Utilizar políticas para encerramento e eliminação de sites

Os sites do SharePoint podem proliferar rapidamente se não os eliminar quando já não forem necessários. Manter sites desatualizados ocupa espaço de armazenamento, dificulta a localização de informações atuais e também pode ser indesejável por motivos de conformidade.

Enquanto administrador de coleções de sites, pode utilizar políticas de sites para ajudar a controlar a proliferação de sites. Uma política de site define o ciclo de vida de um site ao especificar quando o site será fechado e quando será eliminado. As políticas de site são particularmente úteis para organizações que permitem que grandes grupos de utilizadores criem os seus próprios sites. Podem exigir que selecione uma política de site quando cria sites.

Fechar um site indica que o site já não está a ser utilizado e pode ser eliminado de acordo com uma agenda. Um site fechado não aparece em locais como o Delve, mas os utilizadores ainda podem modificar o site fechado e o respetivo conteúdo através do URL para aceder ao site.

Criar políticas de site

Siga estes passos para criar políticas de site que estarão disponíveis em todos os sites de uma coleção de sites.

1. Inicie sessão como administrador de uma coleção de sites e abra o site raiz de uma coleção de sites.

2. Para sites clássicos, selecione e, em seguida, selecione Definições do Site e, em seguida, selecione Ver todas as definições do site. Para sites modernos, selecione e, em seguida, selecione Informações do site ou Conteúdos do site e, em seguida, selecione Ver todas as definições do site.

3. Em Administração de Coleções de Sites, clique em Políticas de Site.

4. Clique em Criar e, em seguida, selecione uma opção:
   Não feche nem elimine o site automaticamente. Se for aplicada uma política com esta opção a um site, o proprietário do site tem de eliminar o site manualmente.
   Eliminar sites automaticamente. Se for aplicada uma política com esta opção a um site, o proprietário do site tem de fechar o site manualmente, mas o site será eliminado automaticamente. Uma política que elimina o site especifica automaticamente uma regra para quando eliminar o site e tem as seguintes opções.
   Feche e elimine sites automaticamente. Esta opção permite as mesmas opções para eliminar o site e também requer que especifique quanto tempo após a hora de criação o site será fechado.
   Execute um fluxo de trabalho automaticamente para gerir o encerramento do site e, em seguida, elimine-os automaticamente. (disponível com alguns planos e versões). Esta opção permite as mesmas opções para eliminar o site, mas também requer que especifique um fluxo de trabalho para executar para fechar o site. Quando o fluxo de trabalho for concluído, o SharePoint fecha o site. Especifique o nome do fluxo de trabalho, quanto tempo depois de o site ser criado para executar o fluxo de trabalho e se pretende executar novamente o fluxo de trabalho periodicamente até que o site seja fechado.

   • A ação que aciona o site a ser eliminado e a quantidade de tempo a aguardar após o acionador ocorrer antes de eliminar o site. O acionador pode ser a criação de sites ou o encerramento do site. Por exemplo, pode criar uma política que elimina um site três meses após o site ser fechado ou uma política que elimina um site um ano após a criação do site.
   • Se pretende que o SharePoint envie um e-mail ao proprietário do site um determinado período de tempo antes de o site ser eliminado.
   • Se pretende permitir que os proprietários do site adiem a eliminação do site.

5. Para tornar o site raiz e todos os subsites só de leitura quando o site raiz estiver fechado, selecione A coleção de sites será lida apenas quando estiver fechada.

6. Clique em OK.

Fechar um site manualmente ou reabrir um site fechado

1. Inicie sessão como proprietário de um site.
2. Para sites clássicos, selecione e, em seguida, selecione Definições do Site e, em seguida, selecione Ver todas as definições do site. Para sites modernos, selecione e, em seguida, selecione Informações do site ou Conteúdos do site e, em seguida, selecione Ver todas as definições do site.
3. Em Administração de Sites, clique em Fecho e Eliminação de Sites.
4. Para fechar o site, clique em Fechar este site agora. Para a reabrir, clique em Abrir este site.

Selecionar uma política para um site

1. Inicie sessão como proprietário de um site.
2. Para sites clássicos, selecione e, em seguida, selecione Definições do Site e, em seguida, selecione Ver todas as definições do site. Para sites modernos, selecione e, em seguida, selecione Informações do site ou Conteúdos do site e, em seguida, selecione Ver todas as definições do site.
3. Em Administração de Sites, clique em Fecho e Eliminação de Sites.
4. Junto a Política de Site, selecione uma política e, em seguida, clique em OK.

Eliminar um site manualmente

1. Inicie sessão como proprietário de um site.
2. Para sites clássicos, selecione e, em seguida, selecione Definições do Site e, em seguida, selecione Ver todas as definições do site. Para sites modernos, selecione e, em seguida, selecione Informações do site ou Conteúdos do site e, em seguida, selecione Ver todas as definições do site.
3. Em Ações do Site, clique em Eliminar este site.
4. Clique em Excluir.