Saber quem está disponível para trabalhar no seu projeto pode tornar-se um desafio quando está a trabalhar em vários projetos.
Se atribuir as mesmas pessoas a vários projetos ou utilizar recursos partilhados no seu projeto, ajuda a combinar toda a informação de recursos num único ficheiro central chamado agrupamento de recursos. O conjunto de recursos também é útil para identificar conflitos de atribuição e alocação de tempo para cada projeto.
Criar uma piscina de recursos
Nota: Se utilizar o Project Professional e existirem recursos no conjunto de recursos empresariais da sua organização, não precisa de criar outro conjunto de recursos. Consulte o Conjunto de Recursos da empresa para obter mais informações.
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Open Project, clique no separador de recursos > do Projeto Em Branco.
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Clique na seta ao lado do Team Planner e clique na Folha de Recursos.
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Clique em Adicionar Recursos e importe informações de recursos existentes.
Para escrever informações de novas pessoas, clique em Recursos de Trabalho e adicione Nome de Recursos e detalhes.
Nota: Se estiver a utilizar o Project Professional com Project Server, terá acesso aos recursos da empresa. Para saber mais sobre as versões do Projeto, consulte Project Version Compare. A lista de recursos da empresa é geralmente gerida por um administrador, e cada gestor de projeto pode adicionar destes recursos aos seus projetos.
Depois de criar um conjunto de recursos partilhados, a informação para cada projeto partilhado vem deste conjunto de recursos, e todas as informações como atribuições, taxas de custo e disponibilidade estão nesta localização central.
Use a piscina de recursos
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Abra o projeto de piscina de recursos.
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Abra o seu projeto que partilhará recursos a partir da piscina e clique em Resource > Resource Pool > Share Resources.
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Clique em Utilizar os recursos, e na caixa De, clique no projeto de pool de recursos que abriu no passo 1.
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Clique em Pool tem precedência se quiser informações no conjunto de recursos para anular qualquer informação conflituosa do seu projeto (sharer).
Ou
Clique em Sharer tem precedência se quiser que informações no seu projeto sobreponvamam qualquer informação conflituosa do conjunto de recursos.
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Clique em OK.
Agora pode usar os recursos para o seu projeto. Quaisquer recursos no seu projeto são automaticamente adicionados à piscina.
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Para ver a lista de recursos partilhados, clique em Task> Gantt Chart > Resource Sheet.
Trabalhar com informações de utilização de recursos
Pode visualizar e atualizar o ficheiro do pool de recursos do seu projeto atual (ficheiro partilhante ). É uma boa prática atualizar e visualizar periodicamente os recursos para obter as últimas informações sobre alocações e o seu impacto nos seus projetos.
Nota: Para editar diretamente um ficheiro de pool de recursos, necessitará de acesso de leitura/escrita a esse ficheiro. Caso contrário, só pode ver o uso de recursos e fazer alterações nos recursos do seu projeto.
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Abra o seu projeto ficheiro partilhante.
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Na caixa que aparece, clique em Abrir o conjunto de recursos para ver atribuições em todos os ficheiros do partilhador. Isto abre o conjunto de recursos como um ficheiro apenas de leitura.
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Para ver atribuições em projetos que partilham o conjunto de recursos, clique em Task > Gantt Chart > Resource Usage.
Sugestão: Os nomes de recursos que aparecem no vermelho indicam recurso sobre a atribuição.
Pode atualizar com novos recursos, atualizar o total programado e a informação de trabalho. Saiba mais sobre a atribuição de pessoas a tarefas.
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Depois de escorôr quaisquer atualizações, clique em Resource > Resource Pool > Update Resource Pool.
Sugestão: Se o Update Resource Pool não estiver disponível no seu projeto, poderá ter aberto o ficheiro de pool de recursos no modo de leitura/escrita. Feche e reabra o conjunto de recursos em modo de leitura.
Pare de partilhar recursos
Se o seu projeto partilhar recursos de um conjunto de recursos ou de outro ficheiro do projeto, pode desligá-lo desse outro ficheiro. Os recursos com atribuições no seu ficheiro do projeto permanecem no projeto após o ficheiro ser desligado do conjunto de recursos ou de outro ficheiro do projeto, mas os outros recursos do conjunto de recursos ou outro ficheiro já não estão disponíveis.
Nota: Normalmente, não pretende que as tarefas sejam mantidas dentro do agrupamento de recursos depois de desligar o ficheiro partilhante. No entanto, as atribuições serão mantidas se desligar o ficheiro do seu partilhador do conjunto de recursos quando o conjunto de recursos não estiver aberto, ou se não guardar o conjunto de recursos depois de desligar o ficheiro do partilhador. Para remover as atribuições retidas do pool, desligue o ficheiro do sharer dentro do ficheiro do pool de recursos, e todas as informações de atribuição de tarefas são eliminadas do conjunto de recursos sem afetar o ficheiro do anterior partilhador. Se já houver restos de tarefas no seu conjunto de recursos, volte a ligar o ficheiro do partilha ao conjunto de recursos e desligue-o novamente.
Desligue o ficheiro de partilha ativa do seu conjunto de recursos
Pode desligar o ficheiro de projeto ativo do conjunto de recursos ou de outro ficheiro com o qual está ligado e partilhar recursos.
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Abra o conjunto de recursos que contém os recursos que está a partilhar.
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Na caixa de diálogo Open Resource Pool, clique em Abrir a leitura/escrita do conjunto de recursos para que possa alterar a informação do recurso. Tenha em mente que abrir a piscina com permissão de leitura/escrita impede que outros atualem a piscina com novas informações.
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Abra o seu projeto.
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Escolha recursos > Recursos > Recursos de partilha.
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Clique em Utilizar recursos própriose, em seguida, clique em OK.
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Guarde ambos os ficheiros do projeto.
Saiba mais sobre piscinas de recursos
Um conjunto de recursos facilita a administração de pessoas ou equipamentos atribuídos a tarefas em mais do que um ficheiro de projeto. O conjunto de recursos centraliza a informação de recursos, tais como o nome do recurso, o calendário utilizado, as unidades de recursos e as tabelas de taxas de custo.
Cada projeto que utiliza recursos do conjunto de recursos é chamado de ficheiro partilhante.
Sugestão: Crie um novo ficheiro de projeto (separado) apenas para obter informações sobre recursos. Isto facilitar-lhe-á a gestão de informações de recursos e atribuições de tarefas entre os ficheiros do partilhador e o conjunto de recursos.
Antes de ser criado um conjunto de recursos, cada projeto contém a sua própria informação de recursos. Algumas destas informações podem sobrepor-se ou mesmo entrar em conflito com informações sobre os mesmos recursos utilizados noutros projetos.
Depois de ser criado um conjunto de recursos partilhados, a informação de recursos em cada projeto provém do conjunto de recursos únicos. As informações de atribuição, bem como as taxas de custo e disponibilidade para todos os recursos, residem numa localização central.
Também é mais fácil ver a overallocação de recursos causada por atribuições conflituosas em mais de um projeto.
Alguns próximos passos
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Você pode estar interessado em aprender sobre adicionar pessoas e atribuí-las a tarefas.
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Trabalhando em manter um grande projeto organizado? Tente criar um projeto principal para ligar vários projetos.
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Se já se questionou sobre o impacto da alocação de recursos no seu projeto, veja a secção sobre como as atribuições de recursos impulsionam o horário.
