O pool de recursos da empresa é a lista de pessoas, materiais e custos que serão usados como recursos nos planos de projetos. Antes de atribuir recursos a tarefas, eles devem ser adicionados ao Project Online ou ao Project Server. Você pode adicioná-los manualmente ou através da sincronização do Active Directory.
Inserir os recursos manualmente, um por um, pode ser bastante complicado. Outra opção manual é importar os recursos usando um arquivo de dados externo. Você também pode atualizar os recursos existentes da mesma maneira, importando as alterações de um arquivo de dados externo.
Project Professional é usado em conjunto com Project Online ou Project Server para importar dados de um arquivo externo. Project Professional pode importar arquivos nos seguintes formatos de arquivo:
- Formatos de arquivo do Project: .mpp e .mpt
- Formatos de arquivo do Excel: .xlsx, .xlsb e .xls
- .txt
- .csv
- .xml
Independentemente do formato, o arquivo deve conter pelo menos o nome de exibição dos recursos que você pretende adicionar ao pool de recursos da empresa. O arquivo pode conter outras informações do recurso que são importantes para a organização. Em seguida, você mapeará os campos no arquivo externo para campos no Centro de Recursos no Project Online ou no Project Server.
Observação
Se você tiver campos que não estão disponíveis por padrão no Project Server ou Project Online, crie campos personalizados primeiro antes de mapear os dados. Depois que os campos personalizados existirem no Project Server ou Project Online, você poderá mapear os campos no arquivo de dados externo com esses campos personalizados.
Para importar novos recursos ou modificar os existentes em um pool de recursos da empresa:
Acesse o Centro de Recursos no Project Server ou Project Online.
Escolha os recursos que deseja modificar ou escolha pelo menos um recurso, caso pretenda adicionar mais recursos ao pool.
Clique em Recursos>Abertos. Isso abre Project Professional para a exibição Folha de Recursos.
Observação
Se você estiver se conectando ao Project Online, poderá ser solicitado para sua conta e senha quando Project Professional for iniciado.
Em Project Professional, clique em Abrir Arquivo> e escolha o arquivo de dados externo com as informações de recurso que você está importando.
Clique em Avançar no Assistente de Importação.
Selecione Novo mapa e clique em Avançar.
Siga um destes procedimentos:
- Se estiver modificando recursos existentes, escolha Mesclar os dados no projeto ativo e clique em Avançar.
- Se estiver adicionando novos recursos, escolha Acrescentar os dados ao projeto ativo e clique em Avançar.
Clique em Recursos e em Avançar.
Se estiver usando o Excel, escolha o nome da planilha de origem, caso contrário, o campo ficará desabilitado.
Mapeie os campos no arquivo externo com os campos Project Professional e clique em Avançar.
Observação
A visualização mostrará como serão os dados quando ele entrar em Project Professional.
Se você estiver modificando os recursos existentes, selecione o campo que será usado para mesclar os dados do arquivo externo em Project Professional, clique em Definir Chave de Mesclagem e clique em Avançar.
Por exemplo, se definir o campo Nome como a chave para mesclar, os dados associados a esse nome no arquivo externo serão usados para modificar o registro com o mesmo nome no pool de recursos da empresa.Dica
Caso pretenda reutilizar os mapeamentos de campo para adicionar ou atualizar recursos mais tarde, escolha Salvar Mapa.
Clique em Concluir
Agora, os recursos estão relacionados na Planilha de Recursos. Se fechar o arquivo, clique em Sim quando for solicitado a Salvar as suas alterações aos Recursos da Empresa com check-out.
Em Project Online ou No Project Server, volte para o Centro de Recursos para ver se os recursos foram adicionados ao pool de recursos corporativos.
Para saber mais, dê uma olhada em Gerenciar recursos em Project Professional.