Planejar sites e gerenciar usuários

A fórmula para sites e usuários satisfeitos bem-sucedidos é uma abordagem sustentável e bem planejada para o gerenciamento de sites e usuários. Aqui estão algumas tarefas e conceitos importantes que você pode usar para planejar sites e gerenciar usuários para sua organização.

Sobre conjuntos de sites

Não importa se você não tem experiência com o SharePoint ou usou muitas versões, a experiência moderna do SharePoint oferece maior flexibilidade, navegação mais fácil e todos os sites são amigáveis para dispositivos móveis. Recomendamos a criação de conjuntos de sites para cada carga de trabalho em sua organização. A experiência moderna do SharePoint torna mais fácil navegar e manter porque cada site agora é um conjunto de sites. Saiba mais sobre a experiência moderna no SharePoint e os benefícios de usar sites Hub. Recomendamos que você crie conjuntos de sites para cada carga de trabalho e, em seguida, associe-os a um site do Hub. Isso proporciona maior flexibilidade e adota facilmente a alteração das necessidades da sua organização. Para obter mais informações, consulte o que é um site de Hub do SharePoint?.

O administrador do SharePoint delega o gerenciamento de conjuntos de sites a pessoas diferentes em sua organização. O modelo de permissões do SharePoint ajuda a permitir que você atribua permissões para funções diferentes, como administrador do conjunto de sites, proprietário do site e outras funções. Consulte gerenciar administradores de conjuntos de sites para saber como adicionar e remover administradores de conjuntos de sites.

O administrador do conjunto de sites tem o nível de permissão controle total para o conjunto de sites. Isso significa que você pode adicionar ou excluir sites ou alterar as configurações de qualquer site do conjunto de sites. Além disso, você pode exibir, adicionar, excluir ou alterar todo o conteúdo desses sites. O administrador secundário do conjunto de sites pode ser designado pelo administrador do conjunto de sites. Como administrador de um conjunto de sites, você pode adicionar outro administrador para esse conjunto ou alterar quem tem essa função na página Configurações. Para obter mais informações sobre essa tarefa, consulte gerenciar administradores de conjuntos de sites.

Um conjunto de sites tradicional é um grupo de sites do SharePoint que têm o mesmo proprietário e compartilham configurações de administração, como permissões. Os subsites herdam a navegação, as permissões e o design de site do conjunto de sites. Portanto, sempre que os membros e os projetos do site mudarem, os sites também deverão mudar

Escolhendo sites para cada carga de trabalho

É importante planejar o tipo de conjunto de sites do SharePoint necessário para as cargas de trabalho. Em seguida, você deseja facilitar para seus usuários navegarem e encontrarem o que precisam. Esta seção fornece detalhes sobre alguns dos sites modernos do SharePoint que estão disponíveis e também fala sobre a navegação desses sites. Um ótimo artigo sobre a navegação de planejamento é planejar a navegação para a experiência moderna do SharePoint.

Pense em um site de Hub do SharePoint como um frame ou base que ajuda você a organizar diferentes sites de comunicação e equipe. Quando você cria conjuntos de sites para cada carga de trabalho em sua organização, um site do Hub conecta esses conjuntos de sites em maneiras lógicas que facilitam a localização e o gerenciamento. Em seguida, você pode mover e gerenciar conjuntos de sites entre sites do Hub sempre que as cargas de trabalho forem alteradas. Para obter mais informações, consulte planejando sites do Hub do SharePoint.

Um site de equipedo SharePoint e todas as páginas que você cria abaixo dela estão disponíveis somente para os usuários que você convida concedendo a eles permissão para o site. Você também pode conectar o site de equipe a um grupo de Microsoft 365. Com um site de equipe, sua organização, equipe ou grupo pode se conectar umas com as outras e colaborar em documentos e outros arquivos, postar comunicados, agendar reuniões, manter tarefas, controlar problemas ou itens de ação e armazenar informações em listas. Para obter mais informações, consulte o que é um site de equipe do SharePoint?

Um site de Comunicação do SharePoint permite que você compartilhe informações como notícias, relatórios e status com outras pessoas. Um site de comunicação geralmente tem alguns colaboradores, mas muitos membros.

Governança

Governança é um conjunto de políticas, funções, responsabilidades e processos que guiam, direcionam e controlam como as divisões de negócios e as equipes técnicas de uma organização cooperam para atingir suas metas de negócios. Com relação ao seu SharePoint conjunto de sites, um plano de governança pode ser um guia para ajudar a planejar as funções, responsabilidades e políticas necessárias para dar suporte ao seu conjunto de sites. Isso pode incluir, mas sem limitações, as seguintes considerações:

  • Arquitetura de informações, incluindo páginas da Web, documentos, listas e dados

  • Atividades de manutenção, incluindo gerenciamento de contas de usuários

  • Políticas de identificação visual e personalização

  • Treinamento

É importante preparar um plano de governança para a sua organização. Participando do desenvolvimento de um plano de governança, você pode ajudar a identificar as responsabilidades das equipes de negócios e técnicas, definindo quem é responsável por quais áreas do sistema. Para obter mais informações sobre como desenvolver um plano de governança, consulte visão geral: práticas recomendadas para o gerenciamento de como as pessoas usam seu site de equipe.

Observação: Talvez seja necessário trabalhar com o administrador do SharePoint para gerenciar os usuários. Por exemplo, o administrador SharePoint gerencia os perfis de usuário.

Contas de usuário no Microsoft 365

O administrador global adiciona novos usuários ao Microsoft 365 usando o centro de administração do Microsoft 365, que é o portal para o gerenciamento de usuários e a configuração de serviços. Para obter mais informações, consulte usuários e funções. Ao adicionar um novo usuário, o administrador global faz o seguinte:

  • Especifica se esse usuário também pode acessar o centro de administração

  • Define a localização geográfica desse usuário

  • Seleciona o tipo de licença de usuário

  • Cria um nome de usuário e senha para ele

Usuários do site de equipe

Você pode adicionar usuários ao seu site de equipe e ajustar as permissões para os usuários. Os níveis de permissão e a associação a grupos do SharePoint podem ser encontrados em Configurações. No entanto, Microsoft 365 agora cria um grupo de segurança chamado todos, exceto usuários externos que contenham todas as pessoas no diretório Microsoft 365 (exceto para pessoas que são externas à sua organização e quem são convidados por meio do recurso de compartilhamento externo). Esse grupo de segurança recebe automaticamente o acesso como membro no SharePoint. Isso significa que os usuários adicionados ao diretório Microsoft 365 podem editar sites, listas e bibliotecas por padrão.

Níveis de permissão e associação a um grupo

Os níveis de permissão são coleções de direitos de SharePoint que permitem que os usuários executem um conjunto de tarefas relacionadas. Por exemplo, o nível de permissão de Leitura inclui as permissões Exibir Itens, Abrir Itens, Exibir Páginas e Exibir Versões (entre outras), todas necessárias para exibir páginas, documentos e itens em um site do SharePoint. Podem ser incluídas permissões em mais de um nível de permissão. Para obter mais informações, consulte planejar sua estratégia de permissões.

Não é recomendável atribuir níveis de permissão diretamente a usuários individuais, pois isso pode dificultar o controle e o gerenciamento de quem tem acesso aos sites. Embora algumas vezes isso seja necessário, esse procedimento deve ser evitado na medida do possível para reduzir a complexidade. Em vez disso, atribua permissões aos grupos e, depois, atribua usuários individuais aos grupos apropriados. Um grupo é um conjunto de usuários definidos no nível do conjunto de sites para o fácil gerenciamento de permissões. Para obter mais informações, consulte grupos padrão do SharePoint e Personalizar permissões de site. Um nível de permissão padrão é atribuído a cada grupo. Por exemplo, alguns dos grupos padrão principais do SharePoint incluem os seguintes níveis de permissão:

Grupo

Nível de permissão

Proprietários

Controle Total

Visitantes

Leitura

Membros

Contribuição

Qualquer pessoa com a permissão de Controle Total pode criar grupos personalizados.

Quando você atribui níveis de permissão a grupos do SharePoint no nível de conjunto de sites, por padrão, todos os sites e conteúdo dos sites herdam esses níveis de permissão. Esse comportamento padrão é denominado herança de permissões. Você pode especificar se deseja definir permissões exclusivas ao criar um subsite ou se deseja romper a herança de permissões em um site, lista ou biblioteca, ou item. Para obter mais informações, consulte o que é herança de permissões?

Como o nível de permissão de um usuário determina o que ele pode ver e acessar dentro de um site, você deve considerar atentamente sua associação ao grupo. Por exemplo, um usuário responsável por criar e personalizar sites deve ser no mínimo membro do grupo Designer. Por outro lado, um usuário que precisa somente ler e baixar conteúdo e pode precisar ser um membro do grupo visitantes. Para obter mais informações, consulte noções básicas sobre níveis de permissão no SharePoint.

Como administrador de um conjunto de sites, talvez seja necessárioSharePoint, gerenciar recursos no conjunto de sites e nos níveis de site. Essas tarefas podem incluir a ativação ou a desativação de recursos de acordo com o seu plano de governança. Para obter mais informações, consulte Habilitar ou desabilitar recursos de conjuntos de sites. Consulte também Gerenciar a Lixeira de um conjunto de sites do SharePoint.

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