Depois de desenvolver um plano de ficheiros e estruturar a sua solução de gestão de registos no SharePoint, planeie como os documentos ativos na sua organização (cópia impressa e eletrónica) se tornarão registos. Este artigo analisa técnicas que pode utilizar para declarar documentos ativos como registos e sugere uma forma de planear a forma como os itens no seu plano de ficheiros se tornarão registos.
Técnicas para converter documentos ativos em registos no SharePoint
Pode utilizar as seguintes técnicas para converter documentos ativos em registos:
- Declarar manualmente um documento como um registo.
- Definir uma política que declare um documento como um registo ou que envie um documento para um site do Centro de Registos numa hora específica.
- Criar um fluxo de trabalho que envia um documento para um site do Centro de Registos.
- Utilizar uma solução personalizada baseada no modelo de objeto do SharePoint.
Criar registos manualmente
Se a gestão de registos no local estiver ativada para uma biblioteca de documentos, os utilizadores podem declarar explicitamente um documento na biblioteca como um registo, ao editar os detalhes de conformidade do documento. Quando o administrador da coleção de sites ativa a gestão de registos no local, especifica quem deve poder declarar e anular a declaração de registos e se os utilizadores devem poder editar ou eliminar documentos depois de estes se tornarem registos.
Se for criada uma ligação a um site do Centro de Registos, os utilizadores podem enviar manualmente documentos para o site do Centro de Registos ao utilizar o comando Enviar Para . Quando um administrador de farm configura uma ligação ao site do Centro de Registos, este comando fica disponível em todos os documentos ativos. Dependendo da forma como a ligação está configurada, os documentos podem ser copiados para o site do Centro de Registos, movidos para o site do Centro de Registos ou movidos para o site do Centro de Registos com uma ligação para o documento mantido.
Embora o envio manual de registos para o site do Centro de Registos não seja uma solução prática de grande escala, pode utilizá-la para complementar outros métodos de criação de registos.
Definição de uma política
Uma política de retenção especifica ações a serem executadas em documentos em determinados momentos. As ações de política ocorrem automaticamente. Os utilizadores não têm de iniciar a ação.
Duas ações de política estão relacionadas especificamente com a gestão de registos: transferir um documento para outra localização e declarar um documento como um registo. Se existir uma ligação a um site do Centro de Registos, pode criar uma política que envia documentos para um site do Centro de Registos. A política também especifica se deve copiar o documento para o site do Centro de Registos, movê-lo ou movê-lo e deixar uma ligação na biblioteca de documentos. Se a gestão de registos no local estiver ativada para o site, pode criar uma política que declare um documento como um registo. Também pode utilizar o modelo de objeto do SharePoint para criar uma ação personalizada.
Uma política de retenção pode ter várias fases. Por exemplo, pode criar uma política de retenção que elimina todas as versões anteriores de um documento um ano após a última alteração do documento e transfere o documento para um site do Centro de Registos cinco anos após a última alteração do documento.
Se a gestão de registos no local estiver ativada para um site, o site pode conter documentos e registos ativos. Nesse caso, você pode especificar diferentes políticas de retenção para documentos e registros ativos. Por exemplo, pode criar uma política que declare um documento ativo como um registo dois anos após a criação do documento e criar uma segunda política que elimine um registo sete anos depois de ter sido declarado como sendo um registo.
Criação de um fluxo de trabalho
Ao criar um fluxo de trabalho, você pode adicionar uma ação para enviar um item para um repositório. Com esta ação, pode criar fluxos de trabalho que enviam documentos para um site do Centro de Registos. Também pode incluir outras ações no fluxo de trabalho. Por exemplo, pode criar um fluxo de trabalho que envia uma mensagem de e-mail ao autor de um documento a pedir aprovação e, em seguida, envia o documento para um site do Centro de Registos. Pode combinar políticas e fluxos de trabalho ao criar uma política de retenção que execute o novo fluxo de trabalho um ano após a criação do documento.
Também pode utilizar o modelo de objeto do SharePoint para criar um fluxo de trabalho personalizado que copia ficheiros para o site do Centro de Registos. Um fluxo de trabalho que envia ficheiros para o site do Centro de Registos pode ser integrado no seu sistema de gestão de documentos como parte de um fluxo de trabalho que orienta um documento ao longo do seu ciclo de vida. Para tipos de documento que têm um ciclo de vida previsível, como relatórios de despesas, pode implementar um fluxo de trabalho que guie o documento pelas várias fases e, como passo final, envie uma cópia do documento para o site Centro de Registos. O fluxo de trabalho pode ser acionado criando um novo documento.
Utilizar uma solução personalizada
Você pode desenvolver soluções personalizadas que usam objetos no namespace Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy para enviar conteúdo de outras fontes de dados para o site da Central de Registros. Para obter mais informações sobre como implementar soluções personalizadas usando o modelo de objeto do SharePoint, consulte o SharePointSoftware Development Kit (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788).
Concluir o seu plano
Após desenvolver o plano de ficheiros e rever os métodos para mover conteúdos para o site do Centro de Registos, conclua o plano de ficheiros ao determinar como pretende enviar cada tipo de registo para o site do Centro de Registos. Os aspetos a considerar incluem o seguinte:
- O cumprimento é obrigatório ou voluntário?
- Pode depender da cooperação dos utilizadores da sua organização para estar em conformidade com os processos de gestão de registos? Em geral, evite processos manuais. No entanto, quando forem necessários, crie treinamento e monitoramento adequados para garantir que a equipe cumpra.
- Os conteúdos serão armazenados nos servidores de gestão de documentos do SharePoint?
- Mantém o conteúdo físico? Gerenciar conteúdo físico ativo, como cópia impressa ou CD-ROM, e enviá-lo para um cofre de registros para retenção (juntamente com o controle do registro em um site da Central de Registros) requer planejamento exclusivo não descrito neste tópico. Por exemplo, se não existir uma versão eletrónica de um documento em papel, poderá ter de controlar o item ao utilizar uma lista que tenha políticas e fluxos de trabalho associados.
A tabela seguinte mostra como alguns registos num plano de ficheiro de exemplo serão movidos para um site do Centro de Registos:
| Documentos | Descrição | Mídia | Localização de origem | Torna-se um recorde... |
|---|---|---|---|---|
| Plano de benefícios | Descrição do plano de benefícios dos funcionários. | Páginas da Web | Biblioteca de documentos do SharePoint | Utilizar um fluxo de trabalho personalizado associado à política de expiração |
| Plano de seguro | Descrição do plano de seguro do empregado. | Imprimir | Documento físico associado a item de lista no SharePoint | Ao enviá-lo para um cofre físico e ao criar um item de lista no site do Centro de Registos para monitorizar (utilizando um código de barras) |
| Folhas de horas da folha de pagamento | Resumos das horas trabalhadas, horas extraordinárias e salários pagos. | Documentos eletrónicos | Servidor de registos de folha de pagamentos não baseado no SharePoint | Utilizar um programa personalizado |
| Ficheiros de desenvolvimento do produto | Especificações de produtos e documentos associados. | Documentos eletrónicos | Biblioteca de documentos do SharePoint | Usando fluxo de trabalho personalizado associado à política de expiração e manualmente usando o comando Enviar para |