Pode recolher ou atualizar informações através de e-mails utilizando o Microsoft Access 2007 ou Access 2010 com o Microsoft Outlook 2007 ou o Microsoft Outlook 2010. O acesso guia-o através da criação de um formulário de recolha de dados e do envio do formulário numa mensagem de correio eletrónico. Quando os seus destinatários de e-mail devolverem os formulários preenchidos, pode optar por ter os dados recolhidos automaticamente tratados e armazenados numa base de dados de Acesso especificada. Este método de recolha de dados pode poupar-lhe tempo e esforço que normalmente está envolvido numa cópia e pasta ou num processo de entrada manual de dados. Seguem-se alguns cenários em que pode utilizar este processo para recolher dados:
Inquéritos Pode fazer um levantamento e compilar os resultados criando primeiro uma base de dados de Acesso com as tabelas necessárias para armazenar os resultados, e usando o assistente para gerar um formulário de levantamento e, em seguida, enviá-los para os participantes do inquérito. Quando os participantes respondem, os dados do inquérito são armazenados automaticamente na base de dados.
Relatórios de estado Quer se trate do estado mais recente do nível de inventário ou das informações atualizadas sobre questões pendentes, a sua equipa pode mantê-lo informado enviando-lhe mensagens de correio eletrónico que contenham as informações atuais a intervalos regulares.
Gestão de eventos Ao organizar uma conferência ou formação ou outros eventos, pode enviar um ou mais formulários como mensagem de correio eletrónico para recolher informações de contacto, preferências de viagem e hotel, e assim por diante. Se optar por ter as respostas processadas automaticamente, os participantes poderão alterar as suas preferências a qualquer momento sem terem de o notificar, tendo sempre acesso aos dados mais recentes para efeitos de tomada de decisão.
Este artigo explica o que precisa para utilizar este processo, como começar a usar o assistente e, em seguida, dá-lhe informações adicionais sobre vários passos para que possa fazer a seleção mais informada à medida que segue o assistente.
Nota: Não poderá adicionar os dados recolhidos se o seu destinatário usou o Hotmail ou o Yahoo para lhe enviar o formulário de recolha de dados.
Antes de começar
Se esta for a primeira vez que recolhe dados utilizando mensagens de correio eletrónico, execute os seguintes passos:
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Certifique-se de que instalou as seguintes aplicações no seu computador:
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Acesso a 2007 ou Acesso 2010.
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Outlook 2007 ou Outlook 2010. Deve ter o Outlook instalado e configurado no computador que utiliza para enviar as mensagens de correio eletrónico. Se tiver o Outlook instalado mas ainda não configurado, inicie o Outlook e siga as instruções no Assistente de Arranque do Outlook. Para obter ajuda com o assistente, consulte a Ajuda do Outlook.
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Se planeia utilizar um formulário InfoPath, certifique-se de que tem o InfoPath 2007 ou edição posterior instalado e os seus destinatários também terão de ter o InfoPath instalado nos seus computadores.
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Os destinatários do e-mail devem ter InfoPath ou um cliente de e-mail que suporte o formato HTML instalado nos seus computadores para poder visualizar e editar o formulário.
O formulário utilizado para recolher dados através de mensagens de correio eletrónico não é um formulário de Acesso. O assistente gera uma forma especial no formato HTML ou InfoPath.
Identifique uma base de dados de destino. A base de dados pode estar em formato .mdb ou .accdb. Além disso, os ficheiros .mde e .acde são suportados. Se não quiser usar uma base de dados existente, tem de criar uma nova.
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Identifique ou crie as tabelas que pretende povoadas com os dados das respostas de e-mail. Se estiver a recolher dados para as tabelas existentes, certifique-se de que as tabelas não são apenas lidas e que tem as permissões necessárias para adicionar ou atualizar o seu conteúdo.
Nota: Os tipos de campo de anexo, AutoNumber, OLE e Multi-valor não podem ser recolhidos utilizando mensagens de correio eletrónico
Se a sua operação de recolha de dados povoar duas ou mais tabelas, deve criar uma consulta selecionada e usá-la como fonte de registo do formulário. Certifique-se de que a consulta inclui todos os campos necessários das tabelas subjacentes. Se estiver a utilizar uma consulta existente, certifique-se de que a consulta não é apenas lida e que tem as permissões necessárias para adicionar ou atualizar o seu conteúdo. Para obter mais informações sobre a criação de uma consulta com base em duas ou mais tabelas, consulte o artigo Introdução a consultas.
Armazenar os dados como novos registos nas seguintes situações:
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Se os dados preencherem várias tabelas.
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Se a tabela de destino não tiver um campo chave primário. Os valores-chave primários são necessários para mapear cada resposta a um registo existente. Se a sua tabela de destino não tiver um campo chave primário, adicione-o agora ou atribua um campo existente que tenha valores únicos como chave primária.
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Se a mesa de destino não tiver registos. Se a mesa estiver vazia, o assistente assume que pretende adicionar registos.
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Se os endereços de e-mail dos destinatários não forem armazenados como um campo na base de dados. Ao recolher dados para atualizar registos, não será possível digitar manualmente os endereços na mensagem gerada pelo assistente. O campo de endereços deve estar na mesa de destino, ou numa tabela que tenha uma relação com a tabela de destino.
Introdução
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Abra a base de dados na qual os dados recolhidos serão armazenados.
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Para adicionar os dados a uma única tabela, selecione a tabela no Painel de Navegação. Para preencher várias tabelas relacionadas, selecione a consulta que está ligada a estas tabelas.
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Faça qualquer um dos seguintes para iniciar o assistente:
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No separador Dados Externos, no grupo 'Recolher Dados', clique em Criar E-mail.
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Clique com o botão direito na tabela ou consulta e, em seguida, clique em Recolher e Atualizar Dados por e-mail.
Nota: Se a tabela não contiver quaisquer campos, ou tiver apenas os tipos de campo AutoNumber, OLE Object, Attachment ou multivalorizado, o Access apresenta a seguinte mensagem: A tabela ou consulta selecionada não tem quaisquer campos que suportem a recolha de dados através de e-mail.
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Se a tabela contiver campos que suportam a recolha de dados, o assistente começa. Se a tabela de destino suportar tanto a adição como a atualização de dados, o assistente orienta-o através das etapas necessárias para recolher dados através de mensagens de correio eletrónico.
Utilize as seguintes secções como referência para quaisquer questões que possa ter através dos sete passos principais seguintes do processo.
Escolha o tipo de formulário de entrada de dados que pretende enviar
Selecione o tipo de formulário com base na facilidade de utilização para si e para os seus destinatários.
Selecione formulário HTML Um formulário HTML pode ser visualizado e editado por qualquer utilizador cujo cliente de e-mail suporte HTML
Selecione o formulário Microsoft InfoPath Só verá esta opção se o InfoPath estiver instalado no seu computador. Selecione esta opção apenas se os seus destinatários tiverem o InfoPath e o Outlook instalados nos seus computadores. Um formulário InfoPath oferece um ambiente de entrada e edição de dados melhor,
A página de assistente que é apresentada em seguida depende se o objeto de destino suporta a atualização de dados. Se o objeto for uma consulta baseada em duas ou mais tabelas, ou se for uma tabela que não tenha um campo de chave primário ou não contenha registos, o assistente assume que pretende adicionar novos registos e pede-lhe que selecione os campos de formulários. Em todos os outros casos, o assistente solicita-lhe que especifique se pretende adicionar ou atualizar dados antes de lhe pedir para selecionar os campos de formulário.
Escolha se recolhe novos dados ou atualizar os dados existentes
Especifique o que pretende fazer com os dados. O tipo de forma que está a utilizar afeta o número de novos registos que um destinatário pode enviar-lhe numa única resposta. Ao atualizar os dados, o número de registos que devem ser atualizados por um destinatário identifica o número de formulários pré-preenchidos que serão incluídos numa mensagem.
Nota: Para adicionar novos registos, digite os endereços de e-mail na caixa de endereços da mensagem de correio eletrónico quando a mensagem for criada. Para atualizar os dados existentes, os endereços de e-mail dos destinatários devem ser armazenados como um campo na tabela ou consulta subjacente, ou numa tabela relacionada.
Especificar os dados que pretende recolhidos
Ao escolher os campos para incluir na sua forma, não é necessário incluir todos os campos que existem na tabela ou consulta subjacentes na forma. Todavia, devem ser satisfeitas as seguintes condições:
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Campos necessários: São necessários campos marcados com um símbolo asterisco(*) Se estiver a recolher novos registos, o assistente incluirá automaticamente todos os campos cuja propriedade requerida está definida para Sim. Se os campos necessários a qualquer registo estiverem em branco, o Access não adiciona o registo à tabela.
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Tipos de campo não suportados: Não poderá incluir certos tipos de campo na forma, como, AutoNumber, Attachment, OLE Object ou campos de procuração multivalorizado.
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Campo-chave primário: No entanto, o utilizador poderá digitar um valor no campo ao adicionar registos; a resposta não será processada se o valor especificado já estiver em uso.
Nota: Para cada campo incluído, em Field Properties, especifique uma etiqueta e clique em Ler apenas se não quiser que o utilizador altere os dados nesse campo.
Especificar o processamento automático ou manual de dados
Pode selecionar um processamento automático ou manual de respostas. O processamento automático significa que quando obtém as respostas, o Outlook e o Access trabalham em conjunto para exportar os dados para as tabelas de destino na sua base de dados. O processamento automático pode poupar-lhe tempo e esforço. O processamento manual significa apenas que inicia a operação de exportação para transferir os dados de uma pasta especificada no Outlook para a tabela de destino no Access.
As respostas são exportadas com sucesso para a tabela de destino, desde que sejam satisfeitas as seguintes condições no momento em que as respostas cheguem à sua caixa de correio:
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As perspetivas já devem estar a ser em funcionamento no seu computador. Se o Outlook não estiver a funcionar, o processamento começa da próxima vez que iniciar o Outlook.
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O acesso não deve estar protegido por palavra-passe e não deve ser aberto em modo Exclusivo. O nome ou localização da base de dados não deve ter mudado desde que enviou a mensagem de correio eletrónico.
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Os nomes das tabelas e consultas, bem como as propriedades dos campos incluídos no formulário, não devem ter mudado desde que enviou a mensagem de e-mail.
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Deve ter as permissões necessárias para adicionar ou atualizar o conteúdo das tabelas e consulta subjacentes.
Nota: Se o processamento automático falhar, tente corrigir quaisquer problemas e, em seguida, exporte manualmente as respostas que falharam. Quaisquer respostas que cheguem à sua caixa de entrada depois de resolver os problemas continuam a ser processadas automaticamente.
Definir propriedades para controlar o processamento automático de respostas
Para especificar uma pasta do Outlook diferente onde as respostas são armazenadas, na Especificação como pretende processar a página de respostas do assistente, clique no nome da pasta. Na caixa de diálogo Select Folder, selecione uma pasta diferente ou clique em Novo para criar uma nova pasta.
Se clicar em Definir propriedades para controlar o processamento automático de respostas para alterar ou afinar as definições de importação, consulte o quadro seguinte para obter informações sobre as opções disponíveis:
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Opção |
Resultado |
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Descartar respostas daqueles a quem não enviou a mensagem |
Selecione esta caixa de verificação se quiser apenas que as respostas que foram enviadas pelos destinatários originais da sua mensagem sejam processadas automaticamente. As respostas de outras pessoas são armazenadas na pasta de destino, mas não são processadas automaticamente. |
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Aceite várias respostas de cada destinatário |
Selecione esta caixa de verificação se quiser que apenas a primeira resposta de cada destinatário seja processada automaticamente. As segundas e posteriores respostas são armazenadas na pasta de destino, mas não são processadas automaticamente. Nota: Esta definição controla apenas o número de respostas, e não o número de registos numa única resposta, que são processadas. Por outras palavras, se enviar um formulário InfoPath, um utilizador pode enviar-lhe vários registos numa única resposta, e o Access processa automaticamente todos os registos na resposta, mesmo que esta caixa de verificação não esteja selecionada. |
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Apenas permitir atualizações aos dados existentes |
Quando os destinatários usam um formulário InfoPath para atualizar dados, podem enviar novos registos para além de atualizações aos registos existentes. Selecione esta caixa de verificação para processar apenas as atualizações para os registos existentes. |
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Número de respostas a processar |
Digite o número total de respostas (de todos os destinatários) que pretende ser processada automaticamente. Se quiser que todas as respostas sejam processadas automaticamente, insira um grande valor, como 5000, na caixa de texto. As respostas recebidas após o valor especificado são armazenadas na pasta de destino, mas não são processadas automaticamente. |
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Data e hora para parar |
Especifique quando o processamento automático de respostas deve parar para esta mensagem de e-mail. As respostas recebidas após esta data e hora são armazenadas na pasta de destino, mas não são processadas automaticamente. |
Para alterar estas opções numa data posterior, no separador Dados Externos, no grupo 'Recolher Dados', clique em 'Gerir Respostas'. Na caixa de diálogo 'Gestão de Mensagens de Recolha de Dados', selecione a mensagem para a qual pretende alterar as definições e, em seguida, clique em Opções de Mensagens. As alterações que efetua na caixa de diálogo afetam todas as respostas subsequentes que recebe para essa mensagem.
Respostas de processamento manual
Para controlar quando e quais as respostas são processadas, não selecione a opção de processo Automático. As respostas serão armazenadas numa pasta especificada no Outlook até que selecione e clique com o botão direito de cada resposta na pasta e, em seguida, clique nos dados de exportação para o Microsoft Access no menu de atalho.
Em alguns casos, também poderá ter de processar manualmente as respostas que não foram processadas automaticamente.
Lembre-se dos seguintes antes de exportar dados
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A base de dados Access não deve ser aberta em modo exclusivo, e o nome ou localização da base de dados não deve ter sido alterado uma vez que enviou a mensagem de correio eletrónico.
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Os nomes das tabelas e consultas, bem como as propriedades dos campos incluídos no formulário, não devem ter mudado desde que enviou a mensagem de e-mail.
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Deve ter as permissões necessárias para adicionar ou atualizar o conteúdo das tabelas e consulta subjacentes.
Selecione como pretende especificar endereços de e-mail dos destinatários
Se estiver a recolher novas informações apenas, pode especificar os endereços de e-mail de duas formas:
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Digite os endereços de e-mail individualmente na mensagem de e-mail do Outlook ou selecione os endereços de uma agenda telefónica.
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Utilize o campo de endereço de e-mail na tabela ou consulta da base de dados de acesso atual.
Nota: Ao recolher dados para atualizar os registos existentes, não vê esta caixa de diálogo, pois os endereços de e-mail dos destinatários devem primeiro estar disponíveis como um campo na base de dados.
Inserindo os endereços de e-mail diretamente no Outlook
Se estiver a especificar os seus destinatários no Outlook, pode visualizar e personalizar a mensagem antes de a enviar. No corpo de mensagens de e-mail inclui uma breve introdução e um formulário. Recomenda-se que não esconda qualquer alteração ao formulário. As alterações na estrutura do formulário podem resultar na não gestão da resposta.
Utilização dos endereços de e-mail armazenados num campo na base de dados
A opção de selecionar uma tabela Associada refere-se a tabelas que estão relacionadas. Para visualizar ou editar relações de mesa na sua base de dados, nas Ferramentas de Base de Dados. aba, no grupo Relacionamentos, clique em Relacionamentos
Para obter mais informações sobre relacionamentos, consulte o artigo Guia para relacionamentos à mesa.
Rever e especificar a lista de destinatários
O último passo principal consiste em visualizar e personalizar a mensagem de e-mail, afinar a sua lista de destinatários e, em seguida, enviar a sua mensagem de recolha de dados.
Criar e enviar a mensagem de e-mail
Quando o assistente lhe informa que pode agora criar a mensagem de e-mail e mostrar-lhe como visualizar o estado do e-mail utilizando o comando 'Respostas gestão', poderão aparecer algumas mensagens de aviso. A tabela a seguir descreve cada aviso e as medidas que pode tomar para resolvê-lo:
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Mensagem de aviso |
Descrição |
S olution |
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Alguns registos não contêm um endereço válido no campo de endereços de e-mail especificado. Não serão devolvidos dados para estas linhas. |
O campo de endereço de e-mail que selecionou contém valores nulos. |
Se pretender recolher dados para cada registo, saia do assistente e substitua os valores nulos por endereços de e-mail. Então, ressaça o feiticeiro. |
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Atualmente tem um bloqueio exclusivo na base de dados; o processamento automático falhará até que o bloqueio seja libertado. |
Tem a base de dados aberta em modo exclusivo. |
Se optou por ter as respostas processadas automaticamente, o processamento falha porque o Access não pode adicionar ou atualizar uma base de dados que tenha um bloqueio exclusivo. Feche e reabra a base de dados em modo não exclusivo imediatamente após o envio da mensagem |
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Estas mensagens de correio eletrónico podem conter dados de natureza confidencial ou sensível. |
Está a recolher dados para atualizar os registos existentes, e o formulário que está prestes a enviar será pré-concluído com os dados existentes. |
Se alguns campos de formulários incluir dados sensíveis, volte ao passo do assistente onde selecionou os campos e remova os campos que contêm dados sensíveis do formulário |
Depois de visualizar e personalizar a mensagem, pode filtrar o campo de endereços de e-mail e selecionar os destinatários. Escolha os endereços de e-mail que pretende utilizar selecionando as caixas de verificação correspondentes. Se vir uma caixa de diálogo com endereços de e-mail inválidos, tome nota dos endereços da lista e clique em Sair. Verifique os endereços inválidos, faça qualquer correção necessária e tente reencamê-lo.
