Os eventos permitem que os líderes compartilhem suas estratégias e promovam a cultura, ajudando os funcionários a se conectarem, fazerem networking e trocarem ideias. As conversas ajudam a manter os participantes engajados antes, durante e depois do evento. Os participantes podem ingressar de seu computador ou dispositivo móvel.
Qualquer usuário pode criar eventos do Engage em seu enredo, e os administradores da comunidade podem criar eventos do Engage para sua comunidade. Os eventos do Engage oferecem suporte a três tipos de eventos: transmissões, reuniões e assíncronos. Com esses cenários, combinamos os superpoderes do Teams e do Engage em uma experiência unificada de eventos.
As funções de organizadores e apresentadores
O organizador é o criador de um evento. Os organizadores têm controle total sobre os recursos de edição e exclusão de eventos.
Os eventos do Engage oferecem suporte a até 10 coorganizadores. Os coorganizadores podem moderar eventos, alterar as opções de envolvimento, como moderação de feed de eventos e envolvimento anônimo, e atualizar gravações de eventos após o evento.
Os organizadores podem apresentar pessoas como o rosto do evento. Os usuários em destaque aparecem na página de aterrissagem do evento. O evento aparece no enredo dos usuários em destaque, que têm acesso ao evento.
Os organizadores e coorganizadores não ficam visíveis para os participantes na página do evento e não aparecem nos cartões de evento.
Os organizadores designam apresentadores para compartilhar conteúdo e falar no evento. Isso está sincronizado com as configurações do apresentador do Teams.
Os apresentadores podem ser qualquer pessoa em sua organização. Eles podem apresentar suas telas e compartilhar voz e vídeo durante o evento.
Importante
A experiência na Web do Microsoft Teams não dá suporte à produção de eventos da reunião geral. Sempre use o aplicativo da área de trabalho do Teams para acessar esse recurso para transmissões do Engage.
Onde os eventos acontecem?
Os eventos do Engage acontecem em dois locais: no enredo de um líder ou em uma comunidade no Engage ou no Microsoft Teams.
Eventos públicos e privados do enredo
Os eventos de enredo oferecem controle sobre quando seu evento é público ou privado. Abaixo está um detalhamento dessas duas opções de visibilidade:
| Eventos públicos do enredo |
|
|---|---|
| Eventos privados do enredo |
|
Eventos comunitários
Os eventos da comunidade observam as configurações de privacidade padrão para a comunidade de hospedagem.
- Os eventos do Engage em comunidades públicas são visíveis para todos na organização.
- Os eventos do Engage em comunidades privadas são visíveis apenas para membros da comunidade.
Os eventos da comunidade seguem a privacidade da comunidade no momento da criação. A tabela abaixo descreve claramente o comportamento dos eventos (já criados – passados e futuros) quando um administrador da comunidade faz alterações nas configurações de privacidade da comunidade:
| Tipo de evento | Alteração na privacidade da comunidade | Associação de usuário | Acesso à página de evento | Engajamento do feed | Acesso ao modo de exibição ao vivo | Acesso VoD |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Assíncrono | Público > Privado | Não membro | Não | Não | Não | Não |
| Reunião | Público > Privado | Não membro | Não | Não | Sim | Não |
| Transmitir | Público > Privado | Não membro | Não | Não | Sim (incluindo visualização no Engage) | Não |
| Assíncrono | Privado > Público | Não membro | Sim | Sim | Não | Sim |
| Reunião | Privado > Público | Não membro | Sim | Sim | Não | Sim |
| Transmitir | Privado > Público | Não membro | Sim | Sim | Não (incluindo a visualização no Engage) | Sim |
Criar um novo evento do Engage
Há duas maneiras de criar um novo evento do Engage.
a. Vá para seu enredo ou comunidade e selecione a guia >EventosCriar evento. Vá para seu enredo ou comunidade.
b. Se você tiver acesso ao enredo, crie um novo evento no nível superior do Engage. Na navegação à esquerda, selecione Criar novo e escolha Evento.
Preencha o título, as datas e horas e outras seções deste formulário. As datas de início e de término definem a janela de tempo para o evento.
Escolha se deseja hospedar este evento em um Enredo ou em uma Comunidade.
Isso determina quem pode participar do evento e onde o conteúdo é armazenado.- Para criar eventos da comunidade , você deve ser um administrador da comunidade.
- Para criar eventos de Enredo , deve ser seu próprio enredo ou você pode ser um representante de um líder e ter acesso ao enredo dos líderes.
Escolha entre os três tipos de evento: Assíncrono, Reunião ou Transmissão. Assíncrono é o padrão.
Deixe a opção Habilitar transmissão ou reunião DESATIVADA para criar um evento assíncrono sem recursos de vídeo. Para ver as próximas etapas, consulte Eventos do Async Engage.
Ative o botão Habilitar transmissão ou reunião para selecionar a opção de uma transmissão ou reunião. Para ver as próximas etapas, consulte Reuniões em eventos do Engage ou, para configurar uma transmissão, consulte Transmissões em eventos do Engage.
Depois de criar um evento, os organizadores, coorganizadores e apresentadores designados recebem um convite de calendário.
Importante
Não faça edições no evento no Outlook ou no calendário do Teams. Todas as edições de eventos devem ser feitas no Viva Engage.
Moderar um evento Engage
Organizadores e coorganizadores do evento podem gerenciar discussões e respostas durante um evento.
Quando a moderação está habilitada, os organizadores podem revisar as postagens de perguntas e discussões antes de publicá-las para todos os usuários. As respostas não podem ser moderadas. Os organizadores também podem responder em particular a perguntas não publicadas dos participantes. O organizador pode comentar sobre o motivo pelo qual uma pergunta foi descartada ou pedir mais esclarecimentos antes de publicar. Essas respostas não são visíveis para outros participantes e, quando a conversa é publicada, as respostas não ficam mais visíveis para qualquer pessoa.
Postagens e comentários anônimos são realmente anônimos, o que significa que eles não estão associados ao usuário por toda a conformidade e não aparecerão na guia Minhas postagens do usuário que postou.
| Adiar ou desativar perguntas |
|
|---|---|
| Perguntas do monitor |
|
Importante
Não desabilite as P&R nas opções de reunião.
Convites do Calendar
Quando você salva um evento recém-criado, os organizadores, coorganizadores e apresentadores recebem automaticamente os convites da agenda. Todas as atualizações de eventos sobre o Engage pelo organizador são refletidas neste convite. Os detalhes da operação incluem:
- Os convites recebidos não devem ser editados ou encaminhados do Teams ou do Outlook.
- Se você precisar fazer alterações no evento, faça-as na página do evento Engage. As alterações externas no convite não refletirão no evento no Engage.
Os participantes podem adicionar ou receber rapidamente convites de calendário para cada evento:
- Criar novo convite: o organizador cria um novo convite com os detalhes e envia em um horário escolhido para os participantes;
- Adicionar ao calendário: Os participantes em potencial podem selecionar Adicionar ao calendário na página do evento para adicionar um evento ao calendário.
Importante
A ação Adicionar ao calendário do destinatário adiciona um arquivo estático .ics ao calendário do participante. As atualizações futuras feitas no evento pelo organizador (como data/hora/descrição) não atualizam automaticamente os convites dos participantes.
Observação
Os participantes de reuniões privadas com enredo recebem automaticamente um convite de calendário.
Importante
Para todos os eventos, os grupos da comunidade não recebem convites de calendário, mesmo que o nome da comunidade apareça no convite. Adicione-os individualmente ou como uma lista de distribuição para receber convites.
Participar do evento
Na página inicial do evento, os organizadores do evento podem encontrar as práticas recomendadas para a promoção do evento e podem começar a coletar perguntas dos participantes antes da parte ao vivo do evento.
No dia do evento, quando o evento é "ao vivo", os convidados selecionam Participar da reunião ou Participar da transmissão na página inicial do evento ou no convite do calendário do evento, se o organizador enviou convites separadamente.
Além de exibir e ingressar em eventos por meio do Engage na Web e em dispositivos móveis, exiba os eventos diretamente nas Comunidades no Teams. Se o usuário tiver o Engage na Web, o Microsoft Teams, o aplicativo móvel do Engage ou o aplicativo móvel Teams, os usuários poderão exibir e participar dos eventos do Engage.
Observação
Se você copiar um link de um evento nas Comunidades no Teams, o link direcionará os usuários diretamente para o Teams.
Gerenciar gravações de eventos de vídeo sob demanda (VoD)
Após o término da parte da reunião de vídeo ao vivo do evento, se o evento foi gravado, a gravação (vídeo sob demanda) aparece na parte superior da página de aterrissagem do evento para facilitar o acesso.
Importante
Para garantir que a gravação do evento apareça na página do evento, certifique-se de gravar o evento. Por padrão, a gravação está ativada para casos de uso de transmissão e reunião. Os organizadores devem confirmar a configuração de gravação de vídeo para cada evento com antecedência por meio das opções de reunião do Microsoft Teams.
As gravações de vídeo de transmissão e reunião da comunidade são armazenadas automaticamente na unidade do SharePoint da comunidade de hospedagem. Herda as permissões de acesso da comunidade.
- Para reuniões públicas da comunidade, todos na rede podem ver automaticamente o VoD.
- Para reuniões privadas da comunidade, todos os participantes convidados podem ver automaticamente o VoD.
As gravações de enredo, reunião e transmissão são armazenadas no OneDrive do organizador e seguem as permissões de acesso do Microsoft Teams determinadas pela lista de chat. O organizador deve selecionar Atualizar gravação para garantir que todos os participantes convidados possam ver o VoD de reuniões privadas e que todos na rede possam ver o VoD de reuniões públicas.
Para atualizar uma gravação de reunião com uma nova versão, selecione Atualizar gravação no cabeçalho de estouro na página de eventos, substitua o link e escolha Atualizar. A gravação é atualizada e fornece acesso com base nas configurações do link de gravação.
Após o término do evento, certifique-se de marcar se sua gravação está dividida em vários vídeos pelo Teams. Isso acontece quando os vídeos são longos e excedem o limite de armazenamento de gravação do Teams. Todas as gravações serão carregadas no local adequado do Engage. Para eventos da comunidade na unidade do SharePoint da comunidade de hospedagem & para eventos de enredo no One Drive do organizador, talvez seja necessário mesclá-los e atualizar o link de gravação.
Práticas recomendadas para hospedar eventos
Para garantir a melhor participação possível no seu evento, use as seguintes práticas recomendadas de planejamento.
Promova o evento com pelo menos 24 horas de antecedência. Compartilhe o link do evento por meio de postagens, comunicados ou convites de calendário do Viva Engage, Microsoft Teams, Outlook ou SharePoint no Microsoft 365.
Em seu convite, lembre às pessoas que elas podem ingressar de qualquer dispositivo ou assistir à gravação mais tarde.
Escolha um horário que acomode a maioria dos participantes em diferentes fusos horários.
Envie lembretes no dia anterior e logo antes do evento - funciona!
Crie impulso fazendo com que os participantes façam perguntas na semana anterior ao evento.
Motive os colaboradores incentivando-os a responder perguntas:
- Filtre e responda a perguntas não respondidas.
- Marque as melhores respostas selecionando os ícones de marca de seleção abaixo das respostas.
- @Mention pessoas específicas para responder a uma pergunta.
Após o término do evento, continue as conversas com acompanhamentos para perguntas não respondidas.