Usar um fluxo de trabalho de Três estados

O fluxo de trabalho de três estados rastreia o status de um item da lista por meio de três estados (fases). Ele pode ser usado para gerenciar processos empresariais que exigem que as organizações acompanhem um grande volume de problemas ou itens, como problemas de suporte ao cliente, leads de vendas ou tarefas de projeto. Por exemplo, os três estados para uma tarefa de projeto podem ser Não Iniciado, Em Andamento e Concluído.

Neste artigo

• Como funciona o fluxo de trabalho de três estados?

• Configurar uma lista para usar com um fluxo de trabalho de três estados

  • Criar uma lista de acompanhamento de problemas
  • Criar uma lista personalizada para uso com um fluxo de trabalho de três estados
  • Personalizar uma lista personalizada para uso com um fluxo de trabalho de três estados
  • Adicionar um fluxo de trabalho de três estados a uma lista

• Iniciar manualmente um fluxo de trabalho de três estados em um item

• Concluir uma tarefa de fluxo de trabalho em um fluxo de trabalho de três estados

Como funciona o fluxo de trabalho de três estados?

O fluxo de trabalho de três estados oferece suporte a processos de negócios que exigem que as organizações rastreiem o status de um problema ou item por meio de três estados e duas transições entre os estados. A cada transição entre estados, o fluxo de trabalho atribui uma tarefa a uma pessoa e envia a essa pessoa um alerta por email sobre a tarefa. Quando essa tarefa é concluída, o fluxo de trabalho atualiza o status do item e avança para o próximo estado. O fluxo de trabalho de três estados funciona com o modelo de lista de acompanhamento de problemas . No entanto, ele pode ser usado com qualquer lista configurada para conter uma coluna de escolha com três ou mais valores. Os valores nessa coluna Opção servem como os estados que o fluxo de trabalho controla.

Uma lista pode ter mais de uma coluna de opção e a coluna de opção pode ter mais de três valores. No entanto, o fluxo de trabalho de três estados só pode ser configurado para usar uma das colunas de escolha e apenas três dos valores na coluna de opção selecionada. Ao adicionar um fluxo de trabalho de três estados a uma lista ou biblioteca, você seleciona uma coluna de opção e três dos valores fornecidos pela coluna.

O fluxo de trabalho de três estados pode ser usado para gerenciar processos de negócios que exigem que as organizações rastreiem um grande volume de problemas ou itens, como problemas de suporte ao cliente, leads de vendas ou tarefas de projeto. Por exemplo, os funcionários de uma pequena empresa de planejamento de eventos podem usar uma lista de acompanhamento de problemas e um fluxo de trabalho personalizado de três estados para gerenciar as muitas tarefas relacionadas aos eventos que estão planejando. O fluxo de trabalho rastreia as tarefas de planejamento de eventos por meio de três estados: Ativo, Pronto para Revisão e Concluído. Todas as tarefas de preparação de eventos relacionadas a um evento específico são compiladas em uma lista de acompanhamento de problemas que foi criada para esse evento e marcada como Ativa. O coordenador de eventos atribui tarefas individuais aos membros de sua equipe e, em seguida, inicia o fluxo de trabalho nesses itens para iniciar o trabalho na tarefa de evento.

Quando o fluxo de trabalho é iniciado, ele cria uma tarefa para a pessoa designada. Quando um membro da equipe recebe uma tarefa, ele executa o trabalho necessário para concluir a tarefa. Pode ser um trabalho que ocorre fora da lista ou do site em que a lista de acompanhamento de problemas está localizada. Por exemplo, se um membro da equipe recebe uma tarefa de fluxo de trabalho para desenvolver um plano de catering, ele entra em contato com uma empresa de catering e trabalha com ela para desenvolver um plano. Quando o plano de catering é elaborado, o membro da equipe marca sua tarefa de fluxo de trabalho como concluída. Nesse ponto, o fluxo de trabalho atualiza o status da tarefa de evento na lista de acompanhamento de problemas de Ativo para Pronto para Revisão e cria uma segunda tarefa para o coordenador de eventos revisar o plano de catering. Depois que o coordenador de eventos revisa e aprova o plano de catering, ele marca sua tarefa de fluxo de trabalho como concluída e o fluxo de trabalho atualiza o status da tarefa de Pronto para Revisão para Concluído.

As ações no fluxo de trabalho de três estados no exemplo anterior usam o seguinte processo:

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Configurar uma lista para usar com um fluxo de trabalho de três estados

Antes de usar um fluxo de trabalho de três estados, você precisará configurar uma lista contendo os itens que planeja acompanhar ou gerenciar com o fluxo de trabalho. O modelo de lista de acompanhamento de problemas funciona com o fluxo de trabalho de três estados. No entanto, você também pode criar uma lista personalizada para usar com esses fluxos de trabalho. Se você criar uma lista personalizada, verifique se a lista contém pelo menos uma coluna Opção que inclui três ou mais valores de escolha. Ao configurar seu fluxo de trabalho para usar com a lista, especifique a coluna Opção que contém os valores de estado que o fluxo de trabalho acompanhará.

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Criar uma lista de acompanhamento de problemas

Por padrão, você pode usar um fluxo de trabalho de três estados com qualquer lista criada com base no modelo de lista de acompanhamento de problemas .

1. No menu Configurações , clique em Adicionar um aplicativo.

2. Na página Seus Aplicativos, clique em Acompanhamento de Problemas e digite um nome para a lista. O nome da lista é obrigatório

3. Se você quiser fornecer uma descrição para a lista, clique em Opções Avançadas.

   • Na caixa Descrição , digite uma descrição da finalidade da lista. A descrição é opcional.

4. Clique em Criar.

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Criar uma lista personalizada para uso com um fluxo de trabalho de três estados

Se você quiser criar uma lista personalizada para uso com um fluxo de trabalho de três estados, deverá adicionar pelo menos uma coluna de escolha que contenha pelo menos três valores de estado que o fluxo de trabalho rastreará.

1. No menu Configurações , clique em Adicionar um aplicativo.
2. Na página Seus Aplicativos, clique em Lista Personalizada e digite um nome para a lista. O nome de lista é necessário.
3. Se você quiser fornecer uma descrição para a lista, clique em Opções Avançadas.
4. Na caixa Descrição , digite uma descrição da finalidade da lista. A descrição é opcional.
5. Clique em Criar.

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Personalizar uma lista personalizada para uso com um fluxo de trabalho de três estados

1. Clique na lista personalizada que você criou na etapa anterior.
2. Na faixa de opções, clique na guia Lista e, no grupo Configurações, clique em Configurações de Lista.
3. Em Colunas, clique em Criar coluna.
4. Na seção Nome e Tipo , em Nome da coluna, digite o nome da coluna que você deseja usar para especificar os valores de estado do fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode inserir o nome como Estado do Fluxo de Trabalho.
5. Em O tipo de informação nesta coluna é, selecione Opção (menu para escolher).
6. Na seção Configurações de Coluna Adicionais , em Descrição, digite uma descrição opcional para a coluna.
7. Em Exigir que esta coluna contenha informações, clique em Sim.
8. Na caixa de listagem em Digite cada opção em uma linha separada, digite três ou mais valores de opção desejados para esta coluna. Esses valores se tornarão os estados do fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode inserir Ativo, Pronto para Revisão e Concluir como as três opções.
9. Em Opções de exibição usando, selecione Menu suspenso ou Botões de opção.
10. Em Permitir opções de 'Preenchimento', clique em Não.
11. Especifique se deseja um valor padrão específico para esta coluna ou se deseja adicioná-lo ao modo de exibição padrão da lista.
12. Clique em OK.

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Adicionar um fluxo de trabalho de três estados a uma lista

Você deve adicionar um fluxo de trabalho de três estados a uma lista antes de poder usá-lo nos itens dessa lista. Ao adicionar um fluxo de trabalho de três estados a uma lista, você especifica qual coluna na lista contém os valores de estado que você deseja que o fluxo de trabalho acompanhe. Você também especifica informações sobre o que deseja que ocorra em cada estágio do fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode especificar o assunto e o texto dos alertas de email que os destinatários da tarefa recebem.

O fluxo de trabalho de três estados é habilitado por padrão na maioria dos tipos de sites. No entanto, um administrador de conjunto de sites pode desabilitar o recurso. Se o fluxo de trabalho de três estados não estiver disponível, entre em contato com o administrador do conjunto de sites.

1. Abra a lista à qual pretende adicionar um fluxo de trabalho de Três estados.

2. Clique no separador>Listade Definições da Lista ou clique nas definições para o tipo de biblioteca que está a abrir. Por exemplo, em uma biblioteca de documentos, clique em Configurações da Biblioteca de Documentos.

3. Em Permissões e Gerenciamento, clique em Configurações de fluxo de trabalho.

4. Na página Configurações do Fluxo de Trabalho, clique em Adicionar um fluxo de trabalho.

5. Na página Adicionar um Fluxo de Trabalho, na seção Fluxo de Trabalho , em Selecionar um modelo de fluxo de trabalho, clique em Três estados.

6. Na seção Nome , digite um nome exclusivo para o fluxo de trabalho.

7. Na secção Lista de Tarefas , especifique uma lista de tarefas para utilizar com o fluxo de trabalho.

   Observação

   • Pode utilizar a lista de Tarefas predefinida ou pode criar uma nova. Se utilizar a lista de Tarefas predefinida, os participantes do fluxo de trabalho poderão localizar e ver facilmente as respetivas tarefas de fluxo de trabalho utilizando a vista As Minhas Tarefas da lista de Tarefas.
   • Crie uma nova lista de tarefas se as tarefas deste fluxo de trabalho revelarem dados confidenciais que pretende manter separados da lista de Tarefas geral.
   • Crie uma nova lista de tarefas se a sua organização tiver muitos fluxos de trabalho ou se os fluxos de trabalho envolverem várias tarefas. Neste caso, poderá querer criar listas de tarefas para cada fluxo de trabalho.

8. Na seção Lista de Histórico , selecione uma lista de histórico para usar com esse fluxo de trabalho. A lista do histórico apresenta todos os eventos que ocorrem durante cada instância do fluxo de trabalho.

   Observação

   Pode utilizar a lista Histórico predefinida ou pode criar uma nova. Se a sua organização tiver muitos fluxos de trabalho, convém criar uma lista de histórico separada para cada fluxo de trabalho.

9. Na secção Opções de Início , efetue um dos seguintes procedimentos:

   • Se quiser permitir que o fluxo de trabalho seja iniciado manualmente, selecione a caixa Permitir que este fluxo de trabalho seja iniciado manualmente por um utilizador autenticado com permissões de Participação marcar. Selecione a caixa Exigir permissões Gerir Listas para iniciar o fluxo de trabalho marcar se pretender exigir permissões adicionais para iniciar o fluxo de trabalho.
   • Se pretender que o fluxo de trabalho seja iniciado automaticamente quando são criados novos itens, selecione a caixa marcar Iniciar este fluxo de trabalho quando for criado um novo item.

10. Clique em Avançar.

11. Na secção Estados do fluxo de trabalho , no campo "Selecionar uma escolha", selecione a coluna Escolha na lista que contém os valores que pretende utilizar para os estados no fluxo de trabalho e, em seguida, selecione os valores da coluna que pretende utilizar para o estado inicial, estado intermédio e estado final do fluxo de trabalho.

12. Nas duas secções : Especificar o que pretende que aconteça quando for iniciado um fluxo de trabalho (opções para a primeira tarefa no fluxo de trabalho) e Especificar o que pretende que aconteça quando um fluxo de trabalho muda para o seu estado intermédio (opções para a segunda tarefa no fluxo de trabalho), especifique as seguintes informações:
    Detalhes da Tarefa

Campo	Descrição
Título da Tarefa:	Opcionalmente, pode modificar o título da mensagem que será apresentado na tarefa quando o fluxo de trabalho for iniciado ou atingir o estado intermédio. Se selecionar a caixa de marcar do campo de lista Incluir, o campo que selecionar é adicionado ao final da mensagem.
Descrição da Tarefa:	Escreva as informações que pretende incluir na descrição da tarefa. Se selecionar a caixa de marcar do campo de lista Incluir, o campo que selecionar é adicionado ao final da mensagem. Se selecionar a caixa de marcar Inserir ligação para Item de lista, é incluída uma ligação para o item de lista na descrição.
Data para conclusão da tarefa:	Se quiser especificar uma data para conclusão para a tarefa, selecione a caixa de marcar do campo de lista Incluir e, em seguida, selecione a coluna de data a partir da lista que contém as informações de data que pretende utilizar para a data para conclusão.
Tarefa atribuída a:	Para atribuir a tarefa a uma pessoa especificada na lista, clique em Incluir campo de lista e, em seguida, selecione a coluna da lista que contém as informações de utilizador que pretende utilizar. Quando este fluxo de trabalho é iniciado, a primeira tarefa é atribuída à pessoa cujo nome é apresentado nesta coluna para o item de fluxo de trabalho. Para atribuir esta tarefa em todas as instâncias deste fluxo de trabalho a uma pessoa que especificar, clique em Personalizar e, em seguida, escreva ou selecione o nome da pessoa a quem pretende atribuir a tarefa.

1. Selecione a caixa marcar enviar mensagem de e-mail se quiser que os participantes do fluxo de trabalho recebam alertas de e-mail sobre as respetivas tarefas de fluxo de trabalho.

   Observação

   Se quiser certificar-se de que os participantes do fluxo de trabalho recebem alertas de e-mail e lembretes sobre as respetivas tarefas de fluxo de trabalho após os fluxos de trabalho serem iniciados, contacte o administrador da coleção de sites para verificar se o e-mail está ativado para o seu site.

   Detalhes da mensagem de correio electrónico

Campo	Descrição
Até	Escreva o nome da pessoa para a qual pretende enviar um alerta por e-mail sobre a tarefa de fluxo de trabalho. Selecione a caixa Incluir Tarefa Atribuída a marcar se quiser enviar o alerta por e-mail ao proprietário da tarefa.
Assunto	Escreva o assunto da mensagem que pretende utilizar para o alerta de e-mail. Selecione a caixa Utilizar Título da Tarefa marcar se quiser adicionar o título da Tarefa ao assunto da mensagem de e-mail.
Corpo	Escreva as informações que pretende que sejam apresentadas no corpo da mensagem do alerta de e-mail. Selecione a caixa de marcar Inserir ligação para o item de lista se quiser incluir uma ligação para o item da lista na mensagem.

1. Clique em OK.

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Iniciar manualmente um fluxo de trabalho de três estados num item

Primeiro, um fluxo de trabalho de três estados tem de ser adicionado a uma lista para que esteja disponível para utilização nos itens dessa lista. Consulte as secções anteriores para obter mais informações.

Um fluxo de trabalho de Três Estados pode ser configurado para iniciar automaticamente quando novos itens são adicionados a uma lista ou pode ser configurado para permitir que os utilizadores com permissões específicas iniciem o fluxo de trabalho manualmente. Alguns fluxos de trabalho podem permitir ambas as opções.

Para iniciar manualmente um fluxo de trabalho de três estados num item de lista, siga estes passos. Tem de ter permissão Editar Itens para a lista. Alguns fluxos de trabalho podem exigir que tenha a permissão Gerir Listas.

1. Abra a lista que contém o item no qual pretende iniciar um fluxo de trabalho de Três Estados.

2. Clique nas reticências ao lado do item no qual você deseja iniciar um fluxo de trabalho e, no menu exibido, clique em Fluxos de trabalho.

   Observação

   O comando Fluxos de Trabalho só estará disponível quando o item estiver numa lista ou biblioteca que tenha, pelo menos, um fluxo de trabalho associado.

3. No menu Definições, clique em Ver Todo o Conteúdo dos Sites.

4. Em Iniciar um Novo Fluxo de Trabalho, clique no nome do fluxo de trabalho de Três Estados que pretende iniciar.
   O fluxo de trabalho é iniciado imediatamente.

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Concluir uma tarefa de fluxo de trabalho num fluxo de trabalho de Três Estados

Para concluir uma tarefa de fluxo de trabalho num fluxo de trabalho de Três Estados, tem de ter, pelo menos, a permissão Editar Itens para as listas de tarefas onde as tarefas de fluxo de trabalho são registadas.

1. Abra a lista de Tarefas do site e, em seguida, selecione As Minhas Tarefas no menu Ver para localizar a tarefa de fluxo de trabalho.

   Observação

   Se o fluxo de trabalho não utilizar a Lista de Tarefas predefinida do site, a tarefa do fluxo de trabalho poderá não ser apresentada na lista Tarefas . Para localizar a tarefa de fluxo de trabalho, aceda à lista ou biblioteca onde o item de fluxo de trabalho está guardado. Aponte para o nome do item que pretende concluir, clique na seta apresentada e, em seguida, clique em Fluxos de Trabalho. Na página Status do Fluxo de Trabalho, em Fluxos de Trabalho em Execução, clique no nome do fluxo de trabalho do qual você participa. Em Tarefas, clique na tarefa de fluxo de trabalho e passe para o Passo 3.

2. Abra a lista que contém o item no qual pretende marcar como concluído.

3. Aponte para o nome da tarefa que pretende concluir, clique na seta apresentada e, em seguida, clique em Editar Item.

4. Na caixa de diálogo Tarefas , digite ou selecione as informações solicitadas para concluir a tarefa e clique em Salvar.

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