delegado. Embora possa partilhar o seu calendário com mais do que uma pessoa, só pode adicionar uma pessoa de cada vez a partir de Outlook na Web.
Depois de adicionar a pessoa que você deseja que gerencie seu calendário, selecione a lista suspensa ao lado do nome dela e escolha o nível de acesso que você deseja que ela tenha.
Selecione Representante conceder as mesmas permissões de um editor, e ela receberá solicitações de reunião e respostas em seu nome.
Para permitir que o delegado faça a gestão das suas categorias, selecione a caixa marcar Permitir ao delegado gerir categorias.
Depois que você terminar de adicionar a pessoa com quem você deseja compartilhar seu calendário e tiver escolhido que permissão deseja dar a ela, selecione Compartilhar. Se preferir não compartilhar o calendário agora, selecione Remover.
A pessoa com a qual você compartilhou seu calendário receberá uma mensagem de email informando sobre isso. Quando ela selecionar o botão Aceitar no convite, ele adicionará seu calendário à lista de calendários dela.
Para saber mais, visite Partilhar e aceder a um calendário com permissões de edição ou delegação no Outlook.
Ver calendários partilhados
Os calendários partilhados ou delegados poderão não aparecer por predefinição no novo Outlook. Para ver os calendários partilhados, clique em Mostrar tudo na lista de calendários e veja os calendários partilhados nos calendários do People. Em seguida, selecione o calendário que lhe interessa e, em seguida, selecione Vista dividida no friso para ver múltiplos calendários lado a lado.
Adicionar novos calendários partilhados ou delegados
Pode adicionar um novo calendário partilhado ou delegado a partir do e-mail que recebeu para gerir o convite ou diretamente a partir do calendário.
Para adicionar diretamente do seu calendário, clique em Adicionar calendário. Em seguida, selecione Adicionar do diretório e selecione o executivo ou membro da equipa cujo calendário pretende adicionar.
Observação
Pode adicionar o calendário de qualquer membro de equipa e ver os detalhes de partilha de calendário predefinidos dos mesmos (para a maioria das organizações, normalmente trata-se de uma partilha de disponibilidade).
Adicionar e ver caixas de correio e pastas partilhadas ou delegadas
Para adicionar caixas de correio e pastas partilhadas ou delegadas, clique nos três pontos junto à pasta Partilhado comigo na sua conta e selecione Adicionar pasta ou caixa de correio partilhada.
Em seguida, selecione a conta partilhada ou de delegado que pretende adicionar. Em seguida, pode ver a caixa de correio ou pastas partilhadas em Partilhado comigo.
Gerir e utilizar categorias de executivos como delegado
Se lhe tiver sido concedida a permissão de gestão de categorias, tem de aceitar as permissões e reiniciar o Outlook para gerir a lista de categorias do seu executivo nas Definições
.
Agora pode criar novas categorias em nome do executivo que concedeu a permissão. Também pode aplicar estas categorias aos eventos de Correio e Calendar do executivo.
Ver e criar categorias para um executivo:
- Aceda a Definições do Outlook .
- Selecione Categorias de Contas>.
- Selecione a conta do executivo na lista pendente para ver as respetivas categorias.
- A partir daqui, pode Criar novas categorias.
Aplique categorias a Calendar reuniões e eventos:
- No Outlook, aceda a Calendar .
- Expanda a secção denominada calendários
do People e selecione o calendário do seu executivo. - Selecione e mantenha (ou clique com o botão direito do rato) uma das suas reuniões ou eventos e, em seguida, selecione Categorizar
- Para adicionar uma categoria existente, selecione-a na lista ou escolha Nova categoria. Introduza um nome para a nova categoria e escolha uma cor.
- Selecione Salvar.
Observação
- Neste momento, só pode criar categorias em nome de outra pessoa. A capacidade de editar, adicionar aos favoritos ou eliminar categorias existentes em nome de outra pessoa ainda não é suportada.
- Além disso, pode demorar até 30 minutos para que a nova categoria seja refletida no calendário da outra pessoa.
Eis algumas sugestões de calendário e de correio para ajudar os assistentes executivos e delegados a gerir melhor as suas necessidades de gestão de tempo no novo Outlook.
Calendar sugestões
Encontre tempo e solicite o evento presencial
Ao agendar uma reunião, clique em Encontrar uma hora para encontrar facilmente intervalos de tempo adequados nos calendários dos participantes. Pode ver a disponibilidade ao pairar com o rato sobre o ícone de participante.
Também pode solicitar a participação presencial ativando o botão de alternar para o evento presencial . Pode ainda adicionar uma ligação de reunião do Teams para os participantes que possam não conseguir participar pessoalmente.
Utilizar o Assistente de Agendamento
Utilize o assistente de agendamento para encontrar facilmente tempo para reuniões. No novo Outlook, pode ver os fusos horários e etiquetas de agenda dos participantes no Assistente de Agendamento.
Tenha em atenção que os fusos horários dos participantes são apresentados apenas se pelo menos um participante estiver num fuso horário diferente.
Utilizar o Assistente de Agendamento para ajudar a agendar as suas reuniões
Reuniões online automáticas
No novo Outlook, todas as reuniões são online por predefinição. O botão de alternância de reunião do Teams é ativado quando você adiciona participantes a uma reunião. Ao contrário do Outlook clássico, o link e os detalhes da reunião do Teams são adicionados após o envio do convite. Em seguida, você pode exibir o convite da reunião para ver e copiar os detalhes da reunião do Teams.
Estamos trabalhando para atualizar esse comportamento e pré-criar links de reunião para que você veja a experiência corresponder ao Outlook clássico no futuro.
Observação
Você pode atualizar todas as configurações online de Configurações>, Calendário>, Eventos** e convites, e habilitar ou desabilitar Adicionar reunião online a todas as reuniões.
Se você estiver usando provedores de reuniõesonline de terceiros , como Zoom ou Cisco WebEx, você também os verá como opções de provedor de reunião nesta configuração, desde que tenha o suplemento da Web instalado.
Ocultar lista de participantes
Agora você pode optar por ocultar a lista de participantes para que não fique visível para os usuários que recebem o convite da reunião. Ao criar uma nova reunião, selecione Opções de resposta e clique em Ocultar lista de participantes
Os participantes podem adicionar salas
No novo Outlook, os participantes podem adicionar salas encaminhando o convite da reunião para as salas relevantes. A sala de reunião ficará visível para todos os participantes.
Editar eventos em uma série
O Novo Outlook para Windows oferece as seguintes opções para editar uma série de reuniões:
- Este evento: Atualizações apenas a instância selecionada da série de reuniões.
- Este e todos os seguintes eventos: Atualizações a instância selecionada e todas as ocorrências futuras na série, deixando as instâncias anteriores inalteradas. (Esta opção não está disponível no Outlook clássico para Windows.)
- Todos os eventos da série: Atualizações todas as instâncias da série de reuniões.
Alterar um compromisso, uma reunião ou um evento no Outlook
Duplicar uma reunião
Clique com o botão direito do mouse em um evento na superfície do calendário e selecione Duplicar evento para duplicá-lo.
Adicionar vários fusos horários no calendário
Gerencie facilmente reuniões em diferentes fusos horários no Novo Outlook. O novo Outlook permite adicionar até 20 fusos horários no calendário, enquanto o Outlook clássico permite adicionar apenas 3 fusos horários.
Usar categorias executivas no calendário
Selecione e segure (ou clique com o botão direito do mouse) um evento no modo de exibição de calendário e selecione Categorizar para aplicar as categorias de um executivo. Planejamos permitir que os administradores executivos editem, adicionem aos favoritos e excluam categorias executivas no futuro.
Receber notificações de calendário compartilhado
No novo Outlook, os usuários podem optar por receber notificações sobre alterações em eventos no calendário compartilhado. Essa funcionalidade é estendida para a entidade principal executiva e para os representantes.
Você pode selecionar os calendários que deseja optar por receber notificações de Configurações>, Calendário>, Calendários Compartilhados,> Atualizações do Calendar.
Receber notificações de um calendário compartilhado no Outlook
Não enviar resposta RSVP rastreado
No Outlook clássico, se o usuário escolher Não enviar resposta durante a RSVP, o organizador não poderá acompanhar essa RSVP individual.
No entanto, no novo Outlook, se o usuário desmarcar o organizador de Email durante a confirmação de presença (RSVPing), mesmo que não haja um email de resposta visível enviado ao organizador, o organizador ainda poderá rastrear essa confirmação de presença enquanto o organizador e o participante da confirmação de presença estiverem no mesmo locatário (ou organização) do M365.
Planejamos dar suporte ao rastreamento de RSVP em diferentes locatários no futuro.
Preserve as reuniões recusadas no calendário e confirme presença nas reuniões na caixa de entrada
Preserve as reuniões recusadas no calendário para que você ainda possa estar ciente delas e atualizar o RSVP mais tarde, se necessário. Isso pode ser ativado selecionando Configurações>Calendar>Eventos e convites e clicando na caixa de seleção Salvar eventos recusados.
As reuniões para as quais a confirmação de presença também podem ser mantidas na caixa de entrada para que você possa encontrá-las facilmente mais tarde. Isso pode ser feito em Configurações>, Calendário>, Eventos e convites>,Convites de outras pessoas e selecionando Excluir convites da caixa de entrada após responder.
Essas configurações terão que ser habilitadas na caixa de correio do executivo para que sejam respeitadas na pasta do calendário e da caixa de entrada do delegado, respectivamente.
Siga uma reunião à qual você não pode comparecer
A nova opção RSVP permite que você informe ao organizador que você não pode comparecer, mas deseja ser mantido informado. Você continuará a ter acesso ao chat da reunião e a todas as gravações e anotações da reunião, se estiverem disponíveis. Esta é uma ótima maneira de se manter informado sobre discussões das quais você ou seus executivos não podem participar.
RSVP presencial ou virtualmente
Quando você quiser saber quantas pessoas participarão de um evento presencial ou virtualmente, crie um evento presencial ativando a alternância Evento presencial ao lado do campo de local. Embora esteja marcando o evento como "presencial", você também pode adicionar uma reunião do Teams para aqueles que não podem comparecer ao escritório e ainda querem participar.
Os destinatários agora verão as opções de RSVP para Sim, pessoalmente, Sim, virtualmente e Sim sem informações de presença.
Enviar atualização para os participantes adicionados/removidos
Agora você pode enviar atualizações de reunião apenas para os participantes adicionados/removidos, em vez de todos na lista de destinatários.
Arrastar e soltar emails e anexos
O novo Outlook permite arrastar e soltar emails e anexos no formulário da reunião para manter seus fluxos de trabalho eficientes.
Copiar e exportar participantes da reunião
O novo Outlook apresenta agora recursos aprimorados de gerenciamento de participantes, incluindo:
- Copiar: copie e cole facilmente as informações dos participantes diretamente da interface
- Classificar: em ordem alfabética Classifique a lista de participantes por nome de exibição (em breve)
- Pesquisa: encontre participantes rapidamente com apenas alguns toques de teclado (em breve)
- Download: Exportar detalhes de acompanhamento dos participantes para um arquivo .csv para uso externo (em breve)
Dicas de email
Filtros de email e regras para administradores executivos
No novo Outlook, os administradores executivos podem usar o filtro de email com convites de calendário para encontrar facilmente os convites para reuniões.
Você também pode configurar uma regra de Email recebido para outras pessoas para a conta do seu executivo e movê-la automaticamente para uma pasta separada e categorizá-la como quiser.
Arrastar e soltar emails para criar tarefas
Fique por dentro de tudo sem esforço arrastando emails para o Meu Dia para transformá-los em tarefas.
Fixar emails para acesso rápido
Agora você pode fixar um email para aparecer no topo da caixa de entrada, economizando tempo de ter que voltar e procurá-lo. Passe o mouse ou clique com o botão direito do mouse no email e selecione Fixar para fixá-lo.
Agendar quando enviar emails
No mundo do trabalho híbrido de hoje, seu dia pode ser a noite de outra pessoa, então você não quer enviar um email para alguém no meio da noite. Com o novo Outlook, é simples enviar um email quando você quiser. Basta selecionar a seta suspensa ao lado de Enviar e escolher Agendar envio.
Adiar email
Com o recurso soneca, você pode agendar um horário para que o email seja entregue novamente em sua caixa de entrada, aparecendo no horário desejado, para que você possa lidar com ele quando for o momento certo para você. Basta clicar com o botão direito do mouse em qualquer mensagem e escolher Adiar ou selecionar Adiar na faixa de opções. Em seguida, escolha o horário em que deseja que ela seja entregue.
Desfazer hora de envio
O novo Outlook oferece a opção de desfazer envio. Depois de enviar um email, você poderá ver a opção desfazer por até 10 segundos. Você pode navegar até Configurações>,Email>, Compose e Responder>,Desfazer Envio, para gerenciar essa configuração.
Configurar a Ausência Temporária
Você pode configurar Respostas Automáticas para quando estiver fora do escritório. Você também pode bloquear seu calendário e recusar automaticamente novas reuniões dessa experiência. Para configurar respostas automáticas, navegue até Configurações>Contas Respostas>automáticas.
Usar Mala Direta
O novo Outlook oferece suporte ao recurso básico de Mala Direta. Em um Novo email, selecione a lista suspensa Enviar e selecione Iniciar mala direta. Cada destinatário receberá sua própria cópia do email sem outros destinatários listados.
A mala direta avançada estará disponível em breve e permitirá campos variáveis no email que podem ser preenchidos com valores definidos na lista. Siga este item de roteiro para obter mais detalhes.
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