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É possível usar um fluxo de trabalho para gerenciar a aprovação de conteúdo (também chamada de moderação) em bibliotecas nas quais a aprovação de conteúdo seja obrigatória e o controle de versões principais e secundárias esteja ativado. Quando um fluxo de trabalho é usado para gerenciar o processo de aprovação de conteúdo, as versões secundárias de um documento permanecem em estado pendente até serem aprovadas ou rejeitadas através do processo de fluxo de trabalho. Quando uma versão secundária é aprovada através de um fluxo de trabalho, seu status é atualizado de Pendente para Aprovado e ela é publicada como uma versão principal com permissão para ser exibida para qualquer pessoa que tenha permissão para exibir a biblioteca. Quando uma versão secundária é rejeitada através de um fluxo de trabalho, seu status é atualizado de Pendente para Rejeitado e ela permanece como versão secundária, visível apenas para pessoas que tenham permissão para exibir versões secundárias na biblioteca. Um fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo é iniciado automaticamente quando um autor faz check-in em uma versão secundária como uma versão principal ou quando um autor seleciona o comando Publicar uma Versão Principal de um documento. Também é possível optar por permitir que os usuários que têm permissões específicas iniciem o fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo manualmente.
Localize links para obter mais informações sobre aprovação de conteúdo e controle de versão na seção Consulte também.
As seções a seguir explicam as etapas envolvidas na configuração de um fluxo de trabalho para configurar um fluxo de trabalho para gerenciar a aprovação de conteúdo para uma biblioteca.
Neste artigo
Etapa 1: Permitir a aprovação de conteúdo e especificar a segurança do item de rascunho para a biblioteca
Quando uma biblioteca é definida, é possível exigir a aprovação para alterações nos documentos que são salvos nessa biblioteca.
Quando a aprovação de conteúdo for obrigatória para uma biblioteca, um documento que foi alterado permanece em um estado pendente até ser aprovado ou rejeitado por alguém que tenha permissão para aprová-lo. Se o arquivo for aprovado, um status Aprovado é atribuído a ele na biblioteca e ele é exibido para qualquer pessoa com permissão para visualizar a biblioteca. Se o arquivo for rejeitado, seu status será atualizado para Rejeitado e permanecerá visível apenas para o autor do documento e para pessoas com permissão de gerenciar listas.
Por padrão, um documento pendente fica visível apenas para seu autor e para pessoas com permissão para gerenciar listas, mas é possível especificar se outros grupos de usuários podem visualizar o documento.
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Se a biblioteca não estiver aberta, clique em seu nome no Início Rápido.
Se o nome da biblioteca não aparecer, clique em Exibir Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique no nome da biblioteca.
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No menu Configurações
Por exemplo, em uma biblioteca de documentos, clique em Configurações da Biblioteca de Documentos.
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Em Definições gerais, clique em Definições de controle de versão.
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Na seção Aprovação de Conteúdo, em Exigir aprovação de conteúdo para itens enviados, clique em Sim.
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Na seção Segurança do Item de Rascunho, em Quem deve ver itens de rascunho nesta biblioteca de documentos?, selecione Apenas usuários que podem aprovar itens (e o autor do item).
Observação: Se as configurações do controle de versão não tiverem sido atualizadas para a biblioteca, essa opção será selecionada automaticamente ao optar por exigir aprovação do conteúdo.
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Clique em OK.
Etapa 2: habilitar o controle de versões primárias e secundárias na biblioteca
também é preciso permitir o controle de versão principal e secundário para a biblioteca para usar um fluxo de trabalho para gerenciar a aprovação de conteúdo.
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Se a biblioteca não estiver aberta, clique em seu nome no Início Rápido.
Se o nome da biblioteca não aparecer, clique em Exibir Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique no nome da biblioteca.
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No menu Configurações
Por exemplo, em uma biblioteca de documentos, clique em Configurações da Biblioteca de Documentos.
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Em Definições Gerais, clique em Definições de controle de versão.
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Na seção Histórico de Versões do Documento, clique em Criar versões principais e secundárias (rascunho).
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Clique em OK.
Etapa 3: Definir um fluxo de trabalho para gerenciar a aprovação do conteúdo para uma biblioteca
Os sites do Windows SharePoint Services 3.0 não incluem nenhum fluxo de trabalho predefinido que pode ser usado para gerenciar a aprovação de conteúdo. Se quiser usar os fluxos de trabalho para gerenciar a aprovação de conteúdo em uma biblioteca, sua empresa deverá desenvolver e implantar um fluxo de trabalho personalizado que é especificamente criado como um fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo.
Quando um fluxo de trabalho for usado para gerenciar a aprovação de conteúdo em uma biblioteca, o fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo será iniciado sempre que um usuário fizer check-in de um documento como uma versão principal ou quando um usuário selecionar o comando Publicar uma Versão Principal para um documento. Embora o fluxo de trabalho esteja em andamento, o documento permanece uma versão secundária com um status de Pendente. Se o documento for aprovado através do fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo, seu status será atualizado para Aprovado, e o documento será publicado como uma versão principal, ficando visível para qualquer pessoa que tenha permissão para visualizar documentos na biblioteca. Se o documento for rejeitado através do fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo, seu status será atualizado para Rejeitado e permanecerá uma versão secundária que fica visível apenas para o autor do documento e para os usuários que possuem permissão para gerenciar listas.
Observação: Só pode haver um único fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo designado para uma biblioteca que seja iniciado automaticamente quando os autores fizerem check-in em documentos como versões principais ou quando usarem o comando Publicar uma Versão Principal de um documento.
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Abrir a biblioteca à qual deseja adicionar o fluxo de trabalho
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No menu Configurações
Por exemplo, em uma biblioteca de documentos, clique em Definições da Biblioteca de Documentos.
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Em Permissões e Gerenciamento, clique em Definições de Fluxo de Trabalho.
Observações:
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O comando Definições de fluxo de trabalho aparecerá apenas se os fluxos de trabalho forem ativados para o conjunto de sites.
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Se já foram adicionados fluxos de trabalho a essa biblioteca, esta etapa o levará diretamente à página Alterar Definições do Fluxo de Trabalho, e você precisará clicar em Adicionar um fluxo de trabalho para ir para a página Adicionar um Fluxo de Trabalho. Se nenhum fluxo de trabalho foi adicionado à lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, esta etapa o levará diretamente para a página Adicionar um Fluxo de Trabalho.
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Na página Adicionar um Fluxo de Trabalho, na seção Fluxo de Trabalho, clique no nome do modelo de fluxo de trabalho que deseja usar para gerenciar a aprovação de conteúdo.
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Na seção Nome, digite um nome exclusivo para o fluxo de trabalho.
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Na seção Lista de Tarefas, especifique uma lista de tarefas a ser usado com este fluxo de trabalho.
Observações:
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É possível usar a lista Tarefas padrão ou criar uma nova. Se a lista Tarefas padrão for usada, os participantes do fluxo de trabalho poderão localizar e visualizar suas tarefas de fluxo de trabalho facilmente usando o modo de exibição Minhas Tarefas da lista Tarefas.
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Crie uma nova lista de tarefas se as tarefas para esse fluxo de trabalho revelarem dados confidenciais que devem ser mantidos separados da lista Tarefas geral.
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Crie uma nova lista de tarefas se sua empresa tiver vários fluxos de trabalho ou se os fluxos de trabalho envolverem várias tarefas. Neste caso, você pode criar listas de tarefas para cada fluxo de trabalho.
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Na seção Lista do Histórico, selecione uma lista do histórico para usar com esse fluxo de trabalho. A lista do histórico exibe todos os eventos que ocorrem durante cada instância do fluxo de trabalho.
Observação: É possível usar a lista Histórico padrão ou criar uma nova. Se sua empresa tiver vários fluxos de trabalho, é possível criar uma lista do histórico separada para cada fluxo de trabalho.
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Na seção Iniciar Opções, marque a caixa de seleção Iniciar este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um item.
Observação: Esta opção fica disponível somente se o suporte para o controle de versão principal e secundário for ativado para a biblioteca e se o modelo do fluxo de trabalho selecionado puder ser usado para a aprovação de conteúdo.
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Se você quiser permitir que o fluxo de trabalho seja iniciado manualmente, marque a caixa de seleção Permitir que este fluxo de trabalho seja iniciado manualmente por um usuário autenticado com Permissões Editar Itens. Marque a caixa de seleção Exigir Permissões Gerenciar Listas para iniciar o fluxo de trabalho caso queira que permissões adicionais sejam exigidas para iniciar o fluxo de trabalho.
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Se houver opções de personalização adicionais disponíveis para seu fluxo de trabalho, clique em Avançar e especifique as opções desejadas na página Personalizar de seu fluxo de trabalho.
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Se não houver opções de personalização adicionais disponíveis para seu fluxo de trabalho, clique em OK.
Observações:
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O fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo é iniciado automaticamente quando um autor faz check-in de um rascunho como uma versão principal ou quando um autor escolhe o comando Publicar uma Versão Principal de um documento.
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As pessoas que possuem permissão para aprovar um documento diretamente podem fazer isso editando as propriedades desse documento diretamente na biblioteca. Se um documento for aprovado ou rejeitado assim, o fluxo de trabalho será concluído automaticamente.
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