Pode aplicar etiquetas de retenção a ficheiros em SharePoint e OneDrive, individual ou coletivamente.
As etiquetas que vê foram personalizadas pela sua organização. Se tiver dúvidas sobre a etiqueta a aplicar, contacte o suporte técnico ou o departamento de TI.
Aplicar uma etiqueta de retenção a um item
No OneDrive ou numa biblioteca de SharePoint, pode aplicar uma etiqueta de retenção a um ficheiro, por exemplo, um documentoMicrosoft 365 criado em Word, PowerPoint, Excel ou um bloco de notasOneNote. Também pode etiquetar ficheiros que não são do Office, por exemplo, um documento PDF ou um ficheiro de imagem. SharePointitens de listatambém podem ser etiquetados.
Também pode aplicar uma etiqueta a uma biblioteca ou pasta. Quando etiqueta uma biblioteca ou pasta, essa etiqueta de retenção é aplicada por predefinição a ficheiros sem etiqueta nessa pasta. Saiba mais sobre as etiquetas predefinidas do SharePoint.
Aplicar uma etiqueta no OneDrive ou no SharePoint
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Selecione o item.
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No canto superior direito, selecione Abrir o painel de detalhes
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Em Aplicar etiqueta, selecione Escolher uma etiqueta para abrir a lista de opções.
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Selecione a etiqueta de retenção adequada para o seu documento. (Para saber mais sobre as diferenças entre as etiquetas, pode apontar para cada uma delas para ver uma descrição e o respetivo período de retenção.)
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Se for apresentada uma opção Guardar , selecione-a.
Definir uma etiqueta de retenção predefinida para uma biblioteca de documentos do SharePoint
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Abra a biblioteca de documentos.
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Junto ao canto superior direito da janela, selecione o ícone Definições:
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Selecione Definições da biblioteca.
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Na página Definições , em Permissões e Gestão, selecione Aplicar etiqueta aos itens nesta lista ou biblioteca.
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Na página Aplicar Etiqueta , selecione a caixa pendente e, em seguida, selecione a etiqueta que pretende aplicar.
A etiqueta que selecionar será aplicada automaticamente a todos os novos ficheiros adicionados à biblioteca de documentos a partir de agora.
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Opcional: para aplicar automaticamente a etiqueta a todos os ficheiros atualmente na biblioteca de documentos, selecione Aplicar etiqueta a itens existentes na biblioteca.
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Selecione Guardar.
Nota: As etiquetas de retenção podem ser substituídas ao nível do ficheiro. Por outras palavras, depois de definir uma etiqueta predefinida para uma biblioteca, ainda pode atribuir uma etiqueta alternativa a um item ou itens individuais na biblioteca, se necessário.
Criar uma vista que contenha etiquetas de retenção
No SharePoint (e no Teams, mas não OneDrive ), pode criar uma vista da biblioteca que contém a coluna Etiquetas ou Item é uma coluna Registo. Esta vista permite-lhe ver rapidamente as etiquetas de retenção atribuídas a todos os itens e que itens são registos. No entanto, tenha em atenção que não pode filtrar a vista por Item é uma coluna Registo. Eis como criar uma vista deste tipo.
Comece por tornar a coluna Etiqueta de Retenção visível:
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Na parte superior de qualquer coluna, selecione a seta para baixo
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No painel Editar colunas da vista , selecione a caixa para Etiqueta de retenção.
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Quando tiver terminado, selecione Aplicar.
Se quiser, pode guardar a vista para acesso rápido mais tarde:
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Na extremidade direita da barra de comandos, selecione Ver opções > Vista guardar como:
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Atribua um nome à vista.
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Selecione se pretende que a vista seja pública, para que outras pessoas vejam.
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Selecione Guardar.
Algumas ações não são permitidas para itens etiquetados
Quando um item tem uma etiqueta de retenção, algumas ações não são permitidas, consoante as definições escolhidas pelo seu administrador.
Se vir uma mensagem no SharePoint a indicar que não consegue editar um item etiquetado, é porque foi etiquetado como um registo. Poderá editar este item se o desbloquear pela primeira vez. Consulte a secção seguinte para obter instruções.
Bloquear ou desbloquear um registo
Algumas etiquetas de retenção têm a capacidade de "bloquear" um item porque é um registo que tem de ser preservado. Isto impede que o item seja eliminado, por exemplo. Para coisas como contratos, esta é uma medida importante de conservação de registos. No entanto, poderá conseguir desbloquear itens para que possam ser revistos ou atualizados com uma nova versão.
Nota: Se pode bloquear ou desbloquear um item é determinado pelas definições sob o controlo dos administradores, incluindo a configuração da etiqueta, a configuração do site e se tem permissões de "Contribuir".
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Na biblioteca ou lista, selecione o item que pretende bloquear ou desbloquear.
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Junto ao canto superior direito da janela, selecione Abrir o painel de detalhes:
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No painel Detalhes , em Estado do registo, selecione Bloqueado.
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É apresentado um controlo de alternar junto ao nome da definição. Clique no botão de alternar para mudar de Bloqueado para Desbloqueado ou vice-versa.
Assim que o item estiver desbloqueado, pode editá-lo. Quando terminar de editar, também pode bloquear o item novamente ao seguir os passos acima e voltar a alternar o estado do Registo para Bloqueado.
Importante: Se o administrador tiver desativado o controlo de versões e o registo começar como desbloqueado, poderá bloquear o item, mas não poderá desbloqueá-lo novamente. Por outras palavras, para este cenário, é uma ação unidirecional em vez de um botão de alternar.
Consulte Também
Para administradores: compare as restrições relativamente às ações permitidas ou bloqueadas
