Os IDs de Documento podem ajudar com a gestão de documentos ou registos. Ative o serviço ID do Documento num site para adicionar um ID de Documento a cada ficheiro no site.
Neste artigo
Descrição geral
Os IDs de Documento ajudam-no a gerir os seus documentos ao disponibilizarem uma forma fácil de controlo de itens, independentemente da localização dos mesmos. Por exemplo, se um contrato legal for movido de uma biblioteca de documentos num site para uma biblioteca de documentos noutro site, seria fácil localizar o contrato com base no ID do Documento. Os IDs de Documento são atribuídos automaticamente a documentos carregados e este ID irá seguir o item durante todo o ciclo de vida. Os IDs de Documento também podem ser atribuídos a Conjuntos de Documentos.
Quando o serviço ID do Documento é ativado pela primeira vez, os novos documentos na coleção de site serão atribuídos automaticamente novos IDs. Está agendada uma tarefa de temporador para atribuir IDs a documentos que já se encontrarem na coleção de site.
Além disso, quando o serviço está ativado, é adicionada automaticamente uma nova coluna aos tipos de conteúdo Documento e Conjunto de Documentos. A coluna ID do Documento apresenta o ID atribuído a um item.
Antes de utilizar a funcionalidade ID do Documento no seu sistema de gestão de conteúdos, tem de a ativar primeiro para cada coleção de site em que os seus documentos estão localizados.
Mover ficheiros com um ID do Documento
Normalmente SharePoint ID do Documento é movido com o ficheiro. No entanto, quando o site de destino não tiver o serviço ID do Documento ativado, o documento deixará de ter um ID do Documento.
Por Servidor SharePoint a única forma de manter um ID de Documento nos sites é utilizar a página administrativa Estrutura e Conteúdo do Site no Site Definições ao mover documentos.
Copiar ficheiros com um ID do Documento
Quando é criada uma cópia de um ficheiro, é criado um novo ID do Documento para a cópia. Por exemplo, um ficheiro transferido de um site e carregado para outro é uma cópia. No entanto, quando o site de destino não tiver o serviço ID de Documento ativado, a cópia não terá um ID do Documento.
Ativar e configurar IDs de Documento
Para utilizar primeiro os IDs de Documento para controlar documentos ou registos, tem de seguir um processo de dois passos:
Ativar a funcionalidade ID do Documento da coleção de sites
Nota: Para ativar a funcionalidade ID do Documento, tem de ser administrador de coleções de site.
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Vá para a coleção de site de nível superior.
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Clique em Ações do Site e, em seguida, clique em Definições.
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Em Administração de Coleções de Sites, clique em Funcionalidades da Coleção de Sites.
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Junto do Serviço ID do Documento, clique em Ativar. É apresentado um ícone de ativação junto do item e a funcionalidade é ativada para a coleção de sites atual.
Ativar e configurar a utilização de IDs de Documento numa coleção de site
Quando ativa a funcionalidade ID do Documento para uma coleção de site, todos os documentos na coleção de site serão atribuídos automaticamente a um ID do Documento. Tenha em atenção que, dependendo do número de documentos existentes na sua coleção de site, este processo pode demorar algum tempo.
Nota: Para ativar e configurar a funcionalidade ID do Documento, tem de ser administrador de coleções de site.
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Vá para a coleção de site de nível superior.
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Clique em Ações do Site e, em seguida, clique em Definições.
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Em Administração de Coleções de Sites, clique em Definições de ID do Documento.
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Na página Definições de ID do Documento, na secção Atribuir IDs de Documento, certifique-se de que existe uma marca de verificação na caixa de verificação Atribuir IDsde Documento , .
Nota: Quando ativa a atribuição de IDs de Documento para o primeiro numa coleção de site, é exibida uma mensagem: A configuração da funcionalidade ID do Documento está agendada para ser concluída por um processo automatizado. Isto significa que uma tarefa de temporador é responsável por concluir a atribuição dos IDs de Documento a todos os documentos na coleção de site. A duração do processo depende do número de documentos existentes na coleção de sites.
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Para definir uma cadeia de carateres ou números personalizada que é acrescentada automaticamente ao início de cada ID do Documento, introduza a cadeia Inicie os IDs com…
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Selecione a caixa de verificação Repor todos os IDs de Documento…, se quiser adicionar automaticamente o prefixo a todos os IDs de Documento existentes na sua coleção de sites.
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Nas secções Âmbito da Pesquisa de ID do Documento, selecione os site(s) a utilizar como o âmbito de pesquisa de ID.
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Clique em OK.
Nota: Conforme mencionado acima, quando o serviço ID do Documento está ativado para qualquer coleção de site, é adicionada uma coluna aos tipos de conteúdo Documento e Conjunto de Documentos como nível de coleção de site. A coluna ID do Documento é utilizada para apresentar o ID atribuído a um item.
