Um registro é um documento ou outra entidade eletrônica ou física em uma organização que serve como evidência de uma atividade ou transação executada pela organização e que exige retenção por algum período de tempo. O gerenciamento de registros é o processo pelo qual uma organização:
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Determina quais tipos de informações devem ser consideradas registros.
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Determina como os documentos ativos que se tornarão registros devem ser manipulados enquanto eles estão sendo usados e determina como eles devem ser coletados depois que eles são declarados como registros.
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Determina de que maneira e por quanto tempo cada tipo de registro deve ser mantido para atender aos requisitos legais, comerciais ou regulatórios.
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Pesquisa e implementa soluções tecnológicas e processos de negócios para ajudar a garantir que a organização cumpre suas obrigações de gerenciamento de registros de maneira econômica e não intrusiva.
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Executa tarefas relacionadas a registros, como descartar registros expirados ou localizar e proteger registros relacionados a eventos externos, como ações judiciais.
Determinar quais documentos e outros itens físicos ou eletrônicos em sua organização são registros é responsabilidade de diretores de conformidade corporativa, gerentes de registros e advogados. Ao categorizar cuidadosamente todo o conteúdo empresarial em sua organização, essas pessoas podem ajudá-lo a garantir que os documentos sejam mantidos pelo período apropriado. Um sistema de gerenciamento de registros bem projetado ajuda a proteger uma organização legalmente, ajuda a organização a demonstrar a conformidade com as obrigações regulatórias e aumenta a eficiência organizacional promovendo a disposição de itens desaparados que não são registros.
Um sistema de gerenciamento de registros inclui os seguintes elementos:
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Uma análise de conteúdo que descreve e categoriza conteúdo na empresa que pode se tornar registros, que fornece locais de origem e que descreve como o conteúdo se move para o aplicativo de gerenciamento de registros.
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Um plano de arquivo que indica, para cada tipo de registro na empresa, onde eles devem ser mantidos como registros, as políticas que se aplicam a eles, por quanto tempo devem ser mantidos, como devem ser descartados e quem é responsável pelo gerenciamento deles.
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Um documento de requisitos de conformidade que define as regras que os sistemas de IT da organização devem seguir para garantir a conformidade e os métodos usados para garantir a participação dos membros da equipe empresarial.
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Um método para coletar registros que não estão mais ativos de todas as fontes de registro, como servidores de colaboração, servidores de arquivos e sistemas de email.
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Um método para auditoria de registros enquanto eles estão ativos.
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Um método para capturar metadados e históricos de auditoria de registros e para mantê-los.
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Um processo de suspensão de registros (suspensão da disposição) quando eventos como litígios ocorrem.
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Um sistema para monitorar e relatar sobre o tratamento de registros para garantir que os funcionários estão arquivando, acessando e gerenciando-os de acordo com políticas e processos definidos.
Microsoft Office SharePoint Online inclui recursos que podem ajudar as organizações a implementar sistemas e processos integrados de gerenciamento de registros.
Visão geral do planejamento de gerenciamento de registros
Este tópico descreve as etapas de planejamento que você deve seguir para ajudar a garantir que o sistema de gerenciamento de registros que você implemente com base no Microsoft Office SharePoint Online atingirá as metas de gerenciamento de registros da sua organização. Veja a seguir uma visualização do processo de planejamento de gerenciamento de registros:
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Identificar funções de gerenciamento de registros O gerenciamento bem-sucedido de registros requer funções especializadas, como:
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Registra gerentes e gerentes de conformidade para categorizar os registros na organização e executar o processo de gerenciamento de registros.
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Equipe de IT para implementar os sistemas que suportam com eficiência o gerenciamento de registros.
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Gerentes de conteúdo para descobrir onde as informações organizacionais são mantidas e para garantir que suas equipes sigam as práticas de gerenciamento de registros.
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Analisar conteúdo organizacional Antes de criar um plano de arquivo, os gerentes de registros e gerentes de conteúdo pesquisam o uso do documento na organização para determinar quais documentos e outros itens podem se tornar registros.
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Desenvolver um plano de arquivo Depois de analisar o conteúdo organizacional e determinados cronogramas de retenção, preencha o restante do plano de arquivos. Os planos de arquivo diferem da organização para a organização, mas geralmente eles descrevem os tipos de itens que a empresa reconhece que são registros, indicam onde estão armazenados, descrevem seus períodos de retenção e fornecem outras informações, como quem é responsável por gerenciá-los e a categoria mais ampla de registros aos quais pertencem.
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Desenvolver agendamentos de retenção Para cada tipo de registro, determine quando ele não está mais ativo (sendo usado), por quanto tempo ele deve ser mantido depois disso e como ele deve ser descartado.
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Avaliar e aprimorar práticas de gerenciamento de documentos Certifique-se de que as políticas necessárias estão sendo aplicadas em repositórios de documentos. Por exemplo, certifique-se de que esse conteúdo está sendo auditado adequadamente para que as auditorias adequadas sejam mantidas juntamente com registros.
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Projetar a solução de gerenciamento de registros Determine se é preciso criar um arquivo morto de registros, gerenciar registros no local ou usar uma combinação das duas abordagens. Com base no seu plano de arquivo, projete o arquivo morto do registro ou determine como usar sites existentes para conter registros. Defina tipos de conteúdo, bibliotecas, políticas e, quando necessário, metadados que determinam o local para o qual encaminhar um documento.
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Planejar como o conteúdo se torna registros Se você estiver usando Microsoft Office SharePoint Online gerenciamento ativo de documentos e registros, poderá criar fluxos de trabalho personalizados para mover documentos para um arquivo morto de registros. Se você estiver usando um Microsoft Office SharePoint Online ou um sistema de gerenciamento de documentos externo, poderá planejar e desenvolver interfaces que movem o conteúdo desses sistemas para o arquivo morto de registros ou que declaram um documento como um registro, mas não movem o documento. Você também cria um plano de treinamento para ensinar os usuários a criar e trabalhar com registros.
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Planejar a integração de email Determine se você gerenciará registros de email no Microsoft Office SharePoint Online, ou se gerenciará registros de email no próprio aplicativo de email.
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Planejar a conformidade para conteúdo social Se sua organização usa redes sociais, como blogs ou wikis, determine como esse conteúdo se tornará registros.
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Planejar relatórios e documentação de conformidade Para verificar se sua organização está executando suas práticas de gerenciamento de registros necessárias e para comunicar essas práticas, você deve documentar seus planos e processos de gerenciamento de registros. Se sua empresa se envolver em litígio relacionado a registros, talvez seja preciso produzir essas diretrizes de gerenciamento de registros, planos de implementação e métricas sobre a eficácia.
