O OLAP (Online Analytical Processing) é uma tecnologia utilizada para organizar grandes bases de dados empresariais e suportar business intelligence. As bases de dados OLAP estão divididas em um ou mais cubos e cada cubo é organizado e concebido por um administrador de cubo para se ajustar à forma como obtém e analisa os dados, para que seja mais fácil criar e utilizar os relatórios de tabela dinâmica e os relatórios de gráfico dinâmico de que necessita.
Neste artigo
- O que é business intelligence?
- O que é o Processamento Analítico Online (OLAP)?
- Funcionalidades OLAP no Excel
- Componentes de software necessários para aceder a origens de dados OLAP
- Diferenças de funcionalidades entre dados de origem OLAP e não OLAP
O que é business intelligence?
Um analista de negócios geralmente quer ter uma visão geral do negócio, ver tendências mais amplas com base em dados agregados e ver essas tendências divididas por qualquer número de variáveis. Business intelligence é o processo de extrair dados de uma base de dados OLAP e, em seguida, analisar esses dados em busca de informações que pode utilizar para tomar decisões comerciais informadas e tomar medidas. Por exemplo, o OLAP e o business intelligence ajudam a responder aos seguintes tipos de perguntas sobre dados de negócio:
- Como é que as vendas totais de todos os produtos para 2007 se comparam com as vendas totais de 2006?
- Como é que a nossa rentabilidade até à data se compara com o mesmo período de tempo durante os últimos cinco anos?
- Quanto dinheiro os clientes com mais de 35 anos gastaram no ano passado e como esse comportamento mudou ao longo do tempo?
- Quantos produtos foram vendidos em dois países/regiões específicos este mês, em comparação com o mesmo mês do ano passado?
- Para cada grupo etário de clientes, qual é a repartição da rendibilidade (percentagem e total da margem) por categoria de produto?
- Encontre vendedores, distribuidores, fornecedores, clientes, parceiros ou clientes mais altos e mais baixos.
O que é o Processamento Analítico Online (OLAP)?
As bases de dados OLAP (Online Analytical Processing) facilitam as consultas de business intelligence. OLAP é uma tecnologia de banco de dados que foi otimizada para consultas e relatórios, em vez de processamento de transações. Os dados de origem para OLAP são bases de dados OLTP (Online Transactional Processing) que são normalmente armazenadas em armazéns de dados. Os dados OLAP são derivados destes dados históricos e agregados em estruturas que permitem análises sofisticadas. Os dados OLAP também são organizados hierarquicamente e armazenados em cubos em vez de tabelas. É uma tecnologia sofisticada que usa estruturas multidimensionais para fornecer acesso rápido aos dados para análise. Esta organização facilita a apresentação de resumos de alto nível, tais como totais de vendas em todo um país ou região, e também apresenta os detalhes de sites onde as vendas são particularmente fortes ou fracas.
As bases de dados OLAP foram concebidas para acelerar a obtenção de dados. Uma vez que o servidor OLAP, em vez do Microsoft Office Excel, calcula os valores resumidos, é necessário enviar menos dados para o Excel quando cria ou altera um relatório. Esta abordagem permite-lhe trabalhar com quantidades muito maiores de dados de origem do que trabalharia se os dados estivessem organizados numa base de dados tradicional, em que o Excel obtém todos os registos individuais e, em seguida, calcula os valores resumidos.
As bases de dados OLAP contêm dois tipos de dados básicos: medidas, que são dados numéricos, as quantidades e médias que utiliza para tomar decisões empresariais informadas e dimensões, que são as categorias que utiliza para organizar estas medidas. As bases de dados OLAP ajudam a organizar os dados com vários níveis de detalhe, utilizando as mesmas categorias com as quais está familiarizado para analisar os dados.
As secções seguintes descrevem cada componente em mais detalhe:
Cubo Uma estrutura de dados que agrega as medidas pelos níveis e hierarquias de cada uma das dimensões que pretende analisar. Os cubos combinam várias dimensões, como tempo, geografia e linhas de produtos, com dados resumidos, como números de vendas ou inventário. Os cubos não são "cubos" no sentido estritamente matemático porque não têm necessariamente lados iguais. No entanto, são uma metáfora adequada para um conceito complexo.
Medida Conjunto de valores num cubo que são baseados numa coluna na tabela de factos do cubo e que normalmente são valores numéricos. Medidas são os valores centrais no cubo que são pré-processados, agregados e analisados. Os exemplos comuns incluem vendas, lucros, receitas e custos.
Membro Um item numa hierarquia que representa uma ou mais ocorrências de dados. Um membro pode ser exclusivo ou não exclusivo. Por exemplo, 2007 e 2008 representam membros exclusivos no nível de ano de uma dimensão de tempo, enquanto janeiro representa membros não exclusivos no nível de mês, porque pode haver mais de um janeiro na dimensão de tempo se contiver dados de mais de um ano.
Membro calculado Um membro de uma dimensão cujo valor é calculado em tempo de execução usando uma expressão. Os valores de membro calculados podem ser derivados dos valores de outros membros. Por exemplo, um membro calculado, Lucro, pode ser determinado subtraindo o valor do membro, Custos, ao valor do membro, Vendas.
Dimensão Um conjunto de uma ou mais hierarquias organizadas de níveis num cubo que um utilizador compreende e utiliza como base para a análise de dados. Por exemplo, uma dimensão geográfica pode incluir níveis para País/Região, Estado/Província e Cidade. Em alternativa, uma dimensão de tempo pode incluir uma hierarquia com níveis para ano, trimestre, mês e dia. Num relatório de Tabela Dinâmica ou de Gráfico Dinâmico, cada hierarquia torna-se um conjunto de campos que pode expandir e fechar para revelar níveis inferiores ou superiores.
Hierarquia Uma estrutura de árvore lógica que organiza os membros de uma dimensão de forma que cada membro tenha um membro pai e zero ou mais membros filhos. Um subordinado é um membro no nível inferior seguinte de uma hierarquia que está diretamente relacionada com o membro atual. Por exemplo, numa hierarquia Tempo que contém os níveis Trimestre, Mês e Dia, Janeiro é um subordinado de Trim1. Um principal é um membro no nível superior seguinte numa hierarquia que está diretamente relacionada com o membro atual. O valor pai é geralmente uma consolidação dos valores de todos os seus filhos. Por exemplo, numa hierarquia Hora que contenha os níveis Trimestre, Mês e Dia, o Trim1 é o valor principal de janeiro.
Nível Dentro de uma hierarquia, os dados podem ser organizados em níveis de detalhe cada vez mais baixos, como os níveis Ano, Trimestre, Mês e Dia numa hierarquia de Tempo.
Funcionalidades OLAP no Excel
Recuperar dados OLAP Pode ligar a origens de dados OLAP tal como faz a outras origens de dados externas. Pode trabalhar com bases de dados criadas com os Microsoft SQL Server OLAP Services versão 7.0, Microsoft SQL Server Analysis Services versão 2000 e Microsoft SQL Server Analysis Services versão 2005, os produtos de servidor Microsoft OLAP. O Excel também pode trabalhar com produtos OLAP de terceiros que sejam compatíveis com o OLE-DB para OLAP.
Só pode apresentar dados OLAP como um relatório de tabela dinâmica ou de gráfico dinâmico, ou numa função de folha de cálculo convertida de um relatório de tabela dinâmica, mas não como um intervalo de dados externos. Pode guardar relatórios de Tabela Dinâmica OLAP e relatórios de Gráfico Dinâmico em modelos de relatório e pode criar ficheiros ODC (.odc) para ligar a bases de dados OLAP para consultas OLAP. Quando abre um ficheiro ODC, o Excel apresenta um relatório de tabela dinâmica em branco, que está pronto para ser esquematizado.
Criar ficheiros de cubo para utilização offline Pode criar um ficheiro de cubo offline (.cub) com um subconjunto dos dados de uma base de dados de um servidor OLAP. Utilize ficheiros de cubo offline para trabalhar com dados OLAP quando não está ligado à rede. Um cubo permite-lhe trabalhar com quantidades maiores de dados num relatório de Tabela Dinâmica ou de Gráfico Dinâmico do que poderia de outra forma e acelera a obtenção dos dados. Só pode criar ficheiros de cubo se utilizar um fornecedor OLAP, como o Microsoft SQL Analysis Services Server versão 2005, que suporta esta funcionalidade.
Ações do Servidor Uma ação de servidor é um recurso opcional, mas útil, que um administrador de cubo OLAP pode definir em um servidor que usa um membro ou medida do cubo como parâmetro em uma consulta para obter detalhes no cubo ou para iniciar outro aplicativo, como um navegador. O Excel suporta as ações de servidor URL, Report, Rowset, Drill Through e Expand to Detail, mas não suporta as ações Proprietário, Instrução e Conjunto de Dados.
KPIs Um KPI é uma medida calculada especial que é definida no servidor que permite controlar "indicadores-chave de desempenho", incluindo status (o valor atual atende a um número específico?) e tendência (qual é o valor ao longo do tempo?). Quando estes são apresentados, o Servidor pode enviar ícones relacionados que são semelhantes ao novo ícone do Excel definido para indicar acima ou abaixo dos níveis de estado (como um ícone de semáforo) ou se um valor está com tendência para cima ou para baixo (como um ícone de seta direcional).
Formatação do servidor Os administradores de cubo podem criar medidas e membros calculados com formatação de cores, formatação de tipo de letra e regras de formatação condicional, que podem ser designadas como regras de negócio padrão da empresa. Por exemplo, um formato de servidor para fins lucrativos pode ser um formato de número de moeda, uma cor de célula verde se o valor for maior ou igual a 30.000, e vermelho se o valor for menor que 30.000, e um estilo de tipo de letra de negrito se o valor for inferior a 30.000 e normal se for maior ou igual a 30.000. Para obter mais informações, consulte Projetar o layout e o formato de um relatório de tabela dinâmica.
Idioma de apresentação do Office Um administrador de cubo pode definir traduções de dados e erros no servidor para utilizadores que precisem de ver as informações da Tabela Dinâmica noutro idioma. Esta funcionalidade é definida como uma propriedade de ligação de ficheiro e a definição de país/região do computador do utilizador tem de corresponder ao idioma de apresentação.
Componentes de software necessários para aceder a origens de dados OLAP
Um fornecedor OLAP Para configurar origens de dados OLAP para o Excel, precisa de um dos seguintes fornecedores OLAP:
- Fornecedor OLAP da Microsoft O Excel inclui o controlador de origem de dados e o software cliente de que precisa para aceder a bases de dados criadas com o Microsoft SQL Server OLAP Services versão 7.0, Microsoft SQL Server OLAP Services versão 2000 (8.0) e Microsoft SQL Server Analysis Services versão 2005 (9.0).
- Fornecedores OLAP de terceiros Para outros produtos OLAP, tem de instalar controladores adicionais e software de cliente. Para utilizar as funcionalidades do Excel para trabalhar com dados OLAP, o produto de terceiros tem de estar em conformidade com a norma OLE-DB para OLAP e ser compatível com o Microsoft Office. Para obter informações sobre como instalar e utilizar um fornecedor OLAP de terceiros, consulte o administrador de sistema ou o fornecedor do seu produto OLAP.
Bases de dados de servidor e ficheiros de cubo O software cliente OLAP do Excel suporta ligações a dois tipos de bases de dados OLAP. Se uma base de dados num servidor OLAP estiver disponível na sua rede, pode obter os dados de origem diretamente a partir da mesma. Se tiver um ficheiro de cubo offline que contenha dados OLAP ou um ficheiro de definição de cubo, pode ligar a esse ficheiro e obter os dados de origem a partir do mesmo.
Origens de dados Uma origem de dados dá-lhe acesso a todos os dados na base de dados OLAP ou ficheiro de cubo offline. Depois de criar uma origem de dados OLAP, pode basear os relatórios na mesma e devolver os dados OLAP ao Excel sob a forma de um relatório de tabela dinâmica ou de gráfico dinâmico, ou numa função de folha de cálculo convertida de um relatório de tabela dinâmica.
Microsoft Query Pode utilizar o Query para obter dados de uma base de dados externa, como o Microsoft SQL ou o Microsoft Access. Não é necessário utilizar o Query para obter dados de uma Tabela Dinâmica OLAP que esteja ligada a um ficheiro de cubo. Para obter mais informações, consulte Usar o Microsoft Query para recuperar dados externos.
Diferenças de funcionalidades entre dados de origem OLAP e não OLAP
Se trabalhar com relatórios de tabela dinâmica e relatórios de gráfico dinâmico, tanto de origem de dados OLAP como de outros tipos de dados de origem, irá notar algumas diferenças de funcionalidades.
Obtenção de dados Um servidor OLAP devolve novos dados ao Excel sempre que alterar o esquema do relatório. Com outros tipos de dados de origem externa, pode consultar todos os dados de origem de uma só vez ou pode definir opções para consulta apenas quando apresenta itens de campo do filtro de relatório diferentes. Também tem várias outras opções para atualizar o relatório.
Em relatórios baseados em dados de origem OLAP, as definições do campo do filtro de relatório estão indisponíveis, a consulta em segundo plano não está disponível e a definição otimizar memória não está disponível.
Nota
A definição otimizar memória também não está disponível para origens de dados OLEDB e para relatórios de tabela dinâmica baseados num intervalo de células.
Tipos de campo Os dados de origem OLAP, os campos de dimensão podem ser utilizados apenas como campos de linha (série), coluna (categoria) ou de página. Os campos de medida só podem ser utilizados como campos de valor. Para outros tipos de dados de origem, todos os campos podem ser utilizados em qualquer parte de um relatório.
Acesso a dados detalhados No caso dos dados de origem OLAP, o servidor determina os níveis de detalhe disponíveis e calcula os valores de resumo, pelo que os registos de detalhe que constituem os valores de resumo poderão não estar disponíveis. O servidor pode, no entanto, fornecer campos de propriedade que você pode exibir. Outros tipos de dados de origem não têm campos de propriedade, mas pode apresentar os detalhes subjacentes para valores de campos de dados e itens e pode mostrar itens sem dados.
Os campos do filtro de relatório OLAP poderão não ter um Todos os itens e o comando Mostrar Páginas do Filtro do Relatório não está disponível.
Sequência de ordenação inicial Para a origem de dados OLAP, os itens são apresentados primeiro pela ordem pela qual são devolvidos pelo servidor OLAP. Em seguida, pode ordenar ou reorganizar manualmente os itens. Para outros tipos de dados de origem, os itens num novo relatório são primeiro apresentados ordenados por ordem ascendente pelo nome do item.
Cálculos Os servidores OLAP fornecem valores resumidos diretamente para um relatório, por isso não pode alterar as funções de resumo para campos de valor. Para outros tipos de dados de origem, pode alterar a função de resumo de um campo de valor e utilizar várias funções de resumo para o mesmo campo de valor. Não é possível criar campos calculados ou itens calculados em relatórios com origem de dados OLAP.
Subtotais Em relatórios com origem de dados OLAP, não é possível alterar a função de resumo para subtotais. Com outros tipos de dados de origem, pode alterar as funções de resumo de subtotais e mostrar ou ocultar os subtotais de todos os campos de linha e coluna.
Para a origem de dados OLAP, pode incluir ou excluir itens ocultos ao calcular subtotais e totais gerais. Para outros tipos de dados de origem, pode incluir itens de campo de filtro de relatório ocultos nos subtotais, mas os itens ocultos noutros campos são excluídos por predefinição.