Práticas recomendadas para o Outlook

Este artigo foi escrito pela equipe de produto que criou o Microsoft Outlook pelo melhor motivo possível: nossos clientes perguntaram. O Outlook foi projetado para ser usado por um público amplo com muitas necessidades de trabalho e estilos. Embora não haja um "jeito certo", há algumas maneiras de trabalhar no programa que sabemos serem mais fáceis do que outras. Esperamos que, ao conhecer as práticas recomendadas, você tenha a melhor experiência possível usando o Outlook.

Este guia representa nossos conselhos sobre como aproveitar ao máximo o Outlook. No entanto, não é um guia completo. Alguns cenários principais são abordados para ajudá-lo a aproveitar o Outlook em suas necessidades de gerenciamento de informações.

Este guia se destina a pessoas que:

• Trabalham em uma empresa de grande porte com um departamento de TI.
• Recebem mais de 30 mensagens de email por dia.
• Passe muito tempo todos os dias usando o Outlook para enviar e receber mensagens e para configurar ou participar de reuniões.
• Estou usando o Outlook com uma conta do Microsoft Exchange Server ou com uma conta do Microsoft 365.

Independentemente da configuração do seu servidor ou do tamanho da sua organização, este documento será útil para você.

Para administradores de TI

Frases com Office são referências a outros produtos do Microsoft 365, como o Microsoft OneNote e o Microsoft Servidor do SharePoint. As frases que mencionam AutoArquivar e Outlook Data Files (.pst) são marcadas com um ícone de pasta e arquivo Ícone de . Se sua organização não implantar esses produtos ou recursos, essas frases poderão ser desconsideradas sem afetar o documento geral e o fluxo de trabalho.

Neste artigo

• Princípios básicos de uma boa administração do tempo
• Pastas
• Regras
• Barra de Tarefas Pendentes
• Notificações
• Categorias
• Etapas rápidas
• Como organizar sua Caixa de Entrada com quatro ações básicas
• Revisão diária: administrando seu tempo e suas tarefas
• Tarefas: fazendo o seu trabalho
• Localize essa mensagem: pesquisando de forma eficaz
  Como localizar uma mensagem de uma determinada pessoa
• Escreva emails excelentes
• Calendário e reuniões
• Contatos
• Perguntas frequentes
• Referências
• Sobre o autor

Princípios básicos de uma boa administração do tempo

O Outlook é uma ferramenta para ajudá-lo a gerenciar suas mensagens de email, calendário, contatos e tarefas. Como tal, está no centro não apenas de suas comunicações, mas também de seu gerenciamento de tempo. Para aproveitar ao máximo o Outlook, sugerimos alguns princípios básicos:

• Reduza o número de lugares onde você lê mensagens. Se estiver usando uma nova versão do Microsoft 365, você poderá usar a Caixa de Entrada Destaques para Outlook para separar automaticamente os tipos de mensagens que você provavelmente lerá imediatamente das outras mensagens.

• Deixe algumas mensagens passarem. Use regras para enviar as mensagens que você não precisa ler imediatamente para suas próprias pastas. Como pastas para projetos ou pastas do Grupo de Contatos. Você não precisa - e em situações de alto volume provavelmente não pode - ler todas as mensagens enviadas a você.

• Reduza o número de lugares onde você arquiva mensagens manualmente. Reduza o ônus mental do arquivamento contando com a pesquisa para localizar mensagens.

• Processe suas mensagens usando as quatro ações básicas abaixo. Ao ler as mensagens, decida se deseja:

  • Excluir.
  • Agir (responder ou arquivar para referência).
  • Delegar (encaminhar).
  • Adiar (usando categorias e sinalizadores) para uma segunda análise em sua lista de tarefas.

• Reduza sua lista de tarefas pendentes a uma lista só. Use uma única lista de tarefas pendentes e um único calendário para administrar o que você precisa fazer.

• Trabalhe em lotes. Use categorias para ajudá-lo a agrupar tarefas semelhantes.

• Use bom senso ao enviar mensagens. Siga o que fazer e o que não fazer ao escrever ótimas mensagens.

• Examine seu calendário e suas tarefas regularmente.

Mesmo que você não use todas as práticas recomendadas descritas aqui, seguir apenas algumas melhorará sua experiência com o Outlook.

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Configurar o Outlook: O layout

A primeira etapa para seguir essas práticas recomendadas é configurar um sistema para otimizar a maneira como você usa o Outlook. É considerada uma prática recomendada ter:

• O Painel de Navegação aberto à esquerda.
• Suas mensagens no modo de exibição de Conversas, com as mensagens enviadas diretamente a você formatadas automaticamente em azul.
• O Painel de Leitura à direita.
• A Barra de Tarefas Pendentes aberta no lado extremo direito. Se a resolução da tela é inferior a 1024 x 768 pixels, a Barra de Tarefas Pendentes pode ser minimizada.
• Modo Cache do Exchange habilitado.

Para ver detalhes sobre como configurar o layout recomendado, consulte a seção Perguntas frequentes.

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Pastas

É considerada uma prática recomendada ter:

• Uma Caixa de Entrada para as mensagens que você precisa processar (tratar). A sua Caixa de Entrada é para mensagens enviadas diretamente a você ou que possam ser importantes e devam ser lidas por você.

Se você recebe muitas mensagens trocadas entre várias pessoas diferentes, altere para o modo de exibição Conversas. Caso contrário, use a organização de data (a organização padrão). Use as regras de formatação automática para exibir em azul todas as mensagens enviadas apenas a você.

• Uma única pasta de referência, sob a Caixa de Entrada, para todo o material de referência que você queira consultar posteriormente. Nada é arquivado automaticamente (ou seja, com uma regra) nessa pasta. Nomeie a pasta como 1-Referência. (Adicionar o 1- fará com que ele seja o primeiro item na Caixa de entrada.) Essa pasta é criada na Caixa de Entrada para que você possa recolhê-la e removê-la da exibição.
  Defina esta pasta para arquivamento automático anualmente.

  Observação

  Se essa pasta ficar muito grande (10.000 itens ou mais), o Outlook poderá ficar lento ao alternar para essa pasta.

• Uma pasta para mensagens pessoais, particulares e relacionadas à sua carreira. Ter uma pasta separada para informações pessoais e relacionadas à carreira dá a você a liberdade de pesquisar uma mensagem enquanto alguém está olhando por cima do seu ombro, sem que você precise se preocupar se uma mensagem de cunho pessoal irá aparecer. Nomeie essa pasta como 2-Pessoal. Os gerentes podem ter uma única pasta para comentários sobre seus funcionários, chamada 3-Gerência.
  Defina essas pastas para arquivamento automático anualmente.

• Um conjunto de pastas para mensagens de Grupos de Contatos. Todas as mensagens enviadas para Grupos de Contatos (também conhecidos como servidores de lista, listas de discussão ou listas de distribuição) não precisam ser lidas. Esse conjunto de pastas é o repositório de todas as mensagens do Grupo de Contatos que não são entregues automaticamente em sua Caixa de Entrada. Crie uma única pasta de nível superior sob sua Caixa de Entrada chamada Grupos de Contatos e depois crie uma subpasta para cada tópico dos Grupos de Contatos. Normalmente, uma pasta por Grupo de Contatos é suficiente mas, se você estiver em vários Grupos de Contatos relacionados, considere a possibilidade de ter todas as mensagens entregues na mesma pasta.

Minimize a pasta Grupos de Contactos de nível superior para que não se distraia com as mensagens não lidas nas pastas abaixo da mesma.

Defina as pastas Grupos de Contactos para arquivarem automaticamente de seis em seis meses ou com mais frequência, consoante a periodicidade das mensagens — por exemplo, um Grupo de Contactos para encontrar boleias de partilha de automóveis deve ser arquivado diariamente.

• Um conjunto de pastas para RSS feeds. À semelhança do conjunto de pastas para Grupos de Contactos, o RSS representa outro conjunto de dados que, por vezes, poderá ter informações interessantes, mas que não precisam de ser lidas de forma consistente ou com o mesmo nível de urgência das mensagens enviadas diretamente para si. O Outlook cria estas pastas automaticamente.

Pastas de pesquisa

As pastas de pesquisa são úteis para reunir informações de diferentes pastas de email e RSS. As pastas de pesquisa podem ser particularmente úteis quando precisa de recolher informações que estão guardadas em pastas diferentes — por exemplo, quando se prepara para uma reunião trimestral.

Se você recebe um grande volume de mensagens (mais de 200 por dia), as pastas de pesquisa podem ser uma boa maneira de analisar emails de diferentes destinatários.

Favoritos (opcional)

Os Favoritos dão visibilidade a pastas que de outra forma ficariam soterradas em sua lista de pastas de email.

Os Favoritos, um subconjunto das pastas de correio, são apresentados na parte superior do painel de navegação. A utilização dos Favoritos não é um requisito para o funcionamento deste sistema, mas, se tiver um ecrã pequeno, pode minimizar o Painel de Navegação para, dessa forma, poder arquivar as mensagens ao arrastá-las para a barra minimizada, efetuar pesquisas comuns e navegar para os Calendar, Contactos e Tarefas.

Considera-se melhor prática ter as seguintes pastas nos Favoritos: Caixa de Entrada, 1-Referência, Itens Enviados e Itens Eliminados.

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Regras

O objetivo de organizar o seu Outlook é reduzir o volume de "ruído" desnecessário na sua Caixa de Entrada e fazer com que os itens mais importantes fiquem no topo. As regras ajudam nesse processo, movendo mensagens para pastas com base em critérios que você define. As regras filtram as mensagens que chegam em sua Caixa de Entrada, deixando apenas os itens cuja leitura seja imprescindível.

Considera-se melhor prática ter as seguintes regras (para mais informações sobre como configurar estas regras, consulte as FAQ no final deste documento):

• Respostas Automáticas Mova todas as respostas a reuniões que não possuam conteúdo para os Itens eliminados. Você pode ver quem aceitou verificando a guia de acompanhamento dentro da janela da reunião.
• Para: Eu As mensagens enviadas diretamente para si ou em que está incluído na linha Cc são enviadas para a pasta A receber e não são processadas por outras regras, mesmo que sejam também enviadas para um Grupo de Contactos.
• Solicitações de Reunião Enviadas para a Caixa de Entrada Todas as solicitações de reunião, mesmo se forem enviadas para um Grupo de Contato, devem ser enviadas para a Caixa de Entrada.
• Diferir Itens enviados Esta regra atrasa o envio de mensagens em um minuto ou mais. Ao usá-la, verifique se suas mensagens foram enviadas antes de desligar o computador.

• Grupos de Contactos Todas as mensagens enviadas para um Grupo de Contactos são enviadas para uma pasta de Grupo de Contactos, a não ser que as respetivas palavras-chave sugiram que são importantes para si, caso em que serão enviadas para a Caixa de Entrada. Vários Grupos de Contatos que sejam similares devem usar a mesma regra e ser arquivados na mesma pasta. Se for membro de um Grupo de Contactos e tem de ler todas as mensagens nesse Grupo, não crie uma regra para o mesmo. Todas as mensagens que você precisa ler devem ir diretamente para a sua Caixa de Entrada.

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Barra de Tarefas Pendentes

A Barra de To-Do é o painel no lado direito do Outlook. Ela mostra um calendário, seus próximos compromissos e sua lista de tarefas unificada, contendo:

• Mensagens que você precisa responder (mensagens sinalizadas).
• Contatos que você precisa chamar (contatos sinalizados).
• Tarefas que surgem espontaneamente.

A prática recomendada para configurar a Barra de Tarefas Pendentes é:

• Mostrar um Navegador de Data (ativado por padrão).
• Mostrar as tarefas (ativado por padrão).
• Mostrar contactos favoritos.

A organização padrão para as tarefas é por Data de Conclusão, mas você pode considerar a possibilidade de mudar a organização para Data de Início, dependendo de como usa os sinalizadores. Se você quiser ver as tarefas que transferiu para a segunda-feira da próxima semana, organize por Data de Início. Se quiser ver as tarefas no dia em que devem ser concluídas, organize por Data de Conclusão.

Sinalizador padrão

Considera-se melhor prática definir o sinalizador Quick Click para Hoje (que é a predefinição).

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Notificações

Se você recebe muitas mensagens ou se distrai facilmente com o som de notificação que é tocado para as mensagens de entrada, recomenda-se desativar as seguintes opções:

• Os novos alertas de pop-up de email

• O ícone de envelope que aparece no ícone do Outlook na barra de tarefas do Windows

• O cursor que muda brevemente para um envelope
• O som que acompanha todas as configurações acima

Para alterar essas configurações, selecione o botão Arquivo, selecione Opçõese, em seguida, selecione Email.

Em Chegada de mensagem, desmarque todas as caixas de seleção.

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Categorias

As categorias no Outlook permitem-lhe gerir itens de várias formas. Há três tipos principais de categorias que recomendamos que você crie:

• Projeto (pode incluir pessoas)
• Tópico
• Local ou atividade

As categorias não são um aspeto necessário deste sistema, mas serão bastante úteis se for diligente na sua utilização. Por exemplo, elas podem ajudá-lo a identificar com mais facilidade o que você pode fazer agora e ajudá-lo a agrupar tarefas similares, para que você possa realizá-las todas de uma vez.

Para criar categorias, siga este procedimento:

• Em qualquer modo de exibição, na guia Página Inicial, no grupo Marcas, selecione Categorizar e selecione Todas as Categorias.

Considera-se melhor prática ter uma categoria para:

• Cada um dos seus subordinados diretos e seu gerente para itens que você queira examinar na próxima vez que vocês se encontrarem (por exemplo, uma categoria chamada 1:1 Gerente).

• Cada um dos principais locais ou tipos de atividade que você executa, para que você possa realizar ações em massa (uma parte útil da administração das suas tarefas); por exemplo:

  • @Volta_Casa para tarefas que você pode fazer no caminho do trabalho para casa.
  • O @Email para tarefas que envolvam mensagens de e-mail, reuniões ou qualquer outro aspeto do Outlook.
  • @Casa para tarefas que você só pode fazer em casa.
  • @Reunião para itens dos quais você precisa para se preparar para uma reunião.
  • @Offline para tarefas que o deixam ausente do computador, como tirar uma cópia de um documento.
  • @Online para tarefas que você só pode realizar online ou através de um navegador da Web.
  • @Telefone para chamadas que você precisa fazer ou receber.
  • @Read para tarefas que envolvem apenas a leitura e não a resposta. Esta categoria é útil para mensagens compridas ou anexos que precisa de ler, mas que não o pode fazer imediatamente.
  • @Espera para mensagens ou tarefas para as quais você está aguardando uma resposta, mas não há nenhuma próxima ação explícita para você.

  

• Cada tópico ou projeto importante para que possa encontrar facilmente mensagens sobre um determinado tópico — especialmente se não houver palavras no corpo ou no assunto que as fariam aparecer numa pesquisa.
• Tarefas importantes que têm de ser efetuadas hoje e não podem ser adiadas para outro dia.

Pode aplicar múltiplas categorias a um único item, por oposição a arquivar, onde os itens só podem estar numa pasta de cada vez. Por exemplo, uma mensagem importante que você quer discutir com o seu gerente antes de responder poderia ser incluída nas categorias @Email e 1:1 Gerente category.

A categoria Clique Rápido deve ser a que você aplica com mais frequência.

Para definir sua categoria Clique Rápido, siga este procedimento:

• Em qualquer modo de exibição, na guia Página Inicial, no grupo Marcas, selecione Categorizar e selecione Definir Clique Rápido.

Como você verá, as categorias ajudam a destacar mensagens e tarefas em sua Barra de Tarefas Pendentes, tornam a pesquisa mais eficiente e ajudam você a se preparar para reuniões.

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Etapas Rápidas

As Etapas Rápidas dão a você a possibilidade de executar várias ações com um único clique. São uma ferramenta útil para ajudá-lo a manter sua caixa de entrada limpa e ser mais eficiente de forma geral ao usar o Outlook. Toda vez que você se vir executando as mesmas etapas repetidamente no Outlook, experimente criar uma Etapa Rápida.

É considerada uma prática recomendada ter as seguintes Etapas Rápidas. Para obter mais informações, consulte Automatizar tarefas comuns ou repetitivas com Etapas Rápidas.

Etapa Rápida	O que ela faz	Quando utilizar
Referência	Marca a mensagem como lida. Move-a para a sua pasta 1-Referência.	Este é o seu botão de arquivamento com um único clique.
Pessoal*	Marca a mensagem como lida. Move-a para a sua pasta 2-Pessoal.	Para arquivar mensagens pessoais.
Concluído	Marca a mensagem como lida. Marca a mensagem como concluída. Move-a para a sua pasta 1-Referência.	Para mensagens de referência que você respondeu ou já resolveu.
Adiar*	Marca a mensagem como lida. Sinaliza a mensagem como uma tarefa para Hoje Move-a para a sua pasta 1-Referência.	Para mensagens que você quer abordar mais tarde.

*As Etapas Rápidas Pessoal e Adiar não são as Etapas Rápidas padrão.

Etapas Rápidas opcionais

Além das Etapas Rápidas listadas acima, dependendo do seu trabalho e das suas atividades gerais do dia a dia, convém criar os seguintes tipos de Etapas Rápidas:

Etapa Rápida	O que ela faz	Quando utilizar
Categorizar e Mover	Marca a mensagem como lida. Categoriza a mensagem. Move-a para a sua pasta 1-Referência.	Você categoriza muitas das suas mensagens antes de arquivá-las para ajudá-lo a localizá-las depois. Crie uma por categoria usada com frequência.
Sinalizar e Mover	Marca a mensagem como lida. Sinaliza a mensagem. Move-a para a sua pasta 1-Referência.	Você sinaliza coisas para diferentes datas, como Amanhã, Esta Semana etc. Crie uma por sinalizador usado com frequência.
Sinalizar, Categorizar e Mover	Marca a mensagem como lida. Sinaliza a mensagem. Categoriza a mensagem. Move-a para a sua pasta 1-Referência.	Você usa algumas categorias para ajudá-lo a entender o contexto das suas tarefas. Exemplo: @Read: Sinalizadores para amanhã, categoriza com @Read categoria.
Para sua Informação e Mover	Marca a mensagem como lida. Cria um encaminhamento como uma mensagem para informar Move-a para a sua pasta 1-Referência.	Você encaminha emails para outras pessoas (artigos e outros) com frequência
Delegar	Marca a mensagem como lida. Cria um encaminhamento para uma pessoa específica Move-a para a sua pasta 1-Referência.	Você recebe mensagens que agora são destinadas a outras pessoas.
Tarefa	Criar uma tarefa com anexo Excluir mensagem	Você precisa de mais contexto para suas mensagens sinalizadas.
Grupo de Contatos	Marca a mensagem como lida. Move-a para sua pasta de Grupos de Contatos (ou para a pasta de um Grupo de Contato específico).	Você recebe algumas mensagens de Grupos de Contatos em sua Caixa de Entrada devido às regras, inadvertidamente. Exemplo: Você tem uma regra para arquivar todas as mensagens do Grupo de Contatos foo em uma pasta, a menos que ela tenha a barra de palavras em qualquer lugar no corpo. Ocasionalmente, alguém enviará uma mensagem para o Grupo de Contatos foo com a palavra barra, mas não é algo relacionado a você.
Responder e Excluir	Abre uma janela de resposta. Exclui a mensagem original	Muitas vezes você recebe mensagens rápidas às quais precisa responder, mas depois das quais não precisa da mensagem original. Por exemplo: "Ei, você quer ir almoçar?" Sua resposta: "Claro!"

Depois que você começar a criar Etapas Rápidas, descobrirá outras maneiras de otimizar o número de cliques necessários para fazer algo. Sempre que você se vir fazendo as mesmas coisas repetidamente, experimente criar uma Etapa Rápida. E conforme os projetos forem mudando, atualize suas Etapas Rápidas para que incluam apenas as coisas que você realmente faz.

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Como organizar sua Caixa de Entrada com quatro ações básicas

Após configurar seu sistema, você está pronto para começar a gerenciar as mensagens de entrada. Tornando a sua Caixa de Entrada o local central para recebimento de mensagens importantes, você poderá entrar nela com a confiança de saber que cada item é algo que realmente precisa de uma ação sua.

Para cada mensagem em sua Caixa de Entrada:

• Se não for importante, exclua imediatamente.
• Se puder ser feito em dois minutos ou menos, faça (responder, arquivar, chamar etc.).
• Se não for para você ou se puder delegar (encaminhar), faça-o.
• Se precisar fazer, mas levar mais do que dois minutos (incluindo ler), adie.

Se precisar da mensagem como referência (mesmo que tenha decidido adiar), move-a para a sua pasta de referência. O objetivo é reduzir o número de vezes que você acessa cada mensagem.

Exclua

Exclua mensagens que não precisa ler. Se for lixo eletrônico, exclua-o.

Se não quiser mais receber outra mensagem como parte dessa conversa, ignore-a.

Faça isso: A análise de dois minutos

É incrível o que pode ser feito em dois minutos. Por exemplo, muitas mensagens podem ser respondidas em até dois minutos. Mas se você for demorar mais de dois minutos em uma mensagem, adie-a. Para ter uma noção do tempo, experimente cronometrar dois minutos.

Após lidar com a mensagem, siga um destes procedimentos:

• Exclua-o se for algo de pouca importância.
• Arquive em uma de suas pastas de referência (por exemplo, 1-Referência) usando uma Etapa Rápida.

Para manter um registro do que você fez, especialmente para fins de reflexão em torno do tempo das revisões anuais ou para a preparação de relatórios, use a Etapa Rápida Concluído, que também marca as mensagens como concluídas.

Delegue

Às vezes, você recebe uma mensagem com um assunto que, na verdade, é para outra pessoa resolver. Nesses casos, responda e inclua a pessoa para a qual você está delegando a mensagem na linha Para. Se achar que faz isso com frequência, considere a possibilidade de criar uma Etapa Rápida que responda e adicione o representante à linha Para.

Se desejar acompanhar posteriormente, sinalize a mensagem para si mesmo antes de enviar. Na Barra de Tarefas Pendentes, marque a tarefa com a categoria @Espera.

Adie

Quando adiar uma mensagem

Adiar uma mensagem significa que você a examinará mais tarde, quando tiver tempo.

Motivos para adiar uma mensagem:

• Não pode ser resolvido em menos de dois minutos.
• Vai demorar um tempo para você ler.
• Exigirá uma resposta elaborada com cuidado.
• Ele requer ação adicional em outro programa (por exemplo, "É necessário adicionar ao <nome> do documento").

Como adiar uma mensagem: sinalize-a

Quando você decide que não tem tempo para lidar com uma mensagem imediatamente, pode sinalizá-la:

• Se precisar fazer hoje, sinalize para Hoje (basta clicar com o botão esquerdo do mouse no sinalizador).
• Se puder postergar por mais tempo, clique com o botão direito do mouse na mensagem e sinalize-a para uma data posterior.
• Se você precisar consultar a mensagem mais de uma vez e quiser acessá-la facilmente, arraste-a para o grupoDepoisna Barra de Tarefas Pendentes. Se você não tiver um grupo Posterior , defina a Data de Início do sinalizador na tarefa como 100 anos no futuro. (Use esse sinalizador raramente para que ele não se torne um catch-all superpovoado.)
• Se for algo que você precisará a curto prazo, sinalize-o como Sem Data para que apareça na parte superior da Barra To-Do. Use esse grupo com moderação e limpe-o regularmente, pois ele está no topo da sua lista de tarefas.

Além de sinalizar uma mensagem, você pode:

• Adicionar categorias apropriadas.
• Selecione sua Etapa Rápida de Referência para marcar a mensagem como lida, se ela ainda não estiver marcada como lida, e arquive-a em sua pasta de referência (1-Referência).

Se achar que está aplicando as mesmas categorias e sinalizadores repetidamente, crie uma nova Etapa Rápida que sinalize, categorize e arquive.

Quando um item for sinalizado, ele aparecerá na Barra de Tarefas Pendentes. Sinalizando-o e arquivando-o em sua pasta de referência, você o processou e agora pode tirá-lo de vista. Mas como está em sua lista de tarefas, você pode passar para a próxima mensagem, sabendo que retornará aos itens sinalizados mais tarde.

Se desejar adicionar mais informações aos seus itens sinalizados

Se a linha de assunto de uma mensagem não fornecer contexto suficiente, você pode fazer uma destas duas coisas, dependendo da quantidade de informações que você precisa adicionar:

• Mude o nome da tarefa selecionando-a na Barra de Tarefas Pendentes ou clicando com o botão direito do mouse nela e selecionando Renomear Tarefa. Alterar o nome da tarefa não alterará o assunto da mensagem, mas facilita a compreensão de qual será sua próxima tarefa.
• Crie uma tarefa com a mensagem como anexo.

Você também pode adicionar uma categoria para ajudá-lo a ver num relance onde será sua próxima ação. Uma rápida olhada na sua Barra de Tarefas Pendentes com tarefas categorizadas e você saberá o que permite ações imediatas (@Escritório), quais tarefas dependem de outras pessoas (@Espera) e o que você discutirá em reunião (@Reunião).

Quando você lida com as tarefas que adiou?

Após processar suas mensagens, você pode atacar sua lista de tarefas. É nesse momento que você responde as mensagens que adiou.

É só arquivar

Às vezes, você recebe uma mensagem que não precisa seguir, mas que pode precisar em uma data futura. Um bom exemplo é uma mensagem com instruções. Arquive essas mensagens na sua pasta de referência (1-Referência) selecionando sua Etapa Rápida de Referência. A adição de uma categoria tornará a mensagem mais fácil de ser localizada posteriormente, se você precisar dela (por exemplo, @Projeto). Faça isso antes de arquivar com sua Etapa Rápida.

Após terminar de processar suas mensagens, sua Caixa de Entrada deverá estar limpa e você poderá voltar sua atenção para o calendário e as tarefas.

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Revisão diária: administrando seu tempo e suas tarefas

É considerada uma prática recomendada reservar um tempo todas as manhãs para gerenciar sua lista de tarefas e seu calendário. Isso inclui:

• Examinar seus compromissos e reuniões do dia e da semana.
• Examinar suas tarefas e fazer ajustes.
• Acrescentar compromissos em seu calendário para alocar tempo para executar seu trabalho.

Dizendo não

Ao examinar seu calendário e sua lista de tarefas, seja realista sobre o que pode cumprir. Às vezes, isso significa dizer não. Aqui estão algumas maneiras de recuperar o tempo dizendo não:

• Recusar reuniões que você não precisa participar. Sim, você pode fazer isso.
• Exclua tarefas que você não precisa fazer ou que você sabe que não fará.
• Envie mensagens para avisar as pessoas que você está trabalhando em uma resposta (e não deixe de sinalizá-la para si mesmo no envio). É melhor avisar alguém que você responderá em uma data realista do que fazer com que a pessoa pense que você esqueceu a solicitação.

Gerenciamento de calendário

A realidade é que se você tem um dia cheio de reuniões, você tem menos tempo para concluir tarefas e escrever mensagens; portanto, transfira as tarefas para outros dias.

Se uma tarefa vai demorar muito ou se é algo que você deve fazer (ao contrário das tarefas que você decide que não precisa fazer), arraste-a da Lista de Tarefas Diárias para o calendário para bloquear o tempo.

Maneiras de criar tarefas

Conforme você for examinando seu calendário e suas tarefas, inevitavelmente começará a pensar em mais coisas que precisa fazer. Aqui estão algumas maneiras de criar tarefas no Outlook:

• Sinalize a mensagem.
• Digite na caixa Digite uma nova tarefa no topo da lista de tarefas.
• Use o atalho do teclado Ctrl+Shift+K para criar uma nova tarefa.
• Se você estiver dirigindo e for legal e seguro fazê-lo, use a função de memorando de voz em seu dispositivo móvel ou telefone celular para gravar suas tarefas e transcrevê-las posteriormente para sua Lista To-Do.
• Se você estiver em uma reunião, faça anotações no OneNote. Os itens sinalizados no OneNote aparecem na lista de tarefas do Outlook.

Maneiras de administrar tarefas

Aqui estão algumas maneiras de você lidar melhor com suas tarefas:

• Acrescente as tarefas conforme forem chegando, digitando na caixa Digite uma nova tarefa na Barra de Tarefas Pendentes ou no topo da lista de Tarefas, em um espaço em branco na Lista de Tarefas Diárias ou selecionando Nova Tarefa na faixa de opções.
• Limpe as tarefas que não precisa executar. Sua lista de tarefas é seu espaço sagrado - não deixe que ela seja poluída, ou sua utilidade será perdida. Para as mensagens sinalizadas que quiser guardar, selecione Remover da Lista; caso contrário, simplesmente clique em Excluir.
• Marque as tarefas finalizadas como concluídas para que sejam removidas da Lista de Tarefas Pendentes.
• Facilite as ações em uma tarefa mudando o assunto da tarefa em uma mensagem sinalizada. Por exemplo, uma mensagem sinalizada com a linha de assunto Não é possível alterar a associação a um grupo via teclado deve ser renomeada para Responder a Ryan, que é a próxima ação para esta tarefa. Para mudar o assunto da tarefa, selecione o item na Barra de Tarefas Pendentes e digite um novo assunto ou clique com o botão direito do mouse e depois selecione Renomear Tarefa. Alterar o assunto da tarefa não altera o assunto da mensagem. Somente o assunto que você vê em sua lista de tarefas é alterado.
• Crie e atribua categorias de cores para ajudá-lo a identificar onde você precisa ser o próximo passo e fazer algumas tarefas se destacarem.
• Reorganize suas tarefas para agrupar tarefas similares, como as com a mesma categoria. Para mover uma tarefa, selecione-a na lista de tarefas e arraste-a. Dessa forma, você poderá trabalhar em tarefas similares juntas.
• Arraste tarefas da Lista de Tarefas Diárias e da Barra de Tarefas Pendentes para o dia que você planeja executar a tarefa. Arraste as tarefas que levarão algum tempo para o calendário, a fim de reservar tempo para sua execução.

Embora seja bom ser organizado, não perca muito tempo priorizando e gerenciando sua lista de tarefas. Não se torne refém desse processo!

Use seu calendário: crie compromissos para administrar seu tempo

Lembre-se: sempre há mais coisas a fazer do que tempo para fazer as coisas.

Como parte de uma boa administração do tempo, você precisa de tempo para lidar com suas mensagens, gerenciar seus compromissos e tarefas, e refletir sobre o que tem de fazer.

Você pode alocar esse tempo para si com compromissos regulares e reuniões em seu calendário. Seu calendário deve ser tratado como seu plano real para o seu tempo - se você o agendou, é isso que você está comprometido a fazer naquele momento.

Reserve um tempo para:

• Lidar com suas mensagens. Reservar um tempo para elas é especialmente importante se você recebe muitas mensagens. Mesmo se tiver regras configuradas de forma que apenas as mensagens importantes apareçam em sua Caixa de Entrada, você ainda precisará de tempo para lidar com elas.

• Faça uma revisão diária e semanal de suas tarefas e compromissos. Consulte seu calendário e suas tarefas, e avalie os compromissos e tarefas em relação às prioridades. Se o calendário estiver ocupado, este é o momento de:
• Resolver conflitos entre compromissos, já que você não pode estar em dois lugares ao mesmo tempo.
• Alocar tempo para realizar o trabalho.
• Refletir sobre o que você está fazendo, se o seu tempo está sendo bem empregado e se você está definindo as prioridades certas.
• Reunir-se regularmente com seu gerente. Reuniões regulares com o gerente podem ajudar você a explicar no que está trabalhando e redefinir prioridades onde necessário. Para configurar uma reunião regular ou recorrente, selecione a de recorrência .

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Tarefas: fazendo o seu trabalho

Revisão semanal

Ver o panorama geral do seu tempo e de suas tarefas ajudará você a priorizar um trabalho importante em detrimento de tarefas menos urgentes. Isso o ajudará a deixar claro para os outros o que pode e o que não pode ser realisticamente esperado de você realizar. Revisar sua semana passada e próxima também é uma maneira útil de ajudá-lo a se preparar para uma reunião semanal com seu gerente ou ajudá-lo a preparar um email de status.

Onde executar seu trabalho

Após processar suas mensagens, o melhor trabalho para você executar seu trabalho no Outlook (responder mensagens e assim por diante) é em Tarefas. Ao alternar para o Tasks, você não se distrairá com as mensagens que chegam em sua Caixa de Entrada.

Processe tarefas em massa

Ao examinar sua lista de tarefas e seu calendário, execute tarefas similares juntas. Por exemplo, se você tem apenas alguns minutos, faça todas as suas chamadas telefônicas (se tiver apenas algumas). Ataque as tarefas que exigem mais da sua energia (para algumas pessoas, pode ser responder mensagens) quando você tiver mais energia. Lide com tarefas que envolvem menos energia, como ler mensagens de status, mais para o final do dia ou quando sua energia estiver mais baixa. Processando suas tarefas "em massa", você terá progresso em todos os seus projetos simultaneamente.

Uma maneira de processar tarefas em massa é alterar a organização de Organizado por: Data de Início para Organizado por: Categorias. Para fazer isso, selecione o título Organizado por e clique em Categorias.

Terminando suas tarefas

Conforme for terminando suas tarefas, marque-as como concluídas. O Outlook mantém a lista de suas tarefas concluídas automaticamente. Isso pode ser um resumo útil do que você realizou. Se não precisar manter um registro da tarefa ou da mensagem, exclua-a ou retire o sinalizador.

Trabalhando offline

Se você tem muito trabalho a fazer, considere a possibilidade de ficar offline, a fim de evitar se distrair com as mensagens de entrada.

Quando você alterna entre trabalhar online e offline, todas as contas de email em seu perfil do Outlook são alteradas.

• Na guia Enviar/Receber, no grupo Preferências, selecione Trabalhar Offline.
  

O comando Work Offline fica realçado quando você está trabalhando offline.

Selecione a opção Trabalhar Offline realçada para retornar ao modo Online.

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Localize essa mensagem: pesquisando de forma eficaz

Como localizar uma mensagem de determinada pessoa

• Se você deseja localizar uma mensagem de uma pessoa em particular, marque a caixa Pesquisar em qualquer pasta e, em seguida, na guia Pesquisar, selecione De.
  
• Digite o nome da pessoa.
  

Ou comece digitando o nome na caixa Pesquisa e pressione a tecla de seta para baixo para selecionar Dee restringir os resultados.

Como localizar uma mensagem com um anexo

Para localizar uma mensagem com um anexo, selecione a caixa Pesquisar e, na guia Pesquisar, selecione Tem Anexos.

Todos os termos de pesquisa são aditivos, portanto, se você deseja localizar uma mensagem de alguém e que tenha anexos, selecione os comandos da faixa de opções (De, Tem Anexos) para montar sua pesquisa.

Para localizar mensagens em toda sua caixa de correio

Às vezes, você não consegue encontrar uma mensagem pesquisando apenas na pasta de referência — pode ser uma mensagem que você enviou ou pode ter sido arquivada incorretamente. Nesses casos, comece pesquisando em qualquer pasta (Caixa de entrada, 1-Referência, etc.). em seguida, selecione o menu suspenso na caixa de pesquisa e, em seguida, selecione Caixa de correio atual.

Você também pode selecionar Caixa de Correio Atual na guia Pesquisar.

Se você suspeita que o que está procurando esteja em uma solicitação de reunião aceita (e, portanto, no seu calendário), tente selecionar Todos os Itens do Outlook.

Se você constatar que faz pesquisas frequentemente em toda a caixa de correio, pode definir o escopo de pesquisa padrão para sempre pesquisar em todas as pastas, indo para o modo de exibição Backstage.

1. Selecione a guia Arquivo e então Opções.
2. Selecione Pesquisar.
3. Em Resultados, selecione Caixa de correio atual.
   

Para parar de pesquisar

Depois de encontrar o item que está procurando e estiver pronto para prosseguir para a próxima tarefa, selecione o ícone fechar ícone ao lado da caixa Pesquisa Instantânea ou, na guia Pesquisar , no grupo Fechar , selecione Fechar Pesquisa.

Escreva excelentes emails

As regras a seguir o ajudarão a transmitir sua mensagem com uma postura profissional.

Regras básicas para mensagens excelentes: o que fazer

• Leia a mensagem antes de enviá-la.
• O assunto deve ser descritivo e voltado à ação. Por exemplo: Equipe de Vendas: Favor enviar datas sugeridas para a sessão de estratégia da diretoria, em que Equipe de Vendas é o nome do grupo e favor enviar é a ação. Outras introduções úteis são Para sua informação: e Ação necessária.
• Se uma ação for necessária, declare o que você quer na caixa Assunto.
• Altere o assunto da mensagem se o tópico da conversa mudar.
• Seja breve e direto em todas as mensagens.
• Organize o conteúdo da sua mensagem do mais para o menos importante.
• Considere a possibilidade de aplicar negrito à informação importante.
• Coloque itens de ação ou perguntas em linhas separadas, para que se destaquem e sejam notados.
• Coloque nomes de pessoas em negrito ao fazer perguntas. Por exemplo: "Ryan: Qual é o status do projeto?
• Limite o número de pessoas para quem você envia a mensagem àquelas que realmente precisam lê-la.
• Coloque as pessoas que precisam estar informadas na linha Cc.
• Coloque as pessoas que precisam responder ou agir na linha Para.
• Use uma assinatura quando apropriado, mas mantenha-a simples, breve, professional e, se possível, isenta de elementos gráficos.
• Se quiser uma resposta imediata, não envie uma mensagem. Telefone ou envie uma mensagem instantânea.
• Se você está em uma conversa de email com mais de dez mensagens e nenhuma resolução, considere a possibilidade de marcar uma reunião para discutir o problema. O Email nem sempre é um meio eficiente para resolver problemas complexos. Com a mensagem selecionada, na guia Página Inicial, no grupo Responder, selecione Reunião.
  
• Confirme mensagens que exigem uma resposta mais extensa. Se você está ocupado demais para responder de forma completa imediatamente, avise o remetente que está avaliando o problema e responderá até uma determinada hora ou dia. Sinalize a mensagem para si mesmo para fazer isso mais tarde.
• Use alta importância com moderação.
  
• Se você está fazendo uma pergunta e há diversas pessoas que podem responder, escolha apenas uma pessoa em vez de enviar a pergunta para um grupo.

Acompanhamento: sinalizando no envio

Quando você estiver enviando uma mensagem para alguém de quem precisa de uma resposta, siga este procedimento:

• Sinalize-a para si mesmo no envio.
• Altere o nome da tarefa da mensagem sinalizada na Barra de Tarefas Pendentes para começar com Acompanhamento.
• Marque-a com a categoria @Espera.
• Quando você adota essas três etapas, sabe que sua próxima ação é enviar outra mensagem ou ficar atento à resposta.

Regras básicas para mensagens excelentes: o que não fazer

• Não use papel de carta.
• Não inclua seu gerente em todas as mensagens que enviar.
• Não envie uma mensagem quando estiver irritado. É melhor redigi-la, salvar em sua pasta de rascunhos e voltar a ela mais tarde.
• Não espere uma resposta rápida quando estiver enviando mensagens longas (mais de dois parágrafos).
• Não envie uma mensagem de acompanhamento menos de um dia após a primeira mensagem. Se você não receber uma resposta em tempo hábil, tente usar o telefone ou um aplicativo de mensagens, como o Microsoft Teams.
• Não use confirmações de leitura ou de entrega em toda mensagem que enviar. Use apenas se não tiver certeza de que os destinatários receberão a mensagem.
• Não anexe sinalizadores ou alta a cada mensagem que você enviar. Os destinatários passarão a ignorá-los.
• Não escreva TUDO EM MAIÚSCULAS.
• Não envie anexos, envie links em vez disso. Esta regra aplica-se especialmente a solicitações de reunião, nas quais anexos podem contribuir significativamente para acabar com a cota de armazenamento do servidor.
• Não expanda as listas de distribuição. Expandir as listas de distribuição dificulta a leitura das mensagens e faz com que elas sejam encaminhadas para pastas de email incorretas, no caso das pessoas que usam regras.
• Não use de sarcasmo. Seu humor pode ser mal compreendido.
• Não escreva algo que você não gostaria que todos na empresa lessem. Nunca se sabe onde sua mensagem pode parar.
• Não use fontes cursivas ou "divertidas", que sejam difíceis de ler.
• Não use fontes vermelhas, pois dificultam a leitura e podem ser interpretadas como críticas.
• Não use Responder a Todos para pedir para ser removido de um Grupo de Contatos. Nunca.

Conselhos para Grupos de Contatos (antes chamados de Listas de Distribuição)

Se você estiver respondendo a um grande Grupo de Contatos, siga todas as mensagens O que fazer e o que não fazer.

Se precisar de mais informações ou estiver investigando o problema separadamente, responda ao Grupo de Contatos inteiro para que todos saibam e depois responda ao indivíduo separadamente. Não deixe de responder ao Grupo de Contatos depois que o problema for resolvido, informando a resolução. Dessa forma, ela pode servir de referência para outras pessoas no Grupo de Contatos.

Como redirecionar pessoas

Se alguém enviar uma mensagem para um Grupo de Contatos do qual você é membro e a mensagem puder ser respondida mais adequadamente por outra pessoa ou outro Grupo de Contatos, siga este procedimento:

• Responda com a pessoa ou Grupo de Contatos correto(a) na linha Para.
• Peça que as respostas sejam enviadas para a pessoa ou Grupo de Contatos correto(a).
• Não coloque o Grupo de Contatos original na linha Cco , pois sua mensagem não será filtrada pelas regras de outras pessoas. Em vez disso, deixe o Grupo de Contatos na linha Para ou Cc.
• Se você estiver fazendo uma transição para uma nova função e constatar que está redirecionando pessoas regularmente, configure uma Etapa Rápida.

Como ser removido de um Grupo de Contatos

Se você receber emails de um Grupo de Contatos do qual não deseja participar, envie uma mensagem ao administrador da rede ou ao proprietário do Grupo de Contatos e peça para ser removido. Não responda a todo o Grupo de Contatos. Para localizar o proprietário do Grupo de Contatos, clique duas vezes no nome do Grupo de Contatos, na linha Para.

Como usar comentários embutidos

A adição de comentários embutidos a uma mensagem que você recebe é uma maneira conveniente de responder perguntas e fornecer respostas diretas para problemas. É considerada uma prática recomendada fazer o seguinte:

1. Em sua mensagem, mencione que você está fazendo comentários embutidos. Por exemplo, inclua "Veja comentários adicionais abaixo".

2. Diferencie seu texto da mensagem original. Algumas sugestões:

   • Alterar a cor da fonte.
   • Incluir seu nome ou iniciais entre colchetes antes do comentário. Exemplo: [Jordão Moreno]
     
   • Alterar a fonte para itálico ou negrito, ou ambos.

3. Não exclua nada que você não escreveu.

Se quiser apenas comentar sobre uma pequena parte de uma mensagem mais longa, copie esse trecho da mensagem em sua resposta, usando uma cor diferente e colocando a citação entre aspas, e então digite sua resposta.

Quando usar Cco

Se você adicionar o nome de um destinatário à caixa Cco com cópia oculta em uma mensagem, uma cópia da mensagem será enviada ao destinatário, mas o nome do destinatário não será visível para os outros destinatários da mensagem.

Use o recurso Cco para remover pessoas extras de uma conversa de email quando você considerar que elas não precisam mais do email extra ou se o tópico da conversa tiver sido alterado.

Por exemplo, se você é uma de cinco pessoas que recebem uma pergunta e você quer responder, mova as quatro outras pessoas para a linha Cco e escreva algo como " Joe, Jeff, James e Jennifer em cópia oculta. Aqui está a resposta..." Mensagens futuras serão então apenas entre você e o remetente original.

Não use Cco para permitir que terceiros (como seu gerente) saibam sobre uma mensagem confidencial. O destinatário Cco pode não perceber que recebeu uma mensagem Cco e responder a todos, expondo que recebeu uma mensagem Cco. Isso pode ser interpretado como um comportamento dissimulado de sua parte.

Em vez de usar Cco para informar um terceiro sobre um problema, encaminhe a mensagem após enviá-la.

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Calendário e reuniões

Quando é apropriado convocar uma reunião?

Convoque uma reunião quando:

• Um novo grupo de pessoas está trabalhando junto pela primeira vez.
• Mais de 10 mensagens relativamente longas foram trocadas entre diversas pessoas.
• Precisa haver discussão, debate ou colaboração.
• Convoque uma reunião quando for a maneira mais eficiente de avançar e deixe claro qual é o objetivo da reunião antes de convocá-la.

Quem convidar

Convide apenas as pessoas que precisam estar envolvidas. Cada pessoa adicional que você convida aumenta a complexidade da reunião, dificultando ainda mais o controle. Por outro lado, se uma decisão precisar ser tomada, verifique se todos os principais participantes estão presentes; caso contrário, a reunião será um desperdício de tempo e recursos.

Como escolher um horário para a reunião

Escolha um horário em que todos possam se reunir, observando as informações de disponibilidade dos convidados no Calendar. Use o Assistente de Agendamento para ver a disponibilidade de todos os participantes da reunião.

A grade de disponibilidade mostra a disponibilidade dos participantes. Um par de linhas e um realce mostram o início e o fim propostos da reunião.

Para exibir o Assistente de Agendamento ao redigir uma solicitação de reunião, na guia Reunião, no grupo Exibir, marque Assistente de Agendamento.

O painel Localizador de Salas contém horários sugeridos para o melhor horário para a reunião (quando a maioria dos participantes está disponível). Para selecionar um horário para a reunião, selecione a sugestão de horário no painel Localizador de Sala, na seção Horários sugeridos, ou selecione um horário na grade de disponibilidade.

Se você descobrir que está criando reuniões regularmente com o mesmo grupo de pessoas, crie um grupo no Painel de Navegação para que você possa ver mais facilmente as informações de disponibilidade das pessoas. Esses grupos também podem incluir salas, fazendo com que encontrar uma sala disponível para a reunião torne-se mais fácil.

Para criar um Grupo de Calendários, siga este procedimento:

• No Calendar, no painel de navegação, role para baixo até a lista de calendários e clique com o botão direito do mouse em Meus Calendários.
• Digite um nome para o novo grupo de calendário e escolha Inserir.
• Clique com o botão direito do mouse no novo grupo de calendário e selecione Adicionar calendário.
• Escolha a fonte e, em seguida, selecione os calendários que você deseja adicionar.

Quando fazer reuniões presenciais e remotas

Faça uma reunião presencial se:

• É a primeira vez que este grupo trabalhará junto.
• Itens não eletrônicos serão apresentados ou repassados.
• É uma reunião de brainstorming.
• É uma reunião de colaboração intensiva.
• Nem todos têm um telefone, um aplicativo de conferência online ou software e equipamento apropriados para participar de reuniões eletrônicas.

Caso contrário, considere usar um aplicativo de reunião online, como o Microsoft Teams, ou fazer uma reunião por telefone.

Como lidar com documentos relacionados

No preparo para uma reunião, muitas vezes há documentos a serem compartilhados antes ou durante a reunião.

Se todos os participantes estiverem conectados à sua rede corporativa, coloque os documentos em um site do SharePoint ou em uma unidade de rede compartilhada.

Se algum dos participantes for externo da sua empresa (por exemplo, um fornecedor que não tem acesso à sua intranet), considere usar um SharePoint Workspace.

Não envie anexos em suas solicitações de reunião.

Preparando um cronograma: deixe as tarefas fazerem a sua parte

• @Reunião é o seu local central para itens do cronograma .

Crie uma única tarefa, marque-a com a @Meeting categoria e defina a Data de Início ou a Data de Conclusão para a data da sua reunião. À medida que a data da reunião for se aproximando e forem surgindo pontos de discussão, adicione comentários, marcadores e pensamentos à tarefa conforme forem lhe ocorrendo. Essa tarefa se tornará o cronograma da reunião.

Após a reunião, marque a tarefa como concluída e crie novas tarefas para seus itens de ação.

• Se desejar discutir um conjunto de mensagens ou apenas uma mensagem…

Se você tiver uma mensagem que deseja discutir em uma reunião, sinalize essa mensagem para o dia da reunião e marque-a com a @Meeting categoria.

Se tiver mais de três mensagens a discutir, não sinalize cada uma delas, pois isso poluirá sua lista de tarefas. Em vez disso, crie uma nova tarefa com o nome da reunião; clique com o botão direito do mouse e arraste as mensagens para a tarefa (copiando enquanto faz isso). Marque esta tarefa com a @Meeting categoria.

• Se quiser mais espaço para seus pensamentos...

Se você estiver colaborando com outras pessoas ou apenas precisar de mais espaço para suas ideias, considere usar um bloco de anotações do OneNote, que pode ser compartilhado por meio de um site do SharePoint ou em um servidor local. O OneNote oferece uma experiência de anotações mais avançada do que as tarefas do Outlook.

Durante a reunião: como colaborar

A ferramenta que você utiliza para colaborar durante uma reunião depende da localização e do acesso dos participantes.

Se estiver colaborando a respeito de um documento e todos estiverem na mesma sala, use os recursos Controlar Alterações e Comentários do Word.

Se você estiver apresentando e algumas pessoas estiverem remotas, use uma reunião online e os recursos de chat do Microsoft Teams ou, para reuniões menos formais, junte todos usando um chat em grupo do Microsoft Teams e compartilhe sua área de trabalho ou um segundo monitor.

Se você quiser colaborar de uma forma mais ad hoc, pode usar o OneNote para fazer anotações em conjunto em um único bloco de anotações. Se o bloco de anotações não for um bloco de anotações compartilhado, envie as anotações em uma mensagem após a reunião.

Se estiver fazendo anotações ou atas para a reunião, você também poderá usar o OneNote para inserir detalhes da reunião do Outlook em suas anotações. Após a reunião, você pode enviar as anotações aos participantes como uma mensagem.

Como terminar uma reunião recorrente

Quando uma série de reuniões tiver acabado, em vez de cancelar a reunião, o que removerá todas as suas instâncias históricas, altere o padrão de recorrência para terminar na última ocorrência da reunião. Para fazer isso, selecione o botão Recorrência e altere a data de término.

Quando e como compartilhar seu calendário

Talvez você não precise compartilhar seu calendário, pois todos da sua organização podem ver quando você está livre ou ocupado, sem necessariamente ver o conteúdo ou assunto das reuniões e compromissos. Entretanto, você pode facilmente compartilhar seu calendário com sua equipe se quiser que eles possam ver todas as suas reuniões e compromissos.

Talvez você queira que outra pessoa administre seu calendário, como um assistente para aceitar ou recusar reuniões para você, por exemplo. Nesse caso, você pode delegar seu calendário. Se você delegar seu calendário, escolha apenas uma pessoa: Não faça de todos representantes do seu calendário. Ter mais de um representante pode provocar erros no seu calendário.

Crie um calendário do SharePoint para atividades de grupo às quais todos tenham acesso, em vez de compartilhar seu calendário. Por exemplo, crie um calendário em um site do SharePoint para manter um controle dos cronogramas de férias do grupo.

Envie seu calendário em uma mensagem ao marcar reuniões com pessoas que não podem ver suas informações de disponibilidade, como pessoas fora da sua empresa.

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Contatos

Quando usar os Contatos do Outlook em um ambiente corporativo

Mesmo que você trabalhe para uma empresa com uma lista de endereços global, haverá ocasiões em que desejará manter um contato no Outlook. Crie contatos para:

• Pessoas de fora da empresa.
• Pessoas de quem você queira lembrar algo ou a cujo contato você queira acrescentar informações, como a data de aniversário.
• People que você deseja sincronizar com seu telefone celular, especialmente se seu telefone não estiver conectado ao seu catálogo de endereços corporativo ou para casos em que você não tem conectividade.

Quando criar um Grupo de Contatos no Outlook

Crie Grupos de Contatos (anteriormente conhecidos como listas de distribuição pessoais) no Outlook quando quiser facilitar o envio de mensagens para um grupo de pessoas fora de sua corporação. Para todos os grupos de dentro da corporação, crie um Grupo de Contatos público (pergunte ao administrador de TI como fazer isso).

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Perguntas frequentes

O que são Etapas Rápidas?

As Etapas Rápidas dão a você a possibilidade de executar várias ações com um único clique. São uma ferramenta útil para ajudá-lo a manter sua caixa de entrada limpa e ser mais eficiente de forma geral ao usar o Outlook. Toda vez que você se vir executando as mesmas etapas repetidamente no Outlook, experimente criar uma Etapa Rápida.

Por que mostrar o Painel de Leitura à direita e não na parte inferior (ou desativá-lo)?

Ler uma coluna mais longa de texto estreito é mais fácil do que ler uma seção mais curta e mais larga de um texto. Isso ocorre porque é mais fácil mover os olhos para baixo do que da esquerda para a direita em longas distâncias, o que pode fazer com que você mova a cabeça e o pescoço e levar à fadiga. É melhor ter o Painel de Leitura ligado, para que você não precise abrir cada mensagem para ler seu conteúdo.

O que devo fazer com as pastas de que não preciso mais?

A lista de pastas do Painel de Navegação deve ser reservada para as pastas que você usa com frequência. Se estiver cheia de pastas que você nem reconhece, mova todos os emails para a pasta de referência e exclua as pastas existentes.

Como eu posso fazer todas as mensagens enviadas somente para mim aparecerem em azul?

1. Na guia Exibir, no grupo Modo de Exibição Atual. selecione Configurações de Exibição.
   

2. Na caixa de diálogo Configurações de Exibição Avançadas, selecione Formatação Condicional.
   

3. Na caixa de diálogo Formatação Condicional, selecioneAdicionar.

4. Na caixa Nome, digite Mim e selecione Fonte.

5. Na caixa de diálogo Fonte, em Cor, selecione Azul e selecione OK.

6. Na caixa de diálogo Formatação Condicional, selecione Condição.

7. Na caixa de diálogo Filtro, marque a caixa de seleção Onde estou ao lado de Na linha 'Para' sem outras pessoas e selecione OK em cada caixa de diálogo aberta.

   Observação

   Use o menu suspenso para alterar a condição Onde estou.

Quando eu devo usar o modo de exibição de conversa?

O modo de exibição de conversa é útil quando:

• Você verifica suas mensagens com menos frequência e, portanto, tem mais mensagens para ver de uma vez.
• Você tem muitos encadeamentos de mensagens que têm muita discussão, com idas e vindas.
• Você precisa ver o contexto de quem respondeu a quem.
• Você recebe muitas mensagens.

Exibindo suas mensagens no modo de exibição de conversa, você pode ver facilmente quais conversas tiveram mais idas e vindas na discussão. Nesses casos, convém ler e responder apenas a última mensagem da conversa. Você também pode selecionar uma conversa inteira e executar uma ação nela. Por exemplo, pode haver uma longa série de mensagens na qual a última simplesmente afirma "Obrigado, isso responde a minha pergunta", então você pode simplesmente excluir a conversa inteira.

Você também pode ver mensagens de outras pastas quando estiver no modo de exibição de conversa, o que é muito útil quando você recebe uma nova mensagem em uma conversa longa. Você pode ver todo o histórico, incluindo suas respostas.

Devo guardar as mensagens pessoais e profissionais juntas?

Reduzir o número de lugares onde você lê mensagens não significa que você deva misturar suas mensagens pessoais e de trabalho. Uma prática recomendada é usar contas de email separadas para comunicação pessoal e profissional. Você deve, entretanto, reduzir o número de endereços de email com os quais tem de lidar. Felizmente, com o Outlook, você pode exibir várias contas simultaneamente. Além da sua conta de email corporativa (Exchange Server), você pode adicionar outras contas, como Outlook.com ou Gmail, ao mesmo perfil no Outlook.

Como os estados lido e não lido podem me ajudar?

Os estados lido e não lido no Outlook ajudam mostrando rapidamente quais mensagens foram lidas pelo menos uma vez e quais não. No entanto, os estados lidos e não lidos das mensagens podem ser facilmente disparados clicando em suas mensagens, para que elas não sejam um registro perfeito, apenas uma ferramenta.

Para marcar rapidamente uma mensagem como lida, pressione o atalho de teclado Ctrl+Q. Para marcar como não lida, pressione Ctrl+U.

Por que o estado lido/não lido não é suficiente?

Algumas pessoas tentam usar os estados lido e não lido para indicar se uma mensagem é nova ou um item de referência. Mas o estado não lido não é confiável, porque assim que uma mensagem perde o foco (quando você seleciona outra mensagem), ela é automaticamente marcada como lida e, com muita frequência, outros dispositivos (telefones, por exemplo) marcam mensagens como lidas. Inevitavelmente, as mensagens serão relidas, e você terá de fazer um novo esforço para descobrir o que precisa fazer. Usar o estado não lido/lido como a "linha" entre os itens em sua Caixa de Entrada que são "tarefas" e aqueles que simplesmente não foram processados tende a quebrar quando você recebe muitas mensagens, algumas das quais você nunca lerá porque você pode dizer, olhando para o assunto, que você não precisa lê-las. Um plano muito mais eficiente para a sua Caixa de Entrada é fazer uma triagem das suas mensagens e decidir o que fazer com cada uma delas. Em seguida, ele deve sair da sua caixa de entrada - não permanecer "não lido".

Por que devo arquivar minhas mensagens?

É uma prática recomendada ter um repositório central para suas mensagens, para que você possa consultá-las depois de "lidar" com elas. Tendo um número limitado de pastas onde pesquisar (1-Referência e 2-Pessoal), você não precisa se preocupar com a possibilidade de arquivar uma mensagem incorretamente ou copiá-la para várias pastas se se aplicar a mais de um tópico ou projeto.

Isso não quer dizer que não haja necessidade de pesquisar nas mensagens que sejam sobre um determinado tópico ou projeto. O Outlook fornece ferramentas melhores, como categorias e pastas de pesquisa, para que você possa pesquisar com eficiência.

Por que devo ter apenas uma pasta de referência?

Tendo uma única pasta, você não tem de pensar em que pasta guardou quais mensagens. Além disso, você saberá que tudo nessa pasta foi examinado antes e você decidiu guardar.

Se você tiver várias pastas, cada vez que arquivar uma mensagem, terá de decidir qual pasta usar. Isso se tornará ainda mais complicado se houver mais de uma pasta apropriada para a mensagem. Como muitas pastas ficam sem uso quando há várias opções, isso cria uma confusão.

Embora possa parecer um grande negócio deixar todas as suas mensagens em sua caixa de entrada, há um custo oculto que você paga toda vez que olha para uma mensagem e se pergunta: "Isso é algo com o qual eu tenho que lidar ou está aqui apenas para referência?" Também há paz de espírito adquirida por ter uma caixa de entrada preenchida apenas com coisas novas. Ela é um lugar que pode ser manipulado por outras pessoas; o que você coloca na sua pasta de referência diz respeito estritamente a você.

Por que eu preciso de diferentes pastas para os Grupos de Contatos?

• Diferentes taxas de arquivamento Você deve ter pastas diferentes para diferentes Grupos de Contatos com base no tópico e na frequência do AutoArquivamento. Por exemplo, se você está em um Grupo de Contatos de carona solidária, as mensagens da pasta Carona Solidária devem ser excluídas diariamente. Um Grupo de Contato sobre um tópico relacionado ao trabalho deve ser arquivado com menos frequência, como anualmente.
• Agrupamento de conversas eficiente Quando você tiver pastas separadas para Grupos de Contatos por tópicos, poderá ver conversas inteiras agrupadas. Caso precise, você pode pesquisar dentro de uma pasta com eficiência.

Por que eu preciso de pastas separadas para Grupos de Contatos e RSS?

Mensagens enviadas para grandes listas de distribuição e para RSS feeds podem inundar facilmente a sua Caixa de Entrada. Trate esses fluxos de informações da mesma forma que trataria um grande jornal - pode haver um artigo útil ou interessante, mas a leitura de todo o jornal levaria um tempo considerável. Deixe as regras ajudarem você a ler o que é mais interessante e pertinente.

Quais Grupos de Contatos devem ir para uma pasta em vez de irem para a minha Caixa de Entrada?

Boas candidatas a uma regra e pasta de listas de distribuição são aquelas listas que:

• Recebem muitas mensagens.
• São dirigidas a muitas pessoas.

Mensagens de nível corporativo com notícias importantes (por exemplo, do CEO) e mensagens do seu departamento de TI sobre inatividade do servidor não devem ir para uma pasta. Mensagens para um Grupo de Contatos que apenas ocasionalmente trazem conteúdo útil ou interessante, independentemente da frequência, devem ter uma regra e uma pasta.

Como eu configuro regras para RSS?

Se você assina vários RSS feeds, trate-os como outra lista de distribuição. Mova os itens de RSS interessantes (com base em palavras-chave) para a Caixa de Entrada; caso não sejam interessantes, deixe que sejam arquivados automaticamente em pastas de RSS.

E se eu tiver políticas de retenção ou um Arquivo Morto Online do Exchange Server?

Use a solução da sua organização no lugar do AutoArquivar e, como sempre, siga sua política corporativa. Se ela determinar que você tenha várias pastas para cada tipo de item, siga a política.

Por que devo usar regras?

Com o passar do tempo, é provável que você receba cada vez mais mensagens. Você não pode ler todas as mensagens que recebe - nem deve tentar. Em vez disso, leia apenas as mensagens que sejam importantes. As regras ajudarão você a priorizar mensagens importantes e a minimizar distrações.

Que datas os sinalizadores definem?

Etapa Rápida	O que ela faz	Quando utilizar
Hoje	Hoje	Hoje
Amanhã	Amanhã	Amanhã
Esta Semana	Dois dias da data de hoje ou o último dia da semana de trabalho, o que vier primeiro. (Com as configurações padrão, na segunda o prazo será quarta; na terça, o prazo será quinta.)	O último dia da semana de trabalho
Próxima Semana	O primeiro dia da próxima semana de trabalho	O último dia da próxima semana de trabalho

O que eu devo fazer com as tarefas e emails sinalizados de anos atrás em minha Barra de Tarefas Pendentes?

Se você não estiver ativamente usando tarefas ou sinalizadores para qualquer finalidade, selecione todos os itens, clique com o botão direito do mouse e selecione Excluir. Essa ação excluirá as tarefas antigas e removerá o sinalizador das mensagens e contatos sem excluir os itens.

O que eu devo fazer com as categorias não utilizadas?

Exclua todas as categorias que você não planeja usar. O mesmo conjunto de categorias aplica-se a todos os itens, portanto, se você usa uma categoria para os contatos, mantenha-a.

Qual é a melhor maneira de escolher cores?

Ao criar categorias de cores, seja cuidadoso em suas escolhas de cores. Por exemplo, não escolha a mesma cor para @phoneque @email, mas escolha cores semelhantes (tons de verde, por exemplo) para todas as categorias 1:1. Com o tempo, você poderá olhar para a sua lista de tarefas e determinar apenas pela cor se é possível executar alguma ação imediata na tarefa. Por exemplo, se @Casa está em roxo e você está no trabalho, não pode executar nenhuma tarefa roxa.

Por que alocar tempo para mim mesmo?

Alocando tempo para si mesmo no calendário, suas informações de disponibilidade serão atualizadas e as pessoas terão menor probabilidade de agendar algo com você nesse horário. Se você tem um calendário ocupado, essa pode ser a única maneira de você conseguir um tempo dedicado para realizar o seu trabalho.

Também ajuda você a se comprometer a fazer o trabalho - se você colocá-lo em seu calendário, deve estar comprometido em fazer esse trabalho naquele momento. Se alguém agendar algum compromisso no seu horário alocado, não deixe de reorganizar seu cronograma. Não se engane!

Como eu lido com as 10.000 mensagens na minha Caixa de Entrada?

Se você tiver mais de 20 itens em sua Caixa de Entrada, processe a última semana de mensagens e, em seguida, selecione as mensagens restantes e mova-as para a pasta 1-Referência . Sim, você pode fazer isso, e você terá uma ótima sensação.

Por que recebo tantas mensagens?

Se você se sente soterrado pelas mensagens, provavelmente está recebendo mais do que consegue dar conta e pode ser necessário configurar regras mais agressivas. Tente analisar de onde as mensagens estão vindo, organizando-as pelo critério De e depois recolha todos os cabeçalhos. Você está lendo mensagens de Grupos de Contatos que não precisa ler? Se estiver, crie uma regra. Se mudar seu modo de exibição, não se esqueça de mudar de volta!

Disponho de 10 minutos: o que devo ler primeiro em minha Caixa de Entrada?

Se o tempo é curto, por exemplo, em um intervalo entre reuniões, você pode ler as mensagens em azul, que são as enviadas diretamente a você. Frequentemente, essas mensagens estão aguardando você informar o próximo passo e são as mais importantes.

Com que frequência devo ler minhas mensagens?

Para muitos de nós, ler mensagens é quase um vício. Gaste 20 minutos de manhã examinando suas mensagens e depois volte sua atenção para uma revisão diária da sua lista de tarefas. E aí comece a trabalhar nas atividades do dia. Limitar o tempo que você gasta lendo mensagens a uma vez de manhã e uma vez no final do dia pode melhorar sua produtividade significativamente. Experimente fazer isso por uma semana e veja você mesmo.

Como eu posso administrar tarefas complicadas?

Algumas tarefas exigem mais espaço para planejamento. Para essas tarefas, use o OneNote. Por exemplo, se você estiver planejando um projeto com várias etapas, tarefas aninhadas e assim por diante, o OneNote é uma ferramenta mais apropriada.

Se você apenas quer lembrar algumas tarefas relacionadas, liste-as no corpo da tarefa. Se houver mensagens relacionadas, arraste-as para a tarefa.

Devo guardar as tarefas pessoais e profissionais juntas?

Se possível, guarde suas tarefas pessoais e profissionais em um só lugar. Manter uma lista só reduz o número de lugares onde você precisa procurar o que precisa ser feito. Mesmo se você já tiver uma única lista, use categorias para separar suas tarefas pessoais das profissionais e gerenciar sua lista de forma eficaz. Suas tarefas pessoais ficarão armazenadas no Exchange Server da empresa e podem ficar visíveis ao departamento de TI, portanto, coloque apenas tarefas pessoais apropriadas na lista.

O que há de errado em manter as tarefas na minha cabeça?

Guardar as tarefas de cabeça não funciona. É libertador depender do Outlook em vez do seu cérebro sobrecarregado para acompanhar suas tarefas. Você pode parar de gastar o poder do cérebro lembrando-se de suas tarefas ("Ok, lembre-se de enviar uma mensagem a John sobre os modelos, envie uma mensagem a John sobre os modelos ...") e concentre-se na atividade em questão.

Por que manter minhas tarefas no Outlook?

Por que uma lista de tarefas no Outlook funciona melhor do que uma lista de artigos:

• Listas em papel não podem ser atualizadas automaticamente.
• Listas em papel não podem ser reorganizadas facilmente.
• Você pode usar o Outlook na Web para exibir sua lista de tarefas de qualquer lugar.
• O Outlook integra-se ao OneNote, ao Microsoft Servidor do SharePoint e ao seu dispositivo móvel.
• Listas em papel podem ser facilmente perdidas.

Avançado: como eu crio uma Pasta de Pesquisa para mensagens de email?

Você pode ter fácil acesso a um conjunto de mensagens sobre um determinado tópico para uma reunião. Crie uma categoria para sua reunião e, em seguida, crie uma Pasta de Pesquisa com os seguintes critérios: nome> da categoria <e não concluída e de um determinado período de tempo. Conforme for recebendo mensagens sobre esse tópico, marque-as com a categoria. Quando realizar a reunião, marque as mensagens que discutiu como concluídas.

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Referências

Existem muitos livros e filosofias excelentes de gerenciamento de tempo das seguintes fontes:

Livros e outros recursos

• Sistema Getting Things Done (GTD), disponível na David Allen & Company
• Controle Total do Dia de Trabalho Usando o Microsoft Outlook por Michael Linenberger
• Lifehacker Dicas e downloads para realizar tarefas

• Como Bill Gates trabalha, revista Fortune 500 no CNNMoney.com

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