Configurar navegação de metadados em uma lista ou biblioteca

Ao configurar a navegação de metadados em grandes listas e bibliotecas, você facilita a localização de conteúdo pelos usuários. A navegação de metadados permite que os usuários do Microsoft SharePoint filtrem e encontrem conteúdo em listas e bibliotecas usando uma árvore de navegação. 

Você também pode aplicar filtros de chave, que funcionam em combinação com a árvore de navegação para refinar a lista de itens exibidos. Ao configurar a navegação de metadados, você pode determinar quais colunas da biblioteca aparecem na árvore e especificar Filtros de Chave.

A ilustração a seguir mostra um exemplo de uma árvore de navegação simples baseada no tipo de conteúdo.

Por padrão, a navegação e a filtragem de metadados estão habilitados na maioria dos sites. Se ele não estiver habilitado para seu site, você poderá habilitá-lo nas páginas Recursos do Site para seu site.

Habilitar a navegação e a filtragem de metadados

1. No site do SharePoint, selecione Configurações e, em seguida, selecione Configurações do Site. Dependendo da sua versão do SharePoint, você pode ver uma rota diferente: Configuraçõesdo site> do botão > ConfiguraçõesExibir todas as configurações do site.
2. Em Ações do Site, selecione Gerenciar recursos do site.
3. Na lista Recursos, localize Navegação e Filtragem de Metadados e selecione Ativar.

Árvores de navegação e filtros de chave

Quando a navegação de metadados é configurada para uma lista ou biblioteca, o site do SharePoint exibe um controle de árvore no lado esquerdo da página. A árvore exibe uma hierarquia de pastas e termos de metadados gerenciados. Os usuários podem selecionar itens na árvore para filtrar o que aparece na página. Isso permite que os usuários criem exibições dinâmicas de conteúdo. Os usuários podem refinar mais isso usando o controle Filtros de Chave que aparece abaixo da árvore de navegação e que funciona em combinação com a árvore de navegação.

1. Controle de árvore
2. Hierarquia de pastas para a lista ou biblioteca
3. Termo
4. Termos filho descendentes
5. Filtros de chave

Os usuários do site podem usar a árvore de navegação para navegar em uma lista ou biblioteca por pasta ou por metadados. Quando os usuários selecionam um termo de metadados gerenciados na árvore de navegação, o modo de exibição exibe apenas itens marcados com esse termo ou seus termos descendentes. Para filtrar apenas em um determinado termo e excluir os termos filho descendentes, os usuários podem selecionar o item novamente. A navegação de metadados funciona junto com outros filtros para a lista, como exibições e filtros de coluna.

Você pode configurar e usar a navegação de metadados para listas e bibliotecas, mesmo que essas listas e bibliotecas não usem colunas de metadados gerenciados. Além disso, você pode usar alguns tipos de coluna como campos em uma hierarquia de navegação de metadados, como Tipo de Conteúdo e Escolha de valor único.

A lista a seguir mostra os tipos de coluna que o controle Filtros de Chave pode usar como campos:

• Metadados gerenciados
• Tipo de Conteúdo
• Opção
• Pessoa ou Grupo
• Data e Hora
• Núm

Para saber como configurar uma coluna que usa metadados gerenciados, consulte Criar uma coluna de metadados gerenciados.

Criação automática de índice

Por padrão, o SharePoint executa a criação automática do índice. Quando a criação automática de índice é habilitada, os índices são criados automaticamente para os campos que você adiciona à árvore de navegação e aos Filtros de Chave. Os índices de coluna única são criados em todos os campos de Filtro de Chave com suporte, exceto nos campos Tipo de Conteúdo e Escolha. Os índices compostos são criados em todas as combinações com suporte de hierarquias de navegação e filtros de chave.

Quando os índices são criados automaticamente, as consultas são habilitadas para listas com mais itens do que o limite de exibição de lista. No entanto, em alguns casos, talvez seja necessário desabilitar essa configuração e configurar índices manualmente. Por exemplo, se a combinação de coluna única e índices compostos exceder 20 (o número máximo de índices por lista), você deverá desabilitar a indexação automática e configurar os índices manualmente.

Consultas indexadas e consultas de fallback

Por padrão, a navegação e a filtragem de metadados estão habilitados na maioria dos sites criados em produtos do SharePoint. Mesmo que a navegação de metadados não esteja configurada para uma lista ou biblioteca específica, seus recursos funcionam nos bastidores para melhorar o desempenho das exibições em listas e bibliotecas. O recurso de navegação e filtragem de metadados seleciona automaticamente o melhor índice para funcionar sempre que uma exibição é carregada. Quando os usuários carregam novas exibições, limpam filtros ou aplicam uma classificação, a otimização de consulta determina a melhor maneira de consultar o banco de dados para evitar a limitação do modo de exibição de lista.

Se um usuário carregar uma exibição que exceda o limite, a navegação e a filtragem de metadados criarão uma versão modificada da consulta de usuário original chamada consulta de fallback. A consulta de fallback é executada em uma parte da lista em vez da lista completa. Como resultado, ele exibe um conjunto parcial dos itens solicitados. As consultas de fallback fornecem resultados úteis quando a consulta original é proibida devido à limitação de lista grande. Ocasionalmente, se nenhuma parte da lista analisada pela consulta contiver resultados que correspondam à consulta original do utilizador, uma consulta de contingência não devolverá resultados.

Quando ocorre uma consulta de contingência, uma mensagem no ecrã avisa o utilizador de que os resultados são parciais. A mensagem sugere que o utilizador aplique filtros adicionais para ver um conjunto completo.

A mensagem de consulta de contingência também serve como um aviso para os proprietários de listas ou bibliotecas de que os utilizadores não podem aceder ao conteúdo.