Como usar o recurso de mala direta no Word para criar e imprimir cartas que usam os dados de uma planilha do Excel

Inserir campos de mesclagem

Inserir campos de mesclagem onde deseja mesclar nomes, endereços e outras informações da fonte de dados. Para inserir campos de mesclagem, execute estas etapas:

1. No documento principal, clique onde você deseja inserir o campo.

2. Insira qualquer um dos seguintes procedimentos:
   

   • Bloco de endereço com nome, endereço e outras informações:
     

     1. Clique em Bloco de endereço.

     2. Na caixa de diálogo Inserir bloco de endereço , selecione os elementos de endereço que você deseja incluir e os formatos que você deseja e, em seguida, clique em Okey. Para obter ajuda sobre uma opção, clique no ponto de interrogação e, em seguida, clique na opção.
        
        

     3. Para obter ajuda sobre uma opção, clique no ponto de interrogação e, em seguida, clique na opção. Se for exibida a caixa de diálogo Coincidir campos , o Word pode ser impossível localizar algumas informações necessárias para o bloco de endereço. Clique na seta ao lado de
        (não disponível)e selecione o campo da fonte de dados que corresponde ao campo solicitado pela mala direta.

   • Linha de saudação:
     

     1. Clique em linha de saudação.

     2. Selecione o formato da linha de saudação que inclui a saudação, o formato de nome e pontuação que se segue.

     3. Selecione o texto que você deseja que apareça nos casos em que o Word não conseguir interpretar o nome do destinatário. Por exemplo, o Word não conseguir interpretar o nome quando a fonte de dados não contém nenhum nome ou sobrenome de um destinatário, mas apenas um nome de empresa.
        

     4. Clique em OK.

     5. Se for exibida a caixa de diálogo Coincidir campos , o Word pode ser impossível localizar algumas informações necessárias para a linha de saudação. Clique na seta ao lado de (não disponível)e, em seguida, selecione o campo da fonte de dados que corresponde ao campo solicitado pela mala direta.

   • Outros campos de informações:
     

     1. Clique em mais itens.

     2. Use um dos seguintes métodos:
        

        • Clique em Campos de endereço para selecionar campos de endereço que serão mapeados automaticamente para campos correspondentes na fonte de dados, mesmo que os campos da fonte de dados não têm o mesmo nome de seus campos.

        • Clique em Campos de banco de dados para selecionar campos que sempre carregam dados diretamente de uma coluna em um banco de dados.

     3. Na caixa campos , clique no campo que você deseja.

     4. Clique em Inserire, em seguida, clique em Fechar.

     5. Se for exibida a caixa de diálogo Coincidir campos , o Word não poderá localizar algumas informações necessárias para inserir o campo. Clique na seta ao lado de (não disponível)e, em seguida, selecione o campo da fonte de dados que corresponde ao campo solicitado pela mala direta.
        
        Observação: Se você inserir um campo da lista Campos de banco de dados e depois alternar para uma fonte de dados que não possua uma coluna com o mesmo nome, o Word não pode inserir informações de campo no documento mesclado.

   • Postagem eletrônica:
     
     Para adicionar postagem eletrônica, você deve primeiro instalar um programa de postagem eletrônica, como aquele que você pode comprar de um fornecedor de terceiros na Web. Para usar postagem eletrônica, execute estas etapas:

     1. Clique em postagem eletrônica.
        
        Se você não tiver um programa de postagem eletrônica instalado, o Word solicitará que você instale um e se oferece para conectar-se ao seguinte site do Microsoft Office:

        Imprimir postagem Online
        http://office.microsoft.com/services/service.aspx?sid=2.4

     2. Insira a postagem de acordo com as instruções do programa.

   • Para adicionar postagem eletrônica, você deve primeiro instalar um programa de postagem eletrônica, como aquele que você pode comprar de um fornecedor de terceiros na Web. Para usar postagem eletrônica, execute estas etapas: código de barras Postal: você deve selecionar um tipo de carta ou envelope que suporte o código de barras POSTNET. Para usar o código de barras Postal, siga estas etapas:

     1. Clique em código de barras Postal.

     2. Na caixa de diálogo Inserir código de barras Postal , selecione os campos de endereço apropriados.
        
        Observação: A opção de código de barras Postal aparece somente se você estiver usando a versão de idioma dos Estados Unidos do Word.

     3. Repita as etapas um e b para todos os campos que você deseja inserir. Notas:
        

        • Você não pode digitar caracteres de campo de mesclagem ("") ou inseri-los usando o comando símbolo no menu Inserir .

        • Se os campos de mesclagem aparecerem entre chaves, como {MERGEFIELD Cidade}, o Word está exibindo códigos de campo em vez de resultados de campo. Isso não afeta a mesclagem, mas se você deseja exibir os resultados em vez disso, clique no código de campo e, em seguida, clique em Alternar códigos de campo no menu de atalho.

     Por exemplo, usando o banco de dados de exemplo mostrado anteriormente, a carta pode conter os campos AddressBlock e GreetingLine e, portanto, sua primeira página aparece semelhante à seguinte:

     26 de fevereiro de 2002
     
     AddressBlock
     
     GreetingLine
     
     Digite sua carta aqui.
     
     Atenciosamente,
     
     Digite seu nome aqui
     
     

   Observação: Você também pode usar a barra de ferramentas mala direta para inserir campos de mesclagem, trabalhar com seu documento principal de mala direta ou executar uma mala direta. Para exibir a barra de ferramentas mala direta , aponte para Cartas e correspondências no menu Ferramentas e, em seguida, clique em Mostrar barra de ferramentas Mala direta.
   
   
   A barra de ferramentas mala direta fornece comandos adicionais que não estão incluídos nos painéis de tarefas Assistente de mala direta. Por exemplo, você pode usar o menu Inserir campo do Word na barra de ferramentas mala direta para inserir campos do Word para controlar o processo de mesclagem. Por exemplo, você pode inserir um campo IF que insere texto somente se um campo de mesclagem específico tiver um valor especificado.
   
   Como alternativa, você pode clicar em Verificar para erros para fazer com que o Word execute a mala direta e relatório de erros contidos no documento principal.

Alterar o formato dos dados mesclados

Para formatar dados mesclados, você deve formatar os campos de mesclagem no documento principal. Não formate os dados na fonte de dados, porque sua formatação não é mantida quando você mescla os dados no documento. Para alterar o formato dos dados mesclados, execute estas etapas:

1. No documento principal, selecione o campo que contém as informações que você deseja formatar, incluindo os caracteres de campo de mesclagem delimitador (<> <>).

2. No Word 2003 e em versões anteriores do Word, clique em fonte no menu Formatar e, em seguida, selecione as opções que desejar.
   
   No Word 2007, clique na opção que deseja na caixa Fontes de tema no grupo fonte na guia início .

Formatar usando códigos de campo

Para controlar outros aspectos da formatação, pressione ALT + F9 para exibir os códigos de campo e, em seguida, adicionar opções aos campos de mesclagem. Quando você trabalha com campos, uma opção é uma instrução especial que gera uma ação específica ocorra. Em geral, uma opção é adicionada a um campo para modificar o resultado.

Estes são exemplos de como usar as opções:

• Para exibir o número 34987,89 como r $ 34.987,89, adicione a opção de formato numérico (\ #).

• Para imprimir nomes de clientes em maiusculas, adicione a opção formato (\ *).

• Para certificar-se de que as informações mescladas têm a mesma fonte e o tamanho de ponto aplicado ao campo de mesclagem, adicione a opção Charformat (\ *).

Personalizar cartas individuais

Para personalizar itens individualmente, você terá que concluir a mesclagem e edite as informações que deseja no documento mesclado resultante. Para fazer isso, execute as seguintes etapas:

1. Clique em Editar cartas individualmente.

2. Na caixa de diálogo Mesclar para novo documento , selecione os registros que deseja mesclar.

3. Clique em OK.
   
   O Word cria e abre um novo documento mesclado. O documento principal também permanece aberto, e você pode alternar para ele se você desejar alterar todos os documentos.

4. Role para a informação que você deseja editar e faça suas alterações.

5. Imprima ou salve o documento como faria com qualquer documento comum.

Imprimir as cartas

Para imprimir as letras, use um dos seguintes métodos:

• Se você personalizou os itens e o documento mesclado está ativo, execute essas etapas:
  

  1. No Word 2003 e em versões anteriores do Word, clique em Imprimir no menu arquivo .
     
     No Word 2007, clique no Botão do Microsoft Officee, em seguida, clique em Imprimir.

  2. Selecione as opções que desejar.

• Se você desejar imprimir diretamente a partir do Assistente de mala direta, execute estas etapas:
  

  1. Na etapa 6 do Assistente de mala direta (conclua a mesclagem), clique em Imprimir.

  2. Na caixa de diálogo Mesclar para impressora , use um dos métodos a seguir e, em seguida, clique em Okey:
     

     • Para imprimir todos os documentos, clique em tudo.

     • Para imprimir o documento que você vê na janela do documento, clique em registro atual.

     • Para imprimir um intervalo de documentos, clique eme, em seguida, digite os números dos registros nas caixas de e até .

  3. Na caixa de diálogo Imprimir , selecione as opções que desejar.

Salvar as cartas mescladas para usar posteriormente

Se desejar editar cartas mescladas ou salvá-las para uso posterior, você poderá reuni-las em um único documento. Para fazer isso, execute as seguintes etapas:

1. Clique em Editar cartas individualmente.

2. Na caixa de diálogo Mesclar para um novo documento , use um dos métodos a seguir e, em seguida, clique em Okey:
   

   • Para mesclar todos os documentos, clique em tudo.

   • Para mesclar somente o documento exibido na janela de documento, clique em registro atual.

   • Para mesclar um intervalo de documentos, clique eme, em seguida, digite os números dos registros nas caixas de e até .

3. O Word abre um único documento novo que contém todas as cartas específicas. Você pode salvar o documento para usar posteriormente, como qualquer documento comum.