Uma maneira de controlar a colaboração em documentos é exigir a marcação de arquivos, especialmente quando vários usuários têm acesso à biblioteca. Se uma biblioteca marcar for necessária, outras pessoas não poderão substituí-la. No entanto, você corre o risco de impedir que outras pessoas vejam as alterações mais recentes ou façam as alterações por conta própria. Se outras pessoas precisarem trabalhar no documento, é importante que o check-in dos arquivos seja feito novamente rapidamente.
Observação
Não configure sua biblioteca para exigir marcação se os usuários planejam ser coautores de documentos na biblioteca. Os usuários não podem trabalhar simultaneamente em documentos quando a marca de check-out obrigatória está ativada.
Exigir marcação de arquivos para edição
Observação
Somente usuários com permissões de Design ou Controle Total podem configurar bibliotecas para exigir a marcação de arquivos.
- Vá para a biblioteca na qual você planeja trabalhar.
- Selecione Configurações
>Configurações da Biblioteca.
Se você não vir esses itens de menu, na faixa de opções, selecione Biblioteca e, no grupo Configurações, selecione Configurações da biblioteca. - Na página Configurações , selecione Mais configurações da biblioteca (para o SharePoint Classic, está em Configurações Gerais). Selecione Configurações de controle de versão.
- Na seção Exigir check-out , em Exigir check-out de documentos antes de serem editados?, selecione Sim.
- Para salvar suas configurações e retornar à página Configurações da Biblioteca, selecione OK.
O que acontece quando marcar é necessário em uma biblioteca?
| Se você fizer isso ... | Isso é o que acontece... |
|---|---|
| Criar ou adicionar um arquivo a uma biblioteca | O check-out inicial do arquivo é feito para você. Você deve marcá-lo na biblioteca antes que outras pessoas possam vê-lo e trabalhar com ele. |
| Abrir um arquivo para edição | O arquivo é automaticamente verificado quando você seleciona Editar. Uma caixa de diálogo de mensagem alerta que você está prestes a marcar o arquivo e oferece a oportunidade de editá-lo na pasta de rascunhos local. Após o marcar, o ícone do arquivo é coberto com uma seta verde apontando para baixo, indicando que o arquivo agora está em check-out. Ninguém mais pode alterar o arquivo e ninguém mais pode ver suas alterações enquanto você faz check-out. |
| Fazer alterações nas informações sobre o arquivo (propriedades) | Se ainda não tiver sido feito o check-out do arquivo, você deverá marcá-lo antes de fazer alterações em suas propriedades, como título, nome do autor, data de conclusão, contagem de palavras e assim por diante. Suas alterações não entrarão em vigor até que você marcar o arquivo novamente. |
| Tentar abrir um arquivo que foi feito check-out para outra pessoa | As opções Check-Out e Check-In não estão disponíveis. Você não pode marcar um arquivo que outra pessoa fez check-out. Se você tentar fazer isso, uma caixa de diálogo de mensagem será exibida informando que o arquivo foi submetido a check-out por outra pessoa. Para descobrir quem tem o arquivo em check-out, passe o mouse sobre o ícone do arquivo. O nome da pessoa que fez check-out aparece em uma dica de ferramenta. Você pode entrar em contato com essa pessoa para solicitar o marcar do arquivo, se precisar rapidamente. |
| Fazer check-in do arquivo | Você será solicitado a inserir um comentário sobre as alterações feitas. Se sua biblioteca rastrear versões, seu comentário se tornará parte do histórico de versões. Se as versões principais e secundárias forem rastreadas, você será solicitado a escolher o tipo de versão em que está fazendo check-in. Para obter mais informações sobre o controle de versão, consulte Consulte também. |
| Mantenha o arquivo com check-out por um longo tempo | Ninguém mais poderá ver suas alterações ou editar o arquivo enquanto você estiver fazendo check-out. Embora isso seja útil durante o tempo em que você está fazendo alterações, também pode impedir que outras pessoas executem as tarefas atribuídas. É uma boa prática comercial e uma cortesia comum marcar o arquivo novamente o mais rápido possível depois de marcar-lo. Em algumas circunstâncias, um administrador pode ter que forçar um check-in do marcar do arquivo. |