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Use regras de Caixa de Entrada para executar automaticamente ações específicas nos emails que chegam à Caixa de Entrada. Por exemplo, você pode criar regras que alteram o nível de importância das mensagens conforme elas chegam, que as movem automaticamente para outras pastas ou que as excluem com base em determinados critérios

Se você não estiver noOutlook para Windows, marcar em qual versão do Outlook você está e escolha uma dessas opções para obter informações sobre regras de caixa de entrada:

Importante: As etapas podem ser diferentes entre o novo e o clássico Outlook para Windows. Para determinar qual versão do Outlook você está usando, verifique se há uma opção Arquivo no menu (localizado acima da faixa de opções). Se não houver nenhuma opção Arquivo, siga as etapas na guia Novo Outlook. Se o Arquivo aparecer no menu, selecione a guia do Outlook Clássico.

As regras são aplicadas às mensagens de entrada e podem ser criadas a partir de qualquer pasta.

  1. Para criar rapidamente uma regra que move todo o email de um remetente específico ou um conjunto de remetentes para uma pasta, clique com o botão direito do mouse em uma mensagem na lista de mensagens para a qual você deseja criar uma regra, selecione Ações Avançadas e selecione Criar regra.

  2. Escolha a pasta onde deseja mover todas as mensagens desse remetente ou do conjunto de remetentes e selecione Ok.

  3. Selecione Ok. A regra será aplicada a todas as mensagens que chegarem. Se você quiser executar a regra imediatamente na sua caixa de entrada, marque a caixa de seleção para Executar esta regra agora na Caixa de entrada.

    Observação: Atualmente, você só pode executar regras nas quais uma mensagem de um remetente é movida para uma pasta. Não é possível executar outras regras, como aquelas que usam um título de mensagem ou marcam uma mensagem como não lida.

Se quiser fazer mais do que apenas mover a mensagem de um remetente específico ou de um conjunto de remetentes para uma pasta, selecione Mais opções. O menu de configurações de regras abrirá.

Uma captura de tela da página de configurações de regras

  • Todas as regras precisam de pelo menos três coisas: Um nome, uma condição e uma ação. As regras também podem conter exceções às condições. É possível adicionar várias condições, ações e exceções em cada etapa escolhendo Adicionar uma condição, Adicionar uma ação e Adicionar uma exceção.

  • Se você não quiser que outras regras sejam executadas após esta regra, marque a caixa de seleção Parar de processar mais regras. Para saber mais, confira Parar de processar mais regras no Outlook na Web.

  • Pressione Salvar para criar a regra ou Descartar para cancelar a criação de regras.

  1. Na parte superior da página, selecione Configurações .

  2. Selecione Email > Regras.

  3. Na regra que deseja editar, selecione editar.

  4. Pressione Salvar para salvar a regra editada.

Observação: Algumas regras criadas em outras versões do Outlook não podem ser processadas pelo Outlook na Web. Não será possível executar nem editar a regra no Outlook na Web.

  1. Na parte superior da página, selecione Configurações .

  2. Selecione Email > Regras.

  3. Na regra que você deseja excluir, selecione Delete.

    Dica: Se você só quiser desativar a regra por um tempo, selecione o botão de alternância ao lado dela.

As regras de caixa de entrada são aplicadas às mensagens de entrada com base na ordem da lista Regras da Caixa de Entrada. Você pode organizar a ordem na qual as regras criadas são aplicadas às mensagens que chegam à sua caixa de entrada.

  1. Na parte superior da página, selecione Configurações .

  2. Selecione Email > Regras.

  3. Selecione uma regra e use as Setas para cima ou para baixo para alterar a ordem na qual a regra é aplicada às mensagens de entrada.

Por padrão, uma regra de caixa de entrada é executada em mensagens recebidas depois que você criou a regra. Para executar uma regra em mensagens existentes:

  1. Na parte superior da página, selecione Configurações .

  2. Selecione Email > Regras.

  3. Selecione Executar regra agora ao lado da regra que você deseja executar.

    Observação: Atualmente, você só pode executar regras nas quais uma mensagem de um remetente é movida para uma pasta. Não é possível executar outras regras, como aquelas que usam um título de mensagem ou marcam uma mensagem como não lida.

  1. Clique com o botão direito em uma mensagem existente e selecione Regras > Criar regra.

  2. Selecione uma condição e o que fazer com a mensagem com base na condição.

    Por exemplo, para mover mensagens com um determinado título para uma pasta específica, selecione a condição Assunto contém, Mover o item para pasta, selecione ou crie uma Nova pasta e clique em OK.

  3. Quando terminar de criar a regra, clique em OK.

  4. Para usar a regra imediatamente, marque a caixa de seleção Executar esta regra em mensagens existentes na pasta atual e escolha OK.

    A mensagem será exibida nessa pasta.

  1. Selecione Arquivo > Gerenciar Regras e Alertas > Nova Regra.

  2. Selecione um modelo.

    Por exemplo, para sinalizar uma mensagem:

    • Selecione Sinalizar as mensagens de alguém para acompanhamento.

  3. Edite a descrição da regra.

    • Selecione um valor sublinhado, escolha as opções desejadas e selecione OK.

  4. Selecione Avançar.

  5. Selecione as condições, adicione as informações relevantes e, em seguida, clique em OK.

  6. Selecione Avançar.

  7. Conclua a configuração da regra.

    • Nomeie a regra, configure as opções e verifique a descrição. Clique em um valor sublinhado para editá-lo.

  8. Selecione Concluir.

    Algumas regras serão executadas somente quando o Outlook estiver ativado. Se você vir este aviso, selecione OK.

  9. Selecione OK.

Se você tiver definido regras para organizar suas mensagens de entrada , mas elas não estão funcionando como você espera, essas etapas podem ajudá-lo a encontrar e corrigir o problema.

Para corrigir uma regra quebrada:

  1. Clique em > Gerenciar Regras & Alertas.

  2. Se você vir uma mensagem que diz que você tem uma regra quebrada que precisa ser modificada, clique em OK.

  3. Marque a caixa ao lado da regra em vermelho.

  4. Clique nos links em Descrição da regra e edite a regra conforme necessário e clique em OK.

    Corrigir uma regra problemática

Para alterar as configurações, nome, local ou comportamento de uma regra:

  1. Clique em > Gerenciar Regras & Alertas.

  2. Marque a caixa ao lado da regra que você deseja modificar.

  3. Clique em Alterar Regra, clique no tipo de alteração que você deseja fazer e conclua as etapas.

    Alterar as opções

    Observação: Para excluir uma regra, na caixa de diálogo Regras e Alertas, marcar a caixa ao lado da regra e clique em Excluir.

Você pode excluir uma regra quando ela não for mais necessária.

  1. Na guia Arquivo, escolha Gerenciar Regras e Alertas.

  2. Na caixa de diálogo Regras e Alertas, na guia Regras de Email, escolha a regra que deseja excluir.

  3. Escolha Excluir Ícone Excluir > OK.

Você pode executar uma ou mais regras manualmente.

  1. Na guia Arquivo, escolha Gerenciar Regras e Alertas e, na guia Regras de Email, escolha Executar Regras Agora.

  2. Na caixa Executar Regras Agora, em Selecione regras a serem executadas, marque a caixa de seleção de cada regra que você deseja executar.

  3. Na caixa Executar na Pasta, para selecionar uma pasta diferente, escolha Procurar, escolha a pasta e depois OK.

    Marque a caixa de seleção Incluir subpastas para incluir todas as pastas sob a pasta escolhida na etapa 3.

  4. Na lista Aplicar regras em, aceite a configuração padrão de todas as mensagens ou altere para mensagens lidas ou não lidas.

  5. Escolha Executar Agora.

Confira também

Criar uma regra no Outlook para Mac

Usar regras de caixa de entrada em Outlook.com ou Outlook na Web

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