Como usar mala direta para criar uma carta modelo no Word 2000

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294683.
Para obter uma versão deste artigo do Microsoft Word 97, consulte
141922.

NESTA TAREFA

SUMÁRIO
- O que é mala direta?
Referências
- Recursos adicionais
- Artigos relacionados

Sumário

Este artigo passo a passo descreve como realizar uma mala direta básica para criar uma carta modelo no Microsoft Word e que a mala direta é.

Para obter informações adicionais sobre como executar outros tipos de malas diretas, mesclar com outros tipos de dados e solução de problemas, revise a lista de artigos na seção de Artigos relacionados deste artigo.

Para obter uma descrição dos termos usados neste artigo, consulte a seção Glossário deste artigo.

O que é mala direta?

Mala direta é um recurso do Word. Com a mala direta mesclar informações clichê (como uma carta modelo) com informações variáveis como (um banco de dados de nomes) e endereços de clientes. Dessa forma, você pode ter documentos que são quase exatamente o mesmo: a substância dos documentos é o mesmo para todos os clientes, mas cada documento é personalizado para um determinado indivíduo em seu banco de dados.

Existem três componentes principais para uma mala direta:

O documento principal que contém as informações de texto padronizado: texto e elementos gráficos. O documento principal também determina o formato do documento mesclado resultante. Por exemplo, carta, envelopes ou etiquetas.
A fonte de dados que contém as informações sobre variáveis: uma lista de nomes e endereços, por exemplo.
O documento mesclado que contém a combinação de informações de texto e a variável clichê.

O documento principal contém o timbre e os elementos gráficos que você deseja em cada versão do documento mesclado. O documento principal, você pode inserir instruções especiais, chamadas de campos de mesclagem para indicar onde você deseja exibir as informações de variável. Quando você mescla as informações da fonte de dados com o documento principal, as informações de variável substituem os campos de mesclagem com as informações individualizadas. O resultado é o documento mesclado que contém a combinação de texto clichê e informações variáveis.

A fonte de dados contém as informações (como nomes, endereços e números de telefone) que varia de acordo com cada versão do documento. Na maioria das vezes, você pode armazenar seus dados em um documento do Word; No entanto, o Word também reconhece outros formatos. Por exemplo, a fonte de dados pode ser uma planilha do Microsoft Excel, um banco de dados do Microsoft Access ou um arquivo de variável separados por vírgulas (CSV).

A fonte de dados é configurada com uma linha de cabeçalho (também chamado de um registro de cabeçalho) e registros de dados. A linha de cabeçalho é o primeiro item na fonte de dados. Ele contém os nomes dos campos que identificam as informações variáveis. Os registros de dados contêm as informações individualizadas. Cada registro de dados é composto de um ou mais campos, dependendo de quanta informação variável para cada indivíduo. Este conjunto de informações torna o registro de dados.

O processo de mala direta tem quatro etapas principais:

Abra ou crie o documento principal.
Abra ou crie a fonte de dados.
Edite o documento principal.
Realize a mesclagem.

O procedimento a seguir demonstra como criar uma carta de formulário, anexe-o a uma fonte de dados, formatá-lo e mesclar os documentos. O procedimento para criar envelopes mesclados ou rótulos é semelhante. Para obter informações adicionais, consulte o artigo apropriado listado na
Artigos relacionados a seção deste artigo.

Etapa 1: Abrir ou criar o documento principal

Se você tiver um documento que contém o texto clichê que você deseja usar, abri-lo. Ou, se você deseja criar uma nova carta de formulário e nenhum documento em branco é exibido no momento, clique em novo na barra de ferramentas padrão .
No menu Ferramentas , clique em mala direta.
Na área de documento principal da caixa de diálogo Auxiliar de mala direta , clique em criar.
Clique em cartas.

Você precisará usar a janela ativa para o documento principal ou criar um novo documento principal. Clique na janela ativa. O documento ativo se torna o documento principal de mala direta.

Word retorna para o auxiliar de mala direta.
Vá para etapa 2: abrir ou criar a fonte de dados.

Etapa 2: Abrir ou criar a fonte de dados

Quando você abre ou cria uma fonte de dados usando o auxiliar de mala direta, informando o Word para usar um conjunto específico de informações variáveis para a mesclagem. Use um dos seguintes métodos para anexar o documento principal com a fonte de dados.

Método 1: Se você estiver digitando os nomes e endereços pela primeira vez

Para criar um novo banco de dados, execute essas etapas:

Na área fonte de dados da caixa de diálogo Auxiliar de mala direta , clique em Obter dados.
Clique em Criar fonte de dados.

Será exibida a caixa de diálogo Criar fonte de dados . Na caixa de diálogo, você pode especificar os nomes dos campos para incluir na fonte de dados. A caixa de Nomes de campos na linha de cabeçalho lista nomes de campos que são frequentemente usados em cartas modelo, etiquetas de endereçamento e envelopes. Você pode remover os campos que você não deseja, selecionando-os um de cada vez e clicando em Remover nome de campo. Se você desejar criar novos nomes de campo, digite o novo nome de campo na caixa Nome do campo e, em seguida, clique em Adicionar nome de campo.

Quando terminar de criar novos campos e remover campos que não deseja, clique em Okey.
A caixa de diálogo Salvar como é exibida. Na caixa Nome do arquivo , digite o nome que deseja dar a sua fonte de dados e, em seguida, clique em Salvar.
Quando você for solicitado para editar a fonte de dados ou configurar o documento principal, clique em Editar fonte de dados.
Quando for exibida a caixa de diálogo Formulário de dados , digite as informações no formulário. Se não houver nenhuma informação para um determinado campo, deixe a caixa em branco. Por padrão, o Word ignora campos em branco, portanto a mesclagem não é afetada se entradas em branco estiverem no formulário de dados. O conjunto de informações em cada formulário faz com que o registro de dados.
Depois de digitar as informações de um registro, clique em Adicionar novo para mover para o próximo registro.
Depois de adicionar todos os seus dados, clique em Okey para retornar ao documento principal.

Observe a barra de ferramentas mala direta .
Salve o documento principal.

Quando você salvar o documento principal neste ponto, você está salvando a fonte de dados e anexá-lo ao documento principal.
Vá para etapa 3: editar o documento principal.

Método 2: Se você estiver usando uma fonte de dados

Para usar uma fonte de dados existente, siga estas etapas:

Na caixa de diálogo Auxiliar de mala direta , clique em Obter dados.
Clique em Abrir fonte de dados.
Na caixa de diálogo Abrir fonte de dados , selecione o arquivo que contém as informações da variável que você deseja usar e, em seguida, clique em Abrir.

Observação: se a fonte de dados não estiver listada na lista de arquivos, escolha a unidade apropriada e a pasta. Se necessário, selecione a opção apropriada na caixa List Files of Type . Selecione o arquivo e, em seguida, clique em Abrir.

O Word emitirá a seguinte mensagem:

O Word não encontrou nenhum campo de mesclagem no documento principal. Escolha o botão Editar documento principal para inserir campos de mesclagem no documento principal.
Clique em Editar documento principal para retornar ao documento principal.

Observe a barra de ferramentas mala direta .
Salve o documento principal. Quando você salvar o documento principal neste ponto, você está salvando a fonte de dados e anexá-lo ao documento principal.
Vá para etapa 3: editar o documento principal.

Etapa 3: Editar o documento principal

Na etapa 1, você optou por abrir um documento existente ou crie um novo. Use um dos seguintes métodos, de acordo com a seleção feita na etapa 1.

Método 1: Se você estiver usando um documento existente

Clique onde você deseja inserir as informações da fonte de dados.
Na barra de ferramentas mala direta , clique em Inserir campo de mesclageme, em seguida, clique em campo de mesclagem que você deseja usar.

Nota: Certifique-se de que você digitar quaisquer espaços ou a pontuação desejada entre dois campos ou depois de um campo de mesclagem. Você também pode formatar (aplicar formatação em negrito ou itálico) os campos de mesclagem, exatamente como faria com texto normal.
Repita as etapas 1 e 2 para cada campo de mesclagem que você deseja adicionar ao documento.
Quando você terminar de editar o documento principal, clique em Salvar ou Salvar como no menu arquivo . Nomeie o arquivo e, em seguida, clique em Salvar.
Vá para etapa 4: executar a mesclagem.

Método 2: Se você estiver usando um novo documento principal

Digite ou adicionar qualquer texto e elementos gráficos que você deseja incluir na sua carta.
Cada vez que você entra em um local onde você deseja inserir informações da fonte de dados, clique em Inserir campo de mesclagem na barra de ferramentas mala direta e, em seguida, clique em campo de mesclagem que você deseja usar.

Nota: Certifique-se de que você digitar quaisquer espaços ou a pontuação desejada entre dois campos ou depois de um campo de mesclagem. Você também pode formatar (aplicar formatação em negrito ou itálico) os campos de mesclagem, exatamente como faria com texto normal.
Quando você terminar de editar o documento principal, clique em Salvar ou Salvar como no menu arquivo . Nomeie o arquivo e, em seguida, clique em Salvar.
Vá para etapa 4: executar a mesclagem.

Etapa 4: Executar a mesclagem

No menu Ferramentas , clique em mala direta.
Em Mesclar dados com o documento, clique em Mesclar.
Na caixa de diálogo mesclagem , clique em Mesclar parae selecione novo documento para exibir o documento mesclado na tela. Para imprimir o documento mesclado, clique em Imprimir no menu arquivo .

Observação: na caixa Mesclar para , selecione a impressora se você deseja enviar o documento mesclado para a impressora sem primeiro exibi-la na tela.
Clique em Mesclar.

Glossário

Clichê. Informações genéricas que são repetidas em cada carta, endereçamento etiqueta, envelope ou catálogo.

Campo de dados. Uma categoria de informações em uma fonte de dados. Um campo de dados corresponde a uma coluna de informações na fonte de dados. O nome de cada campo de dados é listado na primeira linha (linha de cabeçalho) da fonte de dados. "CEP" e "Sobrenome" são exemplos de nomes de campos de dados.

Registro de dados. Um conjunto completo de informações relacionadas em uma fonte de dados. Um registro de dados corresponde a uma linha de informações da fonte de dados. Todas as informações sobre um cliente em uma lista de endereçamento são um exemplo de um registro de dados.

Fonte de dados. Uma fonte de dados é um arquivo que contém os dados que variam em cada cópia de um documento mesclado. Por exemplo, uma fonte de dados pode incluir o nome e o endereço de cada destinatário de uma carta modelo.

Delimitada. Um arquivo de texto que tenha campos de dados separados (ou delimitados) por registros de dados ou vírgulas e caracteres de tabulação delimitados por marcas de parágrafo.

Linha de cabeçalho. A primeira linha (ou registro) na fonte de dados de mala direta. A linha de cabeçalho contém os nomes de campo para as categorias de informações na fonte de dados; Por exemplo, "Nome" e "Cidade". A linha de cabeçalho também pode ser armazenada em um documento separado chamado a fonte de cabeçalho.

Documento principal. Em uma operação de mala direta, o documento que contém o texto e os elementos gráficos que permaneçam os mesmos para cada versão do documento mesclado; Por exemplo, o endereço do remetente e o corpo de uma carta modelo.

Campo de mesclagem. Um espaço reservado inserido no documento principal. Campos de mesclagem direcionam Microsoft Word onde inserir informações específicas da fonte de dados. Por exemplo, insira a campo de mesclagem "cidade" para que o Word insira um nome de cidade, como "Paris", armazenado no campo de dados Cidade.

Documento mesclados. O documento é criado, mesclando os dados da fonte de dados no documento principal.

Referências

Recursos adicionais

Recursos de suporte de mala direta do Word

Para obter mais informações sobre mala direta, clique em Ajuda do Microsoft Word no menu Ajuda , digite mala direta no Assistente do Office ou no Assistente de resposta e, em seguida, clique em Pesquisar para exibir os tópicos retornados.