Criar uma nova base de dados

Este artigo aborda o processo básico de iniciação do Access e de criação de uma base de dados que será utilizada em computadores e não na Web. Explica como criar uma base de dados de ambiente de trabalho com um modelo e como criar uma base de dados de raiz com as suas próprias tabelas, relatórios e outros objetos de base de dados. Também explica algumas técnicas que podem ser utilizadas para colocar dados existentes na sua nova base de dados.

Neste artigo

Descrição Geral

A vista Microsoft Office Backstage é apresentada ao iniciar o Access pela primeira vez ou se fechar a base de dados sem fechar o Access.

A vista Backstage é um ponto de partida a partir do qual pode criar uma nova base de dados, abrir uma base de dados existente, ver conteúdos em destaque do Office.com  – tudo o que pode fazer com o Access a um ficheiro de base de dados ou fora de uma base de dados e não na base de dados.

Criar uma base de dados

Ao abrir o Access, a vista Backstage é apresentada no separador Novo. O separador Novo fornece várias formas de criar uma nova base de dados:

  • Uma base de dados em branco    Se quiser, pode começar de raiz. Esta é uma boa opção se tiver requisitos de estrutura específicos ou precisar de acomodar ou incorporar dados existentes.

  • Um modelo instalado com o Access    Considere utilizar um modelo se estiver a começar um novo projeto e quiser adiantar trabalho. O Access inclui vários modelos instalados por predefinição.

  • Um modelo de Office.com    Além dos modelos que vêm com o Access, você pode encontrar muitos mais modelos em Office.com. Nem precisa de abrir um navegador, os modelos estão disponíveis a partir do separador Novo.

Adicionar a uma base de dados

Quando estiver a trabalhar numa base de dados, pode adicionar campos, tabelas ou peças de aplicação.

As peças de aplicação são uma funcionalidade que lhe permite utilizar vários objetos relacionados com bases de dados em conjunto como se fossem apenas um. Por exemplo, uma peça de aplicação poderá consistir numa tabela e num formulário com base na tabela. Pode adicionar a tabela e o formulário ao mesmo tempo com uma peça de aplicação.

Também pode criar consultas, formulários, relatórios, macros – todos os objetos de bases de dados com os quais trabalha normalmente.

Criar uma base de dados através de um modelo

O Access inclui uma variedade de modelos que pode utilizar como estão ou como um ponto de partida. Um modelo é uma base de dados pronta a utilizar que contém todas as tabelas, consultas, formulários, macros e relatórios necessários para realizar uma tarefa específica. Por exemplo, existem modelos que pode utilizar para controlar problemas, gerir contactos ou manter um registo de despesas. Alguns modelos contêm alguns registos de exemplo para ajudar a demonstrar a sua utilização.

Se um destes modelos se adequar às suas necessidades, utilizá-lo é, geralmente, a forma mais rápida de começar a criar uma base de dados. No entanto, se quiser importar dados de outro programa para o Access, poderá optar por criar uma base de dados sem utilizar um modelo. Os modelos têm uma estrutura de dados já definida e poderá ser muito trabalhoso adaptar os seus dados existentes à estrutura do modelo.

  1. Se tiver uma base de dados aberta, no separador Ficheiro, clique em Fechar. A vista Backstage apresenta o separador Novo.

  2. Estão disponíveis vários conjuntos de modelos no separador Novo, alguns deles incorporados no Access. Pode transferir modelos adicionais do Office.com. Consulte a secção seguinte neste artigo para obter mais detalhes.

  3. Selecione o modelo que pretende utilizar.

  4. O acesso sugere um nome de ficheiro para a sua base de dados na caixa Nome de Ficheiros — pode alterar o nome do ficheiro, se assim o desejar. Para guardar a base de dados numa pasta diferente da apresentada abaixo da caixa de nomes do ficheiro, clique texto alternativo , navegue na pasta em que pretende guardá-la e, em seguida, clique em OK. Opcionalmente, pode criar e ligar a sua base de dados a um site do SharePoint.

  5. Clique em Criar.

    O Access cria uma base de dados a partir do modelo que selecionar e, em seguida, abre a base de dados. Para muitos modelos, é apresentado um formulário no qual pode começar a introduzir dados. Se o seu modelo tiver dados de exemplo, pode eliminar os registos ao clicar no seletor de registos (a barra ou caixa sombreada à esquerda do registo) e, em seguida, seguir o seguinte procedimento:

    No separador Base, no grupo Registos, clique em Eliminar. Imagem do botão

  6. Para começar a introduzir dados, clique na primeira célula vazia no formulário e comece a escrever. Utilize o Painel de Navegação para procurar outros formulários ou relatórios que queira utilizar. Alguns modelos incluem um formulário de navegação que lhe permite alternar entre diferentes objetos de base de dados.

Para obter mais informações sobre como trabalhar com modelos, consulte o artigo Utilizar um modelo para criar uma base de dados de ambiente de trabalho do Access.

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Criar uma base de dados sem utilizar um modelo

Se não quiser utilizar um modelo, pode criar uma base de dados ao criar a suas próprias tabelas, formulários, relatórios e outros objetos de base de dados. Na maioria dos casos, isto envolve uma ou ambas as seguintes opções:

  • Introduzir, colar ou importar dados para uma tabela criada ao começar uma nova base de dados e, em seguida, repetir o processo com novas tabelas criadas com o comando Tabela no separador Criar.

  • Importar dados de outras origens e criar novas tabelas durante o processo.

Criar uma base de dados em branco

  1. No separador Ficheiro, clique em Novo e, em seguida, em Base de Dados Em Branco.

  2. Escreva um nome de ficheiro na caixa Nome do Ficheiro. Para alterar a localização do ficheiro da predefinição, clique em Procurar uma localização para colocar a base de dados texto alternativo (junto à caixa Nome do Ficheiro), procure a nova localização e, em seguida, clique em OK.

  3. Clique em Criar.

    O Access cria a base de dados com uma tabela vazia com o nome Tabela1 e, em seguida, abre a Tabela1 na vista de Folha de Dados. O cursor é colocado na primeira célula vazia na coluna Clicar para Adicionar.

  4. Para adicionar dados, pode começar por escrever ou colar dados de outra origem, conforme descrito na secção Copiar dados de outra origem para uma tabela do Access.

O processo de introdução de dados na vista de Folha de Dados foi concebido para ser semelhante ao da folha de cálculo do Excel. A estrutura da tabela é criada à medida que introduz os dados. Ao adicionar uma nova coluna à folha de dados, é definido um novo campo na tabela. O Access define automaticamente o tipo de dados de todos os campos com base nos dados introduzidos.

Se não quiser introduzir dados na Tabela1 neste momento, clique em Fechar Imagem de botão . Se efetuou alterações à tabela, o Access irá pedir-lhe que guarde as alterações. Clique em Sim para guardar as suas alterações, em Não para as ignorar ou em Cancelar para manter a tabela aberta.

Sugestão:  O Access procura um ficheiro com o nome Em Branco.accdb na pasta localizada em (unidade de instalação):\Programas\Microsoft Office\Modelos\1033\Access\. Se existir, Blank.accdb é o modelo para todas as novas bases de dados em branco. Todos os conteúdos incluídos são herdados por todas as novas bases de dados em branco. Esta é uma boa forma de distribuir conteúdos predefinidos, como números de peças ou exclusões de responsabilidades e políticas da empresa.

Importante: Se fechar a Tabela1 sem guardar pelo menos uma vez, o Access elimina a tabela inteira, mesmo que tenha introduzido dados.

Adicionar uma tabela

Pode adicionar novas tabelas a uma base de dados existente com os comandos no grupo Tabelas, no separador Criar.

Imagem do Friso do Access

Criar uma tabela a partir da vista de Folha de Dados    Na vista de Folha de Dados, pode introduzir dados imediatamente e permitir que o Access crie a estrutura da tabela nos bastidores. Os nomes dos campos são atribuídos numericamente (Campo1, Campo2, etc.) e o Access define automaticamente o tipo de dados de todos os campos com base nos dados introduzidos.

  1. No separador Criar, no grupo Tabelas, clique em Tabela. imagem de botão

    O Access cria a tabela e seleciona a primeira célula vazia na coluna Clicar para Adicionar.

  2. No separador Campos, no grupo Adicionar e Eliminar, clique no tipo de campo que pretende adicionar. Se não vir o tipo pretendido, clique em Mais Campos Imagem do botão .

  3. O Access apresenta uma lista dos tipos de campo frequentemente utilizados. Clique no tipo de campo pretendido e o Access adicionará o novo campo à folha de dados no ponto de inserção.

    Pode mover o campo ao arrastá-lo. Ao arrastar um campo numa folha de dados, é apresentada uma barra de inserção vertical onde o campo será colocado.

  4. Para adicionar dados, comece a escrever na primeira célula vazia ou cole dados de outra origem, conforme descrito na secção Copiar dados de outra origem para uma tabela do Access.

  5. Para mudar o nome de uma coluna (campo), faça duplo clique no cabeçalho da coluna e, em seguida, escreva o novo nome.

    Deve dar um nome relevante a cada campo, para que saiba o que contém quando o vir no painel Lista de Campos.

  6. Para mover uma coluna, clique no respetivo cabeçalho e, em seguida, arraste a coluna para a localização pretendida. Também pode selecionar várias colunas contíguas e, em seguida, arrastá-las para uma nova localização todas ao mesmo tempo. Para selecionar várias colunas contíguas, clique no cabeçalho da primeira coluna e, em seguida, enquanto mantém premida a tecla Shift, clique no cabeçalho da última coluna.

Criar uma tabela a partir da vista de Estrutura    Na vista de Estrutura, primeiro precisa de criar a estrutura da tabela. Em seguida, pode mudar para a vista de Folha de Dados para introduzir dados ou introduzi-los através de outro método, como colar ou importar.

  1. No separador Criar, no grupo Tabelas, clique em Estrutura da Tabela. imagem de botão

  2. Para cada campo na sua tabela, escreva um nome na coluna Nome do Campo e, em seguida, selecione um tipo de dados da lista Tipo de Dados.

  3. Se quiser, pode escrever uma descrição para cada campo na coluna Descrição. A descrição será então apresentada na barra de estado quando o cursor estiver nesse campo na vista de Folha de Dados. A descrição também é utilizada como o texto da barra de estado para todos os controlos num formulário ou relatório criados ao arrastar o campo do painel Lista de Campos e para todos os controlos criados para esse campo ao utilizar o Assistente de Formulários ou Assistente de Relatórios.

  4. Depois de adicionar todos os seus campos, guarde a tabela:

    • No separador Ficheiro, clique em Guardar.

  5. Pode começar a introduzir dados na tabela em qualquer momento ao mudar para a vista de Folha de Dados e clicar na primeira célula vazia. Também pode colar dados de outra origem, conforme descrito na secção Copiar dados de outra origem para uma tabela do Access.

Definir as propriedades do campo na vista de Estrutura    Independentemente da forma como criou a sua tabela, recomendamos que examine e defina as propriedades do campo. Algumas propriedades estão disponíveis na vista de Folha de Dados, porém algumas propriedades apenas podem ser definidas na vista de Estrutura. Para mudar para a vista de Estrutura, clique com o botão direito do rato na tabela no Painel de Navegação e, em seguida, clique em Vista de Estrutura. Para ver as propriedades de um campo, clique no campo na grelha de estrutura. As propriedades são apresentadas abaixo da grelha de estrutura, em Propriedades do Campo.

Para ver uma descrição de cada propriedade do campo, clique na propriedade e leia a descrição na caixa junto à lista de propriedades em Propriedades do Campo. Pode obter informações mais detalhadas ao clicar no botão Ajuda.

A seguinte tabela descreve algumas das propriedades de campo que são frequentemente ajustadas.

Propriedade

Descrição

Tamanho do Campo

Para campos de texto, esta propriedade define o número máximo de carateres que podem ser armazenados no campo. O máximo é 255. Para os campos numéricos, esta propriedade define o tipo de número que será armazenado (Número Inteiro Longo, Duplo, etc.). Para um armazenamento de dados mais eficiente, recomenda-se que coloque o mínimo de espaço que acha que vai precisar para os dados. Pode aumentar o valor mais tarde, se precisar.

Formato

Esta propriedade define a forma como os dados são apresentados. Não afeta a forma como os dados reais estão armazenados no campo. Pode selecionar um formato predefinido ou introduzir um formato personalizado.

Máscara de Introdução

Utilize esta propriedade para especificar um padrão para todos os dados que serão introduzidos neste campo. Isto ajuda a garantir que todos os dados são introduzidos corretamente e que contêm o número de carateres obrigatório. Para obter ajuda sobre a criação de uma máscara de introdução, clique em Botão do Construtor à direita da caixa de propriedade.

Valor Predefinido

Utilize esta propriedade para especificar o valor predefinido que será apresentado neste campo sempre que um novo registo for adicionado. Por exemplo, se tiver um campo de Data/Hora no qual pretende registar sempre a data em que o registo foi adicionado, pode introduzir "Data()" (sem as aspas) como o valor predefinido.

Obrigatório

Esta propriedade define se um valor é obrigatório neste campo. Se definir esta propriedade para Sim, o Access não lhe permite adicionar um novo registo, a não ser que seja introduzido um valor neste campo.

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Copiar dados de outra origem para uma tabela do Access

Se os seus dados estiverem atualmente armazenados noutro programa, como o Excel, pode copiar e colar os mesmos numa tabela do Access. Geralmente, isto funciona melhor se os seus dados já estiverem separados em colunas, como numa folha de cálculo do Excel. Se os seus dados estiverem num programa de processamento de texto, recomendamos que separe as colunas de dados através de separadores ou que converta os dados numa tabela antes de os copiar. Se precisar de editar ou manipular os seus dados (por exemplo, separar nomes completos em nomes próprios e apelidos), recomenda-se que o faça antes de copiar os dados, especialmente se não estiver familiarizado com o Access.

Ao colar dados numa tabela vazia, o Access define o tipo de dados de cada campo consoante o tipo de dados que lá encontrar. Por exemplo, se um campo colado tiver apenas valores de data, o Access aplica o tipo de dados Data/Hora a esse campo. Se o campo colado tiver apenas as palavras "sim" e "não", o Access aplica o tipo de dados Sim/Não ao campo.

O Access atribui nomes aos campos consoante aquilo que encontra na primeira linha dos dados colados. Se a primeira linha dos dados colados tiver um tipo semelhante ao das linhas seguintes, o Access determina que a primeira linha faz parte dos dados e atribui nomes genéricos aos campos (F1, F2, etc.). Se a primeira linha de dados colados não for igual às linhas seguintes, o Access determina que a primeira linha consiste em nomes de campos. O Access atribui nomes aos campos em conformidade e não inclui a primeira linha nos dados.

Se o Access atribuir nomes genéricos aos campos, deve mudar o nome dos campos assim que for possível para evitar confusão. Utilize o seguinte procedimento:

  1. Prima Ctrl+G para guardar a tabela.

  2. Na vista de Folha de Dados, faça duplo clique no cabeçalho de cada coluna e, em seguida, introduza um nome de campo descritivo para cada coluna.

  3. Guarde a tabela novamente.

Nota: Também pode mudar o nome dos campos ao mudar para a vista de Estrutura e editar os nomes dos campos lá. Para mudar para a vista de Estrutura, clique com o botão direito do rato na tabela no Painel de Navegação e clique em Vista de Estrutura. Para voltar à vista de Folha de Dados, faça duplo clique na tabela no Painel de Navegação.

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Importar, anexar ou ligar a dados de outra origem

Poderá querer importar dados armazenados noutro programa para uma nova tabela ou acrescentá-los a uma tabela existente no Access. Também poderá trabalhar com pessoas que guardam os respetivos dados noutros programas e querer trabalhar com estes no Access ao ligar-se aos mesmos. De qualquer forma, o Access torna mais fácil trabalhar com dados de outras origens. Pode importar dados de uma folha de cálculo do Excel, de uma tabela noutra base de dados do Access, de uma lista do SharePoint ou de muitas outras origens. O processo utilizado é ligeiramente diferente consoante a origem, mas o seguinte procedimento irá ajudá-lo a começar.

  1. No Access, no separador Dados Externos, no grupo Importar e Ligar, clique no comando do tipo de ficheiro que vai importar.

    Grupo Importar e Ligar no separador Dados Externos

    Por exemplo, se importar dados de uma folha de cálculo do Excel, clique em Excel. Se não vir o tipo de programa de que precisa, clique em Mais.

    Nota: Se não conseguir encontrar o formato correto no grupo Importar e Ligar, poderá ter de iniciar o programa em que criou os dados originalmente e, em seguida, utilizar esse programa para guardar os dados num formato de ficheiro comum (como um ficheiro de texto delimitado) antes de poder importar esses dados para o Access.

  2. Na caixa de diálogo Obter Dados Externos, clique em Procurar para encontrar o ficheiro de dados de origem ou escreva o caminho completo do ficheiro de dados de origem na caixa Nome do ficheiro.

  3. Clique na opção pretendida (todos os programas permitem importar e alguns permitem acrescentar ou ligar) em Especifique como e onde pretende armazenar os dados na base de dados atual. Pode criar uma nova tabela que utilize os dados importados ou (com alguns programas) pode acrescentar os dados a uma tabela existente ou criar uma tabela ligada que mantém uma ligação para os dados no programa de origem.

  4. Se um assistente for iniciando, siga as instruções nas páginas seguintes do assistente. Na última página do assistente, clique em Concluir.

    Se importar objetos ou ligar tabelas de uma base de dados do Access, será apresentada a caixa de diálogo Importar Objetos ou Ligar Tabelas. Selecione os itens pretendidos e, em seguida, clique em OK.

    O processo exato varia consoante a sua opção: importar, acrescentar ou ligar os dados.

  5. O Access pergunta-lhe se quer guardar os detalhes da operação de importação que acabou de concluir. Se acredita que irá efetuar esta mesma operação de importação no futuro, clique em Guardar passos de importação e, em seguida, introduza os detalhes. Poderá repetir a operação facilmente ao clicar em Importações Guardadas imagem de botão no grupo Importar e Ligar, no separador Dados Externos. Se não quiser guardar os detalhes da operação, clique em Fechar.

Se optar por importar uma tabela, o Access importa os dados para uma nova tabela e, em seguida, apresenta a tabela no grupo Tabelas no Painel de Navegação. Se optar por acrescentar dados a uma tabela existente, os dados são adicionados a essa tabela. Se optar por ligar a dados, o Access cria uma tabela ligada no grupo Tabelas no Painel de Navegação.

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Adicionar uma peça de aplicação

Pode utilizar uma peça de aplicação para adicionar funcionalidades a uma base de dados existente. Uma peça de aplicação pode ser algo tão simples como uma única tabela ou pode incluir vários objetos, como uma tabela e um formulário vinculado.

Por exemplo, a peça de aplicação Comentários consiste numa tabela com um campo de ID de Numeração Automática, um campo de data e um campo de memorando. Pode adicioná-la a qualquer base de dados e utilizá-la como está ou personalizá-la.

  1. Abra a base de dados à qual pretende adicionar uma peça de aplicação.

  2. Clique no separador Criar.

  3. No grupo Modelos, clique em Peças de Aplicação. Será aberta uma lista de peças disponíveis.

  4. Clique na peça de aplicação que pretende adicionar.

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Abrir uma base de dados do Access existente

  1. No separador Ficheiro, clique em Abrir.

  2. Na caixa de diálogo Abrir, procure a base de dados que pretende abrir.

  3. Efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Faça duplo clique na base de dados para abrir a mesma no modo predefinido especificado na caixa de diálogo Opções do Access ou no modo que foi definido por uma política de administração.

    • Clique em Abrir para abrir a base de dados num ambiente de acesso partilhado entre múltiplos utilizadores para que você e os outros utilizadores possam ler e escrever na base de dados.

    • Clique na seta junto ao botão Abrir e, em seguida, clique em Abrir Como Só de Leitura para abrir a base de dados com acesso só de leitura, para poder vê-la mas não editá-la. Os outros utilizadores podem, ainda assim, ler e escrever na base de dados.

    • Clique na seta junto ao botão Abrir e, em seguida, clique em Abrir em Modo Exclusivo para abrir a base de dados com acesso exclusivo. Quando tem uma base de dados aberta com acesso exclusivo, qualquer pessoa que tente abrir a base de dados recebe a mensagem "ficheiro já em utilização".

    • Clique na seta junto ao botão Abrir e, em seguida, clique em Abrir Em Modo Exclusivo Só Para Leitura para abrir a base de dados com acesso só de leitura. Os outros utilizadores continuam a poder abrir a base de dados, mas estão limitados ao modo só de leitura.

Nota: Pode abrir um ficheiro de dados diretamente num formato de ficheiro externo (por exemplo, dBASE, Microsoft Exchange ou Excel). Também pode abrir diretamente qualquer origem de dados ODBC, como o Microsoft SQL Server. O Access cria automaticamente uma nova base de dados do Access na mesma pasta que o ficheiro de dados e adiciona ligações a cada tabela na base de dados externa.

Sugestões

  • Para abrir uma das bases de dados recentemente abertas, no separador Ficheiro, clique em Recentes e, em seguida, clique no nome do ficheiro dessa base de dados. O Access abre a base de dados com as mesmas definições de opção que utilizou da última vez que a abriu. Se a lista de ficheiros utilizados recentemente não for apresentada, no separador Ficheiro, clique em Opções. Na caixa de diálogo Opções do Access, clique em Definições de Cliente. Em Apresentar, introduza o número de documentos a apresentar na lista Documentos Recentes, até um máximo de 50.

    Também pode ver as bases de dados recentes na barra de navegação da vista Backstage, com apenas dois cliques: 1) no separador Ficheiro, 2) na base de dados que pretende abrir. Junto à parte inferior do separador Recentes, selecione a caixa de verificação Aceder rapidamente a este número de Bases de Dados Recentes e, em seguida, ajuste o número de bases de dados a apresentar.

  • Se estiver a abrir uma base de dados, ao clicar no comando Abrir, no separador Ficheiro, pode ver uma lista de atalhos para bases de dados que abriu anteriormente ao clicar em Os Meus Documentos Recentes na caixa de diálogo Abrir.

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