A mala direta é uma ótima maneira de colocar seus dados do Access para trabalhar. Este vídeo mostra como criar uma carta modelo típica no Microsoft Word começando com o comando Mesclar do Word no Access. Ou, se preferir, marque as etapas básicas abaixo do vídeo.
No vídeo
Aqui está o procedimento geral para criar uma mala direta do Word no Access:
- Abra o banco de dados do Access que contém os endereços que você deseja mesclar com o Word.
- Se o Painel de Navegação não estiver aberto, pressione F11 para abri-lo.
- Selecione a tabela ou consulta que contém os endereços. Se os campos de endereço estiverem espalhados por várias tabelas, crie uma consulta de seleção simples que contenha os campos necessários e selecione essa consulta para a operação de mesclagem.
- Na guia Dados Externos, no grupo Exportar, clique em Mesclar do Word.
- A caixa de diálogo do Assistente de Mala Direta do Microsoft Word é aberta.
- Escolha se deseja que o assistente vincule seus dados de endereço a um documento do Word existente ou comece com um novo documento em branco.
- Clique em OK.
O Word inicia e exibe a guia Correspondências e o painel Mala Direta.
Siga as etapas do assistente clicando nos links Próximo e Anterior na parte inferior do painel Mala Direta.
Na Etapa 3 do assistente, você não precisará selecionar a lista de destinatários. Isso foi determinado quando você o selecionou no Access. No entanto, talvez você queira ajustar a lista clicando em Editar lista de destinatários. Na caixa que é aberta, você pode remover destinatários individuais da mala direta, aplicar filtros, classificar a lista e assim por diante.
Na Etapa 4 do assistente, escreva a carta (a menos que você esteja trabalhando com um documento existente).
Coloque o cursor no documento onde deseja que os dados de endereço apareçam e clique em Bloco de endereços, Linha de saudação ou Mais itens no painel Mala Direta para inserir os dados do Access no documento. Nas caixas exibidas, selecione o formato desejado e clique em Coincidir Campos para garantir que os campos correspondam corretamente.
Na etapa 5 do assistente, clique nos botões Avançar (>>) e Anterior (<<) para visualizar como os dados mesclados ficarão quando você imprimir o documento.
Na Etapa 6 do assistente, clique em Imprimir e selecione as opções de impressão desejadas.
Salve e feche o documento do Word.
Observação
- Se você precisar voltar e ajustar qualquer uma das suas configurações de mesclagem após concluir o assistente, todas as operações estarão disponíveis na guia Correspondências do Word.
- Se você fizer alterações de design no banco de dados do Access, talvez seja necessário ajustar algumas das configurações de mesclagem no Word para que a mesclagem funcione corretamente novamente.
- O assistente de mala direta foi criado para trabalhar com dados de endereço de correspondência. No entanto, você pode usar o recurso de mala direta para mesclar qualquer tipo de dados com o Word, como registros de inventário, tarefas ou o que você armazenar no Access.
Para obter informações mais detalhadas sobre os recursos de mala direta do Word, confira estes artigos: