Configurar um Fluxo de Trabalho Automatizado Entre o Microsoft Forms e o Excel através do Power Automate

Introdução

Este guia irá guiá-lo ao longo do processo de configuração de um fluxo de trabalho automatizado entre o Microsoft Forms e o Excel com o Power Automate. O fluxo de trabalho pode adicionar automaticamente os Forms dados de respostas ao ficheiro do Excel predefinido.

Pré-requisitos

Antes de começar, certifique-se de que tem o seguinte:

• Uma conta do Microsoft 365 com acesso ao Microsoft Forms e ao Excel (Consulte a descrição do serviço Microsoft 365)

• Acesso ao Power Automate (Verifique o licenciamento do Power Automate para licenças propagadas do Power Automate para a conta do Microsoft 365)

Guia Passo a Passo

1. Criar o seu formulário Microsoft

Para começar, precisará de um Formulário microsoft que recolha os dados que pretende automatizar. Siga estes passos:

• Inicie sessão na sua conta do Microsoft 365 e navegue para Microsoft Forms.

• Crie um formulário e crie o seu formulário ao adicionar perguntas e configurar conforme necessário.

2. Configurar a sua folha de cálculo do Excel

Em seguida, prepare uma folha de cálculo do Excel para armazenar os dados recolhidos a partir do seu formulário:

• Abra o Excel e crie um novo livro ou utilize um livro existente.

• Label the columns to match the fields in your Microsoft Form. Por exemplo, se o seu formulário recolher nomes e endereços de e-mail, as colunas poderão ter a etiqueta "Nome" e "Email".

• Guarde o livro no OneDrive ou sharePoint para que possa ser acedido pelo Power Automate.

Se já tiver um ficheiro do Excel ligado ao Formulário (através de "Abrir resultado no Excel" a partir Forms página de resultados), as colunas serão criadas automaticamente. Pode ajustar as colunas conforme necessário.

3. Criar um Novo Fluxo no Power Automate

Agora, irá criar um fluxo no Power Automate para ligar o formulário à sua folha de cálculo do Excel:

• Abrir e iniciar sessão no Power Automate

• e clique em "Criar" no menu esquerdo.

• Selecione "Fluxo de cloud automatizado" e atribua um nome ao fluxo (por exemplo, "Formulário para a Automatização do Excel").

• Em "Escolher o acionador do fluxo", procure e selecione "Microsoft Forms".

• Selecione "Quando uma nova resposta é submetida" como o acionador.

4. Configurar o Acionador

Em seguida, irá configurar o acionador para especificar que respostas de formulário devem acionar o fluxo:

• Na lista pendente, selecione o formulário cujos dados pretende automatizar. Se o formulário não for apresentado, cole o ID do formulário a partir do URL do formulário para adicionar o formulário.

• Clique em "Novo passo" para continuar.

5. Adicionar uma Ação para Obter Respostas de Formulário

Depois de configurar o acionador, adicione uma ação para obter as respostas do formulário:

• Procure "Microsoft Forms" e selecione "Obter detalhes da resposta".

• Selecione o seu formulário na lista pendente.

• No campo "ID de Resposta", selecione "ID de Resposta" na caixa de conteúdo dinâmico.

6. Adicionar uma Ação para Preencher a Folha de Cálculo do Excel

Agora, vai configurar uma ação para escrever as respostas do formulário na sua folha de cálculo do Excel:

• Clique em "Novo passo" e procure "Excel Online (Empresas)".

• Selecione "Adicionar uma linha a uma tabela".

• Selecione a localização do seu ficheiro do Excel (OneDrive ou SharePoint), selecione a biblioteca de documentos e navegue para o ficheiro que criou anteriormente.

• Selecione a tabela na sua folha de cálculo onde pretende inserir os dados do formulário.

• Mapeie os campos do formulário para as colunas na tabela do Excel ao selecionar conteúdo dinâmico para cada coluna.

• Guarde o fluxo.

7. Testar o Fluxo

Antes de finalizar, é fundamental testar o fluxo para garantir que funciona corretamente:

• Submeta uma resposta de teste ao seu Formulário Microsoft.

• Navegue para o Power Automate e verifique o histórico de fluxos para ver se foi executado com êxito.

• Abra o ficheiro do Excel para verificar se os dados foram registados com precisão.

Sugestões de Resolução de Problemas

Se tiver problemas, considere estes passos de resolução de problemas:

• Certifique-se de que todas as ligações (Microsoft Forms, Excel e Power Automate) são autenticadas e têm as permissões necessárias.

• Verifique novamente se a sua tabela do Excel foi formatada como uma tabela (utilize "Formatar como Tabela" no Excel).

• Reveja o mapeamento de conteúdo dinâmico para garantir que todos os campos estão corretamente alinhados.

• Certifique-se de que o ficheiro do Excel não tem uma ligação de sincronização de dados adicional para evitar dados duplicados.