Os IDs de documentos podem ajudar na gestão de documentos ou registos. Ative o serviço ID do Documento para num site para adicionar um ID de Documento a cada ficheiro no site.
Neste artigo
Descrição geral
Os IDs de Documento ajudam-no a gerir os seus documentos ao disponibilizarem uma forma fácil de controlo de itens, independentemente da localização dos mesmos. Por exemplo, se um contrato legal for movido de uma biblioteca de documentos num site para uma biblioteca de documentos noutro site, o contrato será fácil de localizar com base no ID do Documento. Os IDs do documento são atribuídos automaticamente aos documentos carregados e este ID seguirá o item ao longo de todo o ciclo de vida. Os IDs de Documento também podem ser atribuídos a Conjuntos de Documentos.
Quando o serviço ID do Documento é ativado pela primeira vez, os novos documentos na coleção de sites serão automaticamente atribuídos novos IDs. Está agendada uma tarefa de temporizador para atribuir IDs a documentos já existentes na coleção de sites.
Além disso, quando o serviço está ativado, é adicionada automaticamente uma nova coluna aos tipos de conteúdo Documento e Conjunto de Documentos. A coluna ID do Documento apresenta o ID atribuído a um item.
Antes de utilizar a funcionalidade ID do Documento no seu sistema de gestão de conteúdos, primeiro tem de ativá-la para cada coleção de sites onde os seus documentos estão localizados.
Mover ficheiros com um ID de Documento
No SharePoint o ID do Documento é normalmente movido com o ficheiro. No entanto, quando o site de destino não tiver o serviço ID do Documento ativado, o documento deixará de ter um ID do Documento.
Para Servidor SharePoint a única forma de manter um ID do Documento dentro dos sites é utilizar a página administrativa Conteúdo do Site e Estrutura nas Definições do Site ao mover documentos.
Copiar ficheiros com um ID de Documento
Quando é criada uma cópia de um ficheiro, é criado um novo ID do Documento para a cópia. Por exemplo, um ficheiro transferido de um site e carregado para outro é uma cópia. No entanto, quando o site de destino não tiver o serviço ID do Documento ativado, a cópia não terá um ID do Documento.
Ativar e configurar IDs de Documento
Para utilizar primeiro IDs de Documentos para controlar documentos ou registos, tem de seguir um processo de dois passos:
Ativar a funcionalidade ID do Documento da coleção de sites
Nota: Para ativar a funcionalidade ID do Documento, tem de ser um administrador de coleções de sites.
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Aceda à coleção de sites de nível superior.
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Selecione Definições e, em seguida, selecione Definições do site.
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Em Administração da Coleção de Sites, selecione Funcionalidades da coleção de sites.
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Junto a Serviço de ID do Documento , selecione Ativar. É apresentada uma etiqueta Ativa junto ao item e a funcionalidade é ativada para a coleção de sites atual.
Ativar e configurar a utilização de IDs de Documento numa coleção de sites
Quando ativar a funcionalidade ID do Documento para uma determinada coleção de sites, todos os documentos na coleção de sites serão automaticamente atribuídos a um ID do Documento. Tenha em atenção que, dependendo do número de documentos existentes na sua coleção de sites, este processo pode demorar algum tempo.
Nota: Para ativar e configurar a funcionalidade ID do Documento, tem de ser um administrador da coleção de sites.
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Aceda à coleção de sites de nível superior.
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Selecione Definições e, em seguida, selecione Definições do site.
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Em Administração da Coleção de Sites, selecione Definições do ID do Documento.
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Na página Definições do ID do Documento , na secção Atribuir IDs de Documento , certifique-se de que existe uma marca de verificação na caixa de verificação Atribuir IDs de Documento.
Nota: Quando ativa a atribuição de IDs de Documentos para o primeiro numa coleção de sites, é apresentada uma mensagem: a configuração da funcionalidade ID do Documento está agendada para ser concluída por um processo automatizado. Isto significa que uma tarefa de temporizador é responsável por concluir a atribuição dos IDs do Documento a todos os documentos na coleção de sites. A duração do processo depende do número de documentos existentes na coleção de sites.
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Para definir uma cadeia personalizada de carateres ou números que são automaticamente acrescentados ao início de cada ID do Documento, introduza a cadeia em Iniciar IDs com os seguintes carateres.
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Selecione a caixa de verificação Repor todos os IDs de Documento…, se quiser adicionar automaticamente o prefixo a todos os IDs de Documento existentes na sua coleção de sites.
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Na secção Âmbito de Pesquisa do ID do Documento , selecione o(s) site(s) a utilizar como âmbito de pesquisa de ID.
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Selecione OK.
Nota: Conforme mencionado acima, quando o serviço ID do Documento está ativado para uma determinada coleção de sites, é adicionada uma coluna aos tipos de conteúdo Documento e Conjunto de Documentos como o nível de coleção de sites. A coluna ID do Documento é utilizada para apresentar o ID atribuído a um item.
