As bases de dados do Access podem ajudá-lo a armazenar e controlar praticamente qualquer tipo de informação, como inventário, contactos ou processos empresariais. Vamos explicar como pode criar uma base de dados de ambiente de trabalho do Access, adicionar dados à mesma e, em seguida, saber mais sobre os próximos passos para personalizar e utilizar a sua nova base de dados.
Neste artigo
- Escolher um modelo
- Criar um banco de dados a partir do zero
- Adicionar uma tabela
- Copiar e colar dados
- Importar ou vincular a dados
- Organizar dados com a Análise de Tabela
- Próximas etapas
Escolher um modelo
Os modelos do Access têm tabelas, consultas, formulários e relatórios incorporados prontos a utilizar. Os modelos são uma das primeiras coisas que vê quando inicia o Access e pode procurar online mais modelos.
- No Access, selecione Ficheiro>Novo.
- Selecione um modelo de base de dados de ambiente de trabalho e, em seguida, introduza um nome para a base de dados em Nome do Ficheiro. Se não vir um modelo que funcione para si, utilize a caixa Procurar modelos online .
- Pode utilizar a localização predefinida que o Access mostra abaixo da caixa Nome do Ficheiro ou selecionar o ícone de pasta para escolher uma.
- Selecione Criar.
Consoante o modelo, poderá ter de efetuar um dos seguintes procedimentos para começar:
Se o Access apresentar uma caixa de diálogo Início de Sessão com uma lista vazia de utilizadores:
- Selecione Novo Utilizador.
- Preencha o formulário Detalhes do Utilizador .
- Selecione Salvar e Fechar.
- Selecione o nome de utilizador que acabou de introduzir e, em seguida, selecione Iniciar sessão.
Se o Access apresentar uma mensagem de Aviso de Segurança na barra de mensagens e confiar na origem do modelo, selecione Ativar Conteúdo. Se a base de dados precisar de um início de sessão, inicie sessão novamente.
Para obter mais informações, veja Criar uma base de dados de ambiente de trabalho do Access a partir de um modelo.
Criar um banco de dados a partir do zero
Se nenhum dos modelos corresponder às suas necessidades, pode começar com uma base de dados de ambiente de trabalho em branco.
- No Access, selecione Nova>base de dados de ambiente de trabalho em branco.
- Escreva um nome para a base de dados na caixa Nome do Ficheiro .
- Pode utilizar a localização predefinida que o Access mostra abaixo da caixa Nome do Ficheiro ou selecionar o ícone de pasta para escolher uma.
- Selecione Criar.
Adicionar uma tabela
Numa base de dados, as suas informações são armazenadas em várias tabelas relacionadas. Para criar uma tabela:
Quando abre a base de dados pela primeira vez, vê uma tabela em branco na vista Folha de Dados onde pode adicionar dados. Para adicionar outra tabela, selecione Criar>Tabela. Pode começar a introduzir dados no campo vazio (célula) ou pode colar dados de outra origem, como um livro do Excel.
Para mudar o nome de uma coluna (campo), faça duplo clique no cabeçalho da coluna e, em seguida, escreva o novo nome.
Dica
Os nomes significativos ajudam-no a saber o que cada campo contém sem ver o respetivo conteúdo.
Selecione Guardar Ficheiro>.
- Para adicionar mais campos, escreva a coluna Clique para Adicionar .
- Para mover uma coluna, selecione-a ao clicar no cabeçalho da coluna e, em seguida, arraste-a para onde pretender. Também pode selecionar colunas adjacentes e arrastá-las juntas para uma nova localização.
Para saber mais, confira Introdução a tabelas.
Copiar e colar dados
Pode copiar e colar dados de outro programa, como o Excel ou Word numa tabela do Access. Isto funciona melhor quando os dados são separados em colunas. Se os dados estiverem num programa de processamento de palavras, como Word, utilize etiquetas para separar as colunas ou converter os dados num formato de tabela antes de os copiar.
Se os dados precisarem de ser editados, como separar nomes completos em nomes próprios e apelidos, faça-o primeiro no programa de origem.
Abra a origem e copie os dados premindo Ctrl+C.
Abra a tabela do Access onde pretende adicionar os dados na vista Folha de Dados e, em seguida, cole-os ao premir Ctrl+V.
Faça duplo clique em cada cabeçalho de coluna e, em seguida, escreva um nome significativo.
Selecione Guardar Ficheiro> e, em seguida, atribua um nome à sua nova tabela.
Observação
O Access define o tipo de dados de cada campo com base nas informações que cola na primeira linha de cada coluna, por isso certifique-se de que as informações nas linhas seguintes correspondem à primeira linha.
Importar ou vincular a dados
Pode importar dados de outras origens ou pode ligar a dados do Access sem mover as informações do local onde estão armazenados. A ligação pode ser uma boa opção se vários utilizadores atualizarem os dados e quiser certificar-se de que está a ver a versão mais recente ou se pretende poupar espaço de armazenamento. Para a maioria dos formatos, pode escolher se pretende ligar ou importar dados. Para obter mais informações, veja Importar ou ligar a dados noutra base de dados do Access.
O processo difere ligeiramente consoante a origem de dados, mas estas instruções irão ajudá-lo a começar:
No separador Dados Externos , no grupo Importar & Ligação , selecione Nova Origem de Dados e, em seguida, selecione o formato de dados a partir do qual irá importar ou ligar a partir das opções de submenu listadas.
Observação
Se ainda não conseguir encontrar o formato certo, poderá ter de exportar os dados primeiro para um formato de ficheiro suportado pelo Access, como um ficheiro de texto delimitado.
Siga as instruções na caixa de diálogo Obter Dados Externos .
Quando liga, alguns formatos estão disponíveis como só de leitura. Eis as origens externas a partir das quais pode importar dados ou ligar a:
| Origem | Importar | Link |
|---|---|---|
| Excel | Sim | Sim (só de leitura) |
| Access | Sim | Sim |
| Bancos de dados ODBC, como o SQL Server | Sim | Sim |
| Arquivos de texto ou CSV (arquivo separado por vírgula) | Sim | Sim (adicionar apenas novos registos) |
| Lista do SharePoint | Sim | Sim |
| XML | Sim | |
| Serviços de Dados | Sim (só de leitura) | |
| Documento HTML | Sim | Sim |
| Pasta do Outlook | Sim | Sim |
Para obter mais informações, consulte Importar ou vincular a dados em outro banco de dados do Access.
Organizar dados com a Análise de Tabela
Você pode usar o Assistente do Analisador de Tabelas para identificar rapidamente dados redundantes. Em seguida, o assistente fornece uma maneira simples de organizar os dados em tabelas separadas. O access preserva a tabela original como um backup.
- Abra o banco de dados Access que contém a tabela que você deseja analisar.
- SelecioneTabela AnalisarFerramentas> de Banco de Dados. As duas primeiras páginas do assistente contêm um pequeno tutorial com exemplos. Se você vir uma caixa de marcar rotulada Mostrar páginas introdutórias?, selecione-a e selecione Voltar duas vezes para ver a introdução. Se você não quiser ver as páginas introdutórias novamente, desmarque Mostrar páginas introdutórias?.
Para obter mais informações, consulte Normalizar seus dados usando o Analisador de Tabelas.
Próximas etapas
O restante do processo de design varia dependendo do que você deseja fazer, mas provavelmente você vai querer considerar a criação de consultas, formulários, relatórios e macros. Esses artigos podem ajudar: