Utilize este guia de referência para compreender rapidamente as ações de fluxo de trabalho disponíveis no Microsoft SharePoint Designer 2010.
Neste tópico
Ações de fluxo de trabalho no SharePoint Designer
Existem duas formas de ver a lista de ações de fluxo de trabalho SharePoint Designer 2010. Ao editar um fluxo de trabalho:
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No separador Fluxo de Trabalho, no grupo Inserir , clique em Condições para abrir a lista de ações de fluxo de trabalho.
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Em alternativa, pode clicar dentro de um passo de fluxo de trabalho, na caixa de pesquisa que aparece com palavras do tipo que estão no nome da condição que pretende, como adicionar e, em seguida, premir Enter. As ações e condições que contêm as palavras que escrever são apresentadas abaixo da caixa de texto.
As ações disponíveis durante a criação do fluxo de trabalho dependem do contexto do fluxo de trabalho. Por exemplo, as ações Iniciar Processo de Aprovação e Iniciar Processo de Comentários não estão disponíveis para sites baseados em Microsoft SharePoint Foundation 2010. Algumas ações de lista só estão disponíveis dentro de um passo de representação e outras só estão disponíveis quando o seu fluxo de trabalho está associado a um tipo de conteúdo de documento. As ações de lista que funcionam no item atual, como Definir Estado de Aprovação de Conteúdo e Definir Campo no Item Atual, não estão disponíveis num fluxo de trabalho do site.
As ações são organizadas em categorias com base na respetiva área de aplicação num fluxo de trabalho. Por exemplo, as ações que afetam o comportamento de um item são listadas em Ações de Lista; ações pertinentes para conjuntos de documentos em Ações do Conjunto de Documentos; e ações de fluxo de trabalho personalizadas em Ações Personalizadas. As categorias de ações são:
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Ações Principais
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As Ações do Conjunto de Documentos só são apresentadas quando o seu fluxo de trabalho está associado a uma biblioteca ou ao tipo de Conteúdo do documento.
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Ações de Lista
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As Ações Relacionais só são apresentadas quando o seu site do SharePoint está a SharePoint Server 2010.
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As Ações de Tarefas só são apresentadas quando o seu site do SharePoint está a SharePoint Server 2010.
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As Ações de Comportamento da Tarefa só são apresentadas quando personaliza tarefas em ações de fluxo de trabalho pré-criadas, como Iniciar Processo de Aprovação e Iniciar Processo de Comentários.
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Ações Utilitários
Ações Gerais
As ações gerais são ações apresentadas na lista Ações, independentemente do contexto do fluxo de trabalho.
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Ação |
Descrição |
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Ações Principais |
Lista as ações utilizadas mais frequentemente num fluxo de trabalho. |
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Adicionar um comentário |
Esta ação é apresentada inicialmente num passo de fluxo de trabalho como Comentário: texto de comentário. Utilize esta ação para deixar comentários informativos no estruturador de fluxos de trabalho para fins de referência. Isto é especialmente útil quando existem outros utilizadores a co-autoriar o fluxo de trabalho. Por exemplo, se uma variável no fluxo de trabalho atual não tiver um nome amigável pelo utilizador, utilize esta ação para adicionar um comentário para indicar o que a variável faz no fluxo de trabalho. Segue-se um exemplo da forma como a ação poderá ter num passo de fluxo de trabalho. Comentário: esta variável fornece ao departamento o iniciador de fluxos de trabalho. Nota: Qualquer pessoa que edite o fluxo de trabalho Visio 2010 também poderá ver os comentários. |
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Adicionar Hora à Data |
Esta ação é inicialmente apresentada num passo de fluxo de trabalho como Adicionar 0 minutos à data (Saída para Variável:data). Utilize esta ação para somar um tempo específico em minutos, horas, dias, meses ou anos a uma data e armazena o valor de saída como uma variável. A data pode ser uma data atual, uma data específica ou uma procura. Segue-se um exemplo da forma como a ação poderá ter num passo de fluxo de trabalho. Somar 7 dias ao Item Atual:Modificado (Saída para: Variável: uma semana depois de Modificado) |
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Esvaiar Cálculo |
Esta ação é apresentada inicialmente num passo de fluxo de trabalho como Calcular valor mais valor (saída para Variável: calc). Utilize esta ação para efetuar um cálculo, como somar, subtrair, multiplicar ou dividir dois valores e armazenar o valor de saída numa variável. Seguem-se exemplos de como poderá ser a ação num passo de fluxo de trabalho.
Calcular [fx :: Cursos*, Lugares Preenchidos] mais 1 (Saída para Variável: Novas Cadeiras Preenchidas) |
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Iniciar sessão na Lista do Histórico |
Utilize esta ação para registar uma mensagem sobre o fluxo de trabalho na lista Histórico. Uma mensagem pode ser um resumo de um evento de fluxo de trabalho ou qualquer coisa significativa sobre o fluxo de trabalho. A lista do histórico do fluxo de trabalho pode ser útil para resolver problemas com o fluxo de trabalho. Esta ação é inicialmente apresentada num passo de fluxo de trabalho como Registar esta mensagem na lista do histórico dos fluxos de trabalho. Utilize esta ação para registar o que um fluxo de trabalho efetuou numa determinada instância no seu ciclo de vida. Por exemplo, pode registar uma mensagem a dizer Copiado para a lista A ou E-mail enviado aos revisores. Quando o fluxo de trabalho for concluído com êxito, pode ir para a lista Histórico de Fluxos de Trabalho do fluxo de trabalho e ver as mensagens apresentadas na coluna Descrição. Segue-se um exemplo da forma como a ação poderá ter num passo de fluxo de trabalho. Registar uma semana da variável modificada definida para a lista do histórico do fluxo de trabalho Nota: Se quiser que uma ação pare o fluxo de trabalho e, em seguida, remea uma mensagem para a lista Histórico, utilize a ação Parar Fluxo de Trabalho. |
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Pausa durante |
Inicialmente, esta ação é apresentada num passo de fluxo de trabalho como Pausa durante 0 dias, 0 horas e 5 minutos. Utilize esta ação para pôr o fluxo de trabalho em pausa durante uma duração específica em dias, horas ou minutos. Nota: O tempo de atraso é afetado pelo intervalo de trabalho do temporista, que tem um valor predefinido de cinco minutos. |
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Pausa até à Data |
Esta ação é apresentada inicialmente num passo de fluxo de trabalho como Pausa até esta hora. Utilize esta ação para pôr o fluxo de trabalho em pausa até uma data específica. Pode adicionar uma data atual, uma data específica ou uma procura. Seguem-se exemplos de como poderá ser a ação num passo de fluxo de trabalho.
Pausa até à Variável: Uma semana depois de Modificado |
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Enviar uma Email |
Inicialmente, esta ação é apresentada num passo de fluxo de trabalho Email estes utilizadores. Utilize esta ação para enviar um e-mail a um utilizador ou grupo. É geralmente utilizado para enviar um e-mail de confirmação aos participantes do fluxo de trabalho. Email destinatários podem ser utilizadores ou grupos na coleção de site ou qualquer pessoa dentro da sua organização. Agora pode especificar facilmente um valor dinâmico no seu assunto, como uma procura ou uma cadeia. Importante: Os e-mails a enviar têm de ser configurados na Administração Central do SharePoint. Segue-se um exemplo da forma como a ação poderá ter num passo de fluxo de trabalho. Email Variável: aprovadores |
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Definir Parte da Hora do Campo Data/Hora |
Esta ação é apresentada inicialmente num passo de fluxo de trabalho como Definir hora como 00:00 para data (Saída para Variável: data). Utilize esta ação para criar um sinal de tempo e armazenar o valor de saída numa variável. Pode definir a hora em horas e minutos e adicionar uma data atual, data específica ou uma procura. Por exemplo, suponha que pretende adicionar um horário a novas encomendas de clientes adicionadas a uma lista de encomendas. Em vez de utilizar a hora atual da encomenda recebida no carimp, quer adicionar uma hora específica para que o seu fluxo de trabalho possa efetuar qualquer ação para todos os novos itens com o mesmo carimp, como as encomendas de reencaminhamento para o armazém. Outro exemplo: suponha que tem uma apresentação às 9:00 num dia específico e gostaria de um lembrete por e-mail. Pode utilizar esta ação para adicionar a hora à data, colocar o fluxo de trabalho em pausa até ao dia anterior à apresentação e, em seguida, fazer com que o fluxo de trabalho lhe envie um lembrete. Segue-se um exemplo da forma como a ação poderá ter num passo de fluxo de trabalho. Definir hora como 00:00 para o Item Atual:Modificado (a variável de Saída para Hora de modificação definida para meia-noite) |
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Definir Estado do Fluxo de Trabalho |
Inicialmente, esta ação é apresentada num passo de fluxo de trabalho como Definir estado do fluxo de trabalho para Cancelada. Utilize esta ação para definir o estado do fluxo de trabalho. As opções predefinidos são Canceladas, Aprovadas e Rejeitadas. Pode introduzir um novo valor de estado no dropdown na ação. Assim que introduzir um valor de estado, a entrada é adicionada automaticamente à lista de listas. Por exemplo, pode introduzir um estado mais simples e informativo do que Concluído ou Cancelado, como Relatório de Despesas Aprovado. Notas:
Se a ação Definir Estado do Fluxo de Trabalho for o último passo no seu fluxo de trabalho em que também tenha utilizado um valor personalizado, pode ver o valor personalizado na coluna Estado na lista após uma pausa ou conclusão do fluxo de trabalho. Segue-se um exemplo da forma como a ação poderá ter num passo de fluxo de trabalho. Definir o estado do fluxo de trabalhopara Estado daespecificação S : Pronto para Revisão deEstrutura |
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Definir Variável de Fluxo de Trabalho |
Inicialmente, esta ação é apresentada nos passos de um fluxo de trabalho como Definir a variável de fluxo de trabalho como valor. Utilize esta ação para definir uma variável de fluxo de trabalho para um valor. Utilize esta ação quando quiser que o fluxo de trabalho atribuir dados a uma variável. Segue-se um exemplo da forma como a ação poderá ter num passo de fluxo de trabalho. Definir Variável: Total do relatório de despesasparaItem Atual:Total |
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Parar Fluxo de Trabalho |
Esta ação é inicialmente apresentada num passo de fluxo de trabalho como Parar fluxo de trabalho e registar esta mensagem. Utilize esta ação para parar a instância atual do fluxo de trabalho e registar uma mensagem na lista Histórico de Fluxos de Trabalho. A mensagem que especificar na ação aparecerá na coluna Descrição no Histórico do Fluxo de Trabalho após a conclusão do fluxo de trabalho. Segue-se um exemplo da forma como a ação poderá ter num passo de fluxo de trabalho. Parar fluxo de trabalho e registar Duração máxima do Fluxo de Trabalho excedido |
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Ações de Lista |
Esta categoria de ações executa operações em itens de lista. Nota: Algumas ações nesta categoria só aparecem num contexto de fluxo de trabalho específico. Por exemplo, algumas ações de lista só são apresentadas quando clica num passo de representação no seu fluxo de trabalho, enquanto algumas só aparecem quando o seu fluxo de trabalho está anexado a um tipo de conteúdo de documento. Para obter mais informações , consulte as Ações disponíveis num passo de representação e Ações disponíveis quando o fluxo de trabalho estiver associado a um tipo de conteúdo de documento. |
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Check In Item |
Inicialmente, esta ação é apresentada num passo de fluxo de trabalho como Dar entrada ao item nesta lista com comentário: comentário. Verifica um item com saída marcada. Segue-se um exemplo da forma como a ação poderá ter num passo de fluxo de trabalho. Item de dar check-in em Relatórios de Despesas com comentário: Relatório de despesas aprovado Nota: Só pode dar check-in itens a partir de uma biblioteca de documentos. |
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Item de Saída |
Inicialmente, esta ação é apresentada num passo de fluxo de trabalho como item Dar saída nesta lista. Utilize esta ação para dar saída de um item. Segue-se um exemplo da forma como a ação poderá ter num passo de fluxo de trabalho. Item de saída no Item Atual Notas: O fluxo de trabalho verifica se o item foi dar entrada, antes de dar saída de um documento
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Copiar Item de Lista |
Esta ação é apresentada inicialmente num passo de fluxo de trabalho como Copiar item nesta lista para esta lista. Utilize esta ação para copiar um item de lista para outra lista. Se houver um documento no item de lista, o fluxo de trabalho também copia o documento para a lista de destino. Segue-se um exemplo da forma como a ação poderá ter num passo de fluxo de trabalho. Copiar item no Item Atualpara Pedidos de Arquivo Importante: Tem de ter, pelo menos, uma coluna semelhante nas listas de origem e destino |
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Criar Item de Lista |
Esta ação é apresentada inicialmente num passo de fluxo de trabalho como Criar item na lista (Saída para Variável: criar). Utilize esta ação para criar um novo item de lista na lista que especificar. Pode fornecer os campos e valores no novo item. Pode utilizar esta ação sempre que quiser criar um novo item com informações específicas. Por exemplo, crie anúncios sempre que documentos importantes relacionados com a empresa, como contratos, são aprovados ou documentos de arquivo. A variável de saída é o ID do item criado na lista. Segue-se um exemplo da forma como a ação poderá ter num passo de fluxo de trabalho. Criar item em Encomendas (Saída para Variável: ID de Nova Encomenda) |
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Eliminar Item |
Inicialmente esta ação é apresentada nos passos de um fluxo de trabalho como Eliminar item nesta lista. Utilize esta ação para eliminar um item. Segue-se um exemplo da forma como a ação poderá ter num passo de fluxo de trabalho. Eliminar item em Documentos |
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Rejeitar Saída do Item |
Inicialmente, esta ação é apresentada num passo de fluxo de trabalho à medida que Rejeitar saída do item nesta lista. Utilize esta ação se um item tiver saída marcada, se tiver sido feito alterações ao mesmo e pretender eliminar as alterações e voltar a dar entrada do item. Segue-se um exemplo da forma como a ação poderá ter num passo de fluxo de trabalho. Rejeitar saída de item em Documentos |
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Definir Estado de Aprovação de Conteúdo |
Esta ação é apresentada inicialmente num passo de fluxo de trabalho como Definir estado de aprovação de conteúdo para este estado com comentários Se tiver a aprovação de conteúdo ativada na sua lista, utilize esta ação para definir o campo de estado de aprovação de conteúdo para um valor como Aprovado, Rejeitado ou Pendente. Pode escrever um estado personalizado na ação. Segue-se um exemplo da forma como a ação poderá ter num passo de fluxo de trabalho. Definir estado de aprovação de conteúdo para Aprovado com Parece-me bem Notas: A ação Definir Estado da Aprovação de Conteúdo funciona no item atual em que o fluxo de trabalho está a agir, pelo que a ação não está disponível num fluxo de trabalho do site.
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Definir Campo no Item Atual |
Esta ação é apresentada inicialmente num passo de fluxo de trabalho como Definir arquivado para valor Utilize a ação para definir um campo no item atual para um valor. Segue-se um exemplo da forma como a ação poderá ter num passo de fluxo de trabalho. Definir ID do Tipo de Conteúdo paraEspecificação Notas: A ação Definir Campo no Item Atual não está disponível quando estiver a trabalhar num fluxo de trabalho de site.
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Atualizar Item de Lista |
Esta ação é inicialmente apresentada num passo de fluxo de trabalho como Atualizar item na lista Utilize esta ação para atualizar um item de lista. Pode especificar os campos e os novos valores nesses campos. Segue-se um exemplo da forma como a ação poderá ter num passo de fluxo de trabalho. Atualizar item em Documentos |
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Aguardar Alteração de Campo no Item Atual |
Esta ação é inicialmente apresentada nos passos de um fluxo de trabalho como Aguardar que o campo seja igual ao valor. Esta ação interrompe o fluxo de trabalho até o campo no item atual ter sido alterado para um novo valor. Segue-se um exemplo da forma como a ação poderá ter num passo de fluxo de trabalho. Aguarde pelo Estado deAprovação para ser iguala 1;#Rejected Nota: Se quiser que o fluxo de trabalho altere o valor do campo em vez de fazer com que o fluxo de trabalho aguarde até que o campo seja alterado, utilize antes a ação Definir Campo no Item Atual. |
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Ações de Tarefas |
As ações nesta categoria são pertinentes para itens de tarefa. |
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Atribuir um Formulário a um Grupo |
Esta ação é apresentada inicialmente num passo de fluxo de trabalho ao atribuir um formulário personalizado a estes utilizadores. Permite-lhe criar um formulário de tarefa personalizado com campos personalizados. Pode utilizar esta ação para atribuir uma tarefa a um ou mais participantes ou grupos, solicitando-lhes que efetuem as respetivas tarefas. Os participantes fornecem-lhe respostas aos campos do formulário de tarefa personalizado e, quando concluem a tarefa, clique em Concluir Tarefa no formulário. Segue-se um exemplo da forma como a ação poderá ter num passo de fluxo de trabalho. Atribuir Relatório de Ativos aoMarketing Não existe um valor devolto que identifique os dados da tarefa. |
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Atribuir um Item a Fazer |
Inicialmente, esta ação é apresentada num passo de fluxo de trabalho como Atribuir uma ação a estes utilizadores. Utilize esta ação para atribuir uma tarefa a cada um dos participantes, solicitando-lhes que efetuem as tarefas e, em seguida, quando terminarem, para clicar no botão Concluir Tarefa no formulário de tarefa. Segue-se um exemplo da forma como a ação poderá ter num passo de fluxo de trabalho. Atribuir Relatório de despesas aoMarketing |
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Recolher Dados de um Utilizador |
Esta ação é inicialmente apresentada num passo de fluxo de trabalho como Recolher dados deste utilizador (Saída para Variável: recolher). Utilize esta ação para atribuir uma tarefa ao participante, solicitando-lhe que forneça as informações necessárias num formulário de tarefa personalizado e, em seguida, clique no botão Concluir Tarefa no formulário de tarefa. Esta ação tem uma cláusula de saída, o que significa que o fluxo de trabalho armazena as informações devolvidas pela ação numa variável correspondente. O ID do item de lista do item de tarefa concluída da ação é armazenado na variável de recolha. Segue-se um exemplo da forma como a ação poderá ter num passo de fluxo de trabalho. Relatório recolher Despesas doMarketing (Resultado para Variável : Relatório de Despesas de Marketing) |
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Ações Utilitários |
A maioria das ações nesta categoria podem ser utilizadas para extrair informações de cadeias de texto. Pode cortar uma cadeia de texto e usá-la em vários cenários diferentes no fluxo de trabalho. Imagine que a sua empresa quer carimbar todos os documentos a receber num formato de nome específico, como date_department (por exemplo, 07142009_sales.docx) e que pretende executar fluxos de trabalho que atribuim tarefas a um revisor com base na data nesse ficheiro. Pode utilizar uma ação utilitária para obter os primeiros 8 carateres do nome do documento (07142009) e convertê-lo numa data utilizando coerções de procura para que possa atribuir tarefas com essa data para fim. Para obter mais informações sobre coerções de procura, consulte a secção Consulte Também. |
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Extrair Substring do Fim da Cadeia |
Inicialmente, esta ação é apresentada num passo de fluxo de trabalho como Copiar 0 carateres do fim da cadeia (Saída para Variável : subcadeia). Utilize esta ação para copiar n número de carateres do final de uma cadeia e armazenar o valor de saída numa variável. Tem de definir o número de carateres que o fluxo de trabalho tem de copiar da cadeia. Segue-se um exemplo da forma como a ação poderá ter num passo de fluxo de trabalho. Copiar 15 carateres do fim doItem Atual:Nome (Saída para Variável: Copiar15CharFromEndOfName) |
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Extrair Substring do Índice da Cadeia |
Inicialmente, esta ação é apresentada num passo de fluxo de trabalho como Copiar da cadeia, começando em 0 (Saída para subcadeia). Utilize esta ação para copiar todos os carateres a partir do caráter n numa cadeia e armazenar o resultado numa variável. Segue-se um exemplo da forma como a ação poderá ter num passo de fluxo de trabalho. Copiar a partirde Item Atual:Nome , começando em 4 (Saída para Variável: CopyStringFromChar4) |
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Extrair Substring do Início da Cadeia |
Esta ação é inicialmente apresentada no passo do fluxo de trabalho como Copiar 0 carateres do início da cadeia (Saída para Variável : subcadeia). Utilize esta ação para copiar n número de carateres do início de uma cadeia e armazena o resultado numa variável. Tem de definir o número de carateres que o fluxo de trabalho tem de copiar da cadeia. Segue-se um exemplo da forma como a ação poderá ter num passo de fluxo de trabalho. Copie 15 carateres a partir do início doItem Atual:Nome (Saída para Variável: Copiar15CharFromStartOfName) |
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Extrair Substring of String from Index with Length |
Esta ação é apresentada inicialmente num passo de fluxo de trabalho como Copiar da cadeia, começando em 0 para 0 carateres (Saída para Variável : subcadeia). Utilize esta ação para copiar n número de carateres a partir de um caráter específico numa cadeia e armazena o resultado numa variável. Tem de definir o número de carateres que o fluxo de trabalho tem de copiar da cadeia. Segue-se um exemplo da forma como a ação poderá ter num passo de fluxo de trabalho. Copiar a partir deItem Atual:Nome, a partir de 4 para 15 carateres (Saída para Variável: Copiar de Char4for15CharOfName) |
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Encontrar Intervalo Entre Datas |
Esta ação é inicialmente apresentada num passo de fluxo de trabalho como Encontrar minutos entre data e data (Saída para Variável: hora). Utilize esta ação para calcular a diferença de tempo, em termos de minutos, horas ou dias, entre duas datas e armazena o resultado numa variável. Segue-se um exemplo da forma como a ação poderá ter num passo de fluxo de trabalho. Encontrar minutos entreOItem Atual:Modificado e Hoje (Saída para Variável: Última Modificação em Minutos) |
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Ações disponíveis quando o seu site do SharePoint está a ser Microsoft SharePoint Server 2010
Ações como Iniciar Processo de Aprovação, Declarar Registo e Gestor de Pesquisas de um Utilizador só estão disponíveis quando o seu site do SharePoint está a ser SharePoint Server 2010.
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Ação |
Descrição |
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Ações do Conjunto de Documentos |
As ações nesta categoria são pertinentes para um conjunto de documentos. Um conjunto de documentos é uma pasta que armazena múltiplos documentos. Num fluxo de trabalho, um conjunto de documentos é tratado como um único item. Nota: Para poder utilizar um conjunto de documentos na sua biblioteca, tem de adicionar o tipo de conteúdo Conjunto de Documentos a partir da página definições da biblioteca no seu site do SharePoint. |
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Iniciar o Processo de Aprovação do Conjunto de Documentos |
Esta ação é apresentada inicialmente nos passos do fluxo de trabalho como Iniciar Processo de Aprovação para os conteúdos deste Conjunto de Documentos com os utilizadores especificados por esta coluna. Inicia uma ação de aprovação num documento definido para utilizadores específicos. Quando utiliza esta ação, o estado do conjunto de documentos e os documentos que constituem o conjunto de documentos são alterados, como, por exemplo, Aprovado ou Rejeitado. Se tiver utilizado a ação Iniciar Processo de Aprovação num conjunto de documentos, apenas o estado do conjunto de documentos seria alterado. Segue-se um exemplo da forma como a ação poderá ter num passo de fluxo de trabalho: Iniciar o processo de aprovação material para os conteúdos deste Conjunto de Documentos com os utilizadores especificados por Variável:Bid dos Aprovadores de Materiais |
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Capturar uma versão do Conjunto de Documentos |
Esta ação é apresentada inicialmente nos passos de fluxo de trabalho como Capturar uma versão deste Conjunto de Documentos que inclui as versões de tipo dos conteúdos com comentário: comentário. Bloqueia a versão do conjunto de documentos que tem a versão dos documentos (principal ou menor) que especificar na ação. Segue-se um exemplo da forma como a ação poderá ter num passo de fluxo de trabalho: Capture uma versão deste Conjunto de Documentos que inclui as últimas versões principais dos conteúdos com comentário: Última versão principal do Bill of Material |
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Enviar Conjunto de Documentos para Repositório |
Esta ação é inicialmente apresentada nos passos do fluxo de trabalho como Submeter Conjunto de Documentos através desta ação para este organizador de conteúdo de destino com esta explicação (Resultado para Variável: submeter o resultado do ficheiro). Permite-lhe mover ou copiar o conjunto de documentos para um repositório de documentos. Um repositório de documentos pode ser uma biblioteca no seu site do SharePoint ou um site por conta própria, como o Centro de Documentos, que encaminho os registos para um destino específico com base em regras definidas por si. Segue-se um exemplo da forma como a ação poderá ter num passo de fluxo de trabalho: Submeter Conjunto de documentos através de Copiar para o DocumentRepository:GUID com Copiar fatura final do Material para repositório (Saída para Variável: Copiar Conjunto de Documentos para repositório) Nota: Para poder definir regras e encamistar documentos, primeiro tem de ativar a funcionalidade Organizador de Conteúdo no seu site do SharePoint. Para obter mais informações, consulte a secção Configurar o organizador de conteúdo para encamistar os registos na secção Consulte Também. |
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Definir Estado de Aprovação de Conteúdo do Conjunto de Documentos |
Esta ação é apresentada inicialmente nos passos do fluxo de trabalho como Definir estado de aprovação de conteúdo para os conteúdos deste Documento Definido para este estado com comentário. Utilize esta ação para definir a aprovação de conteúdo de um documento definido comoAprovado, Rejeitadoou Pendente. Segue-se um exemplo da forma como a ação poderá ter num passo de fluxo de trabalho: Definir estado de aprovação de conteúdo para os conteúdos deste Conjunto de Documentos como Aprovado com A fatura de materiais é aprovada Nota: A aprovação de conteúdo tem de ser ativada na lista para poder utilizar esta ação. |
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Ações de Tarefas |
As seguintes ações são utilizadas em cenários de aprovação. Existem duas ações de fluxo de trabalho pré-criadas nesta categoria: Iniciar Processo de Aprovação e Iniciar Processo de Comentários. As ações previamente criadas são como fluxos de trabalho pré-criados, o que significa que a lógica do fluxo de trabalho já está definida nas ações; Tudo o que precisa de fazer é fornecer as informações adequadas. Estas ações são utilizadas na Aprovação de Fluxos de Trabalho Global reutilizáveis – SharePoint 2010 e Recolher Comentários – SharePoint 2010 que vem com o SharePoint Server 2010. Para obter informações sobre quando utilizar estes fluxos de trabalho e quando utilizar as ações, consulte a secção Quando deve utilizar ações de aprovação deste artigo. Também existe o Processo de Iniciar Tarefa Personalizada. Tem lógica incorporada, mas ao contrário das duas ações anteriores não vem pré-criada com o que o fluxo de trabalho deve fazer em cada fase. Nota: Uma categoria de ações denominada Ações de Comportamento de Tarefa só aparece na lista de ações quando personaliza o comportamento de uma ação de aprovação, tal como Atribuir Item para Aprovação ou Atribuir Item para Comentários. Para obter mais informações sobre Ações de Comportamento de Tarefas, consulte a secção Ações disponíveis dentro das ações de aprovação deste artigo. |
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Iniciar Processo de Aprovação |
Esta ação é inicialmente apresentada nos passos do fluxo de trabalho como Iniciar Processo de Aprovação no Item Atual com estes utilizadores. Encameiro um documento para aprovação. Os aprovadores podem aprovar ou rejeitar o documento, reaprovar a tarefa de aprovação ou pedir alterações. A ação Iniciar Processo de Aprovação funciona como um fluxo de trabalho previamente criado — a lógica já está definida na ação. A ação tem várias fases diferentes incorporadas que definem os comportamentos das tarefas, os comportamentos do processo de tarefa, o registo no Registo do Histórico, as notificações de e-mail e as condições de conclusão. Embora a ação venha com lógica pré-criada, continua a precisar de informações suas — como os utilizadores (os revisores), a ordem pela qual as tarefas serão encamizadas para os participantes – em série ou paralela, a predefinição é série e as datas para conclusão da tarefa. Pode atribuir tarefas a participantes internos e externos na ação. Um participante externo pode ser um funcionário na sua organização que não é um utilizador na coleção de site ou qualquer pessoa fora da sua organização Segue-se um exemplo da forma como a ação poderá ter num passo de fluxo de trabalho: Iniciar o processo de Especificação de Comentários sobre o Item Atual com a Variável: Revisores |
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Iniciar Processo de Comentários |
Esta ação é inicialmente apresentada nos passos do fluxo de trabalho como Iniciar o processo de Feedback no Item Atual com estes utilizadores. Utilize esta ação para atribuir itens de tarefas de feedback aos utilizadores numa ordem específica: série ou paralela. A predefinição é paralela. Os utilizadores ou participantes da tarefa também podem rea atribuir uma tarefa a outros utilizadores. Quando os utilizadores terminarem, podem clicar no botão Submeter Feedback para indicar a conclusão da tarefa. A ação Iniciar Processo de Feedback funciona como um fluxo de trabalho previamente criado — a lógica já está definida na ação. A ação tem várias fases diferentes incorporadas que definem os comportamentos das tarefas, os comportamentos do processo de tarefa, o registo no Registo do Histórico, as notificações de e-mail e as condições de conclusão. Embora a ação de aprovação venha com lógica pré-criada, continua a precisar de informações do seu fim — como os utilizadores (os revisores), a ordem pela qual as tarefas são encamentadas para os participantes – em série ou paralela, e as datas para conclusão da tarefa. Pode atribuir tarefas a participantes internos e externos na ação. Um participante externo pode ser um funcionário na sua organização que não é um utilizador na coleção de site ou qualquer pessoa fora da sua organização. Segue-se um exemplo da forma como a ação poderá ter num passo de fluxo de trabalho: Iniciar o processo de Aprovação de Especificação no Item Atual com Variável: Aprovadores |
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Iniciar Processo de Tarefa Personalizado |
Esta ação é apresentada inicialmente nos passos do fluxo de trabalho como Iniciar Processo de Tarefa no Item Atual com estes utilizadores. A ação Iniciar Processo de Tarefa Personalizada é um modelo de processo de aprovação que pode utilizar se as ações de aprovação acima não cumprirem as suas necessidades. O Processo de Tarefa Personalizada Iniciar também permite incorporar lógica no mesmo, mas, ao contrário das outras duas ações de aprovação, não vem pré-construída com o que o fluxo de trabalho deve fazer em cada fase. Pode especificar as suas próprias ações e condições em comportamentos de tarefa ou condições de conclusão. Segue-se um exemplo da forma como a ação poderá ter num passo de fluxo de trabalho: Iniciar o processo de Aprovação de Lição em Vídeo no ItemAtual com Variável: Aprovadores |
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Ações de Lista |
Esta categoria de ações executa operações em itens de lista. |
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Declarar Registo |
Esta ação é apresentada num passo de fluxo de trabalho como Declarar este item como um registo. Utilize esta ação para identificar um documento como um registo e aplicar as definições de restrições de registo que possa ter definido na página Definições da Declaração de Registo no seu site do SharePoint. Pode definir as definições da declaração de registo no site de nível superior na sua coleção de site. As definições da declaração de registo regem a forma como os registos são tratados, como se podem ser editados ou eliminados, que metadados são aplicados ao registo e qual é a política de retenção de um registo. As definições da declaração de registo especificam restrições que devem ser aplicadas depois de um item ser declarado como um registo, as funções de utilizador permitidas para declarar registos e se a declaração de registo estiver disponível para todos os utilizadores do site. |
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Undeclare Record |
Esta ação é apresentada num passo de fluxo de trabalho como Anizar a declaração do item como um registo Utilize esta ação para anizar quaisquer definições de declaração de registo aplicadas a um registo. Pode definir as definições da declaração de registo no site de nível superior na sua coleção de site. As definições da declaração de registo regem a forma como os registos são tratados, como se podem ser editados ou eliminados, que metadados são aplicados ao registo e qual é a política de retenção de um registo. As definições da declaração de registo especificam restrições que devem ser aplicadas depois de um item ser declarado como um registo, as funções de utilizador permitidas para declarar registos e se a declaração de registo estiver disponível para todos os utilizadores do site. |
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Ações Relacionais |
A ação nesta categoria permite-lhe utilizar a relação entre um utilizador e o gestor do utilizador. |
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Gestor de Procuras de um Utilizador |
Esta ação é inicialmente apresentada nos passos do fluxo de trabalho como Find Manager deste utilizador (saída para a Variável: gestor). Utilize esta ação para procurar o gestor de um utilizador. O valor de saída é armazenado numa variável. Segue-se um exemplo da forma como a ação poderá ter num passo de fluxo de trabalho: Find Manager of Workflow Context:Initiator (saída para Variável: gestor) |
Ações disponíveis nas ações de tarefa
Ações como Iniciar Processo de Aprovação e Iniciar Processo de Feedback podem ser utilizadas em fluxos de trabalho para atribuir itens de lista para aprovação ou comentários. Estas ações são criadas previamente, o que significa que a maior parte da lógica do fluxo de trabalho já está definida na ação; tem de fornecer as informações adequadas, como os aprovadores ou revisores.
Nota: Se as ações acima não cumprirem as suas necessidades, pode personalizá-las no browser, no SharePoint Designer 2010 e em ambientes de desenvolvimento compatíveis com o SharePoint, como o Visual Studio. Também pode personalizar a ação Iniciar Processo de Tarefa Personalizado com as mesmas ferramentas. Esta ação é um modelo que pode utilizar para definir o seu próprio processo para a sua organização.
Quando personaliza o comportamento da tarefa dentro de ações como Iniciar Processo de Aprovação e Iniciar Processo de Comentários, está disponível uma nova categoria de ações intitulada Ações de Comportamento de Tarefas.
Nota: As ações disponíveis na categoria variam consoante o contexto de um fluxo de trabalho.
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Ação |
Descrição |
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Terminar Processo de Tarefa |
Esta ação é inicialmente apresentada nos passos do fluxo de trabalho como Terminar Processo de Tarefa. Esta ação termina o processo de tarefa. O fluxo de trabalho principal continua para a ação seguinte. |
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Definir Estado de Aprovação de Conteúdo (como autor) |
Inicialmente esta ação é apresentada nos passos do fluxo de trabalho como Definir aprovação de conteúdo do item que o processo de tarefa está a ser executado neste estado (executar como autor do fluxo de trabalho). Permite-lhe definir o estado de aprovação do item de lista como Aprovado, Rejeitado ou Pendente ao utilizar as permissões do autor do fluxo de trabalho e não o iniciador de fluxo de trabalho. Esta ação é frequentemente utilizada se a pessoa que iniciar um fluxo de trabalho de aprovação poderá não ter permissões para aprovar um documento. O item de lista é o item em que a ação está a ser executada atualmente. Este poderá ou não ser o item em que o fluxo de trabalho está a ser executado. Nota: A aprovação de conteúdo tem de ser ativada na lista à que o fluxo de trabalho está associado. |
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Aguardar Alteração no Item de Processo de Tarefa |
Esta ação é apresentada nos passos do fluxo de trabalho como Aguardar alteração do item em que o processo de tarefa está a ser executada. Utilize esta ação para que o fluxo de trabalho entre em pausa no processo de tarefa até um valor mudar no item em que o processo de aprovação está atualmente a ser executado. |
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Aguardar Eliminação no Item de Processo de Tarefa |
Esta ação é apresentada nos passos do fluxo de trabalho como Aguardar pela eliminação do item em que o processo de tarefa está a ser executada. Utilize esta ação para que o fluxo de trabalho entre em pausa no processo de tarefa até um valor ser eliminado no item de tarefa em que o processo de aprovação está atualmente a ser executado. |
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A ação seguinte só aparece quando está a personalizar a ação Iniciar Processo de Aprovação, clique em alterar o comportamento de uma única tarefa e, em seguida, clique no interior do passo Antes de uma Tarefa Ser Atribuída. |
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Definir Campo de Tarefa |
Esta ação é inicialmente apresentada nos passos do fluxo de trabalho como Definir campo de tarefa como valor. Utilize esta ação para definir um campo no item de tarefa atual para um valor. Pode ser utilizada numa tarefa que ainda não tenha sido criada. |
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As seguintes ações só são apresentadas quando está a personalizar a ação Iniciar Processo de Aprovação, clique em alterar o comportamento de uma única tarefa e, em seguida, clique no interior da ação Quando uma Tarefa está Pendente ou Quando uma Tarefa Expira. |
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Redimediar Tarefa |
Esta ação é apresentada nos passos do fluxo de trabalho à medida que rescindir esta tarefa. Conclui a tarefa sem resultados. |
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Anexar Tarefa |
Esta ação é apresentada nos passos do fluxo de trabalho como, em seguida, Anexar uma nova tarefa e atribuir a este utilizador. Será atribuída uma nova tarefa ao utilizador especificado na ação, no final da fase atual da ação de aprovação. Se a fase atual fosse a Adriana;Adriana;Adriana, ao apiar uma tarefa à Adriana seria a Adriana;Adriana;Adriana. |
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Tarefa Delegada |
Esta ação é inicialmente apresentada nos passos do fluxo de trabalho à medida que a seguir Delega esta tarefa a este utilizador. A tarefa atribuída ao utilizador atual é rescindida e, em seguida, é atribuída ao novo utilizador, independentemente de ser um único utilizador ou um grupo. |
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Escalar Tarefa |
Esta ação é inicialmente apresentada nos passos do fluxo de trabalho à medida que escalar esta tarefa para o gestor do destinatário atual. Não existem variáveis a definir para esta ação. A tarefa é atribuída ao gestor do utilizador a quem a tarefa está atualmente atribuída. |
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Re encaminhar Tarefa |
Esta ação é inicialmente apresentada nos passos do fluxo de trabalho como, em seguida, Re encaminhar esta tarefa para este utilizador. A tarefa atribuída ao utilizador atual é rescindida e, em seguida, a tarefa é atribuída ao novo utilizador. Se o novo utilizador for um grupo e não um único utilizador, será criada uma tarefa para cada membro do grupo. Ao contrário da ação Tarefa Delegada , em que uma tarefa é criada, mesmo que o utilizador seja um grupo. |
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Grupo Ordenar e Filtrar |
Esta ação é inicialmente apresentada nos passos do fluxo de trabalho à medida que , em seguida, Inserir uma tarefa atribuída a este utilizador. Insere uma nova fase após a fase atual no processo de aprovação em que o utilizador especificou a ação como o único participante. |
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Rea atribuir Tarefa |
Esta ação é inicialmente apresentada nos passos do fluxo de trabalho à medida que a seguir reatribe esta tarefa a este utilizador. Rea atribui a tarefa a outro utilizador. |
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Pedir uma Alteração |
Esta ação é inicialmente apresentada nos passos do fluxo de trabalho como , em seguida, Pedir uma alteração deste utilizador. Utilize esta ação para pedir uma alteração de um utilizador e voltar a ter uma nova tarefa para o utilizador atual quando a alteração for concluída. |
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Enviar Tarefa Email |
Esta ação é inicialmente apresentada nos passos do fluxo de trabalho à medida que Email estes utilizadores. Utilize esta ação para incluir o botão Editar Tarefa no e-mail enviado para os utilizadores específicos. Nota: Esta ação também é exibida quando clica em Ao Concluir a Tarefa. |
Quando deve utilizar as ações de aprovação e comentários?
No Microsoft Office SharePoint Designer 2007, usou ações de tarefa em cenários de aprovação. Com os fluxos de trabalho reutilizáveis pré-criados no SharePoint Server 2010, como Aprovação, o SharePoint 2010 e Recolher Comentários, o SharePoint 2010 provavelmente poderá estar a questionar-se sobre a diferença entre as ações de tarefa Iniciar Processo de Aprovação e Iniciar Processo de Comentários. Embora tanto as ações de tarefa como os fluxos de trabalho pré-criados possam ser utilizados na recolha de feedback e cenários de aprovação, os fluxos de trabalho pré-criados fornecem uma solução mais sofisticada e completa.
Se os fluxos de trabalho reutilizáveis pré-criados não cumprirem as suas necessidades, pode personalizá-los com SharePoint Designer 2010. Se personalizar um fluxo de trabalho pré-criado para satisfazer as suas necessidades será mais trabalho do que criar um novo fluxo de trabalho, pode tirar o melhoramento das ações Iniciar Processo de Aprovação e Iniciar Processo de Comentários no seu fluxo de trabalho. Se pretender que a estrutura que estas ações fornecem, mas não a funcionalidade, pode utilizar a ação Iniciar Processo de Tarefa Personalizada .
As ações de tarefa podem ser utilizadas num cenário que não tenha necessariamente de aderir a um processo de aprovação de maior escala. Por exemplo, enviar lembretes aos funcionários para preencherem as vespas de horas.
Consulte a tabela seguinte para obter informações comparativas entre as ações de tarefa e de aprovação:
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Funcionalidade |
Ações de Tarefas |
Reutilizáveis W reutilizáveis em P |
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Número de utilizadores envolvidos no processo |
Um único utilizador ou grupo por ação de tarefa |
Múltiplos utilizadores podem estar envolvidos em múltiplas fases de atribuição. Uma etapa de atribuição permite-lhe especificar duas coisas — se o processo da tarefa deve ser executado em série ou em paralelo e os utilizadores ou participantes da tarefa a quem a tarefa será atribuída. |
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Lógica de fluxo de trabalho pré-carregada |
As ações de tarefa não têm lógica incorporada. Tem de utilizar outras ações e condições para criar um mecanismo de aprovação ou de feedback. |
São fluxos de trabalho equipados com lógica incorporada para lhe dar uma experiência de feedback ou aprovação de início para fim. Pode utilizar a lógica predefinida ou personalizá-la para satisfazer as suas necessidades. |
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Ordem pela qual a tarefa é encam via com os utilizadores |
Ordem paralela para um grupo, sem qualquer encomenda aplicável a um único utilizador. |
As tarefas nos fluxos de trabalho podem ser configuradas para ocorrerem em série ou paralela. |
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Encadernação de dados contra informações de tarefas |
As ações de tarefa não vêm com procuras prontas a utilizar. Recolher dados de um utilizador é uma ação com uma cláusula de saída – os dados gerados no tempo de executar do fluxo de trabalho são armazenados na variável na cláusula de saída. Em seguida, terá de utilizar esta variável no fluxo de trabalho em várias ações diferentes para criar um cenário de aprovação ou feedback por si próprio. |
Estes fluxos de trabalho tiram partido das origens de dados, facilitando a personalização de um fluxo de trabalho de acordo com as suas necessidades. As origens de dados incluem opções como: Item Atual, Variáveis e Parâmetros de Fluxo de Trabalho predefinido, o contexto do fluxo de trabalho atual e os Resultados de Tarefas. Por exemplo, para enviar um e-mail à pessoa a quem a tarefa atual está atribuída, utilize a ação Enviar uma Email e configure a ação para enviar a Tarefa Atual por e-mail: Atribuída A |
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Funcionalidades especiais para participantes de tarefas |
As ações de tarefa não têm funcionalidades especiais para um participante da tarefa, como a rea atribuição de tarefas ou o pedido de alteração. |
As ações de aprovação podem permitir que um participante da tarefa reasteste a tarefa a outro utilizador ou peça uma alteração do proprietário do processo de tarefa com um único clique. |
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Conclusão de tarefas |
Os utilizadores têm de clicar no botão Concluir Tarefa para indicar que a tarefa é concluída. |
Pode adicionar botões mais significativos, como Aprovar e Rejeitar para indicar o resultado da tarefa no formulário de conclusão da tarefa. |
Ações disponíveis quando o fluxo de trabalho está associado a um tipo de conteúdo de documento
Algumas ações de fluxo de trabalho só estão disponíveis quando o fluxo de trabalho está associado a uma biblioteca, como Documentos Partilhados ou o tipo de conteúdo Documento.
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Ação |
Descrição |
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Ações Principais |
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Enviar Documento para o Repositório |
Esta ação é inicialmente apresentada nos passos do fluxo de trabalho como Submeter Ficheiro ao utilizar esta ação para o router de destino com esta explicação (Resultado para Variável: submeter o resultado do ficheiro). Permite-lhe mover ou copiar o documento associado ao item de lista para um repositório de documentos. Um repositório de documentos pode ser uma biblioteca no seu site do SharePoint ou um site por conta própria, como o Centro de Documentos, que encaminho os registos para um destino específico com base em regras definidas por si. Segue-se um exemplo da forma como a ação poderá ter num passo de fluxo de trabalho: Submeter Ficheiro utilizando Mover para o Valor de Arquivo :IDDo Documento com O ficheiro está pronto para arquivo (Saída para a Variável: Submeter ficheiro para arquivo) Nota: Para poder definir regras e encamistar documentos, primeiro tem de ativar a funcionalidade Organizador de Conteúdo no seu site do SharePoint. |
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Ações do Conjunto de Documentos |
As ações nesta categoria são pertinentes para um conjunto de documentos. Um conjunto de documentos é uma pasta que armazena múltiplos documentos. Num fluxo de trabalho, um conjunto de documentos é tratado como um único item. Notas:
Encontre mais informações sobre conjuntos de documentos na secção Ações disponíveis quando o seu site do SharePoint Microsoft SharePoint Server 2010 secção deste artigo. |
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Ações de Lista |
Esta categoria de ações executa operações em itens de lista. |
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Eliminar Rascunhos |
Esta ação é apresentada nos passos do fluxo de trabalho como Eliminar todos os rascunhos (versões secundárias) do item. Elimina o rascunho ou as versões secundárias do item atual, caso alguma. Não existem variáveis a definir para esta ação. Nota: O controlo de versões com versões secundárias tem de ser ativado na lista do SharePoint. |
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Eliminar Versões Anteriores |
Esta ação é apresentada nos passos de fluxo de trabalho como Eliminar todas as versões anteriores deste item. Elimina todas as versões anteriores do item atual, se as tiver. Não existem variáveis a definir para esta ação. Nota: O controlo de versões tem de ser ativado na lista do SharePoint. |
Ações disponíveis num passo de representação
Algumas ações de lista só estão disponíveis quando clica dentro de um passo de representação num fluxo de trabalho. Utilize passos de representação para que o fluxo de trabalho efetue ações ao fazer-se passar pelo autor do fluxo de trabalho em vez do iniciador de fluxo de trabalho. Os passos de representação são úteis em cenários como a aprovação e publicação, em que as pessoas que submetem conteúdo para aprovação e que as pessoas que aprovam o conteúdo têm permissões diferentes. Os passos de representação também são úteis para automatizar tarefas de administrador do site, como atribuir permissões automaticamente a um fluxo de trabalho aos utilizadores.
Notas:
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O autor do fluxo de trabalho é a pessoa que publicou o fluxo de trabalho pela última vez.
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Os passos de representação não podem ser aninhados
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Ação |
Descrição |
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Adicionar Permissões de Item de Lista |
Esta ação é inicialmente apresentada nos passos do fluxo de trabalho como Adicionar estas permissões ao item na lista. Concede permissões dos níveis de permissão específicos para um item a utilizadores específicos. Segue-se um exemplo da forma como a ação poderá ter num passo de fluxo de trabalho: Adicionar Contribuição, Ler para item em Imagens |
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Herdar Permissões de Item de Lista Principal |
Esta ação é inicialmente apresentada nos passos do fluxo de trabalho como Herdar permissões de principal do item nesta lista. Se o seu item tiver permissões exclusivas, pode utilizar esta ação para fazer com que o item herde as permissões parentais da lista. Segue-se um exemplo da forma como a ação poderá ter num passo de fluxo de trabalho: Herdar permissões principais do item em Imagens |
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Remover Permissões de Item de Lista |
Inicialmente esta ação é apresentada nos passos do fluxo de trabalho à medida que Remove estas permissões do item na lista. Remove as permissões de um item de utilizadores específicos. Segue-se um exemplo da forma como a ação poderá ter num passo de fluxo de trabalho: Remover Contribuição do item em Imagens |
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Substituir Permissões de Item de Lista |
Esta ação é inicialmente apresentada nos passos do fluxo de trabalho como Substituir estas permissões de item na lista. Substitui as permissões atuais de um item com as novas permissões que especificar na ação. Segue-se um exemplo da forma como a ação poderá ter num passo de fluxo de trabalho: Substituir a Leitura de item em Imagens |
Ações num fluxo de trabalho de site
Um fluxo de trabalho de site funciona ao nível do site e não é anexado a um objeto, como um item ou tipo de conteúdo. Ao trabalhar dentro de um fluxo de trabalho de site , as ações que funcionam num item atual, como Definir Estado da Aprovação de Conteúdo e Definir Campo no Item Atual, não estarão disponíveis para si. Para obter mais informações sobre estas condições, consulte a secção Ações gerais deste artigo.
