Planejar controle de versão de documentos, aprovação de conteúdo e check-out no SharePoint

Sobre controle de versão, aprovação de conteúdo e check-outs

SharePoint Server 2016 inclui os seguintes recursos que podem ajudá-lo a controlar documentos em uma biblioteca de documentos:

• Controle de versão é o método pelo qual iterações sucessivas de um documento são numeradas e salvas.

• Aprovação de conteúdo é o método pelo qual os membros do site que têm permissões de aprovador controlam a publicação de conteúdo.

• Check-out e check-in são os métodos pelos quais os usuários podem controlar melhor quando uma nova versão de um documento é criada e também comentar sobre as alterações feitas quando eles verificam um documento.

Você define as configurações dos recursos de governança de conteúdo abordados neste artigo em bibliotecas de documentos. Para compartilhar essas configurações entre bibliotecas na sua solução, você pode criar modelos de biblioteca de documentos que incluam suas configurações de governança de conteúdo. Isso garante que as novas bibliotecas reflitam suas decisões de controle de conteúdo.

Para obter mais informações sobre controle de versão, consulte habilitar e configurar o controle de versão para uma lista ou biblioteca.

Planejar o controle de versão

O controle de controle de versão padrão de uma biblioteca de documentos depende do modelo de conjunto de sites. No entanto, você pode configurar o controle de controle de versão para uma biblioteca de documentos, dependendo de suas necessidades específicas. Cada biblioteca de documentos pode ter um controle de controle de versão diferente que se adapta melhor ao tipo de documentos na biblioteca. SharePoint Server 2016 tem três opções de controle de versão:

• Sem controle de versão      Especifica que nenhuma versão anterior de documentos foi salva. Quando o controle de versão não está sendo usado, versões anteriores de documentos não são recuperáveis, e o histórico do documento também não é mantido porque os comentários que acompanham cada iteração de um documento não são salvos. Use essa opção em bibliotecas de documentos que contenham conteúdo sem importância ou conteúdo que nunca será alterado.

• Criar versões principais      Especifica que versões numeradas de documentos são retidas usando um esquema de controle de versão simples (como 1, 2, 3). Para controlar o efeito no espaço de armazenamento, você pode especificar quantas versões anteriores manter, contando de volta da versão atual.

  No controle de versão principal, toda vez que uma nova versão de um documento é salva, todos os usuários que têm permissões para a biblioteca de documentos poderão exibir o conteúdo. Use essa opção quando você não quiser diferenciar as versões de rascunho dos documentos e das versões publicadas. Por exemplo, em uma biblioteca de documentos que é usada por um grupo de trabalho em uma organização, o controle de versão principal é uma boa opção se todos os participantes da equipe devem poder exibir todas as iterações de cada documento.

• Criar versões principais e secundárias (rascunho)      Especifica que as versões numeradas dos documentos são retidas usando um esquema de versionamento principal e secundário (como 1,0, 1,1, 1,2, 2,0, 2,1). As versões que terminam em 0 são versões principais e versões terminadas com extensões diferentes de zero são versões secundárias. As versões principais e secundárias anteriores dos documentos são salvas em conjunto com as versões atuais. Para controlar o efeito no espaço de armazenamento, você pode especificar quantas versões mais antigas devem ser mantidas, contando novamente a partir da versão atual. Você também pode especificar quantas versões principais serão mantidas devem incluir suas respectivas versões secundárias. Por exemplo, se você especificar que versões secundárias devem ser mantidas para duas versões principais e a versão principal atual for 4,0, todas as versões secundárias começando em 3,1 serão mantidas.

  Em versões principais e secundárias, qualquer usuário que tenha permissões de leitura pode exibir as principais versões dos documentos. Você pode especificar quais usuários também podem ver versões secundárias. Geralmente, recomendamos que você conceda permissões para exibir e trabalhar com versões secundárias para os usuários que podem editar itens e restringir os usuários que têm permissões de leitura para exibir apenas as versões principais.

  Use o controle de versão principal e secundária quando quiser diferenciar o conteúdo publicado que pode ser visualizado por um conteúdo de rascunho e rascunho que ainda não está pronto para publicação. Por exemplo, em um site de recursos humanos que descreve benefícios organizacionais, use o controle de versão principal e secundária para restringir o acesso dos funcionários às descrições de benefícios enquanto as descrições estão sendo revisadas.

Planejar aprovação de conteúdo

Use a aprovação de conteúdo para formalizar e controlar a disponibilização de conteúdo para uma audiência. Por exemplo, uma empresa que publica conteúdo como um dos seus produtos ou serviços pode exigir uma revisão legal e aprovação antes de publicar o conteúdo.

Um rascunho de documento aguardando aprovação de conteúdo está em status pendente. Quando um Aprovador revisa o documento e aprova o conteúdo, ele se torna disponível para exibição por usuários que têm permissões de leitura. Um proprietário de biblioteca de documentos pode habilitar a aprovação de conteúdo para uma biblioteca de documentos e, opcionalmente, pode associar um fluxo de trabalho à biblioteca para executar o processo de aprovação.

A forma como os documentos são enviados para aprovação varia de acordo com as configurações de controle de versão na biblioteca de documentos:

• Sem controle de versão      Se o controle de versão não estiver sendo usado e as alterações em um documento forem salvas, o status do documento ficará pendente. SharePoint Server 2016 mantém a versão anterior do documento para que os usuários que têm permissões de leitura ainda possam exibi-lo. Depois que as alterações pendentes forem aprovadas, a nova versão do documento será disponibilizada para exibição pelos usuários que tiverem permissões de leitura e a versão anterior não será mantida.

  Se o controle de versão não estiver sendo usado e um novo documento for carregado na biblioteca de documentos, ele será adicionado à biblioteca no status pendente e não será visível para os usuários que têm permissões de leitura até serem aprovadas.

• Criar versões principais      Se o controle de versão principal estiver sendo usado e as alterações em um documento forem salvas, o status do documento se tornará pendente e a versão principal anterior do documento será disponibilizada para exibição pelos usuários que tiverem permissões de leitura. Depois que as alterações feitas no documento forem aprovadas, uma nova versão principal do documento será criada e disponibilizada para os usuários que têm permissões de leitura, e a versão principal anterior será salva na lista do histórico do documento.

  Se o controle de versão principal estiver sendo usado e um novo documento for carregado na biblioteca de documentos, ele será adicionado à biblioteca no status pendente e não será visível para os usuários que têm permissões de leitura até serem aprovados como versão 1.

• Criar versões principais e secundárias (rascunho)      Se o controle de versão principal e secundária estiver sendo usado e as alterações em um documento forem salvas, o autor terá a opção de salvar uma nova versão secundária do documento como um rascunho ou criar uma nova versão principal, que altera o status do documento para pendente. Depois que as alterações feitas no documento forem aprovadas, uma nova versão principal do documento será criada e disponibilizada para os usuários que têm permissões de leitura. Em versões principais e secundárias, as versões principais e secundárias dos documentos são mantidas na lista de histórico de um documento.

  Se o controle de versão principal e secundária estiver sendo usado e um novo documento for carregado na biblioteca de documentos, ele poderá ser adicionado à biblioteca no status de rascunho como versão 0,1 ou o autor poderá solicitar imediatamente a aprovação. Nesse caso, o status do documento se torna pendente.

Fazer check-out e check-in do plano

Você pode exigir que os usuários façam check-out de documentos de uma biblioteca de documentos antes de editarem os documentos. As vantagens de exigir check-out e check-in incluem o seguinte:

• Melhor controle quando versões do documento são criadas. Quando um documento está com check-out, o autor pode salvar o documento sem fazer check-in. Outros usuários da biblioteca de documentos não poderão ver essas alterações, e uma nova versão não será criada. Uma nova versão (visível para outros usuários) só é criada quando um autor faz check-in de um documento. Isso proporciona mais flexibilidade e controle ao autor.

• Melhor captura de metadados. Quando um documento é verificado, o autor pode escrever comentários que descrevam as alterações feitas no documento. Isso cria um registro histórico contínuo das alterações feitas no documento.

Se a sua solução exigir que os usuários façam check-in e check-out de documentos para editá-los, você poderá usar os recursos em Office 2016 aplicativos cliente que dão suporte a essas ações. Os usuários podem fazer check-out de documentos, desfazer check-outs e fazer check-in de documentos de aplicativos cliente do Office 2016.

Quando um documento está com check-out, ele fica bloqueado para edição exclusiva pelo usuário. Quando o usuário salva as edições nesse arquivo, as alterações são carregadas e salvas no servidor. As alterações são confidenciais do usuário e não são visíveis para outras pessoas. Quando o usuário está pronto para fazer check-in do documento, as alterações mais recentes são visíveis para outras pessoas e publicadas.

Em aplicativos cliente do Office 2016, os usuários também podem optar por deixar documentos com check-out no servidor alterando as opções de edição de conteúdo.