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Se tiver muitos contactos, a sua lista de contactos pode ser um pouco complicada. Alterar a forma como os seus contactos são ordenados pode ajudá-lo a encontrar quem precisa.

Para ordenar os seus contactos, faça o seguinte:

  1. Clique em Pessoas.

    Clique em Pessoas

  2. Clique em Base > Lista de > da Vista Atual.

  3. Clique no cabeçalho de coluna que pretende ordenar. Por exemplo, para mostrar os seus contactos alfabeticamente por apelido, clique em Ficheiro Como.

    Clique no cabeçalho de coluna onde ordenar

Sugestão: Se tiver atribuído contactos a diferentes categorias de cores, pode clicar no cabeçalho da coluna Categorias para ordenar dessa forma.

Para localizar um contacto específico, utilize a funcionalidade Procurar Contactos.

Alterar o formato dos seus nomes de contacto

Os seus contactos podem não estar todos formatados da mesma forma, o que pode significar que não aparecem como esperado quando ordena com a coluna Ficheiro Como . Por exemplo, alguns podem ser arquivados como Nome próprio, Apelido, enquanto outros podem ser arquivados como Apelido, Nome próprio. Se os seus contactos não estiverem a ser ordenados da forma que pretende, experimente o seguinte:

  1. Clique em Ficheiro > Definições de Conta > Definições de Conta.

    Clique em Ficheiro > Definições de Conta > Definições de Conta

  2. No separador Livros de Endereços , selecione o livro de endereços para o qual pretende alterar o formato de nome e, em seguida, clique em Alterar.

    Clique no livro de endereços que pretende e, em seguida, clique em Alterar.

  3. Em Mostrar nomes por, selecione Ficheiro Como (Smith, João).

Nota: Se o seu e-mail estiver num servidor exchange, pode alterar o formato de nome dos seus contactos na lista de contactos principal do Outlook e quaisquer pastas de contactos que criar, mas não pode alterar o formato de nome para as pessoas na Lista de Endereços Global (GAL). Este livro de endereços é configurado automaticamente e gerido por um administrador.

Alterar o formato dos nomes de contacto individuais

Depois de ordenar a sua lista de contactos com a coluna Ficheiro Como , um ou dois contactos poderão ainda não aparecer da forma que pretende. Para alterar a forma como um contacto individual é formatado, faça o seguinte:

  1. Faça duplo clique no contacto que pretende alterar.

  2. Na caixa à direita de Ficheiro como, clique na seta pendente e selecione o formato pretendido. Por exemplo, se estiveres a tentar que o John Clarkson seja arquivado com o formato Apelido, Nome próprio, escolhe o Clarkson, o John da lista.

    Clique na caixa à direita de Arquivar Como, selecione o formato que pretende.

    Sugestão: Se não vir o formato correto, pode escrever o nome na caixa Ficheiro como utilizando o formato pretendido.

  3. Clique em Guardar e Fechar.

Se quiser que a sua Lista de contactos seja ordenada pelos apelidos dos seus contactos, tem de alterar o formato de apresentação para apelido, formato de nome próprio. Depois de alterar o formato de apresentação, poderá ter de alterar individualmente quaisquer contactos que não tenham sido atualizados com a alteração de formato.

Alterar para apelido, formato de nome próprio

Pode alterar o formato de nome dos contactos na pasta contactos principal do Microsoft Outlook ou quaisquer pastas de contactos que crie. Estas pastas estão listadas no Livro de Endereços do Outlook. No entanto, não pode alterar o formato de nome dos nomes na Lista de Endereços Global (GAL). Para obter mais informações sobre a GAL, consulte a secção Por que motivo não é possível alterar o formato de nome de alguns contactos? abaixo.

  1. Clique no separador Ficheiro.

  2. Clique em Definições da Conta e, em seguida, clique em Definições da Conta.

    Definições da Conta na vista Backstage

  3. No separador Livros de Endereços , na lista Nome , clique em Livro de Endereços do Outlook e, em seguida, clique em Alterar.

  4. Em Livros de Endereços do Outlook, clique no livro de endereços para o qual pretende alterar o formato de apresentação de contactos. Por exemplo, clique em Contactos: Caixa de Correio – Nome da caixa de correio.

  5. Em Mostrar nomes por, clique em Ficheiro Como (Smith, João).

  6. Clique em Fechar nas caixas de diálogo Livro de Endereços e Definições da Conta do Microsoft Outlook.

  7. Saia e reinicie o Outlook.

Alterar contactos individuais para apelido, formato de nome próprio

Depois de alterar o formato de nome dos contactos existentes no Livro de Endereços do Outlook, a alteração aplica-se às entradas futuras que criar. No entanto, ocasionalmente, nem todos os seus contactos são atualizados com a alteração de formato. Nestes casos, tem de alterar o formato de cada contacto.

  1. Em Contactos, faça duplo clique num contacto que não seja apresentado no formato de apelido, nome próprio.

  2. No contacto aberto, na caixa Ficheiro como , clique no nome no apelido, formato do nome próprio. Por exemplo, clique em Diogo, João.

  3. No separador Contacto , no grupo Ações , clique em Guardar & Fechar.

  4. Repita para cada contacto não apresentado no formato de nome correto.

Notas: 

  • Num cartão de contacto, o Nome a Apresentar para endereços de e-mail é o nome apresentado nas linhas Para, Cc e Bcc de uma mensagem de e-mail e também no Livro de Endereços quando procura um contacto. O Nome a Apresentar é criado com base na forma como escreve o nome do contacto na caixa Nome Completo .

  • Nomes da empresa na caixa Empresa que começa com A aparece automaticamente por baixo da palavra seguinte no nome. Por exemplo, A Empresa de Telefones aparece como Companhia Telefónica, A.

Por que motivo o formato de nome de alguns contactos não pode ser alterado?

Os contactos apresentados na sua pasta Contactos do Outlook compõem o conteúdo do Livro de Endereços do Outlook. Também pode criar e atribuir nomes a outras pastas de Contactos e, em cada uma destas pastas, pode alterar o formato do nome. No entanto, não pode alterar o formato de apresentação dos nomes na Microsoft Exchange Server Lista de Endereços Global (GAL). O formato dos nomes na GAL é definido pelo administrador da sua organização.

  • Lista de Endereços Global (GAL)     Para apresentar este livro de endereços, tem de utilizar uma conta Microsoft Exchange Server. A GAL contém os nomes e endereços de e-mail de todas as pessoas na sua organização. A GAL é configurada automaticamente com uma conta do Exchange. O administrador do Exchange ou administrador de rede cria e mantém a GAL. A GAL também pode conter endereços de e-mail para contactos externos, listas de distribuição, salas de conferência e equipamento.

  • Livro de Endereços do Outlook     Este livro de endereços não requer que utilize uma conta do Exchange. O Livro de Endereços do Outlook é criado automaticamente e contém os contactos na sua pasta de Contactos predefinida que lista endereços de e-mail ou números de fax. Estes contactos são apresentados na caixa de diálogo Livro de Endereços quando clica em Contactos na lista Livro de Endereços .

    Se criar pastas de contactos adicionais, pode definir as propriedades de cada pasta para incluir os contactos como parte do Livro de Endereços do Outlook.

Também pode alterar o formato de nome de outros livros de endereços que criar no Outlook. Para obter mais informações, consulte Adicionar ou remover um livro de endereços.

Para ver todos os livros de endereços disponíveis, clique em Livro de Endereços na barra de ferramentas e, em seguida, clique na seta para baixo na lista Livro de Endereços .

Cada uma das suas pastas de Contactos está listada na lista Livros de Endereços.

Se quiser que a sua Lista de contactos seja ordenada pelos apelidos dos seus contactos, tem de alterar o formato de apresentação para apelido, formato de nome próprio. Depois de alterar o formato de apresentação, poderá ter de alterar individualmente quaisquer contactos que não tenham sido atualizados com a alteração de formato.

Alterar para apelido, formato de nome próprio

Pode alterar o formato de nome dos contactos na pasta principal Microsoft Office Outlook 2007 Contactos ou quaisquer pastas de contactos que criar. Estas pastas estão listadas no Livro de Endereços do Outlook. No entanto, não pode alterar o formato de nome dos nomes na Lista de Endereços Global (GAL). Para obter mais informações sobre a GAL, consulte a secção Por que motivo não é possível alterar o formato de nome de alguns contactos? abaixo.

Nota: O procedimento seguinte requer um reinício do Outlook para que as alterações entrem em vigor.

  1. No Outlook, no menu Ferramentas , clique em Definições da Conta.

  2. No separador Livros de Endereços , na lista Nome , clique em Livro de Endereços do Outlook e, em seguida, clique em Alterar.

    Os livros de endereços são apresentados no separador Livros de Endereços

  3. Em Livros de Endereços do Outlook, clique no livro de endereços para o qual pretende alterar o formato de apresentação de contactos. Por exemplo, clique em Contactos: Pastas Pessoais ou Contactos: Caixa de Correio – Nome da caixa de correio.

  4. Em Mostrar nomes por, clique em Ficheiro Como (Smith, João).

    Escolher um formato de nome para as entradas do livro de endereços

  5. Clique em Fechar duas vezes.

  6. Feche e reinicie o Outlook.

  7. Para verificar a alteração do formato, no Outlook, no menu Ferramentas , clique em Opções.

  8. No separador Preferência , em Contacto e Notas, clique em Opções de Contacto.

  9. Na caixa Opções de Contacto , efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Verifique Último, Primeiro na lista de encomendas predefinida "Ficheiro Como" .

    • Na lista de encomendas Predefinida "Ficheiro Como", clique em Último, Primeiro.

  10. Clique duas vezes em OK.

Alterar contactos individuais para apelido, formato de nome próprio

Depois de alterar o formato de nome dos contactos existentes no Livro de Endereços do Outlook, a alteração aplica-se às entradas futuras que criar. No entanto, ocasionalmente, nem todos os seus contactos são atualizados com a alteração de formato. Nestes casos, tem de alterar o formato de cada contacto.

  1. Em Contactos, faça duplo clique num contacto que não seja apresentado no formato de apelido, nome próprio.

  2. No contacto aberto, na caixa Ficheiro como na secção superior esquerda, clique no nome no apelido, formato do nome próprio. Por exemplo, clique em Diogo, João.

    Lista Arquivar Como num contacto

  3. No separador Contacto , no grupo Ações , clique em Guardar e Fechar.

  4. Repita para cada contacto não apresentado no formato de nome correto.

Notas: 

  • Num cartão de contacto, o Nome a Apresentar para endereços de e-mail é o nome apresentado nas linhas Para, Cc e Bcc de uma mensagem de e-mail e também no Livro de Endereços quando procura um contacto. O Nome a Apresentar é criado com base na forma como escreve o nome do contacto na caixa Nome Completo .

  • Nomes da empresa na caixa Empresa que começa com A aparece automaticamente por baixo da palavra seguinte no nome. Por exemplo, A Empresa de Telefones aparece como Companhia Telefónica, A.

Por que motivo o formato de nome de alguns contactos não pode ser alterado?

Os contactos apresentados na sua pasta Outlook 2007 Contactos compõem o conteúdo do Livro de Endereços do Outlook. Também pode criar e atribuir nomes a outras pastas de Contactos e, em cada uma destas pastas, pode alterar o formato do nome. No entanto, não pode alterar o formato de apresentação dos nomes na Lista de Endereços Global (GAL) do Microsoft Exchange. O formato dos nomes na GAL é definido pelo administrador da sua organização.

  • Lista de Endereços Global (GAL)     Para apresentar este livro de endereços, tem de utilizar uma conta Microsoft Exchange Server. A GAL contém os nomes e endereços de e-mail de todas as pessoas na sua organização. A GAL é configurada automaticamente com uma conta do Exchange. O administrador do Exchange ou administrador de rede cria e mantém a GAL. A GAL também pode conter endereços de e-mail para contactos externos, listas de distribuição, salas de conferência e equipamento.

  • Livro de Endereços do Outlook     Este livro de endereços não requer que utilize uma conta do Exchange. O Livro de Endereços do Outlook é criado automaticamente e contém os contactos na sua pasta de Contactos predefinida que lista endereços de e-mail ou números de fax. Estes contactos são apresentados na caixa de diálogo Livro de Endereços quando clica em Contactos na lista Livro de Endereços .

    Se criar pastas de contactos adicionais, pode definir as propriedades de cada pasta para incluir os contactos como parte do Livro de Endereços do Outlook.

Também pode alterar o formato de nome de outros livros de endereços que criar no Outlook. Para obter mais informações, consulte Adicionar ou remover um livro de endereços.

Para ver todos os livros de endereços disponíveis, clique em Livro de Endereços na barra de ferramentas e, em seguida, clique na seta abaixo de Livros de Endereços.

Lista de Livros de Endereços

Cada uma das suas pastas de Contactos está listada na lista Livros de Endereços.

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