Cada modelo incluído com Access é um aplicativo de acompanhamento completo que contém tabelas, formulários, relatórios, consultas, macros e relações predefinidos. Esses modelos foram projetados para serem imediatamente úteis fora da caixa, para que você possa criar um novo banco de dados baseado em um modelo e se levantar e executar rapidamente. No entanto, pode haver momentos em que você deseja modificar seu novo banco de dados – por exemplo, para adicionar ou renomear um campo ou alterar um relatório.
Este artigo explica como executar as modificações mais comuns que talvez você queira aplicar a um banco de dados criado a partir de um modelo. Consulte os links para artigos para obter informações mais detalhadas sobre áreas específicas.
O que você deseja fazer?
Conheça os conceitos básicos de tabelas e campos
Ao criar um banco de dados, você armazena seus dados em tabelas – listas baseadas em assunto de linhas e colunas. Você armazena os itens de informações que deseja rastrear em campos (também chamados de colunas). Por exemplo, em uma tabela Contatos, você pode criar campos para Sobrenome, Nome, Número de Telefone e Endereço. Para uma tabela Produtos, você pode criar campos para Nome do Produto, ID do Produto e Preço.
É importante que você escolha campos com cuidado. Por exemplo, geralmente é uma má ideia criar um campo para armazenar um valor calculado. Na maioria dos casos, você pode ter Access calcular o valor quando ele for necessário. Ao escolher campos, tente armazenar informações em suas menores partes úteis. Por exemplo, em vez de um nome completo em um único campo, considere armazenar os primeiros e sobrenomes separadamente. Geralmente, se você precisar relatar, classificar, pesquisar ou executar um cálculo em um item de informações, coloque-o em um campo por si só.
Confira mais informações sobre a estruturação de um banco de dados e a seleção de campos no artigo Fundamentos do design de banco de dados.
Um campo tem determinadas características definidoras. Por exemplo, cada campo tem um nome que identifica exclusivamente o campo dentro de uma tabela. Um campo também tem um tipo de dados que é escolhido para corresponder às informações a serem armazenadas. O tipo de dados determina os valores que podem ser armazenados e as operações que podem ser executadas nesses valores, bem como quanto espaço de armazenamento deve ser reservado para cada valor. Cada campo também tem um grupo associado de configurações chamadas propriedades que definem as características de aparência ou comportamento do campo. Por exemplo, a propriedade Format define o layout de exibição de um campo – ou seja, como ele deve aparecer quando exibido.
Inserir, adicionar ou criar um novo campo em uma tabela
Você pode adicionar facilmente um campo a uma tabela no modo de exibição Datasheet. No entanto, você também pode adicionar um campo a uma tabela no modo design. No modo de exibição Datasheet, você adiciona o campo digitando alguns dados na célula abaixo do título Clique para Adicionar coluna. Você também pode adicionar um campo à tabela na exibição Design.
Para saber mais sobre como adicionar um campo a uma tabela no modo de exibição Datasheet, consulte o artigo Adicionar ou excluir uma coluna em uma folha de dados.
Para saber mais sobre como adicionar um campo a uma tabela no modo design, consulte o artigo Criar uma tabela e adicionar campos.
Observação: Quando você adiciona um novo campo a uma tabela, o campo não é adicionado automaticamente aos seus formulários e relatórios existentes. Você deve adicionar manualmente o campo a esses formulários e relatórios para que ele apareça neles.
Excluir um campo de uma tabela
Se possível, você deve evitar excluir um campo de um banco de dados que foi gerado de um dos modelos fornecidos – é provável que o campo seja empregado em outros objetos de banco de dados, como formulários e relatórios. Assim, excluir o campo criará consequências quando você tentar usar os outros objetos de banco de dados que empregam o campo – os objetos de banco de dados não funcionarão conforme o esperado. Você terá que remover todas as referências ao campo de todos os objetos que o empregam para que esses outros objetos funcionem corretamente.
Quando você decidir que deve excluir um campo de um banco de dados que foi gerado de um modelo, você pode fazê-lo na exibição datasheet ou no modo design. Lembre-se de que, se outros objetos de banco de dados fizerem referência ao campo excluído, você deverá modificar esses outros objetos para remover a referência. Por exemplo, se um relatório incluir um controle associado ao campo excluído e você executar o relatório, uma mensagem de erro será exibida, pois o Access não poderá encontrar os dados do campo.
Ao excluir um campo, você exclui permanentemente todas as informações armazenadas nesse campo. Por esse motivo, você deve ter cuidado ao excluir campos e criar uma cópia de backup do banco de dados antes de excluir o campo.
Antes de excluir um campo, você deve garantir que ele não participe de nenhuma relação de tabela. Se você tentar excluir um campo para o qual existem relações, o Access avisará que primeiro você deve excluir as relações.
Para obter instruções passo a passo sobre como excluir uma relação de tabela, consulte o artigo Criar, editar ou excluir uma relação.
Para obter instruções passo a passo sobre como excluir campos de tabelas, consulte o artigo Excluir um campo.
Renomear um campo ou tabela
Se possível, você deve evitar renomear um campo ou tabela em um banco de dados que foi gerado a partir de um dos modelos fornecidos – é provável que o campo ou tabela seja empregado em outros objetos de banco de dados, como formulários e relatórios. Assim, renomear o campo ou a tabela pode criar consequências quando você tenta usar os outros objetos de banco de dados que empregam o campo ou a tabela. Os outros objetos podem não funcionar conforme o esperado se ainda fizerem referência ao nome antigo. Para que os outros objetos funcionem corretamente, o nome antigo deve ser alterado para o novo nome. Se a caixa de seleção Executar nome AutoCorreção for selecionada na categoria Banco de Dados Atual da caixa de diálogo Opções de Acesso , grande parte desse trabalho será feito automaticamente para você.
Talvez você queira alterar o texto que aparece em um título de coluna no modo de exibição Datasheet. Você pode fazer isso sem precisar renomear o campo. Se você quiser alterar apenas o texto no título da coluna e não quiser renomear o campo, consulte a seção Alterar o texto que aparece em um título de coluna.
Quando necessário, você pode renomear uma tabela no Painel de Navegação ou renomear um campo na exibição Datasheet ou no modo design. Antes de fazer isso, considere ativar a opção AutoCorreção de Nome , se ela ainda não estiver ativada.
Ativar a opção AutoCorreção de Nome
Quando você renomeia um objeto de banco de dados, como um campo, tabela, formulário ou relatório, geralmente deseja que a alteração de nome seja propagada por todo o banco de dados. Caso contrário, objetos que fazem referência ao nome antigo não funcionarão conforme o esperado. Access fornece o recurso Name AutoCorrect, que ajuda a propagar as alterações de nome. Por padrão, o Name AutoCorrect é ativado para todos os novos bancos de dados no Access. No entanto, se ele estiver desativado, você poderá fazer o seguinte para ativá-lo.
Ativar a opção AutoCorreção de Nome
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Clique em Arquivo > Opções.
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Na caixa de diálogo Opções de Acesso , no painel esquerdo, clique em Banco de Dados Atual.
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Em Opções de AutoCorreção de Nome, selecione a caixa de seleção Demarque Automaticamente O nome da faixa e selecione a caixa de seleção Executar nome AutoCorreção .
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Se você quiser manter uma tabela que registra cada alteração executada pelo Nome AutoCorreção, selecione a caixa de seleção Nome de log AutoCorreção de alterações .
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Clique em OK.
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Para salvar suas alterações, clique em Salvar na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.
Observação: O recurso Name AutoCorrect não é o mesmo que o recurso AutoCorreção. O recurso Name AutoCorrect corrige referências entre objetos. O recurso AutoCorreção corrige palavras ou frases com frequência incorretas.
Renomear um campo no modo de exibição Datasheet
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No Painel de Navegação, clique duas vezes na tabela na qual você deseja renomear o campo.
A tabela é aberta no modo de exibição Datasheet.
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Clique com o botão direito do mouse no título da coluna para o campo que você deseja renomear e clique em Renomear Campo no menu de atalho.
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Digite o novo nome para o campo e pressione ENTER.
Renomear um campo na exibição Design
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No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na tabela na qual você deseja renomear o campo e clique em Exibição de Design no menu de atalho.
A tabela é aberta no modo Design.
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Clique na célula na coluna Nome do Campo para o campo que você deseja renomear.
Dica: Para selecionar o nome do campo inteiro, aponte apenas para a esquerda do primeiro caractere no nome até que o ponteiro seja alterado para uma seta e clique em.
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Edite o texto para renomear o campo.
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Para salvar suas alterações, clique em Salvar na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.
Renomear uma tabela
Você pode renomear uma tabela e a maioria dos outros objetos de banco de dados diretamente do Painel de Navegação.
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No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na tabela que você deseja renomear e clique em Renomear no menu de atalho.
Observação: Você deve fechar todos os objetos abertos que fazem referência à tabela antes de poder renomeá-la.
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Digite o novo nome e pressione ENTER.
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Para salvar suas alterações, clique em Salvar na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.
Alterar o texto que aparece em um título de coluna
Uma legenda é um título ou título que você pode atribuir a um campo definindo a propriedade Caption do campo. A legenda é independente do nome do campo — cada campo tem um nome de campo e também pode ter uma legenda. Por exemplo, poderá querer que o seu nome de campo seja uma única palavra sem espaços incorporados. Em seguida, pode utilizar a propriedade Legenda para criar um nome mais descritivo que inclua espaços. O Access apresenta a legenda em vez do nome do campo na vista Folha de Dados e em etiquetas e cabeçalhos em consultas, formulários e relatórios.
Se não fornecer texto para a propriedade Legenda , o nome do campo é utilizado por predefinição.
Se quiser alterar o nome que aparece no cabeçalho de uma coluna na vista Folha de Dados, pode fazê-lo sem alterar o nome do campo ao definir a propriedade Legenda do campo. Para alterar a propriedade Legenda de um campo, faça o seguinte:
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No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela na qual pretende alterar a legenda e, em seguida, clique em Vista Estrutura no menu de atalho.
A tabela é aberta na vista Estrutura.
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Clique na célula na coluna Nome do Campo do campo cuja propriedade Legenda pretende definir.
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Na secção inferior, em Propriedades do Campo, no separador Geral , clique em Legenda.
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Escreva uma nova legenda para o campo.
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Para guardar as alterações, clique em Guardar na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.
Da próxima vez que abrir a tabela na vista Folha de Dados, a legenda em vez do nome do campo será apresentada no cabeçalho da coluna.
Adicionar um campo a um formulário ou relatório
Quando cria uma base de dados baseada num modelo, a base de dados irá conter vários formulários e relatórios incorporados e pré-concebidos com os quais pode trabalhar imediatamente. No entanto, poderá considerar que pretende adicionar um campo adicional a um formulário ou relatório. Quando adiciona um campo a um formulário ou relatório, cria o que é chamado de controlo.
Os controles são objetos que exibem dados, executam ações e permitem exibir e trabalhar com informações que aprimoram a interface do usuário, como etiquetas e imagens. Os controlos podem ser vinculados, desvinculados e calculados.
Para obter uma lista completa dos tipos de controlos que pode utilizar em formulários e relatórios, consulte o artigo Introdução aos controlos.
Adicionar um campo a um formulário ou relatório na vista Esquema
Depois de criar um formulário ou relatório, pode ajustar facilmente a estrutura ao trabalhar na Vista de Esquema. Ao utilizar os dados reais como guia, pode ajustar as larguras dos campos e reorganizar os campos. Pode colocar novos campos no formulário ou relatório e definir as propriedades do formulário ou relatório e respetivos controlos.
Para mudar para a vista Esquema, no Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato no formulário ou relatório e, em seguida, clique em Vista de Esquema no menu de atalho. Em alternativa, pode clicar no botão Vista de Esquema na barra de estado do Access ou clicar com o botão direito do rato no separador do documento do formulário ou relatório e, em seguida, clicar em Vista de Esquema no menu de atalho.
Abrir a folha de propriedades
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Na guia Design, no grupo Ferramentas, clique em Folha de Propriedades.
Atalho de teclado Pressione F4.
Pode utilizar o painel Lista de Campos para adicionar campos da tabela ou consulta subjacente à sua estrutura. Para apresentar o painel Lista de Campos, no separador Formatar, no grupo Controlos, clique em Adicionar Campos Existentes. Em seguida, pode arrastar campos diretamente do painel Lista de Campos para a sua estrutura.
Apresentar o painel Lista de Campos
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Na guia Design, no grupo Ferramentas, clique em Adicionar Campos Existentes.
Adicionar um campo a partir do painel Lista de Campos
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Para adicionar um único campo, arraste o campo do painel Lista de Campos para a secção onde pretende que seja apresentado no formulário ou relatório.
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Para adicionar vários campos ao mesmo tempo, mantenha pressionada a tecla Ctrl e clique nos campos que você deseja. Arraste os campos selecionados para o formulário ou relatório.
Quando larga os campos numa secção, o Access cria um controlo de caixa de texto vinculado para cada campo e coloca automaticamente um controlo de etiqueta ao lado de cada campo.
Para obter mais informações sobre formulários e relatórios, consulte os artigos Adicionar um campo a um formulário ou relatório, Criar um formulário no Access e Criar um relatório simples.
Adicionar um campo que armazena documentos, ficheiros ou imagens
Pode utilizar Access para adicionar um campo com o tipo de dados Anexo para armazenar um ou mais documentos, ficheiros ou imagens. Pode utilizar um campo de anexo para armazenar vários ficheiros num único campo. Pode até armazenar mais do que um tipo de ficheiro nesse campo. Por exemplo, numa base de dados de candidatos a emprego, pode anexar um ou mais currículos, além de uma fotografia, ao registo de cada contacto.
Adicionar um campo de anexo a uma tabela
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No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela na qual pretende adicionar o campo e, em seguida, clique em Vista Estrutura no menu de atalho.
A tabela é aberta na vista Estrutura.
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Na coluna Nome do Campo , clique na primeira linha em branco e escreva um nome para o novo campo.
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Clique na célula adjacente na coluna Tipo de Dados e, em seguida, selecione Anexo na lista.
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Para guardar as alterações, clique em Guardar na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.
O Access pode apresentar uma mensagem a indicar que não pode anular as alterações depois de guardar a tabela. Isto significa que não pode converter o campo noutro tipo de dados, mas pode eliminar o campo, se achar que cometeu um erro.
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Clique em Sim para confirmar a alteração.
Depois de adicionar o campo Anexo à tabela, pode utilizar a caixa de diálogo Anexos para adicionar documentos, ficheiros ou imagens a um registo.
Adicionar um anexo a um campo
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No Painel de Navegação, faça duplo clique na tabela à qual pretende adicionar o anexo.
A tabela é aberta na vista Folha de Dados.
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Na tabela, faça duplo clique no campo de anexo.
A caixa de diálogo Anexos é exibida.
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Clique em Adicionar.
A caixa de diálogo Escolher Arquivo é exibida.
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Utilize a lista Procurar em para navegar para o ficheiro ou ficheiros que pretende anexar ao registo, selecione o ficheiro ou ficheiros e, em seguida, clique em Abrir.
Tenha em atenção que pode selecionar vários ficheiros de qualquer tipo de dados suportado.
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Na caixa de diálogo Anexos, clique em OK para adicionar os arquivos à tabela.
O Access adiciona os ficheiros ao campo e incrementa o número que indica os anexos em conformidade.
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Repita essas etapas, conforme necessário, para adicionar arquivos ao campo atual ou outros campos à tabela.
Para obter mais informações sobre campos de anexo, consulte o artigo Anexar ficheiros e gráficos aos registos na sua base de dados.
Alterar a forma como um campo é apresentado
Pode personalizar a forma como um campo é apresentado quando é apresentado. Por exemplo, pode definir formatos de apresentação para utilizar em toda a base de dados, como em formulários e relatórios, ou quando uma tabela é aberta na vista Folha de Dados. Para definir um formato de apresentação, defina a propriedade Formato de um campo. A propriedade Formato do campo é herdada automaticamente por novos formulários e relatórios que criar.
Definir o formato de apresentação na vista Folha de Dados
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No Painel de Navegação, faça duplo clique na tabela que contém o campo cujo formato pretende definir.
A tabela é aberta na vista Folha de Dados. -
Clique no campo cujo formato de apresentação pretende definir.
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No separador Campos , no grupo Formatação , clique na seta na lista pendente junto a Formatar e, em seguida, selecione um formato.
O campo é apresentado com o novo formato de apresentação.
Definir o formato de apresentação na vista Estrutura
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No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na tabela que contém o campo cujo formato de apresentação pretende alterar e, em seguida, clique em Vista estrutura no menu de atalho.
A tabela é aberta na vista Estrutura.
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Clique no campo cujo formato de apresentação pretende definir.
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Em Propriedades do Campo, no separador Geral , clique na caixa Formatar .
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Clique na lista pendente e selecione um formato de apresentação.
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Para guardar as alterações, clique em Guardar na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.
