A Central de Registros foi projetada para servir como um repositório central no qual uma organização pode armazenar e gerenciar todos os seus registros, como documentos jurídicos ou financeiros. A Central de Registros oferece suporte a todo o processo de gerenciamento de registros, desde a coleta e o gerenciamento de registros até a disposição dos mesmos.
O modelo de site da Central de Registros é semelhante ao de outros sites do SharePoint, na medida em que serve como um repositório geral para documentos e permite a colaboração entre usuários do site. Porém, o modelo de site da Central de Registros é um site pré-configurando especificamente projetado para ajudar as organizações a implementarem seus programas de retenção e gerenciamento de registros. Controle de versão, auditoria, gerenciamento de metadados, Descoberta Eletrônica e roteamento de registros personalizável são recursos internos que podem ajudar a gerenciar registros com mais eficiência.
Observação
No SharePoint, introduzimos a utilização de etiquetas de retenção para declarar conteúdo como registos, o que substitui efetivamente a necessidade de utilizar o Centro de Registos. Se estiver a utilizar o Centro de Registos, pode continuar a utilizá-lo juntamente com as etiquetas de retenção. Mas, para além disso, para efeitos de gestão de registos, recomendamos a utilização de etiquetas de retenção em vez do Centro de Registos.
Definindo um plano de gerenciamento de registros
No nível mais alto, há duas etapas principais envolvidas no design de um site da Central de Registros para implementar um programa de gerenciamento de registros:
- Uma organização deve desenvolver uma estratégia de gerenciamento de registros e um plano formal de gerenciamento de registros. Esse é um esforço colaborativo que envolve a coordenação entre gerentes de registros, responsáveis por conformidade, profissionais de TI e trabalhadores da área de informações.
- Uma organização deve então configurar um ou mais sites da Central de Registros para implementar seu plano de gerenciamento de registros.
As seções a seguir descrevem os principais elementos envolvidos em cada uma dessas etapas.
Planejamento de gerenciamento de registros
Para que uma organização possa configurar um site da Central de Registros como sua solução de gerenciamento de registros, ela deve desenvolver um plano formal para sua estratégia de gerenciamento de registros. Os elementos específicos de um plano formal de gerenciamento de registros provavelmente serão exclusivos para organizações ou negócios individuais. No entanto, quase todos os planos de gerenciamento de registros incluem os seguintes documentos e processos:
Plano de ficheiros Um plano de ficheiros descreve os tipos de documentos ou itens que uma organização reconhece como registos oficiais de negócio. Ele indica onde esses registros são armazenados e fornece informações que diferenciam um tipo de registro de outro. O plano de arquivamento serve como um conjunto abrangente de políticas, processos e diretrizes para criar, armazenar e gerenciar registros. Um plano de arquivamento deve abranger todos os registros, independentemente da mídia, incluindo papel, blogs, wikis, email e arquivos eletrônicos. Ele também deve especificar como cada registro é classificado, protegido e, em última instância, destruído. Também deve incluir considerações sobre categorias especiais de registros, como registros Confidenciais, Vitais, Segredo de Negócios ou Privilegiados. Finalmente, um plano de arquivamento deve especificar as pessoas responsáveis pelo gerenciamento de cada tipo de registro.
Bibliotecas de registos As bibliotecas de registos são, essencialmente, bibliotecas de documentos que são criadas para classificar e armazenar registos importantes. Pode criar uma biblioteca de registos para cada tipo de registo que pretende manter. Os registos são automaticamente encaminhados para a biblioteca adequada, com base nas definições configuradas no Organizador de Conteúdo.
Tipos de conteúdo Pode criar tipos de conteúdos para definir os tipos de registos que a sua organização precisa de armazenar e identificar as propriedades exclusivas de cada tipo de registo. Ao definir os tipos de conteúdos de tipos específicos de registros, sua empresa pode garantir que cada um desses grupos de conteúdo seja gerenciado de modo consistente. Documentos do Office, PDFs, TIFFs (imagens digitalizadas), email, conversas de mensagens instantâneas, vídeos e registros físicos podem todos ser classificados e armazenados com tipos de conteúdo que você cria. Qualquer registro chamado “contrato”, por exemplo, será tratado do mesmo modo e de uma maneira consistente no sistema de gerenciamento de registros do SharePoint. Usar tipos de conteúdo para classificar e armazenar registros é um método alternativo a usar bibliotecas de registros.
Agenda de retenção A agenda de retenção especifica o tempo durante o qual cada tipo de registo no plano de ficheiros pode ser mantido (o período de retenção) e o processo utilizado para o eliminar quando chegar ao fim desse período (o processo de eliminação). As diretrizes em um agendamento de retenção normalmente têm como base requisitos jurídicos, riscos à organização e necessidade de negócios. Além disso, um agendamento de retenção normalmente descreve as contingências de gerenciamento de riscos que determinam o período de retenção para cada tipo de registro.
Documento de requisitos de conformidade Um documento de requisitos de conformidade define as regras que os sistemas de TI para a gestão de registos devem seguir, as funcionalidades que têm de ter e os tipos de monitorização regular que têm de suportar, de modo a garantir a conformidade.
- Processo formal para suspender a eliminação de registos Este processo, que muitas vezes é denominado suspensão, apresenta detalhes acerca da forma como uma organização suspende a eliminação dos registos, quando ocorrem eventos como o litígio, as auditorias ou investigações.
- Sistema para monitorizar e elaborar relatórios acerca do manuseamento dos registos Para se certificar de que os funcionários preenchem, gerem e acedem aos registos de acordo com as políticas e processos definidos, um programa de gestão de registos têm de ter um processo ou sistema para monitorizar e elaborar relatórios acerca do manuseamento dos registos.
Configurando um site da Central de Registros
Depois que uma organização participar no planejamento detalhado do gerenciamento de registros e desenvolver um plano formal para o gerenciamento de registros, ela poderá criar e configurar um site da Central de Registros para ajudá-la a implementar esse programa.
Você precisa executar as seguintes etapas para configurar um site da Central de Registros:
Crie listas ou bibliotecas de registros para gerenciar e armazenar cada tipo de registro especificado no plano de arquivamento.
- Recomenda-se criar uma biblioteca de registros para cada tipo de conteúdo em seu plano de registros.
- Quando os registros forem enviados à Central de Registros, eles serão roteados para a lista ou biblioteca relevante.
Crie colunas para as bibliotecas de documentos, listas ou tipos de conteúdo relevantes que conterão e exibirão os metadados para cada tipo de registro especificado no plano de arquivamento.
Especifique as políticas de gerenciamento de informações para cada tipo de registro no site da Central de Registros. Essas políticas devem refletir os períodos de retenção e os requisitos de auditoria especificados no agendamento de retenção e no plano de arquivamento da organização.
Configure o Organizador de Conteúdo para rotear cada tipo de registro no local apropriado. Quando os registros são enviados ao site da Central de Registros, de forma manual ou por programação, o aplicativo usa esse recurso para determinar como o registro deve ser classificado no site da Central de Registros e para onde deve ser enviado.