Usar mala direta para enviar dados do Access para o Word

Usar mala direta para enviar dados do Access para o Word

Mala direta é uma ótima maneira de colocar seus dados do Access para funcionar. Este vídeo mostra como criar uma letra de formulário típica no Microsoft Word, começando com o comando Mesclagem do Word em Access. Ou se preferir, confira as etapas básicas abaixo do vídeo.

Observação: Este vídeo foi gravado usando o Access 2013, mas as mesmas etapas básicas se aplicam ao Access 2010, ao Access 2016 e à versão de assinatura do Access.

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No vídeo

Este é o procedimento geral para criar uma mala direta do Word no Access:

  1. Abra o banco de dados do Access que contém os endereços que você deseja mesclar com o Word.

  2. Se o Painel de Navegação não estiver aberto, pressione F11 para abri-lo.

  3. Selecione a tabela ou consulta que contém os endereços. Se os campos de endereços estão espalhados por várias tabelas, crie uma consulta de seleção simples que contenha os campos de que você precisa e selecione essa consulta para a operação de mesclagem.

  4. Na guia Dados Externos, no grupo Exportar, clique em Mesclagem do Word.

  5. A caixa de diálogo Assistente de Mala direta do Microsoft Word Mail é aberta.

    Selecione vincular seus dados a um documento existente do Word ou criar um novo documento.

  6. Escolha se deseja que o assistente vincule seus dados de endereço em um documento existente do Word ou comece com um novo documento em branco.

  7. Clique em OK.

O Word inicia e exibe a guia Mailings e o painel Mala direta.

  1. Trabalhe as etapas do assistente clicando nos links Next e Previous na parte inferior do painel Mala direta.

  2. Na Etapa 3 do assistente, você não precisará selecionar a lista de destinatários. Isso foi determinado quando você o selecionou no Access. No entanto, talvez você queira ajustar a lista clicando em Editar lista de destinatários. Na caixa aberta, você pode remover destinatários individuais da mesclagem, aplicar filtros, classificar a lista e assim por diante.

  3. Na Etapa 4 do assistente, escreva a carta (a menos que você esteja trabalhando com um documento existente).

  4. Coloque o cursor no documento onde você deseja que os dados de endereço apareçam e clique em Bloquear endereço,linha saudação oumais itens no painel Mala direta para inserir os dados do Access no documento. Nas caixas exibidas, selecione o formato que você deseja e clique em Corresponder Campos para garantir que os campos sejam corrigidos corretamente.

  5. Na Etapa 5 do assistente, clique nos botões Próximo (>>) e Anterior (<<) para visualizar como os dados mesclados serão visualizados quando você imprimir o documento.

  6. Na Etapa 6 do assistente, clique em Imprimir e selecione as opções de impressão que você deseja.

  7. Salve e feche o documento do Word.

    Observações: 

    • Se você precisar voltar e ajustar qualquer uma das configurações de mesclagem após concluir o assistente, todas as operações estarão disponíveis na guia Mailings no Word.

    • Se você fizer alterações de design no banco de dados do Access, talvez seja necessário ajustar algumas das configurações de mesclagem no Word para fazer a mesclagem funcionar corretamente novamente.

    • O assistente de mala direta foi projetado para trabalhar com dados de endereço de email. No entanto, você pode usar o recurso de mala direta para mesclar qualquer tipo de dados com o Word, como registros de inventário, tarefas ou o que você armazenar no Access.

Para obter informações mais detalhadas sobre os recursos de mala direta do Word, consulte estes artigos:

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