Depois de concluir um projeto, é provável que já não precise de acesso imediato ao mesmo e poderá querer o ocultar para não ser apresentado no Centro de Projetos e nas vistas de A Minha Tarefa dos membros de equipa. Arquivá-los e ocultar projetos concluídos reduz a distração nestas vistas e ajuda a impedir que os utilizadores fazem alterações a projetos que já não estão ativos.
Existe um método "padrão" para arquivar projetos de forma eficaz utilizando o Microsoft Project Server 2010. Se esse método não cumprir as suas necessidades, existem alguns métodos alternativos que podem adequar-se melhor à sua organização. Este artigo abrange estes métodos, bem como as melhores práticas para o arquivo a longo prazo.
Neste artigo
Arquive um projeto utilizando o método padrão
O método padrão para arquivar um projeto é um processo com vários passos:
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Passo 1: Anular a publicação de todas as tarefas do projeto
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Passo 2: deslige as atualizações na tarefa de resumo do projeto
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Passo 3: Configurar um grupo de segurança para utilizadores que não sejam administradores
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Passo 4: Configurar uma categoria de segurança arquivo
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Passo 5: arquive o site de equipa do projeto
Estes passos são efetuados pelo gestor de projetos e pelo administrador, conforme é notado em cada uma das secções seguintes.
Passo 1: Anular a publicação de todas as tarefas do projeto
Se o projeto já tiver sido publicado para os membros da equipa e pretender remover o projeto e as respetiva tarefas das vistas, o gestor de projetos terá de anular a publicação de todas as tarefas do projeto que está a arquivar. O gestor de projetos pode iniciar este processo no Microsoft Project Web App, mas o processo de anular publicação real é efetivo no Microsoft Project Professional 2010.
Nota: Anular a publicação de uma tarefa não remove os trabalhos aceites e aplicados do projeto. No entanto, qualquer histórico de aprovação de atualização associado a uma tarefa é eliminado.
Para anular a publicação de todas as tarefas do projeto:
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Na Iniciação Rápida, em Projetos, clique em Centro de Projetos.
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Clique no nome do projeto que está a arquivar na coluna Nome do Projeto.
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No separador Tarefa, no grupo Projeto, clique na seta no botão Editar e, em seguida, clique em No Project Professional.
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No Project Professional 2010, desloque-se para a coluna da direita na parte da tabela da vista Gráfico Gantt, clique no cabeçalho Adicionar Nova Coluna e, em seguida, clique em Publicar. Se a vista Gráfico Gantt já tiver a coluna Publicar apresentada, ignorar este passo.
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Na coluna Publicar para cada tarefa no projeto, clique em Não.
Sugestão: Para acelerar este processo em projetos maiores, defina a primeira tarefa para Não. Em seguida, clique na alça no canto inferior direito da célula e arraste-a para copiar os conteúdos da célula na coluna Publicar.
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No separador Ficheiro , clique em Publicar.
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Assim que o projeto for publicado, feche e verifique o projeto.
Passo 2: deslige as atualizações na tarefa de resumo do projeto
Em seguida, o gestor de projetos poderá ter de desligá-lo na tarefa de resumo do projeto, para que não seja possível fazer relatórios da mesma.
Para desligá-los na tarefa de resumo do projeto:
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Na Iniciação Rápida, em Projetos, clique em Centro de Projetos.
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Clique no nome do projeto que está a arquivar na coluna Nome do Projeto.
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No separador Opções , no grupo Mostrar /Ocultar, selecione a caixa de verificação Tarefa de Resumo do Projeto.
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No separador Opções, no grupo Tarefas, clique em Fechar para Atualizações.
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Na secção Selecionar Tarefas , selecione a caixa de verificação da tarefa de resumo do projeto (O ID é 0) e, em seguida, clique em Publicar.
Passo 3: Configurar um grupo de segurança para utilizadores que não sejam administradores
Assim que o gestor de projetos preparar o projeto para o arquivo, o administrador cria um grupo de segurança que contém todos os utilizadores exceto os administradores.
Para criar um grupo de segurança para utilizadores que não sejam administradores:
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Na Iniciação Rápida, em Definições, clique em Definições do Servidor.
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Na página Definições do Servidor , em Segurança, clique em Gerir Grupos.
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Clique em Novo Grupo.
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Na secção Informações do Grupo, escreva Todos os Utilizadores que não Administração Grupo na caixa Nome do Grupo.
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Na secção Utilizadores, na caixa Utilizadores Disponíveis, selecione os nomes de todos os utilizadores que não são administradores e, em seguida, clique em Adicionar para movê-los para a caixa Utilizadores Selecionados.
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Clique em Guardar.
Passo 4: Configurar uma categoria de segurança arquivo
Assim que o administrador tiver criado o grupo Todos os Administração Utilizadores Não Administração, o passo seguinte é criar uma categoria de segurança Arquivo. Durante este processo, o administrador escolhe os projetos a arquivá-los ao incluí-los nesta categoria.
Para criar uma categoria de segurança de Arquivo:
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Na Iniciação Rápida, em Definições, clique em Definições do Servidor.
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Na página Definições do Servidor , em Segurança, clique em Gerir Categorias.
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Na página Gerir Categorias , clique em Nova Categoria.
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Na secção Nome e Descrição , escreva Arquivo na caixa Nome da Categoria.
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Na secção Utilizadores e Grupos, em Utilizadores e Grupos Disponíveis, clique em Todos os Utilizadores Que Não Administração e, em seguida, clique em Adicionar para mover o grupo para a caixa Utilizadores e Grupos com Permissões.
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Em Permissões para Todos os Utilizadores Administração (Grupo), selecione a caixa de verificação Negar para todas as permissões.
Sugestão: Selecione a caixa de verificação Negar para cada nó de permissão de nível superior (Project e Recurso) para negar todas as permissões com um dél de cima abaixo de cada nó.
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Na secção Projetos , selecione Apenas os projetos indicados e, em seguida, clique no nome do projeto que está a arquivar na caixa Projetos Disponíveis .
Nota: Certifique-se de que NÃO seleciona nenhuma das caixas de verificação listadas em Aplicar as permissões de segurança do Project acima a todos os projetos onde. Ao fazê-lo, poderá criar problemas de permissões noutros projetos e recursos.
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Clique em Adicionar para mover o projeto para a caixa Projetos Selecionados .
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Clique em Guardar.
Passo 5: arquive o site de equipa do projeto
Muitos projetos utilizam o site de equipa do projeto associado para reunir informações que complementem a agenda do projeto. Poderá querer certificar-se de que estas informações também são arquivadas. Microsoft SharePoint Server 2010 ativa a cópia de segurança ao nível do site. Para obter mais informações sobre como o administrador conclui este passo, consulte Exportar um site, lista ou biblioteca de documentos (SharePoint Server 2010).
Assim que a instalação do site for ergueda, o administrador poderá eliminá-lo.
Para eliminar um site de equipa do projeto:
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Na Iniciação Rápida, em Definições, clique em Definições do Servidor.
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Na página Definições do Servidor , em Políticas Operacionais, clique em Sites de Projetos.
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Clique na linha que contém o site de equipa do projeto a que endostou uma segurança e, em seguida , clique em Eliminar Site.
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Clique em OK para confirmar a eliminação.
Arquive um projeto utilizando um método alternativo
O método padrão de arquivo é minucioso e permite a recuperação, caso seja necessário. No entanto, o arquivo extenso nem sempre é o que uma organização precisa. Por vezes, ocultar projetos concluídos da vista ou guardar um projeto localmente é o suficiente para cumprir os seus requisitos de arquivo.
Se o método padrão de arquivo não se adequar às suas necessidades, eis algumas alternativas:
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Ocultar o projeto no Centro de Projetos Se apenas quiser ocultar projetos concluídos no Centro de Projetos, pode adicionar um sinalizador Arquivo à página Detalhes do Projeto e, em seguida, filtrar uma vista do Centro de Projetos para apresentar apenas os projetos em que o sinalizador Arquivo está definido como Não.
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Remover o projeto da base de dados Rascunho Outra opção é certificar-se de que o projeto tem uma versão de segurança da base de dados de Arquivo e, em seguida, eliminar o projeto das bases de dados Rascunho, Publicado e Relatório. Se precisar de dados do projeto arquivado mais tarde, utilize a opção Restauro Administrativo na página Definições do Servidor para voltar a inseri-la na base de dados Rascunho e, em seguida, volte a escrever o projeto.
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Guarde o Projeto como um . Ficheiro MPP Se pretender remover completamente o projeto do Project Server, outra opção é abrir o projeto a partir do Project Server através do Project Professional 2010 e, em seguida, guardar o projeto como um ficheiro MPP. Para obter mais informações, consulte a secção intitulada "Guardar o projeto localmente", em Guardar um projeto. Recomendamos que guarde o projeto com todos os dados de campo personalizados para que o ficheiro MPP se isole das alterações adicionais efe feitas aos campos personalizados no Project Server. Depois de ter guardado e efe vezes efe vezes uma conta de ficheiro como um ficheiro MPP, este poderá ser eliminado do Project Server. Se precisar de recuperar o projeto mais tarde, pode abrir o ficheiro MPP no Project Professional 2010 quando estiver ligado ao Project Server e, em seguida, guardar o projeto no servidor.
Nota: Este método irá quebrar todas as ligações de risco, problemas e entregas entre o projeto e o respetivo site de equipa de projeto no Project Server.
Melhores práticas para arquivo a longo prazo
De vez em quando, o formato de ficheiro MPP do projeto, os esquemas da base de dados de conteúdo do Project Server e os esquemas de site do SharePoint podem ser alterados para refletir novas funcionalidades. Isto pode afetar a retrocompatibilidade na medida em que um projeto guardado como um ficheiro MPP, uma cópia de segurança antiga de uma base de dados de conteúdo do Project Server ou uma cópia de segurança do site de equipa do projeto podem não ser imediatamente usáveis.
Uma prática recomendada é incluir sempre os seus conteúdos arquivados no seu planeamento de atualização. Isto reduz o tempo de recuperação de um projeto antigo que poderá necessitar de vários passos de atualização de outra forma.
