Como criar uma sondagem FindTime

FindTime é um complemento outlook para agendamento de reuniões. O organizador pode enviar várias opções de tempo através do FindTime e minimizar os e-mails de trás para a frente e para a frente no agendamento.

Para agendar uma reunião em Outlook com o FindTime:

  1. Crie um novo e-mail ou selecione um e-mail para responder.

  2. Listar as pessoas necessárias para a reunião em To e participantes opcionais no CC. 

  3. No separador Home selecione Resposta com sondagem de reunião.

    FindTime > Resposta com Sondagem de Reunião

  4. Selecione as

    definições de reunião: Duração da reunião FindTime

    • Duração: Selecione uma duração da lista.

      • Selecione 8 horas para uma reunião de um dia inteiro.

      • Selecione Custom no menu de dropdown de tempo para definir o seu próprio tempo. A duração máxima é de 23 horas 59 minutos.

    • Horário de trabalho: Verifique para limitar os horários de reunião sugeridos apenas aos dias e horas de trabalho.

      Nota: As horas de trabalho utilizadas por padrão são recuperadas das definições do organizador e falham estas definições de Troca. Estão em incumprimento das 8:00 às 17:00 se não forem encontradas definições.

    • Fusoo menu de paragem do fuso horário para alterar o fuso horário para a reunião.

      Notas: 

      • O fuso horário utilizado é recuperado das definições do seu organizador, mas pode selecionar um novo da lista.

      • O horário de verão é tomado em consideração e as reuniões após a mudança anual mostram o tempo correto

  5. FindTime analisa os horários dos participantes (se disponível) e sugere horários de reunião adequados.

    Nota: O FindTime utiliza a sua conta de negóciosOffice 365 para aceder ao seu calendário e aos calendários dos participantes na sua organização para determinar a disponibilidade. Calendários que não estejam associados a uma conta Office 365 não são suportados.

    Use os links para classificar as opções de reunião.

    Datas findTime Disponibilidade e Opções de Tempo.

    • Disponibilidade: Lista as melhores opções (momentos em que todos os participantes do encontro obrigatório são gratuitos) primeiro. Os fatores usados para determinar as melhores opções incluem quantos participantes são gratuitos, quantos participantes necessários vs. participantes opcionais são gratuitos, se os participantes em conflito têm compromissos provisórios ou ocupados no seu calendário.

    • Tempo: Lista as opções cronologicamente.

      Nota: Pode percorrer os dias e meses utilizando as setas. Os dias disponíveis são sublinhados em verde. O verde mais escuro indica dias com mais opções e verde e vermelho mais claro indica o maior número de conflitos. Os dias de fim de semana são marcados se o Horário de Trabalho não for selecionado.

    • Os ícones das pessoas mostram se os participantes do encontro são necessários e a sua disponibilidade.

      Chave de ícones de pessoas

      • Sublinhado: Obrigatório

      • Verde: Disponível

      • Amarelo: Pode estar ocupado

      • Vermelho: Ocupado

      • Cinza: Desconhecido

    • Pode utilizar os ícones para aceder a mais informações.

      • Selecione Convida o ícone do estado para abrir a bandeja de estado do participante.

      • Passe por cima de cada ícone de cada pessoa ou veja as suas informações de disponibilidade.

      • Selecione Ícone Calendário para ver o seu calendário.

  6. Selecione alguns horários de reunião adequados.

    • A caixa de tempo muda para azul quando selecionada.

    • Pode selecionar um máximo de 20 vezes.

      Opções de reunião selecionadas

  7. Selecione Seguinte.

  8. Insira o local da reunião.

    • As reuniões online são ativadas por padrão. Selecione a caixa de verificação 'Meeting' online para desativá-la. 

      Uma imagem do painel da nova sondagem da reunião

      Quando a Reunião Online for selecionada, o FindTime agendará uma reuniãoSkype para Empresas ouMicrosoft Teams. O FindTime utilizará o que for definido pela sua organização como o canal de reunião online padrão. 

      Nota: Se guardou uma definiçãoSkype para Empresas no seu painel de instrumentos, o FindTime utilizará isso em vez de Microsoft Teams. Se pretender utilizarMicrosoft Teams, elimine a regulaçãoSkype para Empresas no seu painel de instrumentos.

  9. Selecione as definições de Pesquisa e alterne as opções ON/OFF.

    • Notifique-me sobre as atualizações das sondagens:Receberá um e-mail cada vez que um participante votar. A mensagem inclui o estado atual da sondagem e uma opção de agendar.

    • Agendaquando os participantes chegarem a um consenso: Um evento de calendário é automaticamente agendado se todos os participantes necessários tiverem votado a favor de uma opção de tempo específica. Se várias opções estiverem disponíveis, a opção mais antiga será agendada.

    • Mantenha os horários selecionados no meu calendário: Um evento entativo é colocado no seu calendário para cada opção de cada vez que você propõe. Todos os porões são removidos quando uma votação é agendada ou cancelada.

      Nota: Ainda pode eliminar os horários de reunião selecionados neste momento, selecionando X na lista de horários selecionados.

  10. Selecione Inserir para e-mail.

  11. FindTime insere os horários de reunião sugeridos no seu e-mail. Selecione Editar Opções para alterar as definições de reunião, se necessário.

    Nota: Se fizer alterações e voltar a inserir os horários de reunião, terá de apagar manualmente o convite original.

  12. Selecione Enviar para enviar os convites da reunião e iniciar o processo de votação.

  13. Receberá um link direto para a página de voto da sua reunião.

Nota:  Esta página foi traduzida automaticamente e pode conter erros gramaticais ou imprecisões. O nosso objetivo é que estes conteúdos lhe sejam úteis. Pode indicar-nos se estas informações foram úteis? Eis o artigo em inglês para sua referência.​

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