No ecossistema do Microsoft 365, os Grupos, o SharePoint e o Teams são três entidades essenciais que podem ajudá-lo a colaborar e comunicar de forma mais eficaz com a sua equipa.
Os grupos são um serviço que lhe permite reunir pessoas, conversações e conteúdos num único local. Permite-lhe criar uma área de trabalho partilhada para a sua equipa, onde pode partilhar ficheiros, coordenar tarefas e ter debates.
O SharePoint é uma plataforma de gestão de documentos e colaboração baseada na Web que lhe permite armazenar, organizar e partilhar ficheiros com a sua equipa. Pode criar bibliotecas de documentos, listas e páginas Web que sejam acessíveis à sua equipa a partir de qualquer dispositivo.
O Teams é uma plataforma de colaboração baseada em chat que lhe permite ter conversações, partilhar ficheiros e colaborar em projetos com a sua equipa em tempo real. Integra-se noutras ferramentas da Microsoft, como o SharePoint e o OneNote, para que possa aceder a todos os seus ficheiros e notas num único local.
Estas três entidades trabalham em conjunto para proporcionar uma experiência de colaboração totalmente integrada para a sua equipa. Os grupos podem ser utilizados para criar equipas e coordenar tarefas, enquanto o SharePoint pode ser utilizado para armazenar e organizar ficheiros relacionados com o trabalho da equipa. O Teams pode ser utilizado para ter conversações baseadas em chat, partilhar ficheiros e trabalhar em projetos em conjunto em tempo real.
Como é que estes serviços funcionam em conjunto?
Os grupos, o SharePoint e o Teams trabalham em conjunto de forma totalmente integrada para fornecer um conjunto avançado de ferramentas de colaboração que podem ajudar a sua equipa a trabalhar de forma mais eficiente. Seguem-se algumas das formas como estes serviços funcionam em conjunto:
Grupos e SharePoint
Os grupos e o SharePoint estão totalmente integrados e pode utilizá-los em conjunto para colaborar de forma mais eficaz com a sua equipa. Quando cria um Grupo, o SharePoint cria automaticamente um site sharePoint correspondente que está ligado ao Grupo. Este site pode ser utilizado para armazenar e gerir ficheiros relacionados com o trabalho do Grupo.
Pode adicionar bibliotecas de documentos, listas e páginas do SharePoint ao site sharePoint do Grupo, o que as tornará acessíveis a todos os membros do Grupo. Também pode utilizar permissões do SharePoint para controlar quem pode ver, editar e eliminar ficheiros e pode utilizar o controlo de versões para controlar as alterações aos ficheiros ao longo do tempo.
O SharePoint também se integra com o Microsoft Teams, permitindo-lhe aceder ao seu site do SharePoint diretamente a partir do Teams. Isto significa que pode partilhar ficheiros do SharePoint diretamente no Teams e pode colaborar em ficheiros com a sua equipa em tempo real.
Equipas e Grupos
O Microsoft Teams foi concebido para trabalhar em estreita colaboração com grupos, o que significa que pode utilizar o Teams para colaborar com os membros de um Grupo.
Quando cria uma nova Equipa, tem a opção de criar um Grupo correspondente. Isto permite-lhe ter conversações baseadas em chat com os membros da sua equipa, partilhar ficheiros e colaborar nos mesmos em tempo real. O Teams também se integra com outras ferramentas da Microsoft, como o OneNote e o SharePoint, para que possa aceder a todos os seus ficheiros e notas num único local.
Quando cria um novo Canal no Teams, este cria uma nova pasta no site do SharePoint do Grupo correspondente. Isto significa que todos os ficheiros e conversações relacionados com esse Canal serão armazenados nessa pasta, facilitando a organização e gestão do seu trabalho
Teams e SharePoint
Quando cria uma nova Equipa, esta cria automaticamente um site sharePoint correspondente que está ligado à Equipa.
Pode utilizar o SharePoint para armazenar e gerir ficheiros relacionados com o trabalho da sua Equipa e pode partilhar esses ficheiros diretamente no Teams. Também pode utilizar permissões do SharePoint para controlar quem pode ver, editar e eliminar ficheiros e pode utilizar o controlo de versões para controlar as alterações aos ficheiros ao longo do tempo.
Quando cria um novo Canal no Teams, este cria uma nova pasta no site sharePoint correspondente. Isto significa que todos os ficheiros e conversações relacionados com esse Canal serão armazenados nessa pasta, facilitando a organização e gestão do seu trabalho.
Mantenha-se seguro enquanto colabora em Grupos, SharePoint e Teams
Para garantir uma colaboração segura ao utilizar Grupos, SharePoint e Teams
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Configure a autenticação multifator (MFA), que adiciona uma camada adicional de segurança.
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Defina permissões claras para os utilizadores garantirem que os dados confidenciais só estão acessíveis aos utilizadores autorizados.
Para restringir e monitorizar o acesso externo e o acesso de convidado, pode utilizar vários controlos. Estes incluem a ativação da partilha externa a diferentes níveis, a utilização de políticas de acesso condicional para restringir o acesso, a utilização de revisões de acesso do Azure Active Directory para rever regularmente o acesso de utilizadores externos, configurar o registo de auditoria para monitorizar a atividade de utilizadores externos e permitir etiquetas de confidencialidade para classificar conteúdo confidencial.
Ao utilizar estes controlos, os clientes podem garantir que os utilizadores externos apenas têm acesso adequado a sites e documentos do SharePoint e que qualquer comportamento suspeito é detetado e resolvido rapidamente.
