Criar e atualizar uma coluna de dados externos em uma lista ou biblioteca

Você pode adicionar um tipo especial de coluna a uma lista ou biblioteca nativa chamada de coluna de dados externos. Essa coluna permite combinar uma coluna de dados de uma fonte de dados externa com outras colunas em uma lista ou biblioteca nativa. Como uma coluna de dados externos é adicionada a uma lista ou biblioteca nativa, todos os recursos relacionados dessa lista ou biblioteca funcionam, entre eles a criação de versões, aprovações, check-in e check-out e anexos de arquivo.

Para saber mais, consulte Encontrar conteúdo sobre dados externos.

O que você deseja fazer?

• Antes de você começar
• Entender exemplos de uso de colunas de dados externos
• Criar uma coluna de dados externos em uma lista ou biblioteca
• Atualizar uma coluna de dados externos
• Atualizar uma coluna de dados externos

Antes de começar

Trabalhar com dados externos exige que várias tarefas de pré-requisito habilitem o acesso seguro aos dados. As informações a seguir podem ajudar você a planejar as próximas etapas. Além disso, se você tiver problemas ao tentar trabalhar com dados externos, essas informações poderão ajudá-lo a identificar o problema. Para acessar dados externos, você ou um administrador devem fazer o seguinte:

Preparar a fonte de dados externa Um administrador pode precisar criar uma conta e fornecer permissões à fonte de dados para garantir que as pessoas certas tenham acesso aos dados e que os dados não acabem nas mãos erradas. Em um banco de dados externo, o administrador também pode criar tabelas, modos de exibição, consultas específicas etc., a fim de limitar os resultados a apenas o que é necessário e ajudar a melhorar o desempenho.

Configurar serviços e contas do SharePoint Um administrador deve ativar os Serviços Corporativos de Conectividade de Dados e o Serviço de Repositório Seguro.

Configurar Serviços de Repositório Seguro Um administrador deve fazer o seguinte: determinar o melhor modo de acesso para a fonte de dados externa, criar um aplicativo de destino e definir as credenciais para o aplicativo de destino.

Configurar os Serviços Corporativos de Conectividade de Dados Um administrador deve garantir que o usuário que cria o tipo de conteúdo externo tenha permissão para o repositório de metadados da Conectividade de Dados Corporativos e que os usuários apropriados tenham acesso ao tipo de conteúdo externo no qual a lista externa se baseia.

Criar um tipo de conteúdo externo Um usuário deve definir um tipo de conteúdo externo que contenha informações sobre conexões, acesso, métodos de operação, colunas, filtros e outros metadados usados para recuperar os dados da fonte de dados externa.

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Entender exemplos de uso de colunas de dados externos

As seções a seguir descrevem alguns usos práticos da adição de uma coluna de dados externos a uma lista ou biblioteca.

Contratos com clientes e informações de contato Você tem uma biblioteca de documentos que contém contratos de clientes. No entanto, todas as informações do cliente são mantidas em um aplicativo de linha de negócios (como SAP ou Microsoft CRM) que tem uma fonte de dados externa aos produtos do SharePoint. Você gostaria de acompanhar os contratos do cliente na biblioteca de documentos, mas certifique-se de que as informações relacionadas ao cliente estejam atualizadas e não sejam duplicadas desnecessariamente. Você pode fazer isso adicionando uma ou mais colunas de dados externos à biblioteca para associar o nome do cliente e o número de telefone apropriados a cada contrato armazenado na biblioteca. A coluna de dados externos facilita a inserção ou atualização das informações corretas e recupera automaticamente as informações do cliente da fonte de dados externa. Nesse cenário, você também pode criar um documento estruturado do Word que promova os valores das colunas de dados externos para um documento do Word para que você possa editar os valores no Painel de Informações do Documento ou usando os controles de conteúdo do Word.

Dados básicos do produto com imagens Você criou uma biblioteca de imagens que contém fotos dos produtos que sua organização vende. Você adiciona uma coluna de dados externos à biblioteca que acessa o nome do produto, o código do produto e o preço atual de um banco de dados externo. No entanto, você garante que, quando o tipo de conteúdo externo for criado, os dados externos serão somente leitura. As regras e os processos da sua empresa exigem que as alterações nas informações do produto sejam feitas por meio do sistema de banco de dados. Mas, agora, mais pessoas na sua organização podem ver facilmente todas as informações de produtos comuns agregadas em uma única exibição de biblioteca.

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Criar uma coluna de dados externos em uma lista ou biblioteca

1. Navegue até o site do SharePoint e, em seguida, navegue até a lista ou biblioteca.

   Observação

   Não é possível adicionar uma coluna de dados externos a uma lista externa.

2. Clique emConfiguraçõesde Lista ou Lista de>bibliotecas ou Configurações da biblioteca.

3. Na seção Colunas , clique em Criar Coluna.

4. Insira o nome da coluna, como Cliente e, em Tipos de Coluna, clique em Dados Externos.

5. Em Tipo de Conteúdo Externo, clique no Seletor de Tipo de Conteúdo Externo e selecione o item apropriado na lista de tipos de conteúdo externo, por exemplo, CustomerCRM.

6. Decida como você deseja lidar com as ações definidas para o tipo de conteúdo externo executando um ou mais dos seguintes procedimentos:

   • Para exibir um menu de uma ou mais ações, clique em Exibir o menu de ações.
   • Para fazer com que a coluna de dados externos execute a ação padrão quando selecionada, clique em Vincular esta coluna à Ação Padrão do tipo de conteúdo externo.

7. Em Adicionar uma coluna para mostrar cada um desses campos adicionais, clique em Selecionar todos os campos ou selecione um ou mais nomes de campos específicos, como CustomerName e PhoneNumber.

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Atualizar uma coluna de dados externos

1. Navegue até o site do SharePoint e, em seguida, navegue até a lista ou biblioteca.
2. Adicionar ou editar um item na lista ou as propriedades da biblioteca de documentos.
3. Na caixa de texto coluna de dados externos, por exemplo nome do cliente, clique no Seletor de Item de Dados Externos.
   O autor do tipo de conteúdo externo precisa definir como o Seletor de Item de Dados Externos funciona selecionando um campo de identidade apropriado e criando um ou mais filtros para que você possa localizar rapidamente o valor correto. Se esse não for o caso, entre em contato com o autor do tipo de conteúdo externo ou com o administrador para obter assistência.
4. Na caixa de diálogo, selecione a entrada apropriada, por exemplo, Nancy Davolio e clique em OK.

Os dados são atualizados na lista externa e na fonte de dados externa.

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Atualizar uma coluna de dados externos

Por motivos de desempenho, os dados em uma coluna de dados externos são armazenados em cache em um servidor ou serviço e podem não exibir os valores mais recentes do sistema de dados externos. Para garantir que os dados externos exibidos estejam atualizados, você pode atualizar a coluna de dados externos. No entanto, tenha cuidado ao fazer uma operação de atualização porque pode levar muito tempo, dependendo de como os dados externos estão configurados.

1. Navegue até o site do SharePoint e, em seguida, navegue até a lista ou biblioteca.
2. No cabeçalho da coluna de dados externos, clique em Atualizar.
3. Na página Atualizar, decida se deseja atualizar apenas a pasta atual ou a pasta atual e todas as suas subpastas.
4. Clique em OK.

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