O plano de ficheiros é o documento principal de planeamento de gestão de registos SharePoint. Embora os planos de ficheiros possam ser diferentes em todas as organizações, normalmente:
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Descreva os tipos de itens que a organização reconhece ser registos.
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Descreva a categoria de registos a que os itens pertencem.
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Indique onde os registos estão armazenados.
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Descreva os períodos de retenção dos registos.
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Delinear quem é responsável pela gestão dos vários tipos de registos.
Este artigo descreve os conteúdos de um plano de ficheiros e resume como criar um plano de ficheiros para a sua organização. O artigo também o direciona para uma folha de trabalho na qual pode gravar o plano de ficheiros.
Identificar tipos de registos
Determinar quais os documentos ativos na sua organização que podem ser declaraveis como registos requer a colaboração dos gestores de registos, conformidade, responsáveis pela conformidade e gestores de conteúdo. Tenha em atenção que, mesmo que a sua empresa não se depare com um setor altamente regulado, existem leis gerais que podem obrigar a sua empresa a manter registos. Juntamente com as leis empresariais gerais, tem de avaliar os requisitos legais específicos da sua empresa.
Está fora do âmbito deste artigo fornecer informações mais do que gerais sobre como determinar o que é um registo na sua organização. Muito provavelmente, a sua empresa já está a fazer alguma forma de gestão de registos e preencheu a maioria das funções de gestão de registos de que precisa e poderá já ter uma taxonomia de registos.
Geralmente, para determinar o que são registos na sua organização:
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Compreender as obrigações legais e as necessidades empresariais da sua empresa.
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Num esforço de colaboração nas divisões da sua organização, analise a forma como os documentos ativos são utilizados.
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Desenvolva uma lista dos tipos de documentos que deverão tornar-se registos. Por exemplo, pode determinar que o seguinte deve ser guardado como registos:
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Contratos para alugar espaço empresarial.
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Documentos relacionados com os benefícios dos funcionários.
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Documentos relacionados com a pesquisa e desenvolvimento de produtos.
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Categorize os registos. Os registos na mesma categoria costumam ter os mesmos períodos de retenção e podem necessitar de um tratamento semelhante de outras formas.
Grave as informações recolhidas. Grave o tipo de registo, a categoria à qual pertencem registos deste tipo e uma breve descrição do tipo de registo.
Segue-se uma tabela de exemplo para a sua lista:
|
Tipo de registo |
Categoria de registos |
Descrição |
|---|---|---|
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Planos de benefícios, planos de seguros, planos de responsabilidade |
Descrições dos Benefícios dos Funcionários |
Descrições de todos os planos de benefícios de funcionários. |
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Folha de horas de pagamentos, informações adicionais de folha de pagamentos |
Registos de Folha de Pagamentos |
Resumo das horas de trabalho, horas extraordinárias e salário pago. |
|
Faturas do fornecedor |
Faturas |
Registos dos bens ou serviços adquiridos aos fornecedores. |
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Inquéritos de produtos, questionários, manuais de formação, vídeos de formação |
Materiais de Formação |
Fornece formação interna ou externa. |
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Formulários de envio, relatórios de envio |
Registos de Envio |
Documenta o envio de materiais. |
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Comunicados de imprensa, artigos de jornal |
Comunicados de Imprensa |
Informações de relações públicas sobre produtos e serviços. |
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Folhas de contacto de emergência, formulários de inscrição de plano médico, currículos, relatórios de estado de benefícios |
Registos de Pessoal |
Registos dos históricos de emprego dos indivíduos e das ações de pessoal relacionadas. |
Concluir o plano de ficheiros
Após determinar que documentos devem ser mantidos como registos e após criar um conjunto de categorias de registos, conclua o seu plano de ficheiros fornecendo informações adicionais sobre cada tipo de registo. Indique o seguinte:
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Quanto tempo deve ser retido cada tipo de registo.
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Como os registos devem ser eliminados quando o período de retenção expirar.
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Quem é o gestor principal de registos deste tipo.
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Em que tipo de multimédia são registos deste tipo armazenados.
Segue-se um plano de ficheiro de exemplo completo:
|
Registos |
Descrição |
Multimédia |
Categoria de registos |
Retenção |
Disposition |
Contacto |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
Planos 401k |
Descrição do plano de benefícios do funcionário. |
Páginas Web |
Planos de Benefícios de Funcionários |
X anos |
nenhum |
Inundação Kathi |
|
Planos de seguro |
Descrição do plano de seguro de funcionário. |
Imprimir |
Planos de Benefícios de Funcionários |
X anos |
nenhum |
Reshma Patel |
|
Planos da Adriana |
Descrição do plano do funcionário. |
Imprimir |
Planos de Benefícios de Funcionários |
X anos |
nenhum |
Reshma Patel |
|
Folha de horas de pagamento |
Resumo das horas de trabalho, horas extraordinárias e salários pagos. |
Documentos eletrónicos |
Registos de Folha de Pagamentos |
X anos |
Destruir |
Reshma Patel |
|
Informações sobre folha de pagamentos suplementares |
Resumos de licença por doença, férias e outros itens de folha de pagamentos sem salário. |
Documentos eletrónicos |
Registos de Folha de Pagamentos |
X anos |
Destruir |
Reshma Patel |
|
Faturas do fornecedor |
Registos dos bens ou serviços adquiridos aos fornecedores. |
Imprimir |
Faturas |
X anos |
Destruir |
Eric Lang |
|
Inquéritos de produtos |
Inquérito de satisfação do cliente. |
Páginas Web |
Materiais do Inquérito |
X anos |
Arquivar |
Teresa Andrade |
|
Questionários |
Questionário para determinar os demográficos dos clientes. |
Imprimir |
Materiais do Inquérito |
X anos |
Arquivar |
Teresa Andrade |
|
Manuais de formação |
Copiar conteúdos de formação. |
Imprimir |
Materiais de Formação |
X anos |
Destruir |
Teresa Andrade |
|
Vídeos de formação |
Conteúdos de formação em vídeo. |
Vídeo |
Materiais de Formação |
X anos |
Destruir |
Teresa Andrade |
|
Formulários de envio |
Configuração dos envios de materiais |
Imprimir |
Materiais de Envio |
X anos |
Destruir |
Eric Lang |
|
Relatórios de envio |
Documentação do envio de materiais. |
Páginas de livro eletrónicas |
Materiais de Envio |
X anos |
Destruir |
Eric Lang |
|
Comunicados de imprensa |
Lançamentos sobre produtos e serviços. |
Documentos eletrónicos |
Informações de Relações Públicas |
X anos |
Arquivar |
Teresa Andrade |
|
Artigos de jornal |
Notícias sobre produtos e serviços. |
Imprimir |
Informações de Relações Públicas |
X anos |
Arquivar |
Teresa Andrade |
|
Folhas de contactos de emergência |
Informações do funcionário. |
Documentos eletrónicos |
Registos de Pessoal |
X anos |
Destruir |
Reshma Patel |
|
Formulários de inscrição em planos médicos |
Formulários de inscrever-se dos colaboradores nos planos de saúde. |
Documentos eletrónicos |
Registos de Pessoal |
X anos |
Destruir |
Reshma Patel |
|
Currículos |
Currículos recebidos. |
Mista |
Registos de Pessoal |
X anos |
Destruir |
Reshma Patel |
Nota: O exemplo anterior nesta secção é um exemplo. Não é uma recomendação de definições de planos de ficheiros em particular. Para reforçar que este é um exemplo e não uma recomendação de qualquer política de gestão de registos, não são fornecidos períodos de retenção.
