Agendamento de eventos, gravador de quartos e RSVP no Outlook para Mac

Criar um novo evento ou reunião

1. Clique no menu suspenso ao lado de New Message e selecione Novo Evento.

   

2. A partir da janela New Event pode nomear o evento, adicionar pessoas necessárias, definir a hora, defini-lo como um evento/reunião recorrente, adicionar uma localização, definir um lembrete e adicionar uma mensagem.

3. Quando terminar, clique em Guardar, para guardar uma marcação, ou Enviar, para enviar o convite a todos os que acrescentou. Aparecerá no seu calendário na hora e data que escolheu.

Utilizar o Assistente de Agendamento

Ao convidar várias pessoas pode ser um pouco complicado gerir os calendários de todos para encontrar um tempo que funcione para todos. O Assistente de Agendamento ajuda a facilitar isso.

1. Clique no menu suspenso ao lado de New Message e selecione Novo Evento.

2. Na janela New Event, selecione Ver mais itens(...)na barra de ferramentas e, em seguida, selecione Agendar Assistente.

   

3. Verá uma linha para cada destinatário que inseriu anteriormente, bem como a disponibilidade do local selecionado (se disponível), e também pode adicionar participantes necessários ou opcionais diretamente do Assistente de Agendamento.

   • As vezes que os seus participantes estão ocupados são mostrados a vermelho. Os horários que os seus participantes têm uma marcação provisória são mostrados em riscas diagonais vermelhas e brancas, as vezes que os seus participantes trabalham noutro local são mostrados com um contorno vermelho, e os horários fora do horário de trabalho dos seus participantes são mostrados em listras diagonais claras e brancas.

     

4. Clique numa hora para colocar uma caixa azul que o ajudará a ver quaisquer conflitos. Também pode clicar e arrastar as bordas da caixa azul para aumentar ou diminuir o comprimento do evento ou a reunião.

   

5. Quando terminar, clique em 'Fazer' na parte superior do ecrã para voltar à janela New Event com as alterações que fez. Verifique se está tudo correto e clique em Guardar para o enviar.

Use o Gravador de Quartos

1. Num novo evento ou reunião, selecione Ver mais itens(...)na barra de ferramentas e, em seguida, selecione Agendar Assistant.

2. Clique em Adicionar uma localizaçãoe, em seguida, clique em navegar com o Local do Quarto se estiver disponível.

   Nota: Se não vir a opção Room Finder, é possível que não tenha acedido a uma conta com acesso à informação da localização. Contacte o seu administrador de TI para obter assistência.

   

3. O Room Finder permite-lhe escolher o edifício, tipo de quarto, capacidade, piso e características (como se a sala tivesse áudio, vídeo, projetor, etc.).

4. Uma vez selecionadas das opções disponíveis, a secção Sugerida na parte inferior localiza os quartos. Se um quarto estiver disponível no momento da sua reunião, dirá disponível em texto verde e se já está reservado ou fechado, dirá Indisponível em texto vermelho.

RSVP para eventos ou reuniões

1. Quando clicar num e-mail com um convite de evento ou reunião, clique nele e verá uma janela RSVP.

   

2. Clicar em Aceitar,Tentarou Recusar enviará imediatamente o seu RSVP, por isso, se quiser adicionar uma mensagem opcional ou propor uma nova hora, faça-o primeiro. Também pode clicar na caixa de verificação do organizador do Email se não quiser enviar um e-mail de confirmação.

3. Se precisar de alterar o seu RSVP, vá ao seu calendário, encontre o evento ou reunião e clique duas vezes nele para o abrir.

4. Clique no botão Editar RSVP para ver a janela RSVP e altere a sua escolha.