Introdução aos relatórios no Access

Os relatórios oferecem uma forma de visualizar, formatar e resumir a informação na sua base de dados do Microsoft Access. Por exemplo, pode criar um relatório simples de números de telefone para todos os seus contactos ou um relatório de resumo sobre o total de vendas em diferentes regiões e períodos de tempo.

Com este artigo, obtém uma descrição geral dos relatórios do Access. Também irá aprender os fundamentos da criação de um relatório, utilizando opções como ordenar, agrupar e resumir os dados, e como pré-visualizar e imprimir o relatório.

Descrição geral dos relatórios no Access

O que pode fazer com um relatório?

Um relatório é um objeto de base de dados que se torna útil quando pretende apresentar a informação incluída na sua base de dados em qualquer das seguintes utilizações:

• Apresentar ou distribuir um resumo dos dados.
• Arquivar instantâneos dos dados.
• Fornecer detalhes acerca de registos individuais.
• Criar etiquetas.

Partes de um relatório

Embora possa criar relatórios "não vinculados" que não apresentam dados, este artigo assume que um relatório está vinculado a uma origem de dados como uma tabela ou consulta. A estrutura de um relatório é dividida em secções que pode ver na vista de Estrutura. Compreender como cada secção funciona pode ajudá-lo a criar melhores relatórios. Por exemplo, a secção na qual opta por colocar um controlo calculado determina a forma como o Access calcula os resultados. A lista seguinte resume os tipos de secção e as respetivas utilizações:

Secção	Como a secção é impressa	Onde o relatório pode ser utilizado
Cabeçalho de Relatório	No início do relatório.	Utilize o cabeçalho do relatório para informações que poderão aparecer normalmente numa página de rosto como, por exemplo, um logótipo, um título ou uma data. Quando colocar um controlo calculado que utilize a função de agregação Soma no cabeçalho do relatório, a soma calculada destina-se a todo o relatório. O cabeçalho do relatório é impresso antes do cabeçalho da página.
Cabeçalho de Página	No topo de cada página.	Utilize um cabeçalho de página para repetir o título do relatório em todas as páginas.
Cabeçalho de Grupo	No início de cada novo grupo de registos.	Utilize o cabeçalho do grupo para imprimir o nome do grupo. Por exemplo, num relatório agrupado por produto, utilize o cabeçalho do grupo para imprimir o nome do produto. Quando colocar um controlo calculado que utilize a função de agregação Soma no cabeçalho do grupo, é calculada a soma do grupo atual. Pode ter várias secções de cabeçalho de grupo num relatório, consoante o número de níveis de agrupamento adicionados. Para mais informações sobre a criação de cabeçalhos e rodapés de grupos, consulte a secção "Adicionar agrupamento, ordenação ou totais".
Detalhe	Aparece uma vez por cada linha na origem do registo.	É nesta secção que são colocados os controlos que compõem o corpo principal do relatório.
Rodapé de Grupo	No final de cada grupo de registos.	Utilize um rodapé de grupo para imprimir informações de resumo de um grupo. Pode ter várias secções de rodapé de grupo num relatório, consoante o número de níveis de agrupamento adicionados.
Rodapé de Página	No fim de cada página.	Utilize um rodapé de página para imprimir os números de página ou as informações específicas de cada página.
Rodapé de Relatório	No fim do relatório. Observação: Na vista Estrutura, o rodapé do relatório aparece abaixo do rodapé da página. No entanto, em todas as outras vistas (vista de Esquema, por exemplo, ou quando o relatório é impresso ou pré-visualizado), o rodapé de relatório aparece acima do rodapé de página, logo a seguir ao último rodapé de grupo ou linha de detalhe da última página.	Utilize o rodapé de relatório para imprimir os totais do relatório ou outras informações de resumo do relatório completo.

Verá que é muito mais fácil criar relatórios significativos quando a sua base de dados tiver uma estrutura de tabelas e relações bem definidas. Para uma introdução sobre como planear e estruturar uma base de dados, consulte o artigo Princípios básicos da estrutura de bases de dados.

Criar um relatório no Access

Pode criar relatórios para a sua base de dados de ambiente de trabalho do Access ao seguir os passos nesta secção.

Passo 1: escolher uma origem de registos

A origem de registos de um relatório pode ser uma tabela, uma consulta nomeada ou uma consulta incorporada. A origem de registos tem de conter todas as linhas e colunas de dados a apresentar no relatório.

• Se os dados forem provenientes de uma tabela ou consulta existente, selecione a tabela ou consulta no Painel de Navegação e continue com o Passo 2.

• Se a origem de registos ainda não existir, efetue um dos seguintes procedimentos:

  • Continue para o Passo 2 e utilize a ferramenta Relatório em Branco ou
  • Crie a tabela ou consulta que contém os dados necessários. Selecione a consulta ou a tabela no Painel de Navegação e continue com o Passo 2.

Passo 2: escolher uma ferramenta de relatório

Encontre as ferramentas de relatório no separador Criar do friso, no grupo Relatórios . A tabela que se segue descreve as opções:

Ferramenta	Descrição
Relatório	Cria um relatório em forma de tabela simples com todos os campos na origem de registos que selecionou no Painel de Navegação.
Estrutura do Relatório	Abre um relatório em branco na vista de Estrutura, ao qual pode adicionar os campos e controlos necessários.
Relatório Em Branco	Abre um relatório em branco na vista de Esquema e mostra a Lista de Campos a partir da qual pode adicionar campos ao relatório.
Assistente de Relatórios	Apresenta um assistente de vários passos que permite especificar campos, níveis de agrupamento e ordenação e opções de esquema.
Etiquetas	Apresenta um assistente que permite selecionar tamanhos de etiqueta personalizados ou padrão, bem como os campos que pretende apresentar e como pretende que sejam ordenados.

Passo 3: Criar o relatório

1. Selecione o botão relativo à ferramenta que pretende utilizar. Se aparecer um assistente, siga os passos do assistente e selecione Concluir na última página. O Access apresenta o relatório na vista de Esquema.

2. Formate o relatório para obter o aspeto pretendido:

   • Redimensione os campos e etiquetas selecionando-os e arrastando as extremidades até terem o tamanho pretendido.
   • Mova um campo selecionando-o (e a sua etiqueta, se estiver presente) e, em seguida, arraste-o para a nova localização.
   • Clique com o botão direito do rato num campo e utilize os comandos no menu de atalho para intercalar ou dividir as células, eliminar ou selecionar campos e executar outras tarefas de formatação.
     Além disso, utilize as funcionalidades descritas nas seguintes secções para tornar o seu relatório mais atrativo e legível.

Adicionar agrupamento, ordenação ou totais

A forma mais rápida de adicionar um agrupamento, ordenação ou totais a um relatório da base de dados de ambiente de trabalho consiste em clicar com o botão direito do rato no campo onde pretende aplicar o agrupamento, a ordenação ou o total e, em seguida, selecionar o comando pretendido a partir do menu de atalho.

Também pode adicionar agrupamento, ordenação ou totais utilizando o painel Grupo, Ordenação e Total enquanto o relatório estiver aberto na vista de Esquema ou na vista de Estrutura:

1. Se o painel Grupo, Ordenação e Total não estiver aberto, no separador Estrutura do Relatório , no grupo Agrupamento e Totais , selecione Grupo & Ordenar.
2. Selecione Adicionar um grupo ou Adicionar uma ordenação e, em seguida, selecione o campo onde pretende agrupar ou ordenar.
3. Selecione Mais numa linha de agrupamento ou ordenação para definir mais opções e adicionar totais.

Para obter informações mais detalhadas sobre agrupamento, ordenação e totais, consulte Criar um relatório agrupado ou de resumo.

Destacar dados com a formatação condicional

O Access inclui ferramentas para realçar dados num relatório. Pode adicionar regras de formatação condicional para cada controlo ou grupo de controlos e, nos relatórios de cliente, também pode adicionar barras de dados para comparar dados.

Para adicionar formatação condicional a controlos:

1. Clique com o botão direito do rato no Painel de Navegação e clique em Vista de Esquema.

2. Selecione os controlos que pretende. No separador Formatar, no grupo Formatação de Controlos, clique em Formatação Condicional.

   Sugestão

   Para selecionar vários controlos, mantenha premida a tecla CTRL e clique nos controlos.

3. Na caixa de diálogo Gestor de Regras de Formatação Condicional, clique em Nova Regra.

4. Na caixa de diálogo Nova Regra de Formatação, selecione um valor em Selecione um tipo de regra:

   • Para criar uma regra que avalie cada registo individualmente, selecione Verificar valores no registo atual ou utilize uma expressão.
   • Para criar uma regra que compara registos através de barras de dados, clique em Comparar com outros registos.

5. Em Editar a descrição da regra, especifique a regra para quando a formatação é aplicada e qual formatação aplicar e clique em OK.

6. Para criar uma regra adicional para o mesmo controlo ou para um conjunto de controlos, repita este procedimento a partir do passo 4.

Personalizar a cor e os tipos de letra

Experimente uma opção de Tema de Aplicação para personalizar a cor e os tipos de letra.

1. Abra um relatório na vista de Esquema clicando com o botão direito do rato no mesmo no Painel de Navegação e, em seguida, clicando em Vista de Esquema.
2. No separador Estrutura do Esquema de Relatório , clique em Temas e aponte o cursor para os vários temas na galeria para pré-visualizar os efeitos. Clique num tema para selecioná-lo e, em seguida, guarde o seu relatório.
3. Utilize as galerias Cores ou Tipos de Letra para definir cores e tipos de letra de forma independente.

Adicionar um logótipo ou imagem de fundo

Pode adicionar um logótipo ou imagem de fundo a um relatório. Se atualizar a imagem, o Access atualiza automaticamente a imagem onde quer que seja utilizada na base de dados.

Para adicionar ou remover uma imagem de logótipo:

1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato no relatório e, em seguida, clique em Vista de Esquema.
2. No relatório, clique na posição em que pretende adicionar a imagem. No separador Estrutura do Esquema do Relatório , no grupo Cabeçalho/Rodapé , clique em Logótipo.
3. Navegue até a imagem e clique em Abrir. O Access adiciona a imagem ao relatório.
4. Para remover a imagem, clique com o botão direito do rato na mesma e, em seguida, clique em Eliminar no menu de atalho.

Para adicionar uma imagem de fundo:

1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato no relatório e, em seguida, clique em Vista de Esquema.
2. No separador Formatar, no grupo Fundo, clique em Imagem de Fundo.
3. Selecione uma imagem na lista Galeria de Imagens ou clique em Procurar, selecione uma imagem e clique em OK.

Pré-visualizar e imprimir um relatório

Pré-visualizar um relatório

1. Clique com o botão direito do rato no Painel de Navegação e selecione Pré-visualizar. Utilize os comandos no separador Pré-visualizar para:

   • Imprimir o relatório
   • Ajustar o tamanho ou esquema da página
   • Aumentar ou diminuir o zoom ou ver várias páginas ao mesmo tempo
   • Atualizar os dados no relatório
   • Exportar o relatório para outro formato de ficheiro

2. Selecione Fechar Pré-visualização.

Imprimir um relatório

Para imprimir um relatório sem pré-visualizá-lo:

• Clique com o botão direito do rato no Painel de Navegação e selecione Imprimir. O relatório é enviado para a impressora predefinida.

  Nota

  Se selecionar o relatório no Painel de Navegação e selecionar Imprimir no separador Ficheiro , pode selecionar mais opções de impressão, como o número de páginas e cópias, e especificar uma impressora.

  • Para abrir uma caixa de diálogo onde possa selecionar uma impressora, especifique o número de cópias e muito mais, selecione Imprimir.