Utilizar o Access ou o Excel para gerir os dados

O Access e o Microsoft Excel têm muitas semelhanças, o que pode dificultar a decisão sobre o programa a utilizar. Por exemplo, ambos os programas podem armazenar grandes quantidades de dados, executar consultas e ferramentas de análise avançadas para segmentar esses dados e executar cálculos sofisticados que devolvem os dados de que precisa.

No entanto, cada programa tem vantagens claras, dependendo do tipo de dados que você está gerenciando e o que você deseja fazer com esses dados. Por exemplo, se quiser manter a integridade dos dados num formato a que vários utilizadores possam aceder, o Access é a melhor escolha. O Excel é mais adequado para dados numéricos complexos que pretenda analisar em profundidade.

Em muitos casos, você pode usar ambos os programas, empregando cada um para a finalidade para a qual é mais adequado. Em geral, o Access é melhor para gerir dados: ajuda-o a manter os dados organizados, fáceis de procurar e disponíveis para vários utilizadores em simultâneo. Geralmente, o Excel é melhor para analisar dados: efetua cálculos complexos, explora possíveis resultados e produz gráficos de alta qualidade. Se utilizar o Access para armazenar os seus dados e o Excel para os analisar, pode obter as vantagens de ambos os programas.

O Excel também suporta a cocriação em tempo real, para que várias pessoas possam editar o mesmo livro ao mesmo tempo em todos os dispositivos. O Access é normalmente utilizado para cenários de bases de dados estruturadas com vários utilizadores no Windows.

Antes de decidir qual programa usar, compare os benefícios de cada programa, saiba quando é melhor usar um ou outro e descubra como trabalhar com ambos os programas para alcançar exatamente os resultados desejados.

Comparar as vantagens de cada programa

Escolher o programa certo é fundamental se você quiser acessar e atualizar suas informações com o máximo desempenho e precisão. Para descobrir qual programa é mais adequado para as tarefas que você deseja realizar, compare os benefícios que cada programa oferece em relação ao armazenamento de dados, análise de dados, colaboração multiusuário e segurança.

Armazenamento de dados

Dados simples versus dados relacionais Para decidir qual programa é melhor para armazenar seus dados, faça a seguinte pergunta: Os dados são relacionais ou não? Os dados que pode conter de forma eficiente numa única tabela ou folha de cálculo são denominados dados simples ou não relacionais . Por exemplo, se pretender criar uma lista simples de clientes, com apenas um endereço e uma pessoa de contacto para cada cliente, o Excel pode ser a melhor escolha. No entanto, se pretender armazenar uma lista de clientes mais complexa que contenha endereços para faturação e envio de cada cliente ou várias pessoas de contacto para cada cliente, o Access é a melhor solução.

Numa base de dados relacional, organiza as informações em múltiplas tabelas. Numa base de dados relacional bem concebida, cada tabela é plana e contém informações sobre apenas um tipo de dados. Por exemplo, se criar uma base de dados de clientes, os nomes dos clientes vão para uma tabela, enquanto os endereços para faturação e envio desses clientes vão para uma tabela separada. Armazenar endereços separadamente dos nomes é uma boa ideia porque cada cliente pode ter mais de um endereço e pretende poder introduzir múltiplos endereços para cada cliente sem ter de voltar a introduzir o nome de cliente para cada endereço.

Dados locais versus dados externos Pode utilizar o Access para se ligar a dados de uma variedade de origens de dados externas, de modo a poder ver, consultar e editar esses dados sem ter de os importar. Por exemplo, o Access fornece comandos para ligar a dados existentes numa base de dados do Microsoft SQL Server, num ficheiro dBASE ou numa pasta do Outlook, juntamente com muitas outras origens de dados. Pode utilizar o Excel para ligar a uma vasta variedade de origens de dados, incluindo bases de dados do Access, SQL Server e Analysis Services, ficheiros de texto e XML e origens de dados ODBC e OLE DB. No entanto, não pode editar os dados para alterar os dados de origem através da interface de utilizador do Excel.

Tanto o Access como o Excel fornecem comandos para ligar a dados em listas de Windows SharePoint Services. No entanto, o Excel fornece apenas uma conexão somente leitura para listas do SharePoint; enquanto o Access lhe permite ler e escrever dados em listas do SharePoint.

Integridade dos dados versus flexibilidade Os identificadores exclusivos ajudam a preservar a integridade dos seus dados e garantem que não existem duas linhas (ou registos) que contenham exatamente os mesmos dados. Os identificadores exclusivos também fornecem a forma mais rápida de recuperar dados quando pesquisa ou ordena os seus dados. No Access, pode utilizar o tipo de dados Numeração Automática para gerar automaticamente um identificador exclusivo para cada registo. Em seguida, pode utilizar estes identificadores para relacionar os registos de uma tabela com um ou mais registos noutra.

A estrutura que o Access aplica aos seus dados ajuda a garantir a integridade dos mesmos. O Access pode exigir que os novos registos numa tabela tenham um valor correspondente existente noutra tabela, para que não possa criar registos "órfãos". Por exemplo, não pretende ter uma encomenda que não inclua informações do cliente. O Access pode exigir que cada registo novo na tabela Encomendas tenha um valor de cliente correspondente na tabela Clientes. Essa correspondência necessária de valores é chamada de integridade referencial.

Também pode impor os seus próprios constrangimentos e regras para garantir que os dados são introduzidos corretamente. O Excel permite-lhe introduzir dados de uma forma mais livre, mas como o Excel não suporta dados relacionais, não pode suportar a integridade referencial. No entanto, pode utilizar o comando Validação de Dados para controlar a introdução de dados no Excel.

Análise de dados

Consultando Se tiver frequentemente de ver os seus dados de várias formas, dependendo das alterações das condições ou eventos, o Access pode ser a melhor escolha para armazenar e trabalhar com os seus dados. O Access permite-lhe utilizar consultas linguagem SQL (Structured Query Language) (SQL) para obter rapidamente apenas as linhas e colunas de dados que pretende, quer os dados estejam contidos numa tabela ou em várias tabelas. Também pode utilizar expressões em consultas para criar campos calculados. A utilização de uma expressão no Access é semelhante ao processo de utilizar fórmulas no Excel para calcular valores. Também pode utilizar as consultas do Access para resumir dados e apresentar valores agregados, como somas, médias e contas.

Modelação No Excel, pode utilizar ferramentas de análise de hipóteses para prever o resultado de um modelo de folha de cálculo. A análise de hipóteses permite-lhe executar diferentes cenários nos seus dados, como a melhor hipótese e a pior hipótese, e comparar os dados resultantes de vários cenários num relatório de resumo. Não existe nenhuma funcionalidade semelhante disponível no Access.

Gráficos e dinâmicas Em ambos os programas, pode criar relatórios de tabela dinâmica e gráficos de tabela dinâmica. No entanto, o Excel fornece funcionalidades de criação de relatórios e gráficos de Tabelas Dinâmicas mais avançadas do que o Access. Se planeia criar relatórios de tabela dinâmica extensos ou fornecer regularmente gráficos com aspeto profissional, deve utilizar relatórios de tabelas dinâmicas ou gráficos de tabelas dinâmicas no Excel em vez das mesmas funcionalidades no Access.

Colaboração multiutilizador

Tanto o Access como o Excel suportam ambientes de colaboração, como partilhas de ficheiros de rede e Windows SharePoint Services. No entanto, diferem na forma como vários utilizadores acedem aos dados.

Acesso de múltiplos utilizadores aos dados Em funcionamento normal, o Access permite que vários utilizadores abram uma única base de dados ao mesmo tempo. Esta abordagem funciona bem porque o Access bloqueia apenas os dados que um utilizador está a editar. Como resultado, os outros utilizadores podem editar registos diferentes sem conflitos. No Excel, pode partilhar um livro com outros utilizadores, mas a colaboração multiutilizador funciona melhor quando os utilizadores trabalham nos dados nesse livro em momentos diferentes e não simultaneamente. Com efeito, os utilizadores de uma base de dados do Access colaboram num conjunto de dados e os utilizadores de um livro do Excel colaboram num documento.

Utilizar o Windows SharePoint Services para colaboração Ambos os programas integram-se com tecnologias Microsoft Windows SharePoint Services, como listas e bibliotecas de documentos do SharePoint.

O Access fornece várias formas de colaborar com múltiplos utilizadores num site SharePoint. Por exemplo, pode carregar uma base de dados completa para uma Windows SharePoint Services biblioteca de documentos, disponibilizar formulários e relatórios como Windows SharePoint Services vistas e ligar uma base de dados a dados armazenados em listas do SharePoint.

O Excel fornece apenas uma forma de colaborar com múltiplos utilizadores num site SharePoint Services. Pode carregar um livro para Windows SharePoint Services bibliotecas de documentos, onde os utilizadores individuais podem dar saída do livro para efetuar alterações, impedindo outros utilizadores de modificarem o livro ao mesmo tempo. Os utilizadores podem editar um livro sem dar saída da biblioteca de documentos, caso em que têm de se coordenar com outros utilizadores para evitar conflitos de dados.

Utilizar pastas de rede para colaboração Se armazenar uma base de dados do Access numa pasta de rede partilhada, vários utilizadores poderão abrir a base de dados e trabalhar com os dados em simultâneo. A base de dados bloqueia registos individuais quando um utilizador os edita. Se armazenar um livro do Excel numa pasta de rede partilhada, apenas um utilizador pode editar o livro de cada vez. Para fins de visualização, vários utilizadores podem abrir o livro enquanto outro utilizador o está a editar, mas esses utilizadores não podem efetuar alterações aos dados até que o utilizador que está a editar o livro o feche.

Segurança

Ambos os programas fornecem recursos semelhantes — senhas e criptografia — que ajudam a evitar a perda de dados e proteger os dados contra acesso não autorizado. No entanto, existem algumas diferenças entre o Access e o Excel na forma como funciona a proteção de dados ao nível do utilizador.

Prevenção de perda de dados No Access, o seu trabalho é guardado continuamente de modo a que, em caso de falha inesperada, seja improvável que perca muito trabalho (se ocorrer). No entanto, uma vez que o Access guarda o seu trabalho continuamente, também poderá efetuar alterações que mais tarde decida que não queria consolidar. Para se certificar de que pode restaurar a sua base de dados da forma que pretende, crie uma cópia de segurança do ficheiro de base de dados numa agenda que se adeque às suas necessidades. Pode recuperar uma base de dados completa a partir de uma cópia de segurança ou pode restaurar apenas a tabela ou outro objeto de base de dados de que necessite. Se utilizar um utilitário de cópia de segurança do sistema de ficheiros, também pode utilizar uma cópia de uma base de dados de uma cópia de segurança do sistema de ficheiros para restaurar os seus dados. No Excel, pode guardar informações de Recuperação Automática em intervalos definidos enquanto atualiza os dados.

Proteção de dados ao nível do utilizador No Excel, pode remover dados críticos ou privados da vista ao ocultar colunas e linhas de dados e, em seguida, proteger toda a folha de cálculo para controlar o acesso do utilizador aos dados ocultos. Além de proteger uma folha de cálculo e os respetivos elementos, também pode bloquear e desbloquear células numa folha de cálculo para impedir outros utilizadores de modificarem dados importantes de forma não intencional.

Segurança ao nível do ficheiro Ao nível do ficheiro, pode utilizar a encriptação em ambos os programas para impedir que utilizadores não autorizados vejam os dados. Também pode exigir a introdução de uma palavra-passe para abrir um ficheiro de base de dados ou livro. Além disso, pode ajudar a proteger um ficheiro de base de dados ou livro utilizando uma assinatura digital.

Acesso restrito aos dados No Excel, pode especificar permissões baseadas no utilizador para aceder aos dados ou definir direitos só de leitura que impeçam outros utilizadores de efetuar alterações aos dados aos quais têm acesso. O Access não fornece funcionalidades de segurança de nível de utilizador, mas suporta o modelo de segurança de utilizador de qualquer servidor de base de dados ao qual se ligue. Por exemplo, se ligar a uma lista do SharePoint, o Access respeita as permissões de utilizador para a lista do SharePoint. Se quiser manter os utilizadores não autorizados fora dos seus dados do Access, encripte a sua base de dados definindo uma palavra-passe. Os utilizadores têm de introduzir a palavra-passe para ler os dados da base de dados, mesmo que acedam à mesma através de outro programa, como o Excel.

Para obter mais informações sobre como ajudar a proteger seus dados, consulte Definir ou alterar a segurança em nível de usuário do Access 2003 no Access 2007 ou superior e Proteção e segurança no Excel.

Quando utilizar o Access

Em geral, o Access é a melhor opção quando precisa de controlar e registar dados regularmente e, em seguida, apresentar, exportar ou imprimir subconjuntos desses dados. Os formulários do Access fornecem uma interface mais conveniente do que uma folha de cálculo do Excel para trabalhar com os seus dados. Pode utilizar o Access para automatizar ações efetuadas frequentemente e os relatórios do Access permitem-lhe resumir dados em formato impresso ou eletrónico. O Access fornece mais estrutura aos seus dados. Por exemplo, pode controlar que tipos de dados podem ser introduzidos, que valores são aceitáveis e pode especificar o modo como os dados numa tabela estão relacionados com os dados noutras tabelas. Esta estrutura ajuda-o a garantir que só são introduzidos os tipos de dados corretos.

O Access armazena dados em tabelas que têm um aspeto semelhante ao de folhas de cálculo, mas as tabelas do Access foram concebidas para consultas complexas relativamente a dados armazenados noutras tabelas.

Utilize o Access quando:

• Antecipe que muitas pessoas trabalham na base de dados e pretenda opções robustas que lidem com atualizações aos seus dados de forma segura, como a proteção de registos e a resolução de conflitos.
• Antecipe a necessidade de adicionar mais tabelas a um conjunto de dados que tenha sido originado como uma tabela simples ou não relacional.
• Pretender executar consultas complexas.
• Pretende produzir uma variedade de relatórios ou etiquetas de correio.

Cenários comuns de utilização do Access

• Gerir contactos Pode gerir os seus contactos e endereços de correio postal e, em seguida, criar relatórios no Access ou intercalar os dados com o Microsoft Office Word para imprimir cartas de formulário, envelopes ou etiquetas de correio.
• Inventário e Rastreamento de ativos Pode criar um inventário de itens na sua casa ou empresa e armazenar fotografias ou outros documentos relacionados juntamente com os dados.
• Seguimento da encomenda Pode introduzir informações sobre produtos, clientes e encomendas e, em seguida, criar relatórios que apresentem as vendas por colaborador, região, período de tempo ou outro valor.
• Controlo de tarefas Pode controlar tarefas de um grupo de pessoas e introduzir novas tarefas ao mesmo tempo que outras pessoas atualizam as respetivas tarefas existentes na mesma base de dados.
• Organização de bibliotecas de empréstimo Pode utilizar o Access para armazenar dados sobre os seus livros e CDs e manter um registo das pessoas a quem os emprestou.
• Planeamento de Eventos Pode introduzir informações sobre datas, localizações e participantes de eventos e, em seguida, imprimir agendas ou resumos sobre os eventos.
• Acompanhamento nutricional Acompanhe as receitas e registre atividades de dieta e exercícios.

Quando utilizar o Excel

Como programa de folha de cálculo, o Excel pode armazenar grandes quantidades de dados em livros que contenham uma ou mais folhas de cálculo. Contudo, em vez de funcionar como um sistema de gestão de base de dados, como o Access, o Excel está otimizado para a análise e cálculo de dados. Pode utilizar este programa flexível para criar modelos para analisar dados, escrever fórmulas simples e complexas para efetuar cálculos com base nesses dados, dinamizar os dados da forma que pretender e apresentá-los em vários gráficos de aspeto profissional. O Microsoft Create tem vários modelos de estrutura do Excel para escolher.

Utilize o Excel quando:

• Exija uma vista plana ou não relacional dos seus dados em vez de uma base de dados relacional que utilize várias tabelas e quando os seus dados são maioritariamente numéricos.
• Execute frequentemente cálculos e comparações estatísticas nos seus dados.
• Pretender utilizar relatórios de tabela dinâmica para ver dados hierárquicos num esquema compacto e flexível.
• Planeie criar gráficos regularmente e pretenda utilizar os novos formatos de gráficos disponíveis no Excel.
• Pretende realçar os seus dados através de ícones de formatação condicional, barras de dados e escalas de cores.
• Queira executar operações sofisticadas de análise de hipóteses nos seus dados, como estatística, engenharia e análise de regressão.
• Quer manter um registo dos itens numa lista simples, quer para uso pessoal ou para fins de colaboração limitada.

Cenários comuns para utilizar o Excel

• Contabilidade Pode utilizar as funcionalidades de cálculo avançadas do Excel em várias demonstrações financeiras de contabilidade — por exemplo, uma demonstração de fluxos de caixa, uma demonstração de resultados ou uma demonstração de resultados
• Orçamentação Quer as suas necessidades sejam pessoais ou profissionais, pode criar qualquer tipo de orçamento no Excel (por exemplo, um plano de orçamento de marketing, um orçamento de evento ou um orçamento de reforma).
• Faturação e vendas O Excel também é útil para gerir dados de faturação e vendas e pode criar facilmente os formulários de que necessita, por exemplo, faturas de venda, guias de remessa ou notas de encomenda.
• Apresentação de relatórios Pode criar vários tipos de relatórios no Excel que refletem a sua análise de dados ou resumem os seus dados, por exemplo, relatórios que medem o desempenho do projeto, preveem dados, resumem dados ou apresentam dados de variância.
• Planeamento O Excel é uma ótima ferramenta para criar planos profissionais ou planeadores úteis como por exemplo, um plano de aulas semanais, um plano de pesquisa de marketing, um plano fiscal de fim de ano ou planeadores que o ajudam a planear refeições, festas ou férias semanais.
• Rastreamento Pode utilizar o Excel para controlar os dados numa folha de horas ou numa lista como, por exemplo, uma folha de horas para controlar o trabalho ou uma lista de inventário que controla o equipamento.
• Utilizar calendários Devido à sua natureza semelhante a uma grelha, o Excel é adequado para criar qualquer tipo de calendário — por exemplo, um calendário académico para controlar as atividades durante o ano letivo ou um calendário do ano fiscal para controlar marcos e eventos empresariais.

Para modelos úteis do Excel em qualquer uma destas categorias, consulte Modelos para o Excel no Microsoft Office Online.

Utilizar o Access e o Excel em conjunto

É aconselhável tirar partido das vantagens oferecidas por ambos os programas. Por exemplo, pode criar uma folha de cálculo no Excel onde pode calcular e analisar os dados. No entanto, a folha de cálculo torna-se demasiado grande e complexa e muitos outros utilizadores necessitam de ter acesso aos dados. Nesta fase, talvez queira importar ou ligar a sua folha de cálculo para o Access e utilizá-la como base de dados em vez de trabalhar com ela no Excel. Também pode ter dados numa base de dados do Access para os quais pretenda criar relatórios detalhados de Tabelas Dinâmicas do Excel e gráficos do Excel com aspeto profissional.

Independentemente do programa que utilizar primeiro, pode sempre transferir os dados de um programa para o outro, onde pode continuar a trabalhar com o mesmo. Com ou sem uma ligação de dados, pode transferir dados do Excel para o Access (e vice-versa) copiando-os, importando-os ou exportando-os.

Para obter mais informações sobre como trocar dados entre os dois programas, consulte Mover dados do Excel para o Access.