Para se certificar de que Word pode localizar uma coluna no ficheiro de dados que corresponde a cada endereço ou elemento de saudação, poderá ter de fazer corresponder os campos de impressão em série no Word às colunas no ficheiro de dados.
Quando clica em Atribuir Campos no grupo Escrever & Inserir Campos do separador Mailings , é aberta a caixa de diálogo Atribuir Campos .
Os elementos de um endereço e de uma saudação são listados à esquerda. Os títulos de coluna do arquivo de dados são listados à direita.
Word procura a coluna que corresponde a cada elemento. Na ilustração, Word correspondia automaticamente a coluna Título do ficheiro de dados a Título de Cortesia. Mas Word não conseguiu igualar outros elementos. A partir deste ficheiro de dados, por exemplo, Word não pode corresponder a Segundo Nome.
Na lista à direita, é possível selecionar a coluna do arquivo de dados que corresponde ao elemento da esquerda. Não há problema que Título de Cortesia, Identificador Único não seja correspondente. A etiqueta de impressão em série não precisa de utilizar todos os campos. Se adicionar um campo que não contém dados do ficheiro de dados, este será apresentado no documento intercalado como um marcador de posição vazio, normalmente uma linha em branco ou um campo oculto.