O Novo Outlook traz uma nova e poderosa experiência de email que pode ajudar administradores executivos e delegados a se tornarem mais produtivos em seu trabalho diário. Este artigo captura algumas novas dicas do Outlook para calendário e email que são úteis para administradores executivos. Para começar, incentivamos você a experimentar o Novo Outlook.
Queremos ouvir como podemos melhorar a experiência para administradores executivos e delegados! Você pode enviar seus comentários aqui.
Observação
O acesso de delegado só estará disponível se você estiver usando uma conta corporativa ou escolar no Microsoft 365 ou com Exchange Online.
Compartilhar e acessar um calendário com permissões de edição ou delegado
Compartilhar gerenciamento de categoria com um delegado
Exibir calendários compartilhados
Adicionar novos calendários compartilhados ou delegados
Adicionar e exibir pastas e caixas de correio compartilhadas ou delegada
Gerenciar e usar as categorias do executivo como delegado
Dicas para assistentes executivos no email e no calendário
Compartilhar e acessar um calendário com permissões de edição ou delegado
Para saber como compartilhar e acessar um calendário com permissões de edição ou delegado no Outlook, consulte Compartilhar e acessar um calendário com permissões de edição ou delegado no Outlook.
Compartilhar acesso de gerenciamento de categoria com um delegado
No painel de navegação, selecione Calendar
.Na guia Página Inicial, selecione Compartilhar Calendar.
Na página Compartilhamento e permissões , digite o nome ou o endereço de email da pessoa com quem deseja compartilhar seu calendário e atribua acesso de delegado. Embora você possa compartilhar seu calendário com mais de uma pessoa, você só pode adicionar uma pessoa por vez de Outlook na Web.
Depois de adicionar a pessoa que você deseja que gerencie seu calendário, selecione a lista suspensa ao lado do nome dela e escolha o nível de acesso que você deseja que ela tenha.
Selecione Representante conceder as mesmas permissões de um editor, e ela receberá solicitações de reunião e respostas em seu nome.
Para permitir que o delegado gerencie suas categorias, selecione a caixa marcar para Permitir que o delegado gerencie categorias.
Depois que você terminar de adicionar a pessoa com quem você deseja compartilhar seu calendário e tiver escolhido que permissão deseja dar a ela, selecione Compartilhar. Se preferir não compartilhar o calendário agora, selecione Remover.
A pessoa com a qual você compartilhou seu calendário receberá uma mensagem de email informando sobre isso. Quando ela selecionar o botão Aceitar no convite, ele adicionará seu calendário à lista de calendários dela.
Para saber mais, visite Compartilhar e acesse um calendário com permissões de edição ou delegado no Outlook.
Exibir calendários compartilhados
Calendários compartilhados ou delegados podem não aparecer por padrão no novo Outlook. Para exibir calendários compartilhados, clique em Mostrar tudo na lista de calendários e exibir calendários compartilhados nos calendários do People. Em seguida, selecione o calendário no qual você está interessado e selecione Dividir exibição na faixa de opções para exibir vários calendários lado a lado.
Adicionar novos calendários compartilhados ou delegados
Você pode adicionar um novo calendário compartilhado ou delegado do email recebido para gerenciar o convite ou diretamente do calendário.
Para adicionar diretamente do calendário, clique em Adicionar calendário. Em seguida, escolha Adicionar do diretório e selecione o membro executivo ou da equipe cujo calendário você gostaria de adicionar.
Observação
Você pode adicionar o calendário de qualquer membro da equipe e ver seus detalhes padrão de compartilhamento de calendário (para a maioria das organizações, isso geralmente é compartilhamento gratuito/ocupado).
Adicionar e exibir pastas e caixas de correio compartilhadas ou delegada
Para adicionar caixas de correio e pastas compartilhadas ou delegada, clique nos três pontos ao lado da pasta Compartilhado comigo em sua conta e selecione Adicionar pasta compartilhada ou caixa de correio.
Em seguida, selecione a conta compartilhada ou delegada que você deseja adicionar. Em seguida, você pode exibir a caixa de correio ou pastas compartilhadas em Compartilhado comigo.
Gerenciar e usar as categorias do executivo como delegado
Se você recebeu permissão de gerenciamento de categoria, deverá aceitar as permissões e reiniciar o Outlook para gerenciar a lista das categorias do executivo em Configurações
.
Agora você pode criar novas categorias em nome do seu executivo que concedeu a permissão. Você também pode aplicar essas categorias aos eventos mail e Calendar do executivo.
Exibir e criar categorias para um executivo:
- Vá para Configurações .
- Selecione Categorias de> Contas.
- Selecione a conta do executivo na lista suspensa para exibir suas categorias.
- A partir daqui, você pode criar novas categorias.
Aplicar categorias a Calendar reuniões e eventos:
- No Outlook, acesse Calendar .
- Expanda a seção chamada calendários do People
e selecione o calendário do seu executivo. - Selecione e segure (ou clique com o botão direito do mouse) em uma de suas reuniões ou eventos e selecione Categorizar
- Para adicionar uma categoria existente, selecione-a na lista ou escolha Nova categoria. Insira um nome para a nova categoria e escolha uma cor.
- Selecione Salvar.
Observação
- Você só pode criar categorias em nome de outra pessoa neste momento. Ainda não há suporte para a capacidade de editar, favoritar ou excluir categorias existentes em nome de outra pessoa.
- Além disso, pode levar até 30 minutos para que a nova categoria seja refletida no calendário da outra pessoa.
Aqui estão algumas dicas de calendário e dicas de email para ajudar assistentes executivos e delegados a navegar melhor suas necessidades de gerenciamento de tempo no novo Outlook.
dicas Calendar
Encontrar tempo e solicitar evento presencial
Ao agendar uma reunião, clique em Localizar uma hora para encontrar facilmente os horários adequados nos calendários do participante. Você pode exibir a disponibilidade pairando sobre o ícone do participante.
Você também pode solicitar atendimento presencial ativando o alternância de evento presencial . Você ainda pode adicionar um link de reunião do Teams para participantes que talvez não possam ingressar pessoalmente.
Usar assistente de agendamento
Use o assistente de agendamento para encontrar facilmente tempo para reuniões. No novo Outlook, você pode exibir os fusos horários do participante e agendar rótulos no Assistente de Agendamento.
Observe que os fusos horários do participante são mostrados somente se pelo menos um participante estiver em um fuso horário diferente.
Use o Assistente de Agendamento para ajudar a agendar suas reuniões
Reuniões online automáticas
No novo Outlook, todas as reuniões estão online por padrão. O alternância de reunião do Teams é ativado quando você adiciona participantes a uma reunião. Ao contrário do Outlook clássico, o link e os detalhes da reunião do Teams são adicionados após o convite ser enviado. Em seguida, você pode exibir o convite da reunião para ver e copiar os detalhes da reunião do Teams.
Estamos trabalhando para atualizar esse comportamento e criar links de reunião para que você veja a experiência corresponder ao Outlook clássico no futuro.
Observação
Você pode atualizar todas as configurações de reunião online de Configurações> Calendar > Eventos** e convites e habilitar ou desabilitar Adicionar reunião online a todas as reuniões.
Se você estiver usando provedores de reunião online de trêspartes , como Zoom ou Cisco WebEx, você também verá essas opções como opções de provedor de reunião nessa configuração, desde que você tenha seu suplemento Web instalado.
Ocultar lista de participantes
Agora você pode optar por ocultar a lista de participantes de estar visível para os usuários que recebem o convite da reunião. Ao criar uma nova reunião, selecione Opções de resposta e clique em Ocultar lista de participantes
Os participantes podem adicionar salas
No novo Outlook, os participantes podem adicionar salas encaminhando o convite da reunião para as salas relevantes. Em seguida, a sala de reunião ficará visível para todos os participantes.
Editar eventos em uma série
O Novo Outlook para Windows oferece as seguintes opções para editar uma série de reuniões:
- Este evento: Atualizações apenas a instância selecionada da série de reuniões.
- Este e todos os seguintes eventos: Atualizações a instância selecionada e todas as ocorrências futuras na série, deixando instâncias passadas inalteradas. (Essa opção não está disponível no Outlook clássico para Windows.)
- Todos os eventos da série: Atualizações todas as instâncias da série de reuniões.
Alterar um compromisso, reunião ou evento no Outlook
Duplicar uma reunião
Clique com o botão direito do mouse em um evento na superfície do calendário e selecione Duplicar evento para duplicar.
Adicionar vários fusos horários no calendário
Gerencie facilmente reuniões em diferentes fusos horários no Novo Outlook. O Novo Outlook permite que você adicione até 20 fusos horários no calendário, enquanto o Outlook clássico permite adicionar apenas três fusos horários.
Usar categorias de executivos no calendário
Selecione e segure (ou clique com o botão direito do mouse) em um evento na exibição do calendário e selecione Categorizar para aplicar as categorias de um executivo. Planejamos permitir que os administradores executivos editem, favoritos e excluam categorias de executivos no futuro.
Receber notificações de calendário compartilhado
No novo Outlook, os usuários podem optar por receber notificações sobre alterações em eventos no calendário compartilhado. Essa funcionalidade é estendida à entidade executiva e aos delegados.
Você pode selecionar os calendários que deseja optar por notificações em Configurações> Calendar > Calendários Compartilhados> Calendar atualizações.
Receber notificações de um calendário compartilhado no Outlook
Não enviar resposta RSVP rastreada
No Outlook clássico, se o usuário escolher Não enviar resposta enquanto RSVPing, o organizador não poderá acompanhar esse RSVP individual.
No entanto, no novo Outlook, se o usuário desmarcar Email organizador enquanto RSVPing, mesmo que não haja um email de resposta visível enviado ao organizador, o organizador ainda poderá acompanhar que o RSVP desde que o organizador e o participante do RSVPing estejam no mesmo locatário M365 (ou organização).
Planejamos dar suporte ao acompanhamento do RSVP em diferentes locatários no futuro.
Preservar reuniões recusadas no calendário e reuniões do RSVP'd na caixa de entrada
Preserve as reuniões recusadas no calendário para que você ainda possa estar ciente disso e atualizar o RSVP mais tarde, se necessário. Isso pode ser habilitado selecionando Configurações>Calendar>Events e convites e clicando na caixa de seleção Salvar eventos recusados.
As reuniões que foram RSVP'd, também podem ser mantidas na caixa de entrada para que você possa encontrá-las facilmente mais tarde. Isso pode ser feito em Configurações>Calendar>Events e convites Convites de outras> pessoas e selecionando os convites Excluir da caixa de entrada após responder.
Essas configurações terão que ser habilitadas na caixa de correio do executivo para que elas sejam respeitadas no calendário delegado e na pasta de caixa de entrada, respectivamente.
Siga uma reunião que você não pode participar
A nova opção RSVP permite que você informe ao organizador que você não pode comparecer, mas deseja ser mantido informado. Você continuará tendo acesso ao chat da reunião e quaisquer anotações de gravação e reunião se elas estiverem disponíveis. sua é uma ótima maneira de se manter informado sobre discussões que você ou seus executivos não podem participar.
RSVP pessoalmente ou virtualmente
Quando você quiser saber quantas pessoas participarão de um evento pessoalmente ou virtualmente, crie um evento pessoalmente ativando o evento presencial ao lado do campo local. Embora você esteja marcando o evento como "presencial", você também pode adicionar uma reunião do Teams para aqueles que não podem entrar no escritório e ainda querem participar.
Os destinatários agora verão as opções RSVP para Sim, pessoalmente, Sim, virtualmente e Sim sem informações de atendimento.
Enviar atualização para participantes adicionados/removidos
Agora você pode enviar atualizações de reunião apenas para os participantes adicionados/removidos em vez de todos na lista de destinatários.
Arrastar e soltar emails e anexos
O Novo Outlook dá suporte a arrastar e soltar emails e anexos no formulário de reunião para manter seus fluxos de trabalho eficientes.
Copiar e exportar participantes da reunião
O novo Outlook agora apresenta recursos avançados de gerenciamento de participantes, incluindo:
- Copiar: copie e cole facilmente as informações do participante diretamente da interface
- Classificação: classificação alfabética da lista de participantes pelo nome de exibição (em breve)
- Pesquisa: localize rapidamente os participantes com apenas alguns toques de tecla (em breve)
- Download: Exportar detalhes de acompanhamento do participante em um arquivo .csv para uso externo (em breve)
Dicas de email
Filtros de email e regras para administradores executivos
No novo Outlook, os administradores executivos podem usar o filtro de email convites do calendário para encontrar facilmente convites de reunião.
Você também pode configurar uma Email recebida para outras regras para a conta do seu executivo e movê-la automaticamente para uma pasta separada e categorizá-la como quiser.
Arrastar e soltar emails para criar tarefas
Mantenha-se sem esforço em cima das coisas arrastando e-mails para o Meu Dia para transformá-los em tarefas.
Fixar emails para acesso rápido
Agora você pode fixar um email para aparecer na parte superior da caixa de entrada, economizando tempo de ter que voltar e pesquisá-lo. Passe o mouse ou clique com o botão direito do mouse no email e selecione Fixar para fixá-lo.
Agendar quando enviar email
No mundo do trabalho híbrido de hoje, seu dia pode ser a noite de outra pessoa, então você não quer enviar um email para alguém no meio da noite. Com o novo Outlook, é simples enviar um email quando você quiser. Basta selecionar a seta suspensa ao lado de Enviar e escolher Agendar envio.
E-mail de soneca
Com o recurso de soneca, você pode agendar uma hora para que o email seja entregue novamente na caixa de entrada, aparecendo no momento em que desejar, para que você possa lidar com isso quando for a hora certa para você. Clique com o botão direito do mouse em qualquer mensagem e escolha Soneca ou selecione Soneca na faixa de opções. Em seguida, escolha a hora em que deseja que ela seja entregue.
Desfazer tempo de envio
O Novo Outlook oferece a opção de desfazer o envio. Depois de enviar um email, você poderá ver a opção desfazer por até 10 segundos. Você pode navegar até Configurações>Email>Compose e Enviar Desfazer resposta>, para gerenciar essa configuração.
Configurar Fora do Office
Você pode configurar respostas automáticas para quando estiver fora do escritório. Você também pode bloquear seu calendário e recusar automaticamente novas reuniões dessa experiência. Para configurar respostas automáticas, navegue até Configurações>Contas Respostas>automáticas.
Usar a Mesclagem de Email
O Novo Outlook dá suporte à funcionalidade básica do Mail Merge. Em um novo email, selecione a lista suspensa Enviar e selecione Iniciar mesclagem de email. Cada destinatário receberá sua própria cópia do email sem outros destinatários listados.
A mesclagem de email avançada está chegando e permitirá campos variáveis no email que podem ser preenchidos com valores definidos na lista. Siga este item de roteiro para obter mais detalhes.
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