O Microsoft 365 oferece vários tipos de Grupos que podem ajudar as equipes a colaborar com mais eficiência. Cada tipo de grupo tem uma finalidade exclusiva, como gerenciar conversas por email, compartilhar arquivos ou organizar eventos. Neste artigo, exploraremos os diferentes tipos de Grupos no Microsoft 365 e para o que eles podem ser usados, para que você possa selecionar o certo para as necessidades de colaboração da sua equipe.
Tipos de grupo no Microsoft 365
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Grupos do Microsoft 365 são projetados para colaboração em sua organização. Eles vêm com um endereço de email de grupo e um site do SharePoint onde você pode compartilhar documentos, anotações e agendas de reunião. Você pode usar Grupos do Microsoft 365 para gerenciamento de projetos, comunicação em equipe e compartilhamento de documentos.
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Grupos de distribuição são usados para transmitir informações e atualizações para pessoas dentro e fora da organização. Eles podem ser usados para compartilhar atualizações de trabalho, alterações organizacionais ou eventos para um conjunto específico de clientes ou funcionários.
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Os grupos de segurança são projetados para conceder acesso aos recursos do Microsoft 365 e facilitar a administração. Eles podem ser usados para conceder acesso a recursos importantes da empresa, como ferramentas, portais, relatórios e dispositivos como impressoras.
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Grupos de segurança habilitados para email são como grupos de segurança, mas com a capacidade adicional de enviar emails para todos os membros. Eles podem ser usados para enviar notícias, promoções e atualizações da empresa para sua equipe de vendas.
Grupos podem ser criados nos aplicativos Centro de administração do Microsoft 365 ou Microsoft 365, como Outlook, Teams e muito mais. Você pode criar grupos online ou local, dependendo da configuração da sua organização. Depois de criado, você pode adicionar membros, definir permissões e começar a usá-lo para colaboração, comunicação e compartilhamento de recursos.
Funções de proprietários, membros e convidados em Grupos
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Proprietário – O proprietário de um grupo é a pessoa que cria o grupo e tem controle total sobre ele. Os proprietários podem adicionar ou remover membros, alterar configurações de grupo e gerenciar recursos de grupo, como arquivos e calendários.
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Membro – Os membros são as pessoas que são adicionadas ao grupo pelo proprietário. Os membros podem acessar os recursos do grupo e participar de conversas em grupo.
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Convidado – Os convidados são pessoas que não são membros da sua organização, mas têm acesso aos recursos do grupo pelo proprietário. Os convidados podem ser convidados a ingressar em um grupo para colaborar em projetos específicos ou para fornecer comentários. Saiba mais sobre como adicionar usuários convidados aos grupos do Microsoft 365.
Gerenciando grupos no Microsoft 365
Você pode criar, gerenciar e, eventualmente, aposentar um grupo no Microsoft 365. Ao criar um grupo, o proprietário pode escolher o tipo de grupo, adicionar membros e definir permissões. Depois que um grupo é criado, o proprietário pode gerenciá-lo adicionando ou removendo membros, alterando configurações de grupo e gerenciando recursos como arquivos e calendários. Em algum momento, um grupo pode não ser mais necessário, e o proprietário pode retirar o grupo, o que o remove do sistema e impede que qualquer pessoa acesse seus recursos.
É essencial observar que os grupos exigem que um proprietário funcione corretamente. Se um grupo não tiver proprietário ou o proprietário for excluído, um sistema automatizado atribuirá um novo proprietário ao grupo. Esse processo ajuda a manter os grupos funcionais e garante que sempre haja um proprietário responsável pelo gerenciamento do grupo. Saiba mais sobre como gerenciar grupos do Microsoft 365 sem proprietário.
