Sumi Saiba como integrar tipos de conteúdo e fluxos de trabalho à sua solução de gerenciamento de documentos do SharePoint 2013.
Este artigo descreve os tipos de conteúdo e os fluxos de trabalho e fornece orientação sobre como planejar a integração deles à sua solução de gerenciamento de documentos do SharePoint Server 2016. Um tipo de conteúdo é uma coleção reutilizável de metadados (colunas), fluxo de trabalho, comportamento e outras configurações para uma categoria de itens ou documentos em um SharePoint Server 2016 lista ou biblioteca de documentos. Os tipos de conteúdo permitem que você gerencie as configurações de uma categoria de informações de uma maneira centralizada e reutilizável. Um fluxo de trabalho permite que você anexe um processo empresarial a itens em SharePoint Server 2016.
Neste artigo:
Antes de usar a planilha de tipo de conteúdo e planejamento de fluxo de trabalho (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878) incluída neste artigo para planejar seus tipos de conteúdo e fluxos de trabalho, certifique-se de ter lido identificar usuários e analisar o uso do documento no SharePoint 2013 e concluir as planilhas "analisar uso do documento" e "participantes do documento" associados ao artigo.
Visão geral do tipo de conteúdo
Um tipo de conteúdo define os atributos de um item de lista, um documento ou uma pasta. Cada tipo de conteúdo pode especificar o seguinte:
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Propriedades para associar a itens de seu tipo.
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Metadados a serem associados a itens de seu tipo.
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Fluxos de trabalho que podem ser iniciados a partir de itens de seu tipo.
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Políticas de gerenciamento de informações para associar a itens de seu tipo.
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Modelos de documento (para tipos de conteúdo de documento).
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Recursos personalizados.
Você pode associar um tipo de conteúdo a uma lista ou biblioteca. Ao fazer isso, você está especificando que a lista ou biblioteca pode conter itens desse tipo de conteúdo e que o novo comando nessa lista ou biblioteca permitirá que os usuários criem novos itens desse tipo.
Observação: Você também pode associar Propriedades, fluxos de trabalho, políticas e modelos diretamente a uma lista ou biblioteca. No entanto, isso pode limitar essas associações à lista ou biblioteca e não pode ser reutilizado em toda a sua solução. No SharePoint Server 2016, os fluxos de trabalho em nível de site podem ser associados a várias listas ou bibliotecas.
Bibliotecas de documentos e listas podem conter vários tipos de conteúdo. Por exemplo, uma biblioteca pode conter os documentos e os gráficos relacionados a um projeto. Quando uma lista ou biblioteca contém vários tipos de conteúdo, os seguintes itens são aplicáveis:
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Por padrão, o novo comando nessa lista ou biblioteca permite que os usuários selecionem todos os tipos de conteúdo disponíveis ao criarem um novo item. Os proprietários de tipo de conteúdo podem configurar o novo comando para exibir apenas determinados tipos de conteúdo.
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As colunas associadas a todos os tipos de conteúdo disponíveis são exibidas.
Você pode definir tipos de conteúdo personalizados na Galeria de tipos de conteúdo do site. Um tipo de conteúdo personalizado deve ser derivado, direta ou indiretamente, de um tipo de conteúdo principal, como documento ou item. Depois que ele é definido em um site, um tipo de conteúdo personalizado está disponível nesse site e em todos os sites abaixo desse site. Para criar um tipo de conteúdo mais amplamente disponível em um conjunto de sites, defina-o na Galeria de tipos de conteúdo do site de nível superior. Em SharePoint Server 2016, você também pode criar um tipo de conteúdo personalizado dentro de um hub de tipo de conteúdo que é definido em uma instância do serviço de metadados gerenciados. Quando ele é criado em um hub de tipo de conteúdo, o tipo de conteúdo estará disponível para outros conjuntos de sites que fazem parte de aplicativos Web associados a essa instância do serviço de metadados gerenciados.
Observação: O serviço de metadados gerenciados e o Hub de tipo de conteúdo não estão disponíveis no SharePoint Foundation 2013.
Por exemplo, se a sua organização usa um modelo de contrato específico, na Galeria de tipos de conteúdo do site de nível superior em um conjunto de sites, você pode criar um tipo de conteúdo que define os metadados desse contrato, o modelo do contrato e os fluxos de trabalho necessários para analisar e concluir o contrato. Em seguida, qualquer biblioteca de documentos no seu conjunto de sites ao qual você associa o tipo de conteúdo de contrato incluirá todos esses recursos e permitirá que os autores criem novos contratos com base no modelo.
Em sites baseados em SharePoint Server 2016, cada item de lista ou item de biblioteca padrão, como contato, tarefa ou documento, tem um tipo de conteúdo principal correspondente na Galeria de tipos de conteúdo do site. Ao planejar tipos de conteúdo, você pode usar essas definições de tipo de conteúdo essenciais como pontos de partida e novos tipos de conteúdo base nas existentes, conforme necessário.
Os tipos de conteúdo são organizados em uma hierarquia que permite que um tipo de conteúdo herde suas características de outro tipo de conteúdo. Essa herança permite que classes de documentos compartilhem características em toda a organização e permite que as equipes personalizem essas características para sites ou listas específicas.
Por exemplo, todos os documentos que podem ser entregues pelo usuário em uma empresa podem exigir um conjunto de metadados, como número da conta, número do projeto e gerente de projeto. Ao criar um tipo de conteúdo do cliente de nível superior no qual todos os outros tipos de documentos entregues pelo cliente herdem, você deve ter certeza de que as informações necessárias, como números de conta e números de projeto, serão associadas a todas as variantes de documentos entregues pelo cliente em sua organização. Observe que, se o proprietário do tipo de conteúdo adicionar outra coluna necessária ao tipo de conteúdo de nível superior do cliente, o proprietário do tipo de conteúdo poderá propagar as alterações para todos os tipos de conteúdo que herdam dela, o que adicionará a nova coluna a todos os documentos de entrega do cliente.
Integração de propriedades com Office 2016
No o sistema Microsoft Office, quando um usuário edita um documento de um servidor de gerenciamento de documentos SharePoint Server 2016, um painel de informações do documento é mostrado na parte superior do documento. O painel de informações do documento exibe uma forma editável das propriedades do documento no servidor.
SharePoint Server 2016 torna mais fácil personalizar o formulário de propriedade para um tipo de conteúdo. Ao configurar um tipo de conteúdo, você pode iniciar InfoPath 2016, que gera um formulário de propriedade padrão baseado nas propriedades do tipo de conteúdo. O formulário padrão inclui os mesmos controles, layout e esquema que InfoPath 2016 usaria se nenhum formulário personalizado tivesse sido definido. Em seguida, você pode personalizar e implantar o formulário da mesma forma que faria com qualquer outro InfoPath 2016. Por exemplo, você pode adicionar o logotipo da sua empresa, fontes e esquema de cores a um formulário; Conecte-a a uma fonte de dados personalizada; adicionar lógica condicional; e os recursos de formulário de design disponíveis para os usuários com base em suas funções.
Juntamente com a edição de propriedades no painel de informações do documento, os autores que usam Word 2016 podem inserir propriedades que são definidas no servidor em seus documentos. Por exemplo, se as propriedades do documento incluírem um nome do gerente de projeto, esse nome pode ser inserido na página de título, no rodapé ou em qualquer lugar do qual o nome é usado no documento. Se um novo gerente de projeto for atribuído a um projeto, a propriedade do gerente de projeto poderá ser atualizada no servidor de gerenciamento de documentos. Este nome do gerente de projeto atualizado será refletido em cada instância dessa propriedade que foi inserida em um documento.
Usar metadados com tipos de conteúdo
Metadados são informações sobre um documento que é usado para categorizar e classificar seu conteúdo. Os metadados estão associados a um tipo de conteúdo como uma coluna. Os metadados podem fornecer informações contextuais sobre o documento associando-os a um autor, assunto, audiência, idioma e assim por diante. Ao contrário das propriedades, os metadados são armazenados como colunas e podem ser indexados e pesquisados pelo mecanismo de pesquisa do SharePoint.
Metadados adicionados no nível de conjunto de sites podem ser associados a tipos de conteúdo. Ao usar metadados com tipos de conteúdo, todos os tipos de conteúdo posteriores podem herdar alguns ou todos os metadados do tipo de conteúdo pai no nível de conjunto de sites. Metadados adicionais podem ser adicionados em um nível inferior, como um único documento.
Modelos de coluna
Cada item de metadados que está associado a um tipo de conteúdo é uma coluna, que é um local em uma lista para armazenar informações. As listas ou bibliotecas são muitas vezes exibidas graficamente como colunas de informações. No entanto, dependendo do modo de exibição associado à lista, as colunas podem aparecer em outras formas, como dias em uma exibição de calendário. Em formulários associados a uma lista ou biblioteca, as colunas são exibidas como campos.
Você pode definir colunas para usar vários tipos de conteúdo. Para fazer isso, crie-o em uma galeria de modelos de coluna. Há uma galeria de modelos de coluna em cada site em um conjunto de sites. Assim como nos tipos de conteúdo, as colunas definidas na Galeria de modelos de coluna de um site estão disponíveis nesse site e em todos os sites abaixo dele.
Tipos de conteúdo de pasta
Os tipos de conteúdo de pasta definem os metadados associados a uma pasta em uma lista ou biblioteca. Quando você aplica um tipo de conteúdo de pasta a uma lista ou biblioteca, o novo comando nessa lista ou biblioteca inclui o tipo de conteúdo de pasta, o que torna possível para os usuários criarem pastas desse tipo.
Você pode definir modos de exibição em uma lista ou biblioteca que estão disponíveis somente em pastas de um determinado tipo de conteúdo. Isso é útil quando você deseja que uma pasta contenha um determinado tipo de documento e deseja que os modos de exibição dessa pasta exibam apenas as colunas que são relevantes para o tipo de documento que está contido nessa pasta.
Ao usar o modelo de objeto Produtos do SharePoint, você pode personalizar o novo comando para um tipo de conteúdo de pasta para que, quando um usuário criar uma nova pasta desse tipo, a pasta seja preenchida previamente com vários arquivos e documentos baseados em modelos armazenados no servidor. Isso é útil, por exemplo, para implementar um tipo de documento composto que exige que vários arquivos contribuam para um único documento de entrega.
Conjuntos de documentos é um recurso no SharePoint Server 2016 que permite que você use Office 2016 para gerenciar os resultados que se estendem por vários documentos. Conjuntos de documentos são tipos especiais de pastas que são usados para gerenciar uma única entrega ou produto de trabalho, que pode incluir vários documentos em vários locais. Crie conjuntos de documentos usando modelos extensíveis fornecidos com o SharePoint Server 2016. Você também pode personalizar modelos de conjuntos de documentos para representar os produtos de trabalho que são relevantes para a sua organização. Os conjuntos de documentos também incluem o controle de versão, que permite que você capture o status do conjunto de documentos completo em vários pontos do ciclo de vida. Para obter mais informações sobre conjuntos de documentos, consulte planejamento de conjuntos de documentos (SharePoint Server 2010).
Planejar tipos de conteúdo de documento
O primeiro estágio do planejamento de tipos de conteúdo de documentos é examinar cada tipo de documento listado na sua planilha de análise de uso do documento (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) para determinar se um tipo de conteúdo existente funcionará nesse tipo de documento. Cada tipo de conteúdo de documento deve herdar suas configurações diretamente do tipo de conteúdo do documento principal ou de um tipo de conteúdo que é descendente do tipo de conteúdo de documento. Isso garante que as colunas básicas para seus tipos de documento, como título e criado por, estejam presentes e que você possa associar um modelo ao tipo de conteúdo. Se um tipo de conteúdo principal (como documento) for suficiente, insira o nome do tipo de conteúdo na coluna tipo de conteúdo da planilha "analisar uso do documento".
Observação: Os tipos de conteúdo principais compatíveis não incluem arquivos PDF.
Para saber mais sobre como alterar os tipos de conteúdo principal, baixe o White Paper "diretrizes para edição de tipos de conteúdo e colunas de site predefinidos" (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).
Tipos de conteúdo de lista de plano
Os elementos de um tipo de conteúdo de lista incluem as colunas de metadados associados ao tipo de conteúdo e fluxos de trabalho que podem ser executados em itens desse tipo de conteúdo. Use um tipo de conteúdo de lista para definir um tipo de item de lista exclusivo para sua solução. Por exemplo, em uma solução de centro de atendimento ao cliente, em que os profissionais de suporte investigam e resolvem os problemas técnicos dos clientes, um tipo de conteúdo de lista pode ser usado para padronizar os dados de cada incidente de suporte e para acompanhar o incidente usando um fluxo de trabalho.
Fluxos de trabalho de plano
Fluxos de trabalho implementam processos corporativos em documentos, páginas da Web, formulários e itens de lista em SharePoint Server 2016. Elas podem ser associadas a bibliotecas, listas ou tipos de conteúdo.
No gerenciamento de documentos, use fluxos de trabalho para encaminhar documentos de pessoa para pessoa de modo que eles possam concluir suas tarefas de gerenciamento de documentos, como a revisão de documentos, a aprovação da publicação ou o gerenciamento de sua disposição. Além disso, use fluxos de trabalho personalizados para mover documentos de um site ou uma biblioteca para outro. Por exemplo, você pode criar um fluxo de trabalho para copiar um documento de um site para outro quando o documento estiver agendado para ser arquivado.
SharePoint Server 2016 inclui o fluxo de trabalho de três Estados, que você pode usar para gerenciar processos empresariais que controlam o status de um item por meio de três Estados ou fases. SharePoint Server 2016 também inclui os seguintes fluxos de trabalho que atendem às necessidades de gerenciamento de documentos:
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Coletar Comentários Envia um documento para revisão.
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Aprovação Envia um documento para aprovação, geralmente como pré-requisito para publicá-lo.
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Eliminação Gerencia a expiração e o descarte do documento.
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Coletar Assinaturas Roteia um documento para assinaturas.
Associe um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo quando você quiser disponibilizar esse fluxo de trabalho quando esse tipo de conteúdo estiver sendo usado. Por exemplo, um tipo de conteúdo de ordem de compra pode exigir a aprovação de um gerente antes que a transação possa ser concluída. Para garantir que o fluxo de trabalho de aprovação esteja sempre disponível quando uma ordem de compra for iniciada, crie um tipo de conteúdo de ordem de compra e associe o fluxo de trabalho de aprovação a ele. Em seguida, adicione o tipo de conteúdo ordem de compra a todas as bibliotecas de documentos em que os pedidos de compra serão armazenados.
Para planejar fluxos de trabalho para sua solução de gerenciamento de documentos, analise cada tipo de conteúdo de documento que você planeja implementar e identifique os processos corporativos que devem estar disponíveis para serem executados no conteúdo desse tipo. Em seguida, identifique os fluxos de trabalho que você terá para disponibilizar para esse conteúdo.
Veja a seguir uma tabela de exemplo que analisa os fluxos de trabalho de um tipo de conteúdo de contrato.
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Processo de contrato |
Fluxo de trabalho do contrato |
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Revisar rascunhos. |
Coletar comentários |
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Receba aprovação do gerente e do consultor jurídico. |
Aprovação |
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Resolver problemas de abertura. |
Acompanhamento de questões |
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Obter assinaturas. |
Coletar assinaturas |
Para obter mais informações, consulte fluxo de trabalho no SharePoint 2013.
Planilha
Use a planilha a seguir para registrar as informações discutidas neste artigo:
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Planilha de planejamento de fluxo de trabalho e tipo de conteúdo (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)
