Organizar (agrupar) dados em uma planilha

Criar uma estrutura de tópicos de linhas

1. Verifique se cada coluna dos dados que você deseja descrever tem um rótulo na primeira linha (por exemplo, Região), contém fatos semelhantes em cada coluna e que o intervalo que você deseja descrever não tem linhas ou colunas em branco.

2. Se desejar, as linhas de detalhes agrupadas podem ter uma linha de resumo correspondente: um subtotal. Para criá-los, faça um dos seguintes procedimentos:

   • Inserir linhas de resumo usando o comando Subtotal 
     Use o comando Subtotal, que insere a função SUBTOTAL imediatamente abaixo ou acima de cada grupo de linhas de detalhes e cria automaticamente a estrutura de tópicos para você. Para obter mais informações sobre o uso da função Subtotal, consulte Função SUBTOTAL.
   • Insira suas próprias linhas de resumo 
     Insira suas próprias linhas de resumo com fórmulas imediatamente abaixo ou acima de cada grupo de linhas de detalhes. Por exemplo, abaixo (ou acima) das linhas de dados de vendas de março e abril, use a função SOMA para calcular o subtotal das vendas desses meses. A tabela mais adiante neste tópico mostra um exemplo disso.

3. Por padrão, o Excel procura linhas de resumo abaixo dos detalhes que resumem, mas é possível criá-las acima das linhas de detalhes. Se você criou as linhas de resumo abaixo dos detalhes, pule para a próxima etapa (etapa 4). Se você criou suas linhas de resumo acima de suas linhas de detalhes, vá parao Tópico deDados> e selecione o inicializador da caixa de diálogo.
   
   A caixa de diálogo Configurações é aberta.
   
   Na caixa de diálogo Configurações, desmarque a caixa de seleção Resumo de linhas abaixo e selecione OK.

4. Organize os dados em tópicos. Siga um destes procedimentos:
   Organizar os dados em tópicos automaticamente

   1. Selecione uma célula no intervalo de células que você deseja descrever.
   2. Vá paraGrupo deGrupo> deContorno> de Dados> e selecione Contorno Automático.
      

   Organizar os dados em tópicos manualmente

   Importante

   Quando você agrupa os níveis de contorno manualmente, é melhor ter todos os dados exibidos para evitar agrupar as linhas incorretamente.

   1. Para descrever o grupo externo (nível 1), selecione todas as linhas que o grupo externo contém (ou seja, as linhas de detalhes e se você as adicionou, suas linhas de resumo).

      1. A primeira linha contém rótulos e não está selecionada. 2. Como esse é o grupo externo, selecione todas as linhas com subtotais e detalhes. 3. Não selecione o total total.

   2. Acesse Grupo deGrupo>de Contorno> de Dados>. Na caixa de diálogo Grupo, selecione Linhas e selecione OK.

      Dica

      Se você selecionar linhas inteiras em vez de apenas as células, o Excel agrupa automaticamente por linha – a caixa de diálogo Grupo nem sequer será aberta.

      
      Os símbolos de estrutura de tópicos aparecerão ao lado do grupo na tela.

   3. Opcionalmente, organize um grupo interno aninhado em tópicos — as linhas de detalhes de uma determinada seção dos seus dados.

      Observação

      Se você não precisar criar nenhum grupo interno, pule para a etapa f, abaixo.

      Para cada grupo interno aninhado, selecione as linhas de detalhes adjacentes à linha que contém a linha de resumo.

      1. Você pode criar vários grupos em cada nível interno. Aqui, duas seções já estão agrupadas no nível 2. 2. Esta seção está selecionada e pronta para agrupar. 3. Não selecione a linha de resumo para os dados que você está agrupando.

   4. Acesse Grupo deGrupo>de Contorno> de Dados>.
      
      Na caixa de diálogo Grupo, selecione Linhas e selecione OK. Os símbolos de estrutura de tópicos aparecerão ao lado do grupo na tela.

      Dica

      Se você selecionar linhas inteiras em vez de apenas as células, o Excel agrupa automaticamente por linha – a caixa de diálogo Grupo nem sequer será aberta.

   5. Continue selecionando e agrupando linhas internas até ter criado todos os níveis que você deseja na estrutura de tópicos.

   6. Se você quiser desagrupar linhas, selecione as linhase, em seguida, vá paraDesagrupar Desagrupar> Grupo de Dados>>.
      Você também pode desagrupar seções do contorno sem remover todo o nível. Mantenha o SHIFT suspenso enquanto seleciona a ou para o grupo e vá paraDesagrupar> Grupo deTópicos> de Dados>.

      Importante

      Se você desagrupar um esboço enquanto os dados de detalhes estiverem ocultos, as linhas de detalhes poderão permanecer ocultas. Para exibir os dados, arraste-as até os números de linha visíveis adjacentes às linhas ocultas. Em seguida, vá paraFormatode Células Domésticas>> e aponte para Ocultar & Unhide e selecione Unhide Rows.

Criar uma estrutura de tópicos de colunas

1. Verifique se cada linha dos dados que você deseja organizar em tópicos tem um rótulo na primeira coluna, contém informações similares em cada linha, e se o intervalo não tem linhas ou colunas vazias.

2. Insira suas próprias colunas de resumo com fórmulas imediatamente à direita ou à esquerda de cada grupo de colunas de detalhes. A tabela listada na etapa 4 abaixo mostra um exemplo.

   Observação

   Para organizar dados em uma estrutura de tópicos por colunas, você deve ter colunas de resumo com fórmulas que façam referência a células em cada uma das colunas de detalhes para esse grupo.

3. Se sua coluna de resumo estiver à esquerda das colunas de detalhes, vá parao Contorno de Dados> e selecione o inicializador da caixa de diálogo.
   
   A caixa de diálogo Configurações é aberta.
   
   Na caixa de diálogo Configurações, desmarque as colunas Resumo à direita do detalhe marcar caixa e selecione OK.

4. Para organizar os dados em tópicos, siga um destes procedimentos:
   Organizar os dados em tópicos automaticamente

   1. Selecione uma célula no intervalo.
   2. Vá paraGrupo deGrupo> deContorno> de Dados> e selecione Contorno Automático.

   Organizar os dados em tópicos manualmente

   Importante

   Quando você agrupa manualmente níveis de estrutura de tópicos, é melhor exibir todos os dados para evitar agrupar as colunas incorretamente.

   1. Para descrever o grupo externo (nível 1), selecione todas as colunas de resumo subordinadas, bem como os dados de detalhes relacionados.

      1. A coluna A contém rótulos. 2. Selecione todos os detalhes e colunas subtotais. Observe que, se você não selecionar colunas inteiras, ao selecionar Grupo (Grupo deContorno> de Dados>) a caixa de diálogo Grupo será aberta e pedirá que você escolha Linhas ou Colunas. 3. Não selecione a grande coluna total.

   2. Aceda aGrupo de Destaques de Dados>.>>
      
      O símbolo de destaque é apresentado acima do grupo.

   3. Para destacar um grupo interno aninhado de colunas de detalhes (nível 2 ou superior), selecione as colunas de detalhes adjacentes à coluna que contém a coluna de resumo.

      1. Pode criar vários grupos em cada nível interno. Aqui, duas secções já estão agrupadas no nível 2. 2. Estas colunas estão selecionadas e prontas para agrupar. Tenha em atenção que, se não selecionar colunas inteiras, quando seleciona Grupo (Grupo deDestaques> de Dados>), a caixa de diálogo Grupo é aberta e pede-lhe para escolher Linhas ou Colunas. 3. Não selecione a coluna de resumo para os dados que está a agrupar.

   4. Aceda aGrupode Destaques> de Dados>.
      
      Os símbolos de estrutura de tópicos aparecerão ao lado do grupo na tela.

5. Continue selecionando e agrupando colunas internas até ter criado todos os níveis que você deseja na estrutura de tópicos.

6. Se quiser desagrupar colunas, selecione as colunas e, em seguida, aceda aDesagrupar Destaque> de Dados>.

Também pode desagrupar secções do destaque sem remover todo o nível. Mantenha premida a tecla SHIFT enquanto seleciona a ou do grupo e, em seguida, aceda aDesagrupar Destaque> de Dados>.

Se desagrupar um destaque enquanto os dados detalhados estiverem ocultos, as colunas de detalhes podem permanecer ocultas. Para exibir os dados, arraste-as até as letras das colunas visíveis adjacentes às colunas ocultas. Aceda a>Formato dasCélulas> Base, aponte para Ocultar & Mostrar e, em seguida, selecione Mostrar Colunas.

Exibir ou ocultar dados em uma estrutura de tópicos

1. Se não vir os símbolos , e , aceda aOpções> de Ficheiro>Avançadas e, na secção Opções de visualização para esta folha de cálculo, selecione a caixa Mostrar símbolos de destaque se for aplicado um destaque marcar e, em seguida, selecione OK.

2. Siga um ou mais dos procedimentos abaixo:

   • Exibir ou ocultar os dados de detalhe de um grupo 
     Para apresentar os dados detalhados num grupo, selecione o botão do grupo ou prima Alt+Shift+=.
   • Para ocultar os dados detalhados de um grupo, selecione o botão do grupo ou prima Alt+Shift+-.
   • Expandir ou recolher a estrutura de tópicos inteira para um determinado nível 
     Nos símbolos de destaque, selecione o número do nível pretendido. Os dados de detalhe dos níveis inferiores serão, então, ocultados.
     Por exemplo, se um destaque tiver quatro níveis, pode ocultar o quarto nível enquanto apresenta os restantes níveis ao selecionar .
   • Exibir ou ocultar todos os dados de detalhe organizados em tópicos 
     Para mostrar todos os dados detalhados, selecione o nível mais baixo nos de destaque. Por exemplo, se existirem três níveis, selecione .
   • Para ocultar todos os dados detalhados, selecione .

Personalizar uma estrutura de tópicos com estilos

Nas linhas de estrutura de tópicos, o Microsoft Excel usa estilos como NívelLinha_1 e NívelLinha_2. Nas colunas organizadas em tópicos, o Excel utiliza estilos como NívelCol_1 e NívelCol_2. Esses estilos usam negrito, itálico e outros formatos de texto para diferenciar as linhas ou colunas de resumo dos seus dados. Alterando a maneira como cada um desses estilos é definido, é possível aplicar diferentes formatos de texto e célula para personalizar a aparência da estrutura de tópicos. Você pode aplicar um estilo ao criar a estrutura de tópicos ou depois.

Siga um ou mais dos procedimentos abaixo:

Aplicar automaticamente um estilo a novas linhas ou colunas de resumo 

1. Aceda aDestaque de Dados> e, em seguida, selecione o iniciador de caixa de diálogo.
   
   É aberta a caixa de diálogo Definições.
   
2. Marque a caixa de seleção Estilos automáticos.

Aplicar um estilo a uma linha ou coluna de resumo existente 

1. Selecione as células às quais pretende aplicar um estilo.
2. Aceda aDestaque de Dados> e, em seguida, selecione o iniciador de caixa de diálogo.
   
   É aberta a caixa de diálogo Definições.
   
3. Selecione a caixa marcar Estilos automáticos e, em seguida, selecione Aplicar Estilos.
   

Você também pode usar formatações automáticas para formatar dados organizados em tópicos.

Copiar dados de estrutura de tópicos

1. Se não vir os símbolos , e , aceda aOpções> de Ficheiro>Avançadas e, em seguida, na secção Opções de visualização para esta folha de cálculo, selecione a caixa Mostrar símbolos de destaque se for aplicado um destaque marcar.
2. Utilize os símbolos , e para ocultar os dados detalhados que não pretende que sejam copiados.
   Para obter mais informações, consulte a seção Exibir ou ocultar dados em uma estrutura de tópicos.
3. Selecionar o intervalo de linhas de resumo.
4. Aceda a>Home Editing>Find & Selecione e, em seguida, selecione Ir para Especial.
   
5. Selecione Apenas células visíveis.
6. Selecione OK e, em seguida, copie os dados.

Ocultar ou remover uma estrutura de tópicos

Ocultar uma estrutura de tópicos

• Aceda aOpções >de Ficheiro> Avançadas e, em seguida, na secção Opções de visualização para esta folha de cálculo, desmarque a caixa Mostrar símbolos de destaque se for aplicado um destaque marcar.

Remover uma estrutura de tópicos

1. Clique na planilha.

2. Aceda aDesagrupar Destaque> de Dados> e, em seguida, selecione Limpar Destaque.
   

   Importante

   Se remover um destaque enquanto os dados de detalhe estiverem ocultos, as linhas ou colunas detalhadas podem permanecer ocultas. Para exibir os dados, arraste-as até os números de linha ou as letras de coluna visíveis adjacentes às linhas e colunas ocultas. Aceda a>Formato dasCélulas> Base, aponte para Ocultar & Mostrar e, em seguida, selecione Mostrar Linhas ou Mostrar Colunas.

Criar um relatório de resumo com um gráfico

Imagine que você deseje criar um relatório de resumo de dados que exiba somente os totais acompanhados de um gráfico desses totais. Em geral, você pode seguir um destes procedimentos:

1. Criar um relatório de resumo

   1. Organizar os seus dados em tópicos.
      Para obter mais informações, consulte as seções Criar uma estrutura de tópicos de linhas ou Criar uma estrutura de tópicos de colunas.
   2. Oculte o detalhe ao selecionar os símbolos de destaque , e para mostrar apenas os totais, conforme mostrado no exemplo seguinte de um destaque de linha:
      
   3. Para obter mais informações, consulte a seção Exibir ou ocultar dados em uma estrutura de tópicos.

2. Criar um gráfico do relatório de resumo

   1. Selecione os dados de resumo que você deseja representar graficamente.
      Por exemplo, para traçar apenas os totais Ferreira e Davolio, mas não os totais gerais, selecione as células A1 a C19, conforme mostrado no exemplo acima.
   2. Selecione Inserir>Gráficos Gráficos>Recomendados e, em seguida, selecione o separador Todos os Gráficos e selecione o tipo de gráfico.
      
      Por exemplo, se escolher a opção Coluna Agrupada, o gráfico terá o seguinte aspeto:
      
      Se você mostrar ou ocultar os detalhes da lista de dados organizada em tópicos, o gráfico também será atualizado para mostrar ou ocultar os dados.

Pode agrupar (ou destacar) linhas e colunas em Excel para a Web.

Criar um destaque de linhas ou colunas

Destaque das linhas no Excel Online A primeira coluna contém etiquetas. As linhas de detalhe e as linhas de resumo estão agrupadas no destaque. O total geral não está agrupado no destaque.	Destaque das colunas no Excel Online A primeira linha contém etiquetas. As colunas de detalhes e as colunas de resumo estão agrupadas no destaque. O total geral não está agrupado no destaque.

1. Certifique-se de que cada coluna (ou linha) dos dados que pretende destacar tem uma etiqueta na primeira linha (ou coluna), que contém factos semelhantes em cada coluna (ou linha) e que o intervalo não tem linhas ou colunas em branco.
2. Selecione os dados (incluindo quaisquer linhas ou colunas de resumo).
3. Aceda aGrupo deDestaques>> de Dados> e, em seguida, selecione Linhas ou Colunas.
4. Opcionalmente, se pretender destacar um grupo interno aninhado , selecione as linhas ou colunas dentro do intervalo de dados destacado e, em seguida, repita o passo 3.
5. Continue a selecionar e a agrupar linhas ou colunas internas até ter criado todos os níveis pretendidos no destaque.

Desagrupar linhas ou colunas

• Para desagrupar, selecione as linhas ou colunas e, em seguida, aceda aDestaque> de Dados>Desagrupar>Desagrupar e, em seguida, selecione Linhas ou Colunas.

Exibir ou ocultar dados em uma estrutura de tópicos

Siga um ou mais dos procedimentos abaixo:

Exibir ou ocultar os dados de detalhe de um grupo 

• Para apresentar os dados detalhados num grupo, selecione a para o grupo ou prima Alt+Shift+=.
• Para ocultar os dados detalhados de um grupo, selecione o do grupo ou prima Alt+Shift+-.

Expandir ou recolher a estrutura de tópicos inteira para um determinado nível 

• Nos símbolos de destaque, selecione o número do nível pretendido. Os dados de detalhe dos níveis inferiores serão, então, ocultados.
• Por exemplo, se um destaque tiver quatro níveis, pode ocultar o quarto nível enquanto apresenta os restantes níveis ao selecionar .

Exibir ou ocultar todos os dados de detalhe organizados em tópicos 

• Para mostrar todos os dados detalhados, selecione o nível mais baixo nos de destaque. Por exemplo, se existirem três níveis, selecione .
• Para ocultar todos os dados detalhados, selecione .