Como criar uma sondagem FindTime

FindTime é um add-in do Outlook para agendar reuniões. O organizador pode enviar várias opções de tempo através do FindTime e minimizar os e-mails de ida e volta no agendamento.

Para agendar uma reunião em Outlook com o FindTime:

  1. Crie um novo e-mail ou selecione um e-mail para responder.

  2. Listar as pessoas necessárias para a reunião em To e participantes opcionais no Cc. 

  3. No separador Casa selecione Responder com sondagem de reunião.

    Resposta > FindTime com a votação de reunião

  4. Selecione as definições de reunião:

    Duração da reunião findTime

    • Duração: Selecione uma duração da lista.

      • Selecione 8 horas para uma reunião de um dia inteiro.

      • Selecione Custom no menu de entrega de tempo para definir o seu tempo. A duração máxima é de 23 horas 59 minutos.

    • Horário de trabalho: Verifique para limitar os horários de reunião sugeridos apenas dias e horas de trabalho.

      Nota: As horas de trabalho utilizadas por padrão são recuperadas das definições do seu organizador e falham-nas nas definições de Troca. Falham entre as 8:00 e as 17:00 se não forem encontradas definições.

    • Fuso horário: Selecione o menu de dropdown do fuso horário para alterar o fuso horário da reunião.

      Notas: 

      • O fuso horário utilizado é recuperado das definições do seu organizador, mas pode selecionar um novo da lista.

      • O horário de verão é tomado em consideração e as reuniões após a switch anual mostram a hora correta

  5. FindTime analisa os horários dos participantes (se disponível) e sugere horários de reunião adequados.

    Nota: O FindTime utiliza a sua conta de negóciosMicrosoft 365 para aceder ao seu calendário e aos calendários dos participantes na sua organização para determinar a disponibilidade. Os calendários que não estejam associados a uma conta Microsoft 365 não são suportados.

    Use os links para classificar as opções de reunião.

    Datas findTime Disponibilidade e tempo.

    • Disponibilidade: Lista as melhores opções (horários em que todos os participantes de reunião necessários são gratuitos) primeiro. Os fatores utilizados para determinar as melhores opções incluem quantos participantes são gratuitos, quantos participantes necessários vs. participantes opcionais são gratuitos, se os participantes em conflito têm compromissos provisórios ou ocupados no seu calendário.

    • Tempo: Lista as opções cronologicamente.

      Nota: Pode percorrer os dias e meses utilizando as setas. Os dias disponíveis são sublinhados a verde. O verde mais escuro indica dias com mais opções e verde e vermelho mais claro indica mais conflitos. Os dias de fim de semana estão marcados disponíveis se as horas de trabalho não forem selecionadas.

    • Os ícones das pessoas mostram se os participantes do encontro são necessários e a sua disponibilidade.

      Chave de ícones de pessoas

      • Sublinhado: Obrigatório

      • Verde: Disponível

      • Amarelo: Pode estar ocupado

      • Vermelho: Ocupado

      • Cinza: Desconhecido

    • Pode utilizar os ícones para aceder a mais informações.

      • Selecione Ícone de estado de convites para abrir a bandeja de estado do participante.

      • Pairar sobre cada ícone de cada pessoa ou para ver as suas informações de disponibilidade.

      • Selecione Ícone Calendário para ver o seu calendário.

  6. Selecione alguns horários de reunião adequados.

    • A caixa de tempo muda para azul quando selecionada.

    • Pode selecionar um máximo de 20 vezes.

      Opções de reunião selecionadas

  7. Selecione Seguinte.

  8. Entre no local da reunião.

    • As reuniões online são ativadas por padrão. Selecione a caixa de verificação de reunião on-line para desativá-la. 


      Uma imagem do painel de sondagens da Nova Reunião
      Quando o Encontro Online for selecionado, o FindTime marcará uma reunião deSkype para Empresas ouMicrosoft Teams. O FindTime utilizará o que for definido pela sua organização como o canal de reunião online predefinido. 

      Nota: Se guardar uma definição deSkype para Empresas no seu painel de instrumentos, o FindTime utilizará isso em vez de Microsoft Teams. Se pretender utilizarMicrosoft Teams, elimine a definição deSkype para Empresas no seu painel de instrumentos.

  9. Selecione as definições de pesquisa e altere as opções ON/OFF.

    • Notifique-me sobre as atualizações das sondagens:Receberá um e-mail sempre que um participante votar. A mensagem inclui o estado atual da votação e uma opção para agendar.

    • Agendar quando os participantes chegarem a um consenso: Um evento de calendário é automaticamente agendado se todos os participantes necessários votaram a favor de uma opção de tempo específica. Se várias opções estiverem disponíveis, a opção mais antiga será agendada.

    • Mantenha os horários selecionados no meu calendário:Um evento provisório é colocado no seu calendário para cada opção de cada vez que propõe. Todos os porões são removidos quando a reunião está marcada ou a votação é cancelada.

    • Lock poll para os participantes: Os participantes não poderão sugerir novos tempos ou editar outros participantes.

    • Exigir que os participantes verifiquem a sua identidade: Para ajudar a prevenir o voto anónimo, os participantes serão obrigados a autenticar antes de votar.

    Nota: Pode ainda eliminar os tempos de reunião selecionados neste ponto selecionando X na lista de horários selecionados.

  10. Selecione Inserir para e-mail.

  11. O FindTime insere os tempos de reunião sugeridos no seu e-mail. Selecione Opções de Edição para alterar as definições de reunião, se necessário.

    Nota: Se esporá-lo e voltar a inserir os horários de reunião, tem de apagar manualmente o convite original.

  12. Selecione Enviar os convites da reunião e iniciar o processo de votação.

  13. Receberá um link direto para a página de votação para a sua reunião.

Precisa de mais ajuda?

Aumente os seus conhecimentos do Office
Explore as formações
Seja o primeiro a obter novas funcionalidades
Adira ao Office Insider

As informações foram úteis?

Obrigado pelos seus comentários!

Obrigado pelo seu feedback! Parece que poderá ser benéfico reencaminhá-lo para um dos nossos agentes de suporte do Office.

×