Se tiver muitos contactos, a sua lista de contactos pode ser um pouco difícil. Alterar a forma como os seus contactos são ordenados pode ajudá-lo a encontrar quem precisa.

Para ordenar os seus contactos, faça o seguinte:

  1. Clique em Pessoas.

    Clique em Pessoas

  2. Clique em Home > Current View > List.

  3. Clique no título de coluna que pretende ordenar. Por exemplo, para mostrar os seus contactos alfabeticamente pelo apelido, clique em Ficheiro Como.

    Clique no cabeçalho de coluna onde ordenar

Sugestão: Se tiver atribuído contactos a categoriasde cores diferentes, pode clicar no cabeçalho da coluna Categorias para ordenar desta forma.

Para encontrar um contacto específico, utilize a funcionalidade Procurar Contactos.

Alterar o formato dos seus nomes de contacto

Os seus contactos podem não estar todos formatados da mesma forma, o que pode significar que não aparecem como esperado quando ordena com a coluna Ficheiro Como. Por exemplo, alguns podem ser arquivados como Nome Próprio, Apelido enquanto outros podem ser arquivados como Apelido, Nome próprio. Se os seus contactos não estiverem a ser ordenados da forma que pretende, experimente o seguinte:

  1. Clique em Ficheiro > Definições de Conta > Definições de Conta.

    Clique em Ficheiro > Definições de Conta > Definições de Conta

  2. No separador Livros de Endereços, escolha o livro de endereços cujo formato de nome pretende alterar e, em seguida, clique em Alterar.

    Clique no livro de endereços que pretende e, em seguida, clique em Alterar.

  3. Em Mostrar nomes por, escolha Ficheiro Como (Silva, João).

Nota: Se o seu e-mail estiver num servidor Exchange, pode alterar o formato de nome dos seus contactos na lista de contactos principal do Outlook e em todas as pastas de contactos que criar, mas não pode alterar o formato de nome das pessoas na Lista de Endereços Global (GAL). Este livro de endereços é configurado automaticamente e gerido por um administrador.

Alterar o formato dos nomes de contacto individuais

Depois de ordenar a sua lista de contactos através da coluna Ficheiro Como, um ou dois contactos podem continuar a não ser apresentados da forma que pretende. Para alterar a forma como um contacto individual é formatado, faça o seguinte:

  1. Faça duplo clique no contacto que pretende alterar.

  2. Na caixa à direita de Arquivar como, clique na seta para baixo e escolha o formato que pretende. Por exemplo, se estiver a tentar que o João Clarkson seja arquivado com o formato Apelido, Nome próprio, escolha Clarkson, João na lista.

    Clique na caixa à direita de Arquivar Como, selecione o formato que pretende.

    Sugestão: Se não vir o formato certo, pode escrever o nome na caixa Ficheiro como utilizando o formato que pretende.

  3. Clique em Guardar e Fechar.

Se quiser que a sua Lista de contactos seja ordenada pelos apelidos dos seus contactos, tem de alterar o formato de apresentação para apelido, formato do nome próprio. Depois de alterar o formato de apresentação, poderá ter de alterar individualmente os contactos que não foram atualizados com a alteração do formato.

Alterar para apelido, formato do nome próprio

Pode alterar o formato de nome dos contactos na pasta principal do Microsoft Outlook contactos ou em quaisquer pastas de contactos que criar. Estas pastas estão listadas na lista de Livro de Endereços do Outlook. No entanto, não pode alterar o formato de nome dos nomes na Lista de Endereços Global (GAL). Para obter mais informações sobre a GAL, consulte a secção Por que motivo não é possível alterar o formato de nome de alguns contactos? abaixo.

  1. Clique no separador Ficheiro.

  2. Clique em Definições da Conta e, em seguida, clique em Definições da Conta.

    Definições da Conta na vista Backstage

  3. No separador Livros de Endereços, na lista Nome, clique em Livro de Outlook endereços e,em seguida, clique em Alterar.

  4. Em Outlook de Endereços, clique no livro de endereços para o onde pretende alterar o formato de apresentação do contacto. Por exemplo, clique em Contactos: Caixa de Correio – Nome da caixa de correio.

  5. Em Mostrar nomes por, clique em Ficheiro Como (Silva, João).

  6. Clique em Fechar nas caixas de Outlook Endereços da Microsoft e caixas Definições conta.

  7. Saia e reinicie Outlook.

Alterar o formato de contactos individuais para apelido, nome próprio

Depois de alterar o formato de nome dos contactos existentes no Livro de Outlook, a alteração aplica-se a futuras entradas que criar. No entanto, ocasionalmente nem todos os seus contactos são atualizados com a alteração do formato. Nestes casos, tem de alterar o formato de cada contacto.

  1. Em Contactos, faça duplo clique num contacto que não aparece no formato de apelido, nome próprio.

  2. No contacto aberto, na caixa Arquivar como, clique no nome no formato apelido, nome próprio. Por exemplo, clique em Silva, João.

  3. No separador Contacto, no grupo Ações, clique em Guardar e & Fechar.

  4. Repita para cada contacto que não seja apresentado no formato de nome correto.

Notas: 

  • Num cartão de contacto, o Nome a Apresentar dos endereços de e-mail é o nome apresentado nas linhas Para,Cce Bcc de uma mensagem de e-mail e também no Livro de Endereços quando procura um contacto. O Nome a Apresentar é criado com base na forma como escreve o nome do contacto na caixa Nome Completo.

  • Nomes de empresas na caixa Empresa que começa por A aparecem automaticamente por baixo da palavra seguinte no nome. Por exemplo, A Telefone Empresa aparece como Telefone Empresa, a.

Por que motivo não é possível alterar o formato de nome de alguns contactos?

Os contactos apresentados na Outlook Contactos formam os conteúdos da Livro de Endereços do Outlook. Também pode criar e nomear outras pastas de Contactos e, em cada uma destas pastas, pode alterar o formato do nome. No entanto, não pode alterar o formato de apresentação dos nomes na Lista Microsoft Exchange Server de Endereços Global (GAL). O formato dos nomes na GAL é definido pelo administrador da sua organização.

  • Lista de Endereços Global (GAL)     Para apresentar este livro de endereços, tem de utilizar uma Microsoft Exchange Server conta. A GAL contém os nomes e endereços de e-mail de todas as pessoas na sua organização. A GAL é configurada automaticamente com uma Exchange conta. O Exchange de rede ou administrador de rede cria e mantém a GAL. A GAL também pode conter endereços de e-mail para contactos externos, listas de distribuição, salas de conferência e equipamento.

  • Livro de Endereços do Outlook     Este livro de endereços não necessita que utilize uma Exchange endereço. A Outlook de Endereços da Empresa é criada automaticamente e contém os contactos na sua pasta de Contactos predefinida que lista os endereços de e-mail ou números de fax. Estes contactos são apresentados na caixa de diálogo Livro de Endereços quando clica em Contactos na lista Livro de Endereços.

    Se criar pastas de contactos adicionais, pode definir as propriedades de cada pasta para incluir os contactos como parte do Livro de Outlook de Endereços.

Também pode alterar o formato do nome de outros livros de endereços criados no Outlook. Para obter mais informações, consulte Adicionar ou remover um livro de endereços.

Para ver todos os livros de endereços disponíveis, clique em Livro de Endereços na barra de ferramentas e, em seguida, clique na seta para baixo na lista Livro de Endereços.

Cada uma das suas pastas de Contactos é listada na lista Livros de Endereços.

Se quiser que a sua Lista de contactos seja ordenada pelos apelidos dos seus contactos, tem de alterar o formato de apresentação para apelido, formato do nome próprio. Depois de alterar o formato de apresentação, poderá ter de alterar individualmente os contactos que não foram atualizados com a alteração do formato.

Alterar para apelido, formato do nome próprio

Pode alterar o formato de nome dos contactos na pasta Microsoft Office Outlook 2007 contactos ou em quaisquer pastas de contactos que criar. Estas pastas estão listadas na lista de Livro de Endereços do Outlook. No entanto, não pode alterar o formato de nome dos nomes na Lista de Endereços Global (GAL). Para obter mais informações sobre a GAL, consulte a secção Por que motivo não é possível alterar o formato de nome de alguns contactos? abaixo.

Nota: O procedimento seguinte requer um reinício de Outlook que as alterações entrem em vigor.

  1. No Outlook, no menu Ferramentas, clique em Conta Definições.

  2. No separador Livros de Endereços, na lista Nome, clique em Livro de Outlook endereços e,em seguida, clique em Alterar.

    Os livros de endereços são apresentados no separador Livros de Endereços

  3. Em Outlook de Endereços, clique no livro de endereços para o onde pretende alterar o formato de apresentação do contacto. Por exemplo, clique em Contactos: Pastas Pessoais ouContactos: Caixa de Correio – Nome da Caixa de Correio.

  4. Em Mostrar nomes por, clique em Ficheiro Como (Silva, João).

    Escolher um formato de nome para as entradas do livro de endereços

  5. Clique duas vezes em Fechar.

  6. Feche e reinicie o Outlook.

  7. Para verificar a alteração de formato, no Outlook, no menu Ferramentas, clique em Opções.

  8. No separador Preferência, em Contacto e Notas,clique em Opções de Contacto.

  9. Na caixa Opções de Contacto, eis um dos seguintes procedimentos:

    • Verificar Em Último, Primeiro na lista de encomendas predefinida "Ficheiro Como".

    • Na lista de encomendas Predefinida "Ficheiro Como", clique em Último, Primeiro.

  10. Clique duas vezes em OK.

Alterar o formato de contactos individuais para apelido, nome próprio

Depois de alterar o formato de nome dos contactos existentes no Livro de Outlook, a alteração aplica-se a futuras entradas que criar. No entanto, ocasionalmente nem todos os seus contactos são atualizados com a alteração do formato. Nestes casos, tem de alterar o formato de cada contacto.

  1. Em Contactos, faça duplo clique num contacto que não aparece no formato de apelido, nome próprio.

  2. No contacto aberto, na caixa Arquivar como na secção no canto superior esquerdo, clique no nome no formato de apelido e no formato de nome próprio. Por exemplo, clique em Silva, João.

    Lista Arquivar Como num contacto

  3. No separador Contacto, no grupo Ações, clique em Guardar e Fechar.

  4. Repita para cada contacto que não seja apresentado no formato de nome correto.

Notas: 

  • Num cartão de contacto, o Nome a Apresentar dos endereços de e-mail é o nome apresentado nas linhas Para,Cce Bcc de uma mensagem de e-mail e também no Livro de Endereços quando procura um contacto. O Nome a Apresentar é criado com base na forma como escreve o nome do contacto na caixa Nome Completo.

  • Nomes de empresas na caixa Empresa que começa por A aparecem automaticamente por baixo da palavra seguinte no nome. Por exemplo, A Telefone Empresa aparece como Telefone Empresa, a.

Por que motivo não é possível alterar o formato de nome de alguns contactos?

Os contactos apresentados na sua Outlook 2007 Contactos formam os conteúdos da Livro de Endereços do Outlook. Também pode criar e nomear outras pastas de Contactos e, em cada uma destas pastas, pode alterar o formato do nome. No entanto, não pode alterar o formato de apresentação dos nomes na Lista de Endereços Exchange Global (GAL). O formato dos nomes na GAL é definido pelo administrador da sua organização.

  • Lista de Endereços Global (GAL)     Para apresentar este livro de endereços, tem de utilizar uma Microsoft Exchange Server conta. A GAL contém os nomes e endereços de e-mail de todas as pessoas na sua organização. A GAL é configurada automaticamente com uma Exchange conta. O Exchange de rede ou administrador de rede cria e mantém a GAL. A GAL também pode conter endereços de e-mail para contactos externos, listas de distribuição, salas de conferência e equipamento.

  • Livro de Endereços do Outlook     Este livro de endereços não necessita que utilize uma Exchange endereço. A Outlook de Endereços da Empresa é criada automaticamente e contém os contactos na sua pasta de Contactos predefinida que lista os endereços de e-mail ou números de fax. Estes contactos são apresentados na caixa de diálogo Livro de Endereços quando clica em Contactos na lista Livro de Endereços.

    Se criar pastas de contactos adicionais, pode definir as propriedades de cada pasta para incluir os contactos como parte do Livro de Outlook de Endereços.

Também pode alterar o formato do nome de outros livros de endereços criados no Outlook. Para obter mais informações, consulte Adicionar ou remover um livro de endereços.

Para ver todos os livros de endereços disponíveis, clique em Livro de Endereços na barra de ferramentas e, em seguida, clique na seta abaixo de Livros de Endereços.

Lista de Livros de Endereços

Cada uma das suas pastas de Contactos é listada na lista Livros de Endereços.

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