Com uma Microsoft Exchange Server ou Microsoft 365, você pode trabalhar offline para evitar cobranças de conexão ou impedir Outlook de tentar enviar e receber mensagens por meio de uma conexão de rede lenta.

Alternar entre o trabalho offline e o trabalho online

  • Clique em Enviar / Receber > Trabalho Offline.

    Comando Offline na faixa de opções

Quando Outlook alterna entre o trabalho online e offline, todas as contas de email são alteradas.

Você sabe que está trabalhando offline quando Work Offline é realçado na faixa de opções ou Working Offline aparece na barra de status na parte inferior da janela Outlook.

Indicador Trabalhando Offline na barra de status do Outlook

Quando estiver pronto para trabalhar online novamente, clique em Enviar/Receber > Trabalho Offline. O texto do botão não muda, mas só é realçado quando você está trabalhando offline. Trabalhar offline na barra de status também desaparecerá quando você estiver trabalhando online.

Alterar a quantidade de emails mantida offline

  1. Clique em Arquivo > Configurações de Conta > Configurações de Conta.

    Configurações de Conta no modo de exibição Backstage

  2. Selecione uma Exchange ou Microsoft 365 e clique em Alterar.

    Comando Alterar na caixa de diálogo Configurações de Conta

  3. Em Offline Configurações, mova o controle deslizante para a quantidade de tempo desejada, como Todos, 12meses , 6meses, 3 mesesou 1 mês. Observação: se você estiver usando Outlook 2016, também poderá selecionar uma quantidade de tempo tão curta quanto 3 dias.

    Controle deslizante de quantidade de armazenamento de email Offline

    Por exemplo, se você mover o controle deslizante para 3meses , somente os emails dos últimos três meses serão sincronizados com seu arquivo De dados do Outlook offline (.ost) do servidor Exchange. Itens com mais de 3 meses residem somente em sua caixa de correio no servidor. Você pode alterar essa configuração a qualquer momento.

    O modo Exchange cache, que baixa uma cópia de suas mensagens, deve ser ligado.

    Se você estiver usando Outlook com uma conta Microsoft 365, recomendamos que você use o Modo Exchange Cache.

Por padrão, Outlook configura Exchange e Microsoft 365 para sincronizar apenas 12 meses do seu email.

Alterar a quantidade de dados para sincronizar pode afetar o tempo necessário Outlook abrir, bem como a quantidade de espaço de armazenamento Outlook usos em seu computador. Se você estiver executando em um ambiente de área de trabalho virtual, recomendamos sincronizar apenas um mês de dados. 

Usar pastas offline com sua Exchange de usuário

As pastas offline possibilitam trabalhar com o conteúdo de uma pasta Exchange enquanto você estiver offline, ou seja, não conectado à rede. Na próxima vez que você estabelecer uma conexão com o servidor que está executando Exchange, as pastas offline serão sincronizadas.

As pastas offline são armazenadas no arquivo de pasta offline (.ost), que é diferente de um arquivo de Pastas Particulares (.pst). O arquivo .ost é iniciado como uma imagem espelho de suas pastas no servidor que executa Exchange. Todas as alterações feitas no servidor em execução Exchange ou no computador enquanto você estiver offline são sincronizadas quando uma conexão se torna disponível. Um arquivo .pst, por outro lado, é apenas um local de armazenamento em seu disco rígido. As alterações em um arquivo .pst não são sincronizadas de volta ao servidor que está executando Exchange.

Ao trabalhar offline, você trabalha com o conteúdo de uma pasta offline exatamente como você faz com uma pasta que está no servidor executando Exchange. Por exemplo, você pode alterar e mover itens em sua Caixa de Entrada offline e enviar mensagens que são colocadas em sua Caixa de Saída offline. Você continua recebendo novas mensagens em sua caixa de correio no servidor que está executando Exchange. No entanto, você não estará ciente dessas alterações no servidor até se conectar à rede.

Quando você precisa atualizar o conteúdo da pasta offline, sincronize a pasta com o servidor e continue a trabalhar offline. O comando Enviar/Receber conecta-se ao servidor, copia as alterações que foram feitas e, em seguida, desconecta. Qualquer item que você excluir da pasta offline ou da pasta do servidor correspondente é excluído de ambas as pastas quando ocorre a sincronização.

Observação: Se você estiver usando o modo Exchange cache, sempre estará trabalhando com um arquivo .ost mesmo quando tiver uma conexão ativa com o servidor que está executando Exchange. O modo Exchange em cache permite que você trabalhe ininterrupto se a conexão do servidor for perdida ou se uma conexão de rede não estiver disponível. Os procedimentos a seguir nesta seção não são aplicáveis à configuração. Para obter mais informações sobre o modo Exchange cache, consulte a seção Usar o modo Exchange cache deste artigo ou a seção Consulte Também.

  1. No menu Arquivo, clique em Trabalhar Offline.

  2. Selecione ou des limpar a caixa de seleção Solicitar-me na inicialização para que eu possa optar por trabalhar offline ou online e clique em OK.

    Se você limpar a caixa de seleção, Microsoft Outlook iniciará automaticamente offline se uma conexão com o servidor não estiver disponível.

  3. Clique em Sim para copiar os dados do servidor para seu novo arquivo de Pasta Offline (.ost).

    Observação: A partir do Microsoft Office Outlook 2003, um novo formato de arquivo de Pasta Offline foi introduzido que oferece maior capacidade de armazenamento para itens e pastas e oferece suporte a dados Unicode multilíngues. Um arquivo criado nesse formato não é compatível com versões anteriores do Outlook e não pode ser aberto em uma versão anterior do Outlook. Outlook determina automaticamente o formato no qual o arquivo Pasta Offline é criado, com base na versão do Microsoft Exchange, nas configurações do administrador e nos formatos dos arquivos de dados configurados para o perfil. Se as configurações não permitirem que o arquivo seja criado no novo formato, o Outlook criará o arquivo no formato compatível com versões anteriores do Outlook que não oferecem suporte a Unicode e que oferecem a mesma capacidade de armazenamento disponível em versões anteriores do Outlook.

  4. Escolha as pastas que você deseja estar disponível para uso offline.

    As pastas Caixa deEntrada, Caixade Saída, Itens Excluídos, Itens Enviados, Calendário,Contatos e Tarefas são disponibilizadas automaticamente offline quando você configura pastas offline. Para usar qualquer outra pasta offline, você deve selecioná-la para uso offline fazendo o seguinte:

    1. No menu Ferramentas, aponte para Enviar/Receber, aponte para Enviar/ReceberConfigurações e clique em Definir Grupos de Envio/Recebimento.

    2. Na lista, clique em um grupo enviar/receber que contém uma conta Exchange e clique em Editar.

    3. Em Contas,selecione sua Exchange de usuário.

    4. Em Opções dePasta, selecione as pastas que você deseja usar offline.

    5. Siga um destes procedimentos:

      • Selecione Baixar somente os headers.

      • Selecione Baixar item completo, incluindo anexos.

        Você pode limitar downloads de itens que excedem um tamanho especificado apenas para os headers. Selecione a caixa de seleção Baixar somente os headers para itens maiores do que o limite de tamanho que você deseja em kilobytes (KB).

Usar o modo Exchange Cache

Por padrão, Microsoft Office Outlook 2007 usa Cache Exchange Modo. O modo Exchange em cache oferece uma experiência melhor ao usar uma conta do Microsoft Exchange usando uma cópia da caixa de correio armazenada no computador. Essa cópia fornece acesso rápido aos seus dados e é frequentemente sincronizada com o servidor de email.

Quando você usa o modo Exchange cache, todas as pastas Exchange estão disponíveis automaticamente.

  1. No menu Ferramentas, clique em Configurações de Conta.

    O comando Configurações de Conta está ausente.

    O comando Configurações de Conta está no menu Ferramentas do Microsoft Office Outlook 2007. Se você está usando uma versão anterior do Outlook, as instruções a seguir não se aplicam. Use a Ajuda incluída nesse produto. Se a barra de título do programa que você está usando exibir Microsoft Outlook Express, você está usando um programa que não é o mesmo que o Outlook. Consulte a Ajuda no Outlook Express para obter assistência.

  2. Selecione sua Exchange e clique em Alterar.

  3. Em Microsoft Exchange, marque a caixa de seleção Usar Cache Exchange Modo.

  4. Saia e reinicie Outlook.

Todas as pastas são mantidas sincronizadas; no entanto, você pode especificar as pastas que deseja incluir em uma sincronização imediata ao iniciar um comando de envio/recebimento manual para ser executado pressionando F9.

  1. No menu Ferramentas, aponte para Enviar/Receber, aponte para Enviar/ReceberConfigurações e clique em Definir Grupos de Envio/Recebimento.

    Atalho do teclado Para abrir a caixa de diálogo Enviar/Receber Grupos, pressione CTRL+ALT+S.

  2. Na lista, clique no grupo Enviar/Receber que contém sua conta Exchange e clique em Editar.

  3. Em Contas,selecione sua Exchange de usuário.

  4. Em Opções de Pasta,marque a caixa de seleção para cada pasta que você deseja incluir quando iniciar um envio/recebimento manual de todos.

  5. Siga um destes procedimentos:

    • Selecione Baixar somente os headers.

    • Selecione Baixar item completo, incluindo anexos.

      Você pode limitar downloads de itens que excedem um tamanho especificado apenas para os headers. Selecione a caixa de seleção Baixar somente os headers para itens maiores do que o limite de tamanho que você deseja em kilobytes (KB).

      Observação: Você só pode baixar os headers quando sua conta Exchange se conectar ao Microsoft Exchange 2003 ou posterior. Os headers não estão disponíveis em pastas que não contêm itens de email, por exemplo, pastas calendário.

Alterar as pastas e o conteúdo que estão disponíveis offline

Sempre que você usa pastas offline, independentemente de você usar o modo Exchange cache, você pode alterar as pastas que são copiadas e sincronizadas em seu computador.

  1. No menu Ferramentas, aponte para Enviar/Receber, aponte para Enviar/ReceberConfigurações e clique em Definir Grupos de Envio/Recebimento.

    Atalho do teclado Para abrir a caixa de diálogo Enviar/Receber Grupos, pressione CTRL+ALT+S.

  2. Na lista, clique no grupo Enviar/Receber que contém sua conta Exchange e clique em Editar.

  3. Em Contas,selecione sua Exchange de usuário.

  4. Em Opções de Pasta,marque a caixa de seleção para cada pasta que você deseja usar offline.

  5. Siga um destes procedimentos:

    • Selecione Baixar somente os headers.

    • Selecione Baixar item completo, incluindo anexos.

      Você pode limitar downloads de itens que excedem um tamanho especificado apenas para os headers. Selecione a caixa de seleção Baixar somente os headers para itens maiores do que o limite de tamanho que você deseja em kilobytes (KB).

Dica: Para designar rapidamente uma pasta para uso offline, clique na pasta no Painel de Navegação e,no menu Ferramentas, aponte para Enviar/Receber, aponte para Enviar/Receber Configuraçõese clique em Tornar Essa Pasta Disponível Offline.

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